¿Aplicación del sistema de información de gestión de adquisiciones de proyectos de contratación internacional?
El sistema fue desarrollado conjuntamente por CPECC y Xinzhongda Engineering Management Technology Company y se ha puesto en funcionamiento con éxito durante dos años. Utilizando este sistema, los constructores chinos y extranjeros gestionaron la adquisición de proyectos WOPP y lograron importantes efectos de gestión y beneficios económicos.
Primero, establecer un proceso de gestión de procesos completo que se ajuste al entorno de gestión internacional.
El proceso comercial de adquisiciones gestionado durante el proceso de construcción del proyecto WOPP implica la formulación de ER (requisitos de ingeniería), formulación de RBL (lista de postores recomendados), publicación de RFQ (licitación), apertura de ofertas, evaluación de ofertas, aclaración, Adjudicación de contrato, firma de contrato, presentación de planos, inspección de fabricación, expedición, transporte, seguros, despacho de aduana, transporte terrestre, inspección de recepción, almacenamiento, mantenimiento y almacenaje. Por lo tanto, el sistema debe considerar las características del negocio de adquisiciones que se ajusten al entorno de gestión internacional e implementar una estructura de procesos para la gestión completa del sistema.
1. Primero formule los documentos ER y compre después de la aprobación de los departamentos relevantes; el departamento de compras desarrolla los documentos RFQ correspondientes basados en documentos ER, documentos RBL y documentos comerciales. Enviar una carta invitando a licitar a los proveedores especificados en el documento RBL.
2. Los proveedores deciden si participar en las actividades de licitación en función de sus condiciones reales, y el departamento de proyectos registra a los proveedores que participan en la licitación en función de la información proporcionada por los proveedores.
3. El día de apertura de ofertas especificado, organizar los departamentos pertinentes para abrir y evaluar los comportamientos de licitación técnica y comercial de los postores relevantes. Durante el proceso de evaluación de la oferta, los términos relevantes de la oferta del postor se aclararán mediante una carta de aclaración para garantizar la coherencia en la comprensión de la oferta por parte de ambas partes.
4. Después de que los resultados de la evaluación de la oferta se envíen a los departamentos pertinentes para su aprobación, se emitirá un aviso de adjudicación de la oferta al postor ganador, informando el resultado de la oferta ganadora, y la otra parte responderá en función de si acepta el resultado ganador de la oferta. Después de recibir una carta del proveedor decidiendo aceptar el resultado de la licitación, firmó un borrador de orden de compra con el proveedor y lo presentó al departamento correspondiente para su aprobación. Firmar formalmente la orden de compra como base para operaciones posteriores.
5. Después de firmar la orden de compra con el proyecto, el proveedor diseñará dibujos relevantes del proyecto, datos del proyecto y otra información para su aprobación en función del proyecto competitivo. El plan de calidad será revisado y presentado para su aprobación de acuerdo con las disposiciones pertinentes de la orden de compra.
6. Después de que el proveedor presente una oferta por el proyecto y lo ponga en producción, realizará las inspecciones correspondientes en el proceso de producción del proveedor en función de las condiciones de producción reales del proveedor mediante el envío de personal a la fábrica para su inspección. inspección de la parte e inspección de patrulla para determinar si el proceso de producción de la otra parte cumple con los requisitos pertinentes.
7. Una vez que el proveedor complete el proceso de producción de los artículos relevantes, realizará una inspección de fábrica en el embalaje de los artículos, los documentos de inspección del proveedor y otra información para garantizar que la producción del proveedor cumpla con los requisitos. y la inspección. Los resultados se envían al Departamento de Control de Calidad QA (Evaluación de Calidad)/QC para su aprobación.
8. Antes de transportar todos los artículos, se debe llevar a cabo la aceptación del envío para determinar si los documentos y etiquetas relevantes están completos cuando se transportan los artículos, se deben enviar documentos de seguro, facturas proforma, listas de empaque, etc. formulado para corresponder al archivo de cartas de porte correspondiente.
9. Después de que los artículos importados lleguen al país donde se encuentra el proyecto, la aduana los despachará según el certificado de exención de impuestos.
10. Una vez que las mercancías lleguen al destino correspondiente, los departamentos pertinentes organizarán los departamentos pertinentes para realizar inspecciones de descarga, principalmente verificando el número promedio de mercancías, el número de cajas, etc. (flete marítimo y aéreo) si los artículos se transportan por transporte marítimo o aéreo, las mercancías se transportarán en el país donde se encuentra el proyecto después de la inspección de descarga y las mercancías correspondientes se entregarán en el almacén correspondiente del proyecto; .
11. Una vez que la mercancía llegue al almacén correspondiente, organizarán la inspección de recepción y desembalaje para determinar si la mercancía está calificada.
