¿Cómo redactar un plan de gestión de documentos de oficina?

La gestión adecuada de los archivos de recursos humanos es una parte importante de la gestión de recursos humanos. No solo puede mantener eficazmente la confidencialidad de los talentos, sino también mantener la integridad de los archivos de recursos humanos y evitar que los datos sean confidenciales. destruido. Establecer y mejorar el plan de gestión de archivos de recursos humanos de una empresa es clave.

Contenidos:

1. Disposiciones sobre la gestión de los expedientes de personal de los empleados

2. Medidas para la gestión de los expedientes de formación de los empleados.

3. Métodos de gestión de archivos de desempeño de los empleados

IV. Regulaciones de almacenamiento de archivos de los empleados

Verbo (abreviatura de verbo) Métodos de utilización de archivos de los empleados

Adjunto: Gestión de archivos de recursos humanos Modelo

1. Normativa sobre la gestión de los expedientes personales de los empleados

Explicación conceptual:

Los expedientes personales de los empleados son una base importante para que la empresa pueda gestionar los recursos humanos. Se deben formular regulaciones correspondientes para fortalecer la gestión de los expedientes personales por parte de los empleados.

Puntos de redacción: en el proceso de formulación de este documento, se debe prestar atención a los siguientes aspectos:

(1) Propósito claro

(2) Borrar personal del empleado Qué contiene el archivo.

Ejemplo:

XX Reglamento de Gestión de Archivos de Empleados de la Empresa

Con el fin de fortalecer la gestión de la información del personal de la empresa, este reglamento está especialmente formulado.

1. Una vez emitidas las órdenes y avisos de personal, deben archivarse junto con el certificado del empleado (formulario de solicitud o materiales de presentación).

2. Al comienzo de cada mes, prepare un "Informe mensual de movimiento de personal" basado en el libro de registro de rotación de personal. Después de la revisión, se enumerarán las bases para verificar la tasa de rotación de personal.

3. Si un empleado necesita un "certificado de servicio" o "certificado de renuncia", puede solicitar el motivo en las instrucciones del departamento de recursos humanos, y el gerente lo completará. certificado y remitirlo a secretaría para su sellado.

En cuarto lugar, el Departamento de Recursos Humanos debería elaborar una lista de 10 supervisores cada mes y enviarla a la centralita como referencia.

5. Los documentos que debe preparar el Departamento de Recursos Humanos incluyen los siguientes:

1. Caso de cambio de mano de obra

2. /p>

3. Casos de evaluación del desempeño de los empleados;

4. Casos de capacitación de los empleados;

5. Normas de personal;

6. ;

p>

7. Informe del Museo del Pueblo;

8. Casos de bienestar de los empleados;

9. p>

10. Casos relacionados con el extranjero;

11. Registro de documentos enviados y recibidos.

Verbos intransitivos El presente reglamento entrará en vigor a partir de la fecha de su emisión.

II.Medidas para la Gestión de los Expedientes de Formación de los Empleados

Explicación Conceptual:

A la hora de formar a los empleados, la empresa debe establecer expedientes de formación de los empleados y fortalecer la gestión de los mismos. Archivos de capacitación de los empleados. Hacer que los esfuerzos de capacitación de los empleados estén bien documentados. Puntos clave: (omitido)

Ejemplo:

XX Medidas de Gestión de Archivos de Capacitación de Empleados de la Empresa

1. El trabajo de formación de los empleados está bien fundamentado. Se puede comprobar y este método está especialmente formulado.

2. Los archivos de capacitación de los empleados son registros detallados de diversas actividades de capacitación en las que los empleados han participado desde que ingresaron a la empresa.

3. El contenido de los registros de capacitación de los empleados incluye:

(1) Durante la capacitación previa al empleo, los empleados reciben los nombres de los cursos, el contenido, el tiempo y los registros de asistencia de cada capacitación profesional. curso y participar en exámenes, evaluación de los capacitadores sobre la capacitación de los empleados, experiencias de los empleados o informes resumidos después de participar en la capacitación previa al trabajo;

(2) Durante la capacitación en el trabajo, la asistencia de los empleados registros, estado de los cursos y exámenes para cursos de formación profesional o de idiomas extranjeros. Resultados, formularios de evaluación, informes resumidos, etc. ;

(3) Los empleados deben participar en varios cursos de capacitación a tiempo parcial organizados por la sociedad por su propia cuenta durante el trabajo, como certificados de registro, copias de certificados de graduación y otros materiales relacionados.

