Cómo hacer un buen trabajo en la gestión de archivos corporativos
(1) Establecer un sistema moderno de gestión de documentos y archivos
Fortalecer la institucionalización de documentos y archivos es de gran importancia para mejorar la eficiencia de gestión documental y de archivos. Una combinación de técnicas y sistemas modernos de gestión de documentos puede proteger eficazmente los archivos de documentos almacenados. El establecimiento de un sistema moderno de gestión de documentos y archivos requiere que las agencias, empresas e instituciones gubernamentales abandonen los sistemas y sistemas de gestión tradicionales del pasado y se guíen por los principios básicos de la gestión nacional de documentos y archivos, combinados con la situación real del país. sistema de gestión interna y estructura organizativa de la unidad, para establecer una documentación coherente de la propia situación real. El sistema de gestión de archivos debe mantenerse al día, ser científico, flexible y razonable, como por ejemplo adherirse a la "integración de documentos", el archivo lógico, los archivos en papel y los archivos electrónicos. El establecimiento de un sistema moderno de documentos y archivos puede cambiar el sistema obsoleto del pasado, proporcionar nuevas formas de trabajo para la gestión de documentos y archivos de la unidad, y luego mejorar continuamente el sistema y el sistema de gestión de documentos y archivos, sentando una garantía institucional para el desarrollo ordenado. de gestión documental y de archivos. Además, también se debe prestar atención a la estandarización y mejora del sistema de edición de archivos de documentos. En la gestión de documentos y archivos, el sistema de edición de documentos y archivos se revisa, edita y mejora de forma planificada para garantizar la eficiencia y la calidad de la gestión de documentos y archivos. Al mismo tiempo, es necesario establecer un sistema de evaluación del desempeño de la gestión de documentos y archivos, fortalecer la evaluación del personal, alentar al personal de gestión de documentos y archivos a participar activa y eficientemente en el trabajo y mejorar la eficacia del sistema.
(2) Aplicar medios avanzados para realizar una gestión moderna de documentos y archivos
En la actualidad, los sistemas ofimáticos se han popularizado en procesos ofimáticos específicos, el envío y recepción de archivos. completarse mediante la circulación OA. Esto requiere que el personal de gestión de archivos acelere la transformación del concepto de gestión de documentos y archivos, aproveche al máximo los medios modernos y mejore el nivel de gestión de documentos y archivos. Por lo tanto, en la gestión de documentos y archivos, debemos hacer pleno uso de software de gestión moderno y confiar en la tecnología informática para organizar, almacenar y revisar documentos y archivos. Al mismo tiempo, es necesario crear una interfaz entre el software del sistema OA y el software de gestión moderno para lograr una conexión perfecta entre el sistema de automatización pública y el sistema de gestión de archivos, de modo que los datos de los archivos electrónicos puedan ingresar directamente al sistema de gestión de archivos a través del Sistema ofimático para completar el trabajo de archivo. Y garantiza eficazmente la coherencia de la información entre los documentos en papel y los documentos electrónicos. Además, todas las agencias y unidades gubernamentales deben utilizar el software correspondiente para acelerar la construcción de sistemas de información de gestión de archivos, mejorar integralmente el valor de las aplicaciones de los archivos y acelerar la modernización de la gestión de archivos sobre la base de garantizar la calidad de los archivos.
(3) Mejorar la eficiencia de la recuperación de archivos de documentos
En términos de recuperación de archivos de documentos, en primer lugar, a través de un estudio exhaustivo de los archivos de documentos actuales, de acuerdo con las necesidades del desarrollo de diversas industrias, eliminaremos algunos documentos valiosos no utilizados para reducir la duplicación de contenido en la gestión de archivos de documentos; el censo de archivos de documentos y la eliminación de archivos inútiles también son requisitos previos para la gestión científica y estandarizada de archivos de documentos. En segundo lugar, mediante la combinación de archivos de documentos, algunos archivos de documentos con contenido grande se dividen en varios archivos con categorías claras y los archivos con contenido complejo se reorganizan para aclarar la conexión entre archivos, mejorando así la utilización y recuperación de archivos de documentos. . Al mismo tiempo, los títulos de los archivos deben estar estrictamente estandarizados de acuerdo con las normas pertinentes para mejorar la precisión y eficiencia de la recuperación de archivos de documentos. Debido a que el propósito de implementar la clasificación estándar de documentos y archivos es recuperar rápidamente y mejorar la eficiencia de utilización, sólo mejorando la precisión de los títulos de documentos y archivos los archivos podrán desempeñar su papel específico.
(4) Mejorar y perfeccionar continuamente el sistema de gestión documental y de archivos.
Para mejorar el nivel de gestión de documentos y archivos, debemos centrarnos en establecer un sistema completo de gestión de documentos y archivos en el trabajo diario y mejorar aún más los requisitos para la gestión de documentos y archivos. En el trabajo real, cada unidad necesita establecer y mejorar un sistema de gestión de documentos y archivos basado en su propia situación real y sus requisitos de gestión de documentos y archivos. Al mismo tiempo, también debemos centrarnos en mejorar el nivel de gestión integral de documentos y archivos, coordinar el trabajo diario entre departamentos, fortalecer la comunicación y la cooperación en el trabajo y garantizar la transmisión completa de información y el registro completo de la información documental. La gestión de documentos y archivos es una tarea tediosa y a largo plazo. Es necesario equipar a los archiveros profesionales en el trabajo real, recopilar y organizar archivos estrictamente de acuerdo con los requisitos específicos del trabajo real, garantizar la mejora de la calidad general de los archiveros, aclarar las responsabilidades correspondientes de cada archivero y mejorar integralmente la gestión moderna de calidad de documentos y archivos.