¿Recomendaciones para la gestión de archivos de proyectos de infraestructura?
Con el desarrollo continuo de la construcción del proyecto, el valor de los archivos de infraestructura en el proyecto es cada vez más importante. Como todos sabemos, los archivos registran los datos generados durante la construcción del proyecto. Al recopilar, organizar y analizar datos durante la construcción del proyecto, se pueden proporcionar datos precisos al departamento de gestión del proyecto. Si hay un problema con el proyecto, el departamento de gestión de archivos puede desarrollarlo rápidamente, informar al departamento de construcción la causa del problema y formular medidas oportunas para resolver el problema, garantizando así la calidad de la construcción del proyecto. Por otro lado, en el trabajo de aceptación del proyecto, los archivos registran el diseño del proyecto, la construcción, el modelo de material y otra información, proporcionando a los usuarios información completa y pueden proporcionar datos precisos para ambas partes para explicar la calidad del proyecto cuando se completa. . Si hay un problema con el proyecto, también puede encontrar la causa del problema en el archivo para facilitar el mantenimiento del proyecto. Por tanto, los archivos de infraestructura juegan un papel importante en los proyectos de ingeniería. Resumen: Este artículo analiza la importancia de la gestión de archivos de proyectos de infraestructura para atraer la atención de los departamentos de gestión de proyectos hacia la gestión de archivos de proyectos de infraestructura.
2. La importancia y necesidad de los expedientes de proyectos de infraestructura
Durante la construcción del proyecto, es necesario gestionar el equipo de construcción, los costos de construcción, los materiales y equipos de construcción, etc. , y los archivos de infraestructura registran los datos generados en estas gestiones, permitiendo que la gestión de proyectos se desarrolle de forma ordenada, y son una importante fuente de información para las empresas constructoras. Los archivos explican la calidad del proyecto, proporcionan información sobre la construcción, los gastos y el uso de materiales y equipos de construcción para la construcción del proyecto, y proporcionan una base para que el departamento de gestión del proyecto ajuste las medidas de gestión. Al mismo tiempo, los archivos son activos importantes de las empresas constructoras y un reflejo importante en el proceso de desarrollo de las empresas constructoras.
3. Características de los expedientes de proyectos de infraestructura
(1) Involucración de múltiples unidades y departamentos
Las unidades involucradas en proyectos de construcción de capital incluyen: licenciamiento administrativo, diseño, Topografía, licitación, construcción, supervisión, materiales, equipos y muchas otras unidades relacionadas. Estos documentos provienen de diferentes unidades y departamentos, lo que requiere que todos los departamentos relevantes participen activamente en la recopilación, el archivo y la gestión de los documentos del proyecto de acuerdo con las normas pertinentes sobre gestión de documentos. Los archiveros deben trabajar en estrecha colaboración con el personal de los departamentos pertinentes para desempeñar una función de supervisión y orientación.
(2) Hay muchos documentos y dibujos de muchos tipos.
En cada etapa se generará una gran cantidad de documentos. Además de los más habituales documentos en papel, también existen muchos otros tipos de materiales, como fotografías, vídeos, materiales originales de documentos electrónicos, etc. .; el profesionalismo se refleja en El campo de formación y el contenido de los archivos de infraestructura son de naturaleza distintivamente profesional; la integridad de los proyectos de infraestructura se basa en un proyecto independiente, y periódicamente se forma una serie de documentos relacionados a medida que avanza el proyecto de infraestructura; Tiene un fuerte uso práctico y ha cumplido su función actual durante bastante tiempo. Estos archivos son información importante en todo el proyecto y tienen un gran valor de uso. Si los archivos del proyecto no se recopilan en su totalidad, no se organizan de manera estandarizada y se mantienen de manera insegura, afectará directamente la maximización de los beneficios del proyecto de construcción y tendrá un gran impacto en la reconstrucción y expansión futura del proyecto.
(3) El ciclo de formación del material del documento es largo.
Como todos sabemos, el ciclo de construcción de proyectos de infraestructura es largo, especialmente los proyectos grandes y medianos, y algunos pueden tardar varios años en completarse su aceptación. Un proyecto de infraestructura completo debe pasar por múltiples etapas, como el establecimiento, diseño, construcción, supervisión, adquisición y aceptación de finalización del proyecto. Los documentos formados en este proceso deben pasar por muchos departamentos, como el departamento competente, unidad de construcción, unidad de supervisión, unidad de compras, unidad de diseño, etc. Suele tardar varios años y conlleva muchas dificultades de recogida y gestión.