En cuarto lugar, los archivos de capacitación de los empleados y los archivos de trabajo son utilizados por el departamento de recursos humanos de la empresa como referencia para promociones, ascensos y aumentos salariales de los empleados.

En quinto lugar, los archivos de formación de los empleados son también la base original para que el departamento de formación de la empresa descubra y despliegue talentos.

Verbos intransitivos Estas medidas se implementarán a partir de la fecha de su promulgación.

3. Método de gestión del archivo de desempeño de los empleados

Explicación conceptual:

Para motivar a los empleados, la empresa debe registrar el desempeño laboral de los empleados de manera oportuna. establecer archivos de desempeño de los empleados y fortalecer la gestión del desempeño.

Puntos de preparación: (omitido)

Ensayo de muestra:

Método de gestión de casos de bifurcación del desempeño de los empleados de la empresa XX

Primero, este El método es registrar el desempeño de los empleados, facilitar la evaluación del desempeño, fortalecer la gestión del desempeño y motivar a los empleados.

En segundo lugar, es necesario establecer un expediente de desempeño laboral, evaluar y valorar el trabajo de cada período, y registrar en el expediente sus principales logros. Los estándares de evaluación se basan en el alcance de las responsabilidades del centro de responsabilidad laboral. El trabajo de evaluación puede asignarse a varios departamentos y finalmente resumirse por el departamento de personal.

En tercer lugar, el establecimiento de expedientes de desempeño de los empleados tiene como finalidad facilitar la evaluación correcta e integral de los mismos. Aquellos que tienen un trabajo sobresaliente, grandes logros y grandes contribuciones deben ser elogiados, recompensados, promovidos, etc. Aquellos que no son confiables, perezosos y que a menudo cometen errores deben ser criticados, castigados, degradados o despedidos.

4. El contenido de los expedientes de desempeño de los empleados incluye principalmente las siguientes partes:

1. Los documentos principales incluyen copias de formularios de transferencia de personal de los empleados, contratos laborales, cédulas de identificación de empleados, certificados de graduación profesional, certificados de título, certificados de desempleo, etc.

2. Registros de evaluación, principalmente el “Formulario de Evaluación del Desempeño del Empleado”. La empresa implementa un trabajo de evaluación institucionalizado y rinde homenaje periódicamente al desempeño de los empleados. Los registros de evaluación pueden reflejar de manera integral el perfil laboral de los empleados y servir como una referencia importante.

3 Registros de asistencia. Las estadísticas de asistencia mensual de los empleados se resumen anualmente y se almacenan en el archivo de trabajo del empleado en forma de una tabla estadística especial. Los registros de asistencia de los empleados son un reflejo de las actitudes laborales de los empleados, su lealtad a la empresa y su sentido de responsabilidad por su trabajo.

4.Registros de recompensas y castigos. El historial de empleados recompensados ​​o castigados por un desempeño sobresaliente o por violar las disciplinas en el trabajo diario es una prueba de su capacidad de trabajo, confiabilidad, sentido de responsabilidad y actitud laboral. También es una base importante para evaluar el desempeño, el uso y la promoción de los empleados.

5 cambios de nivel. En el trabajo, el puesto, el nivel y el salario de un empleado cambiarán según el desempeño laboral, la duración del servicio y otros factores. Este cambio también refleja la capacidad laboral, el desempeño laboral y la contribución del empleado. Por lo tanto, el registro de los cambios de calificación de los empleados en los archivos de trabajo de los empleados es una prueba.

Base objetiva para evaluar el desempeño de los empleados.

En quinto lugar, en los archivos de los empleados también es necesario recopilar los registros de lesiones laborales de los empleados, cartas (copias) de elogios o quejas de los clientes a los empleados, etc. Esto juega un papel importante en la evaluación completa y efectiva del desempeño de los empleados.

Verbos intransitivos Estas medidas se implementarán a partir de la fecha de su promulgación.

IV.Regulaciones sobre el mantenimiento de archivos de los empleados

Explicación conceptual:

El mantenimiento de archivos es una parte importante de la gestión de archivos de los empleados. La empresa debe establecer un sistema de gestión de archivos correspondiente. Fortalecer la preservación de archivos.

