Cómo hacer un cuestionario de satisfacción de los empleados
El primer paso es decidir si es necesario un programa de encuestas de satisfacción de los empleados.
Parece muy sencillo, sólo hace falta hacerte dos preguntas:
1.
2. ¿Sabes cómo se sienten tus empleados acerca de su trabajo y su entorno laboral?
Si la respuesta a la primera pregunta es sí y la respuesta a la segunda es no, entonces necesitas hacer una encuesta de satisfacción de los empleados, incluso si solo tienes unos pocos empleados (en este caso puedes Adoptar canales de comunicación informales para lograr el propósito de entendimiento).
Pero cuando te enfrentas a las siguientes situaciones, la investigación se vuelve muy urgente e importante:
1. Cuando una organización se desarrolla rápidamente, es muy importante comprender y captar las opiniones de los empleados sobre su trabajo, las perspectivas de desarrollo de la empresa y el crecimiento personal.
2. La tasa de rotación de empleados va en aumento. Cuando la tasa de rotación de empleados de su empresa supera el promedio de la industria, su empresa puede tener problemas internos. Las encuestas de satisfacción de los empleados son la primera opción para resolver este problema y pueden diagnosticar rápidamente la causa raíz del problema.
3. Emergencias. Un incidente inesperado dentro de una organización es un problema impredecible para la empresa, que puede provocar una mala comunicación dentro de la empresa, crisis crediticia, miedo de los empleados, etc. Una encuesta a los empleados proporciona información directa sobre el impacto de un incidente.
4. Cambios en la organización o gestión de la empresa. El cambio es difícil para muchas personas en una organización. Si las decisiones no se manejan bien, la productividad y las ganancias de la empresa pueden disminuir.
5. Industria altamente competitiva. En industrias altamente competitivas, reducir las tasas de rotación y mejorar la productividad corporativa son factores clave para el éxito corporativo. Mantener un estrecho contacto con los empleados es un medio eficaz para mantener la competitividad continua.
6. Formulación de la política salarial. Debe saber qué aspectos de la compensación de los empleados son "fijos" y dentro de ese nivel, para garantizar que se maximice el retorno de la inversión de la empresa y que los empleados estén satisfechos.
Paso 2: Presentar la encuesta a la gerencia.
Es necesario que los responsables de la gestión de la empresa se den cuenta de la necesidad de realizar encuestas de satisfacción de los empleados. La siguiente tarea es que la dirección decida incluir la investigación en la agenda. Sería malo hacer una encuesta aleatoria sin un plan.
En ausencia de información sobre las percepciones de los empleados sobre el entorno laboral, las decisiones afectan la productividad, la moral de los empleados, la rotación de empleados, los salarios y los costos de ingresos, lo que resulta en un posible desperdicio de recursos y mayores costos. Si una empresa valora los recursos internos para aumentar los ingresos en un área determinada, y las necesidades reales de los empleados son más capacitación y mejor comunicación, el resultado final será mayores costos de recursos y una menor moral de los empleados.
Uno de nuestros clientes redujo con éxito la tasa de rotación de empleados del 50 % al 30 % mediante la implementación de encuestas de satisfacción de los empleados, ahorrando a la empresa 2 millones en gastos operativos cada año, y puede realizar 20 encuestas a los empleados para la empresa cada año. .
Si la evaluación del ahorro de costos resultante de la reducción de la rotación se basa principalmente en el costo de capacitar a nuevos empleados para cumplir con los requisitos laborales calificados, entonces las empresas con recursos humanos altamente calificados obtendrán ahorros sustanciales de costos y ganancias de productividad. "Harvard Business Week" informó que reducir la tasa de rotación en un 5% puede reducir los costos operativos en un 10% y aumentar la productividad laboral entre un 25% y un 65%.
Los mencionados anteriormente son los ingresos "duros" de la empresa, además de que también aportan ingresos "blandos" difíciles de cuantificar y medir. Los empleados apreciarán que la organización se preocupa por sus opiniones y se sentirán más dueños cuando sus opiniones sean adoptadas e implementadas. Cuando los cambios en la empresa hacen que los empleados se sientan más beneficiosos para sus futuros trabajos, además de tasas de rotación más bajas, también habrá beneficios potenciales para la empresa, que incluyen:
Empleados más enérgicos
p >Mayor productividad,
Trabajo en equipo mejorado,
Productos y servicios de alta calidad,
Clientes más satisfechos.
El desarrollo de la tecnología de la información permite a la dirección comprender los resultados de la encuesta en un corto período de tiempo. Tenemos la capacidad de permitir que los clientes comprendan los resultados de la encuesta (incluido el análisis de las fortalezas y debilidades de la empresa y los informes de recomendaciones) en un plazo de 2 a 3 semanas.
Paso 3: Decide qué preguntas hacer en la encuesta de satisfacción de los empleados.
Este paso es ahora mucho más sencillo que antes.