IV. Estado actual de los expedientes de proyectos de infraestructura
Con el rápido desarrollo de la construcción económica, el número de expedientes de proyectos de infraestructura en diversas unidades ha aumentado significativamente, lo que demuestra cada vez más su importancia. por líderes de todos los niveles.
(1) El personal de la unidad de construcción y de gestión de archivos no prestó suficiente atención.
En la construcción de proyectos, la tarea principal es fortalecer la gestión de la construcción del proyecto, garantizar la calidad del proyecto y completarlo dentro del plazo especificado. Para la gestión de archivos de infraestructura, la mayor parte del personal es temporal y sus departamentos se establecen temporalmente según las necesidades del proyecto. La dirección no le presta atención y cree que no es necesario gastar dinero ni tiempo en la gestión de archivos. Algunos incluso no prestan atención a la recopilación de información y simplemente la desechan después de su uso; la gestión es caótica y no se puede encontrar la información de transferencia de personal en algunos proyectos no hay personal dedicado para gestionarlos al comienzo de la construcción; recopilar y organizar la información una vez completada, lo que resulta en la omisión de información y falta de precisión.
(2) Falta orientación política para la gestión de archivos de proyectos de infraestructura.
Los cambios en la gestión de proyectos de infraestructura y los derechos de gestión de las empresas traerán nuevos temas a la gestión de archivos de proyectos de infraestructura, con más contenido y connotaciones más amplias. Hay una tarea pero no hay implementación; el formulario no tiene efecto. El esquema de clasificación incompleto y el número de archivo único de los documentos archivados no favorecen el ajuste oportuno durante la aceptación de los documentos del proyecto, así como la búsqueda y utilización futura de los documentos del proyecto.
(3) Falta de personal profesional de gestión de archivos
En la actualidad, la mayoría del personal de gestión de archivos de proyectos de infraestructura es transferido temporalmente, sin una formación sistemática en gestión de archivos y, en general, carece de profesionales de archivos. Conocimiento del negocio e incapaz de recopilar, clasificar, organizar y almacenar archivos de forma estandarizada. Los archiveros tienen demasiados trabajos a tiempo parcial y se encuentran en condiciones de afrontar el trabajo de archivo, que requiere tiempo para rebuscar. Las unidades de construcción carecen de talentos que comprendan tanto la experiencia en archivos como la gestión de proyectos. Las personas con experiencia en archivos no pueden trabajar en puestos de gestión de archivos durante mucho tiempo por diversas razones. Además, debido al carácter profesional de los proyectos de infraestructura y de los archivos, los ingenieros y archiveros no comprenden los conocimientos técnicos profesionales ni los procedimientos de trabajo de los demás y carecen de la capacidad práctica para gestionar archivos de ingeniería, lo que da lugar a una recopilación, disposición y archivo irregulares y fuera de plazo de Archivos de proyectos de infraestructura.
5. Sugerencias y contramedidas para la gestión de archivos de proyectos de infraestructura
(1) Establecer y mejorar el mecanismo de gestión de archivos
1. proyecto, primero debemos establecer departamentos de gestión de archivos relevantes y dotarlos de profesionales especializados para recopilar, aceptar, organizar y analizar los datos generados durante la construcción del proyecto. Los líderes del departamento de archivos deben asumir responsabilidades relevantes y gestionar el trabajo diario del departamento de archivos. En segundo lugar, establecer y mejorar el mecanismo de gestión de archivos, limitar y supervisar la gestión de archivos y aclarar el contenido, los principios y las responsabilidades de la gestión de archivos en el sistema. Para el responsable del departamento de archivos, es necesario fortalecer activamente la comunicación y coordinación con los distintos departamentos involucrados en la construcción del proyecto, obtener información de cada departamento de manera oportuna y, al mismo tiempo, abrir vías convenientes para la recopilación de archivos y Proporcionar un buen ambiente para el trabajo de archivos para garantizar la colección de archivos. La autenticidad y confiabilidad del proyecto promueven que la construcción del proyecto avance bien y rápidamente.
