¿Cómo mantener la confidencialidad de los archivos?
Cómo mantener la confidencialidad de la gestión de archivos; 1 Estado actual de la gestión de archivos.
1.1 Conocimiento insuficiente de la gestión de archivos.
Los archivos universitarios están relacionados con la seguridad de la información de los profesores y estudiantes universitarios. Los archivos registran todo el proceso de las actividades escolares, incluyendo detalles del trabajo de los profesores, premios y castigos a los estudiantes, etc. , que puede usarse como referencia al realizar cambios de personal en la escuela o investigar situaciones detalladas de los estudiantes, asegurando así el buen progreso del trabajo de la universidad. Sin embargo, muchas escuelas no reconocen la importancia de los archivos. Esto se debe a la falta de educación de los administradores de archivos, lo que hace que los administradores de archivos ignoren la importancia de la confidencialidad de los archivos.
Los archivos 1.2 se pierden gravemente.
Debido a que los líderes superiores no brindaron educación sobre confidencialidad al personal de administración de archivos, el personal de administración de archivos no se dio cuenta de la importancia de los archivos y la pérdida de archivos fue muy grave. En segundo lugar, las razones de la pérdida de expedientes incluyen que el personal recibió una capacitación formal antes de asumir el cargo, lo que impide que los expedientes sigan estrictamente una serie de procedimientos de trabajo como registro, revisión, firma y revisión en casos graves. Los archivos se perderán y dañarán. La actitud laboral del personal de gestión de archivos escolares puede afectar directamente la calidad de la gestión de archivos escolares, afectando así directa o indirectamente el trabajo normal de la escuela.
1.3 Las medidas de seguridad escolar son insuficientes.
Con el continuo desarrollo de las redes informáticas, se han aplicado productos de alta tecnología como cajas fuertes, puertas de seguridad, monitores y alarmas antirrobo a varias instalaciones importantes de las escuelas. Aunque la gestión de archivos también ha fortalecido el uso de equipos modernos, algunas escuelas conceden menos importancia a la gestión de archivos e invierten menos fondos, lo que da lugar a instalaciones de hardware atrasadas. Además, algunas escuelas solo han fortalecido la aplicación de las computadoras en la gestión de archivos, pero la construcción de informatización de la gestión de archivos aún no está completa y las lagunas informáticas tienen un gran impacto en la confidencialidad de los archivos.
1.4 La división de responsabilidades de gestión de archivos no está clara.
La gestión de archivos escolares requiere tecnología y conocimientos profesionales extremadamente altos. Además de establecer un sistema sólido de gestión de archivos, los colegios y universidades también deberían aclarar la división de responsabilidades entre el personal. Un sistema de gestión de archivos sólido puede prevenir en gran medida la aparición de malos comportamientos en el proceso de gestión de archivos. Sin embargo, muchas escuelas tienen actualmente una división del trabajo poco clara, sistemas de gestión de archivos imperfectos y una confidencialidad inadecuada de los archivos.
2. Mantener confidenciales las sugerencias de gestión de archivos
2.1 Fortalecer la comprensión de la gestión de archivos escolares
Dado que la información de los archivos involucra a muchos profesores y estudiantes de la escuela. información, los altos directivos y administradores de archivos de la escuela deberían prestar más atención a la confidencialidad de los archivos, especialmente los archivos confidenciales. Deberíamos poder analizar y comprender correctamente el significado práctico y el papel histórico de los materiales de archivo escolares. Además, la escuela también debería poder determinar el nivel de confidencialidad y el período de almacenamiento de los archivos para evitar que la filtración de información del archivo cause grandes pérdidas a la escuela.
2.2 Mejorar la gestión del almacén de archivos
Con la actualización continua de la ciencia y la tecnología, las escuelas deberían introducir algunas instalaciones de hardware nuevas en el sistema de gestión de archivos. Para mejorar la confidencialidad de la gestión de archivos, la escuela primero debe construir un almacén de archivos, utilizar puertas especiales antirrobo y ventanas reforzadas e instalar equipos de monitoreo dentro y fuera del almacén, lo que puede mejorar en gran medida la confidencialidad de la gestión de archivos. Además de las medidas de protección, también se deben establecer índices y catálogos de confidencialidad de los archivos en el lugar de almacenamiento de los archivos para facilitar el uso científico y eficaz de los archivos.
2.3 Fortalecer la supervisión de expedientes.
Para fortalecer la supervisión de archivos, primero debemos establecer un sistema completo de lectura de archivos, un sistema externo y un sistema de copia, y estandarizar los procedimientos de aprobación para la utilización de archivos. En segundo lugar, el ámbito de uso debe dividirse según el personal para evitar que los archivos con altos niveles de confidencialidad se lean a voluntad. Además, el personal de gestión de archivos debe ser diligente, manejar los archivos problemáticos de manera oportuna y registrarlos en el registro de archivos. El personal de archivos también debe hacer un buen trabajo en la revisión de archivos, incluida la revisión preliminar, intermedia y final. también. Además, debemos hacer un buen trabajo al descifrar el plan e incluir archivos cuya confidencialidad haya expirado dentro del alcance de la inspección y el uso, mejorando efectivamente la eficiencia del uso de archivos.
2.4 Fortalecer el sentido de responsabilidad del personal de gestión de archivos.
El personal de gestión de archivos es la parte más importante del sistema de gestión de archivos. Mejorar la conciencia de seguridad, la conciencia de responsabilidad y la conciencia de confidencialidad del personal de gestión de archivos es el requisito previo y la base para mantener la confidencialidad de los archivos escolares. Además, el personal de gestión de archivos debe tener un alto sentido de responsabilidad y confidencialidad. Los administradores de archivos no solo deben garantizar la integridad y seguridad de los archivos, sino también evitar la pérdida de archivos, garantizar la seguridad de los archivos y completar la gestión de los archivos universitarios. Los archiveros siempre deben estar atentos en su trabajo diario y tener un sentido de confidencialidad para garantizar que los archivos no se filtren.
3 Conclusión
En resumen, la gestión de la confidencialidad de los archivos es un problema práctico que se encuentra a menudo en el trabajo real y debe tomarse en serio. En la gestión de archivos, la confidencialidad y la seguridad del mantenimiento de los archivos siempre tienen la máxima prioridad. Sobre la base de garantizar la confidencialidad y seguridad de los archivos, mediante la gestión científica, el descifrado y otras medidas, se puede mejorar considerablemente el valor de utilización de los archivos, evitando así de manera efectiva pérdidas importantes causadas por la filtración de archivos.