12. Los artículos requieren mantenimiento mientras se encuentran en el almacén. Asegúrese de que los artículos tengan condiciones de almacenamiento adecuadas.
13. De acuerdo con el avance de la construcción, formule la lista de recolección de materiales correspondiente, envíela a los departamentos correspondientes para su aprobación y luego realice las operaciones de entrega de materiales de acuerdo con la lista de recolección de materiales.
El proceso anterior, es decir, todo el proceso de adquisición desde la formulación de los documentos ER hasta la entrega, se ha verificado con éxito en aplicaciones prácticas. Cumplir plenamente con las prácticas internacionales de gestión de adquisiciones.
2. La gestión empresarial de adquisiciones tiene como objetivo garantizar el progreso de la construcción del proyecto.
El objetivo principal del sistema de seguimiento de adquisiciones es proporcionar una base para el control de todo el progreso y el plan del proyecto. , y para reflejar intuitivamente el estado relacionado de los elementos correspondientes y alarmar para los elementos que no cumplen con el progreso de la construcción.
La información del punto de monitoreo correspondiente al sistema incluye: tiempo de formulación de ER, tiempo de formulación de RBL, tiempo de formulación de RFQ, tiempo de apertura de ofertas, tiempo de comparación de ofertas, tiempo de aprobación del resultado de la evaluación de ofertas, tiempo de LOA (acuerdo), tiempo de PO tiempo de firma, tiempo de DIBUJO (dibujos, dibujos), tiempo de inicio de fabricación, tiempo de aceptación en fábrica, tiempo de envío, tiempo ETA (llegada estimada). Durante el proceso de monitoreo, se puede copiar información de tiempo durante un período de tiempo determinado. Por ejemplo, después del desarrollo del ER, los documentos RBL y RFQ se desarrollarán simultáneamente. Cuando el elemento relevante corresponde a múltiples puntos de tiempo, se utiliza el último punto de tiempo. Por ejemplo, cuando un material de ER corresponde a diferentes versiones de la hora de pedido de ER, se tomará la última hora de pedido de ER.
Las alarmas del sistema se dividen principalmente en dos situaciones: alarmas que no cumplen con el avance de la construcción y alarmas de adquisiciones. La alarma de incumplimiento del progreso de la construcción significa que la fecha de entrega especificada por la PO es posterior al progreso de la construcción, y la alarma de adquisiciones significa que el tiempo de entrega real del proveedor es posterior al tiempo de entrega especificado por la PO.
El control de avance del sistema incluye la aceleración de todo el proceso de contratación. La gestión de agilización es responsable de los comportamientos relevantes de los proveedores de agilización, asegurando el funcionamiento normal del negocio de adquisiciones y registrando los comportamientos de agilización correspondientes. La información pública para la expedición incluye información de proveedores, información relacionada con la expedición e informes de expedición.
3. Control de costos de adquisiciones en todo el proceso
El sistema rastrea el costo de los proyectos de adquisiciones durante todo el proceso. Su contenido de control incluye:
1. Precio total, precio FOB, precio CFR, cotización de repuestos, límite de cotización, moneda, etc. Durante el proceso de apertura de ofertas y evaluación de ofertas.
2. Para el mantenimiento multidivisa en las órdenes de compra, el precio de la orden de compra se leerá a partir de la información de precios del proveedor ganador. El precio real es el precio de la orden de compra menos el precio de las acciones con descuento. Se tiene en cuenta el factor de descuento. La información del punto de pago de la orden de compra correspondiente debe mantenerse en la orden de compra para monitorear los pagos de la orden de compra.
3. El importe asegurado de la póliza de seguro.
4. La póliza de seguro, la factura proforma y el monto y moneda de la factura proforma involucrada en la carta de porte.
5. Monto y moneda libres de impuestos durante el despacho de aduana.
6. Informes de escasez, desbordamiento y daños emitidos con base en los resultados de la aceptación durante la descarga y aceptación.
7. Cuando se descubre que la mercancía no coincide con los artículos de la carta de porte, el personal del almacén emitirá un informe de escasez, derrame y daño.
8. Después de confirmar que el inventario de artículos no puede cumplir con los requisitos de la solicitud de compra, el almacén prepara un informe de llenado de inventario.
9. Al contar el inventario, el sistema genera las órdenes de pérdidas y ganancias correspondientes.
10. El formulario de solicitud de compra es incorrecto durante la construcción o se devuelven artículos sobrantes durante la construcción.
Con base en el contenido de control anterior, el sistema genera el plan y el análisis de costos reales del mes correspondiente comparando el precio planificado y el precio real, combinado con el progreso temporal correspondiente, y realiza el costo en tiempo real. control de materiales en un formulario en línea.
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