Puntos clave: Las regulaciones de mantenimiento de archivos de los empleados generalmente incluyen lo siguiente:

(1) Archivado de archivos;

(2) Confidencialidad de los archivos;

(3) Transferencia de archivos;

(4) Estadísticas de archivos;

(5) Inspección de archivos.

Ejemplo:

XX Reglamento de custodia de archivos de empleados de la empresa

1. Archivado de materiales de archivo: los archiveros deben archivar rápidamente los materiales de archivo recién creados y el programa general archivado.

1. Tasación de materiales para ver si cumplen con los requisitos de presentación.

2. Determinar la ubicación específica del archivo según la naturaleza y el contenido del material;

3. Complete el nombre del material y su contenido relacionado en el directorio;

4. Almacena nueva información en los archivos.

2. Confidencialidad de los archivos: los requisitos específicos para que las empresas desarrollen sistemas de confidencialidad de los archivos son los siguientes:

1. Para las empresas más grandes, generalmente es necesario establecer una persona dedicada a ello. ser responsable de la custodia de los archivos y debe tener el equipo de archivo necesario;

2. El almacén debe estar equipado con el equipo necesario a prueba de fuego y humedad;

3. el cuarto de almacenamiento y los archivadores limpios y ordenados, y no almacene artículos irrelevantes;

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4 Sin autorización, nadie puede llevar archivos personales a lugares públicos;

5. No se permite la entrada al almacén de personal no relacionado y está estrictamente prohibido fumar;

6. Al salir, apague las luces, cierre las ventanas y cierre las puertas.

3. Transferencia de archivos: La transferencia de archivos generalmente se debe a cambios de trabajo y otros motivos. El procedimiento general de transferencia es el siguiente:

1. para ser transferido;

2. Anótelo en el libro mayor de archivos

3. Complete el "Aviso de transferencia de datos de archivos personales"

4. Seguir los requisitos para la emisión de documentos Embalaje y sellado.

Los documentos deben mantenerse confidenciales durante la transmisión. Generalmente se transmiten a través de canales confidenciales y no pueden ser traídos por uno mismo. Además, la unidad receptora deberá firmar y sellar el recibo después de recibir el expediente y devolverlo oportunamente.

4. Estadísticas de archivos: Es necesario recopilar estadísticas sobre información relevante de los archivos de personal de la empresa. El contenido de las estadísticas de expedientes de personal incluye principalmente los siguientes contenidos:

1. Número de expedientes de personal

2. Información complementaria sobre la recopilación de expedientes de personal. >3. Disposición de documentos;

4. Almacenamiento de documentos;

5. Personal de archivos de personal:

Inspección y verificación de archivos: las empresas deben realizar inspecciones y verificaciones periódicas o irregulares de los archivos de información del personal.

Al verificar el contenido de los archivos de recursos humanos, debe verificar los archivos de personal en sí, por ejemplo, si están mohosos o apolillados; también debe verificar el entorno de almacenamiento de los archivos de personal, como por ejemplo; como comprobar si las puertas y ventanas del almacén están intactas y si existen otros errores de almacenamiento.

Los archivos personales deben inspeccionarse y verificarse minuciosamente en las siguientes circunstancias.

1. Después de una emergencia, como pérdida, robo o inundación;

2. Después de cuestionar algunos archivos, si no está seguro de si se ha perdido un determinado material; p>

3. Después de descubrir algún daño, como materiales mohosos, infestación de insectos, etc.

Métodos de utilización de archivos de empleados del verbo (abreviatura de verbo)

Explicación del concepto

La utilización de archivos, al igual que la preservación de archivos, es una parte importante de la gestión de archivos de los empleados, por lo que También es necesario establecer normas y reglamentos correspondientes para fortalecer la gestión de la utilización de los archivos.

Puntos clave para la compilación: El uso de archivos de empleados suele incluir los siguientes aspectos.

(1) Finalidad;

(2) Utilización del archivo;

(3) Procedimientos operativos de utilización del archivo.

Ejemplo:

Métodos para el uso de los archivos de empleados de la Compañía XX

1. Propósito: Para utilizar la información de los archivos de manera eficiente y ordenada, la empresa. ha formulado este método.

2. Utilización de archivos: Hay tres formas principales de utilizar archivos de personal:

1. Configurar una sala de lectura para referencia. La sala de lectura generalmente está ubicada en o cerca del almacén de archivos de recursos humanos para facilitar el ajuste y la gestión del volumen. Esto facilita la referencia, orientación y supervisión, y también evita fugas y pérdidas.