2. Para la recopilación de archivos de ingeniería, es muy importante que los archiveros profesionales recopilen archivos. Existe una cierta diferencia en la autenticidad y el valor de los datos generados por el proyecto. Por lo tanto, durante el trabajo de recopilación, se necesita personal profesional para identificar los datos y determinar cuáles son valiosos y cuáles son verdaderos y confiables. Una vez recopilados los datos, es necesario organizarlos. Este enlace es el trabajo más tedioso y requiere la paciencia del personal. Después de clasificar, el personal debe analizar los datos, convertir los datos relevantes en gráficos o tablas y analizar la información oculta en los archivos. Después de que el líder del proyecto confirme que es correcto, los documentos se almacenarán en los archivos para su custodia para referencia futura.
3. La gestión de archivos debe realizarse simultáneamente con la construcción del proyecto. Durante la construcción de proyectos de ingeniería seguirán surgiendo nuevas situaciones y nuevos problemas. Como base importante para registrar el proceso de construcción de proyectos de ingeniería, la gestión de archivos juega un papel vital en la gestión de proyectos. La gestión de archivos debe sincronizarse con la construcción del proyecto, lo que no solo puede reflejar los problemas en la construcción del proyecto de manera oportuna, sino que también proporciona datos para resolver problemas en el proyecto, a fin de formular soluciones científicas y razonables, de modo que la construcción del proyecto pueda evitar lagunas. a tiempo y proceder sin problemas. Lo más importante es que durante la aceptación del proyecto, el trabajo de gestión de archivos se realiza simultáneamente con el proyecto y los datos de aceptación quedan verdaderamente registrados. Si hay un problema con el proyecto, la causa del problema se puede encontrar a través de los archivos y el proyecto se puede inspeccionar y mantener de manera oportuna. Si el trabajo de archivo no está sincronizado con la construcción del proyecto, algunos datos se perderán durante la construcción del proyecto, lo que no favorece el trabajo de aceptación una vez finalizado el proyecto. Si algo sale mal con el proyecto, surgirán disputas de responsabilidad, lo que resultará en la imposibilidad de recuperar los fondos del proyecto y causará muchos problemas a ambas partes del proyecto.
4. Hacer un buen trabajo en el análisis de archivos. Los archiveros deben recopilar y organizar materiales durante la construcción del proyecto y analizar los archivos compilados para proporcionar datos precisos y confiables para la construcción del proyecto, aprovechar al máximo el valor del trabajo de archivo, explicar la calidad del proyecto a partir de los datos y mejorar la relación. entre la construcción y los propietarios de viviendas. La confianza entre las empresas constructoras mejora la buena imagen de las empresas constructoras.
(2) Mejorar el conocimiento de los archivos, cambiar los conceptos tradicionales y establecer conceptos científicos.
Los archivos desempeñan un papel importante en la construcción del proyecto. El departamento de gestión de proyectos debería prestar más atención a la gestión de archivos y proporcionar personal de archivo profesional para la construcción del proyecto. Con el rápido desarrollo de la economía social, la gestión de archivos ha experimentado enormes cambios. Con la aplicación generalizada de la tecnología informática, también se han utilizado equipos de detección y análisis relacionados. Al mismo tiempo, también se han actualizado los conceptos, métodos y métodos de gestión de archivos. Los talentos de los archivos se han convertido en una fuerza importante en la gestión de archivos. Sólo analizando los datos de los archivos podemos obtener resultados de análisis profesionales y científicos. El líder del proyecto debe fortalecer la conciencia de la gestión de archivos, cambiar el concepto de gestión tradicional y establecer un concepto de gestión de archivos científicos acorde con el desarrollo de los tiempos.
(3) Reforzar la formación profesional del personal de archivos y mejorar su calidad integral
Fortalecer la formación profesional del personal de gestión de archivos y ampliar sus conocimientos es una forma importante de mejorar el nivel de Gestión de archivos de infraestructura. Fortalecer la formación del personal, en primer lugar, es fortalecer la formación de conocimientos teóricos del personal y mejorar su nivel teórico, en segundo lugar, es fortalecer la capacidad de trabajo del personal y su trabajo ideológico y político, mejorando al mismo tiempo su trabajo. capacidad, también aumentan su sentido de responsabilidad y optimizan su estructura de conocimientos. Al mismo tiempo, debe tener un buen nivel de gestión científica para satisfacer las necesidades de la gestión de archivos empresariales moderna.
(4) El departamento de archivos debe participar en la aceptación de finalización.
Una vez finalizada la construcción del proyecto, es necesario inspeccionarlo y aceptarlo. Como departamento de archivos, el trabajo y los datos de aceptación de proyectos son componentes importantes de los archivos.
