¿Cómo gestionar y controlar la seguridad de los fondos corporativos?
1. Fortalecer la conciencia jurídica y gestionar las finanzas de conformidad con la ley. Todas las empresas deben conceder gran importancia al estudio y uso de las leyes, incorporarlas al sistema de evaluación de responsabilidad laboral, mejorar integralmente la conciencia jurídica de los empleados, dominar las leyes, reglamentos, directrices y políticas, y mejorar el nivel de gestión financiera de acuerdo con la ley. . En particular, es necesario mejorar los conceptos legales de los administradores de empresas, porque la calidad de los administradores de empresas es el factor más crítico en la implementación del sistema de gestión de capital de una empresa.
2. Fortalecer la conciencia de responsabilidad y desempeño de los deberes. Todos los directivos de empresas deben conceder gran importancia a la gestión segura de los fondos, mejorar eficazmente su sentido de responsabilidad y desempeñar sus funciones con una actitud responsable hacia sus carreras y hacia ellos mismos. Al mismo tiempo, se debe fortalecer la rendición de cuentas y se debe responsabilizar a los individuos por una mala gestión o incluso por negligencia en la gestión, por lagunas a largo plazo en la seguridad del capital y por las consiguientes pérdidas de capital.
3. Fortalecer la conciencia del peligro y prevenir los problemas antes de que ocurran. Los casos y problemas descubiertos durante las inspecciones anuales de supervisión muestran que la situación actual de la seguridad de los fondos no es optimista y los delincuentes siguen espiando los fondos. Por lo tanto, todas las empresas deben establecer firmemente un sentido de urgencia, mantener un alto grado de vigilancia en todo momento, mejorar la previsibilidad de posibles problemas, tomar medidas específicas y eficaces, prepararse para los días difíciles, cortar los problemas de raíz y eliminar posibles problemas financieros. riesgos de seguridad de manera oportuna.
4. Fortalecer la conciencia general y ayudar de forma integral a la defensa. El trabajo de seguridad del fondo es un proyecto sistemático que requiere una supervisión integral de todo el proceso de operación del fondo. Cuanto mayor sea la escala de fondos administrados por un departamento, más probable será que deje oportunidades para que los delincuentes los aprovechen. Por lo tanto, es necesario establecer una conciencia general sobre la prevención e implementar una coordinación y prevención general en todos los niveles y vínculos de gestión.
(2) Construir un sistema completo de gestión de seguridad de fondos
1. Establecer un mecanismo de gestión del presupuesto de fondos monetarios. Al formular un presupuesto de capital, es necesario garantizar que todos los ingresos y gastos de capital en las actividades de producción y operación de la empresa estén incluidos en el proceso de gestión presupuestaria. Las empresas recaudan y utilizan fondos de manera unificada de acuerdo con el presupuesto de capital, y descomponen y liberan el presupuesto de capital. Todos los ingresos y gastos anuales están estrictamente controlados dentro del presupuesto financiero anual. Los proyectos que excedan el presupuesto deben pasar por los procedimientos de examen y aprobación pertinentes, y el departamento financiero no se encargará del pago de fondos para proyectos y tarifas adicionales que no hayan cumplido con los procedimientos de examen y aprobación.