2. Préstamo para uso. Las empresas pueden prestar personal cuando se cumplen las siguientes condiciones:

(1) Los líderes de la empresa deben verificar los archivos del personal

(2) Los departamentos de seguridad pública y de seguridad deben pedir prestado; Archivos de personal por necesidades especiales. Archivo.

Ten cuidado de no prestar dinero durante demasiado tiempo. Si no lo devuelves, debes pedirlo.

3. Presentar materiales de apoyo. En circunstancias normales, los materiales de certificación pueden ser materiales de información o de certificación emitidos por el departamento de archivos de personal en base a documentos relevantes, o pueden ser copias de materiales de archivos de personal.

Los motivos para solicitar materiales generalmente son unirse al partido, unirse a la liga, conseguir un ascenso, reclutar trabajadores o viajar al extranjero.

Tres.

Procedimientos operativos para la utilización de archivos: Los procedimientos operativos para los distintos tipos de utilización de archivos son los siguientes:

1 Procedimiento de acceso

(1) Primero, el solicitante prepara un informe escrito de búsqueda de literatura. El comité central expresará el objeto, motivo, finalidad y perfil del solicitante;

(2) En segundo lugar, la unidad de inspección (departamento) lo sellará y el responsable lo firmará;

(3 ) Finalmente, el informe de solicitud será revisado por el Departamento de Archivo de Personal, y si los motivos son suficientes y los trámites completos, se aprobará.

2. Procedimiento de préstamo

(1) Primero, la unidad (departamento) de préstamo de archivos escribe un informe de préstamo de archivos, el contenido es similar al informe de búsqueda de archivos:

(2) En segundo lugar, la unidad (departamento) de préstamo lo sellará y la persona a cargo deberá firmar;

(3) En tercer lugar, el departamento de transferencia de archivos de personal revisará y aprobará el archivo de la unidad de préstamo.

(4 ) Luego, registre el archivo prestado, escriba claramente la hora, el nombre de los datos, el motivo y el número de copias del archivo prestado, y haga que la persona que toma el archivo prestado lo firme;

(5) Finalmente, al devolver el archivo, debe registrarlo de inmediato en el registro de préstamos Cerrar sesión.

3. Procedimiento para la emisión de materiales de certificación: Cuando una unidad, departamento o individuo necesita que el departamento de archivos de personal emita materiales de certificación, se deben realizar los siguientes procedimientos:

(1) Emisión por la unidad (departamento) correspondiente. Carta de presentación, que explique el motivo por el cual se necesitan materiales de certificación y que tenga el sello oficial;

(2) El departamento de archivos del personal deberá proporcionar materiales de certificación de acuerdo con las regulaciones y Requisitos del usuario:

(3) Los materiales de certificación serán revisados ​​por los líderes pertinentes del departamento de archivos de personal, sellados con el sello oficial y luego registrados y emitidos.

Anexo: Formulario de Gestión de Expediente de Recursos Humanos

1. Formulario de Registro de Personal

Tabla 1 ×× Formulario de Registro de Personal de la Empresa

Número, Nombre y cargo

Fecha, sexo, nacimiento

Fecha y lugar de nacimiento DNI

Mayor número de registros de hogares.

Renuncia Académica

Fecha

2. Tarjeta de Gestión de Expediente de Personal

Tabla 2 ×× Tarjeta de Gestión de Expediente de Personal de la Empresa

Completo

Antepasados

Número

Registro

Número

Situación

Volumen

Número

Regreso después de salir

Unidades japonesas y coreanas

Nombre nombre del manejador Gestión de almacén

Firma del jefe de almacén Fecha

Identificación del personal

Tercero, lista de acceso a archivos

Tabla 3 ×× lista de acceso a archivos de la empresa

Nombre del archivo

Aprobación

Lector

Número de expediente y número de piezas devueltas, fecha firmada por el destinatario.

* * *Documentos

Nota: Este documento está duplicado. Después de que se devuelvan los archivos, la oficina de archivos devolverá la primera copia al organizador del archivo y la segunda copia se conservará como "referencia".