El departamento de archivos debe recopilar, organizar y conservar todos los datos sobre el trabajo de aceptación. Debe registrar los datos en el sitio de aceptación y prestar atención a la confiabilidad de los datos técnicos y completar los procedimientos de firma, especialmente si el diseño cambia y es diferente. los registros de prueba cumplen con las regulaciones pertinentes y si los registros durante la operación de prueba están completos. En segundo lugar, se debe prestar especial atención a si los planos de diseño de construcción son consistentes con los planos de obra. Por lo tanto, en el trabajo de evaluación se deben aclarar las responsabilidades y obligaciones, se deben utilizar plenamente las funciones de los ingenieros y supervisores y se debe garantizar la exactitud de los documentos y materiales archivados. La unidad de supervisión también debe verificar la calidad de los materiales de construcción archivados, especialmente la revisión de los planos de obra, avisos de cambios de diseño y diseños de organización de la construcción. Para proyectos que no hayan preparado planos de construcción de acuerdo con los requisitos de archivo o que tengan defectos graves en los archivos del proyecto, rechazaremos resueltamente la aceptación de finalización, nos aseguraremos de que la aceptación de finalización y los documentos directamente relacionados con la construcción del proyecto se recopilen completa y completamente, y Proporcionar servicios de archivo para la producción y construcción de empresas.
(5) Preste atención a la colección de archivos de audio y vídeo.
Los archivos de audio y video de los proyectos de construcción de capital incluyen el sitio original, la ceremonia de inauguración, la revisión del diseño, los proyectos ocultos, la entrega del proyecto, la aceptación de finalización, los principales accidentes de calidad del proyecto, los líderes y celebridades que participan en las principales actividades oficiales relacionadas. al proyecto, actividades de asuntos exteriores, negociaciones de asuntos exteriores, registro de la topografía del sitio del proyecto, etc.
(6) Gestión de la seguridad de los archivos del proyecto
Los archivos de infraestructura generalmente se gestionan en sitios de construcción o espacios de oficina alquilados temporalmente. La seguridad de los archivos es la principal prioridad del trabajo de archivos.
1. Establecer y mejorar el sistema de responsabilidad para garantizar la seguridad del trabajo archivístico de las infraestructuras. En el trabajo real de gestión de archivos de infraestructura, es necesario implementar el sistema de responsabilidad, asignar tareas, fortalecer la supervisión de tareas y garantizar la seguridad de los archivos. Los líderes relevantes deben dar el ejemplo para garantizar el desarrollo fluido del trabajo de seguridad de archivos. La realización de inspecciones especiales de la seguridad de los archivos es un paso importante para garantizar la seguridad de los archivos.
2. Fortalecer la gestión y sensibilizar. Llevar a cabo periódicamente inspecciones especiales de evaluación de riesgos en las instalaciones de prevención de humedad e inundaciones, instalaciones de protección contra incendios, líneas eléctricas, instalaciones antirrobo, ubicaciones de información electrónica, condiciones de almacenamiento de documentos electrónicos del almacén de archivos y entorno de instalaciones y equipos circundantes para garantizar la seguridad e integridad de los archivos.
En resumen, en los proyectos de construcción, los archivos de infraestructura sirven como una base importante para que las empresas constructoras gestionen la construcción y el personal del proyecto. Registran todos los aspectos de la construcción del proyecto y son un importante poder cultural de la empresa. el proceso de desarrollo. Refleja la imagen y la competitividad central de una empresa de construcción. Por lo tanto, debemos prestar especial atención al trabajo de los archivos de infraestructura, formular e implementar sistemas de gestión de archivos de infraestructura, mejorar la calidad del personal, fortalecer la gestión del trabajo de archivos de infraestructura y establecer un sistema de gestión científica para aprovechar plenamente el papel de los archivos de infraestructura. trabajar.
Lo anterior es el contenido de las "Sugerencias de gestión de archivos de proyectos de infraestructura" compiladas por Zhongda Consulting. Para obtener más sugerencias sobre la gestión de archivos de proyectos de infraestructura, puede seguir la cuenta oficial de Zhongda Consulting, Jianshetong o Zhongda Consulting WeChat en tiempo real.
Para obtener más información sobre licitaciones de ingeniería/servicios/adquisiciones y para mejorar la tasa de adjudicación de ofertas, puede hacer clic en la parte inferior del sitio web oficial de servicio al cliente para realizar una consulta gratuita: /#/? fuente=bdzd