2. Establecer y mejorar el sistema de control interno de los fondos monetarios. (1) Establecer y mejorar un sistema de control con separación de funciones. Las empresas deben establecer una estricta división organizacional del trabajo y un sistema de responsabilidad de puestos para los negocios monetarios y de capital, aclarar las responsabilidades y autoridad de cada puesto, garantizar que las posiciones incompatibles en los negocios monetarios y de capital estén separadas, restringidas y supervisadas, y garantizar la seguridad del capital. circulación desde la estructura organizacional. (2) Establecer y mejorar el sistema de gestión de aprobación de fondos. Las empresas deben establecer un estricto sistema de autorización y aprobación de negocios de capital, aclarar los métodos de aprobación, autoridad, responsabilidades y medidas de control relevantes de los aprobadores de negocios de capital y estipular el alcance de las responsabilidades de los gerentes de negocios de capital. Los aprobadores, de conformidad con las disposiciones del sistema de examen y aprobación autorizado, realizarán el examen y la aprobación dentro del alcance de la autorización y no excederán la autoridad de examen y aprobación. El administrador se encargará de la recaudación y pago de fondos dentro del alcance de sus funciones y de acuerdo con las opiniones de aprobación del aprobador. (3) Mejorar el sistema de supervisión y control interno. El primero es fortalecer el control de los billetes, aclarar las responsabilidades, autoridades y procedimientos para la compra, depósito, cobro y venta de los diversos tipos de billetes, y establecer un libro de registro especial para el registro para evitar la pérdida y robo de billetes en blanco. . En segundo lugar, fortalecer el control de las focas. Está estrictamente prohibido que una sola persona conserve todos los sellos necesarios para el pago. El sello financiero especial debe ser conservado por la persona autorizada y el sello personal debe ser conservado por la persona o la persona autorizada. En el trabajo diario nos adherimos al principio de "quién lo usa, quién lo conserva y quién es responsable" y realizamos estrictamente los procedimientos de firma, sello, registro, entrega o destrucción. En tercer lugar, los billetes usados y no utilizados deben ser contados e inspeccionados periódicamente por personal no custodial de vez en cuando. Cuarto, está prohibido emitir cheques sin fondos. El quinto es fortalecer la supervisión y la inspección, institucionalizar las inspecciones de seguridad de los fondos y organizar personal para inspeccionar puestos relacionados, como la gestión de fondos, la dotación de personal y la implementación de sistemas de control interno. De manera regular o irregular, los problemas se descubren y corrigen de manera oportuna. Sexto, conciliar con el banco en cualquier momento, etc.
3. Establecer y mejorar mecanismos de prevención y sanción. Vincular la seguridad de los fondos con las responsabilidades de cada departamento, implementarla en todos los niveles y asignar responsabilidades a cada persona. Por ejemplo, se debería implementar un sistema de depósito de riesgo para los responsables de la seguridad de los fondos. El personal relevante que cause pérdidas o desperdicio de capital debido a una mala gestión y un control laxo debe rendir cuentas y ser castigado según las circunstancias.
Aquellos que infrinjan la ley y cometan delitos deben ser trasladados de inmediato al departamento judicial para su tratamiento.
4. Fortalecer el sistema de confidencialidad. Incluyendo la confidencialidad de las contraseñas del sistema informático y la confidencialidad de los datos. Establecer permisos y contraseñas para el sistema de pagos y sistema de contabilidad según cada usuario para garantizar la confidencialidad y seguridad de los datos e información.
(3) Otros puntos clave para fortalecer la gestión segura de los fondos monetarios.
1. Controlar estrictamente los ingresos y gastos de los fondos monetarios: como departamento de gestión de riesgos de la empresa, el departamento financiero debe formular las autoridades de aprobación pertinentes y los procedimientos de gasto de los fondos monetarios, y registrar los ingresos de diversos negocios de capital. de manera oportuna y sin demora. Ningún departamento o individuo podrá interceptar, ocupar, transferir u ocultar fondos por ningún motivo.
2. Los fondos de reserva están sujetos a una gestión de límites: la empresa determina el alcance del uso de efectivo y el límite de inventario de efectivo de la unidad de acuerdo con las regulaciones pertinentes y en función de la situación real de las empresas que lo hacen. Los gastos que no entren en el ámbito de efectivo se liquidarán mediante transferencias bancarias. En principio, el efectivo almacenado en una caja fuerte durante la noche no debe exceder el límite de reserva especificado por la empresa. El cajero debe verificar el efectivo disponible todos los días para asegurarse de que las cuentas sean consistentes. El director financiero debe realizar comprobaciones aleatorias del saldo de efectivo en existencia, descubrir las razones de manera oportuna y tratarlas en consecuencia.
3. Fortalecer la gestión de seguridad de la banca en línea y el software del sistema: para utilizar la banca en línea para manejar negocios, es necesario configurar dos o más puestos de administradores y revisores, otorgar diferentes permisos comerciales y configurar. sus propias contraseñas de operación. Cada computadora debe instalar un firewall contra virus, verificar y eliminar virus periódicamente y utilizar periódicamente discos duros móviles de gran capacidad para copiar y archivar datos.
4. Preste atención a la formación de conocimientos profesionales, la educación en responsabilidad laboral y la educación en ética profesional del personal financiero: los contadores son los ejecutores específicos del sistema de control interno de los fondos monetarios, y la calidad de los contadores afecta directamente a la efecto de implementación del sistema de control interno, la mejora de la calidad general del personal contable también es una fortaleza sólida para garantizar la seguridad y eficacia de los fondos.