4. Ficha de Información del Fichero de Personal

Tabla 4 Ficha de Información del Fichero de Personal de ×× Empresa

Nombre, sexo, grupo sanguíneo, provincia y condado de origen

Ciudad de nacimiento

Fecha y foto

Dirección, dirección actual, número de cédula

Número de migración unificada

Trabajador migratorio vigente

Fecha de seguro, año, mes, día, número de tarjeta

Dirección postal, número de teléfono, fecha de renuncia, año, mes y día.

Nombre del garante especial, motivo de salida de la fábrica

Dirección y fecha favorita

Experiencia de estudio, nombre de la escuela, departamento

(Serie ) Fecha de graduación, Experiencia, Oficina de Servicio, Fecha de Inicio, Fecha de Finalización, Salario y Asignaciones

Relaciones Familiares, Nombre, Edad y Ocupación

Salario

Aprobación de Nombramiento Fecha Salario Monto Asignar nombre de unidad.

Presidente, director general, viceprimer ministro, gerente, director de fábrica

Intervención

La continuación/abreviatura de Shaoxing

Relación de nombre

Dirección y número de teléfono

Registro de contenido de archivo de verbo (abreviatura de verbo)

Tabla 5 ×× registro de contenido de archivo de empresa

Clase Número

Indicar en el cuadro número

Lista de archivos de verbos intransitivos

Tabla 6 ×× lista de archivos de la empresa

Cuándo guardar número de bóveda y número de contador?

Empresa Departamento Nombre de archivo Categoría de contenido Fecha de entrada Fecha de salida Firma del destinatario

Año Mes Día Mes Día Mes Día.

Revisor: Corona: Gerente:

Siete. Tabla de referencia del expediente de personal

Tabla 7 Tabla de referencia del expediente de personal de ×× Compañía

Nombre de la organización: Nombre de la unidad de archivo:

Número de catálogo del expediente: Número de expediente del caso:

p>

Número de archivos en este volumen (libro):

Información a explicar en este volumen (libro):

Archivador: Inspector :

Año, mes, día, mes, día.

Ocho. Directorio de archivos archivados

Tabla 18 Directorio de archivos archivados de ××× Empresa

Fondsnow. : Número de catálogo: Departamento

Número de serie del documento, número de categoría del volumen principal, título del archivo, fechas de inicio y finalización, número de hojas del volumen, período de retención, comentarios

9. recordatorio de revisión

Tabla 9 ×× Recordatorio de lectura de archivos de la empresa

Camarada:

Después de la investigación, los siguientes archivos a los que accedió han caducado, por lo que otros pueden usarlos y administrarlos a ellos. Consulte los documentos.

Las reglas de acceso se devolverán en unos días.

Número de documento

Número de referencia

Nombre nominal

Plazo original del préstamo.

Número de periodos de amortización

Cantidad

Comentarios

Palmera

10. Talón de recordatorio de lectura de archivo

Tabla 1O ×× talón de recordatorio de lectura de documento de la empresa

Prestatario:

El número de expediente es el período del préstamo original.

Fecha de publicación del recordatorio del importe de reembolso

Palmera

XI. Lista de ubicaciones de almacenamiento de archivos

Tabla 15-11 Lista de ×× ubicaciones de almacenamiento de archivos de la empresa

Nombre completo del archivo: Número completo del archivo:

Número de directorio de documentos oficial , directorio de archivos Nombre, ubicación de almacenamiento de los números de inicio y fin del archivo en el directorio

Cuadrícula del estante del piso (rechazo)

Doce. Mesa de almacenamiento de archivos

Mesa 12 ×× mesa de almacenamiento de archivos de empresa

Planta: Planta: Sala:

Rejilla de rack (extracción)

Número de caso completo Número de catálogo del expediente del caso Nombre del directorio del expediente del caso Número inicial y final del expediente Número de catálogo

13. Portada de los documentos

Tabla 13 Portada de ×× Archivos de la empresa

(La espalda de Zheng Zongji) Filino. Director No. Documento No. 20

Archivos Xxxx

Número de documento

Número de catálogo estrella

Número de volumen

Nombre de la organización

Nombre del departamento de archivo

(Nombre del documento)

Número de artículo en la categoría del expediente del caso: Número del expediente del caso al momento de la presentación:

De año mes día a año mes día.

Según el artículo 1 del "Calendario del período de almacenamiento de materiales de archivo"

* * *El número de hojas de este volumen.

Año de almacenamiento

Archivos xxx

Número de archivo

Número de catálogo estrella

Número de volumen

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