En el pasado, los consultores normalmente iban al lugar de trabajo de un cliente, pasaban unos días o una semana entrevistando al personal interno y luego diseñaban un cuestionario. Este método tiene muchas desventajas:
Una pérdida de tiempo,
Caro,
Aunque diferentes cuestionarios para clientes contienen parte del mismo contenido, la redacción de las preguntas es inconsistente Esto hace imposible que varias empresas realicen comparaciones horizontales.
Nuestro enfoque no sólo simplifica sino que también mejora el proceso anterior. Hemos desarrollado un cuestionario básico que es adecuado para la mayoría de las empresas, que incluye 18 elementos básicos como autorrealización, ambiente de trabajo, salario y beneficios, y evaluación de ascensos. Con base en estos elementos principales y las preguntas frecuentes, los usuarios pueden realizar diseños personalizados según sus propias condiciones y requisitos. Revisaremos periódicamente el cuestionario básico actual en función de los últimos proyectos de implementación para ver qué preguntas deben agregarse y qué preguntas deben ajustarse para garantizar la amplia representatividad del cuestionario básico y permitir a los clientes comprender la posición de su empresa en la industria a través de comparación horizontal, realizar gestión de evaluación comparativa. Para determinar qué tipo de personalización se necesita, normalmente hacemos a los clientes preguntas como:
¿Cuál es el motivo para realizar una encuesta en este momento?
¿Qué suposiciones hace el cliente sobre las condiciones laborales dentro de la empresa?
¿Qué tipo de rumores están sucediendo dentro de la empresa?
¿El entorno laboral traerá alguna atención especial? (Como seguridad, ética, etc.)
¿Cuál es la misión de la empresa?
¿Existen resultados de encuestas anteriores a empleados?
¿Qué beneficios incluye la política de bienestar de los empleados?
Luego redactaremos un primer borrador del cuestionario para que el cliente lo analice y nos comunicaremos con el cliente varias veces por correo electrónico hasta que el cuestionario esté finalizado.
El cuarto paso es elegir un método de encuesta de satisfacción de los empleados.
Existen dos métodos básicos para realizar encuestas de satisfacción de los empleados, utilizando Internet y cuestionarios en papel. Nuestros criterios de selección se basaron en qué encuestado sería el más adecuado, siendo las consideraciones más adecuadas la conveniencia, la facilidad de uso y la confiabilidad. Cuando el tamaño de la muestra es pequeño y los empleados están concentrados, los costos de los dos métodos son similares. Sin embargo, cuando una empresa tiene miles de empleados y los empleados están distribuidos en diferentes lugares, la ventaja de costos de las encuestas por Internet es obvia. Si la mayoría de los empleados pueden iniciar sesión en Internet en el lugar de trabajo, entonces Internet será nuestra primera opción. Las encuestas por Internet dan como resultado altas tasas de respuesta y resultados de retroalimentación más rápidos, así como un fácil control del proceso de la encuesta y la capacidad de automatizar verificaciones lógicas. Contamos con equipos de servidor seguros, por lo que no hay necesidad de preocuparse por la seguridad de la recuperación de datos.
Si solo un pequeño número de empleados de la empresa tiene acceso a Internet, recomendamos que una combinación de encuestas tradicionales en papel y acceso secundario a Internet pueda mejorar eficazmente la eficiencia de la reanudación del trabajo.
El quinto paso, cuestiones a las que se debe prestar atención en las encuestas de satisfacción de los empleados
Una ventaja de realizar encuestas a través de Internet es que puedes hacer preguntas específicas que no pueden ser realizadas por los encuestadores tradicionales. métodos. Cuando algunos clientes se dan cuenta de esta situación, tienden a hacer todas las preguntas al respecto. Sin embargo, no recomendamos esto.
Hay muchas razones por las que los empleados no están dispuestos a responder ciertas preguntas, entre ellas:
1. Se sienten no calificados para responder,
2. , Miedo de que alguien de la empresa se entere de sus comentarios.
3. Se muestran indiferentes a los temas involucrados,
Se olvidan de responder.
Explicaremos las situaciones anteriores por separado.
Si los empleados sienten que no están calificados para responder, sus respuestas pueden elegirse al azar. Este tipo de respuestas pueden confundir los datos de la encuesta y dificultar el análisis de resultados valiosos.
Si los empleados tienen miedo de responder preguntas pero se les pide que lo hagan, pueden elegir deliberadamente respuestas que no reflejen sus verdaderas intenciones, lo que resultará en resultados de encuestas que no reflejan con precisión las verdaderas opiniones de un grupo.
Si los empleados son indiferentes a las preguntas involucradas, pueden elegir las respuestas a voluntad, ser superficiales y también generar confusión en los datos.
La cuarta situación mencionada anteriormente es cuando un empleado se olvida de responder una pregunta. Esta situación ocurre a menudo al realizar preguntas sobre la calificación de la satisfacción de los empleados.
Otra pregunta que los empleados no quieren responder es sobre su departamento, no porque lo olviden, sino porque inconscientemente los empleados no quieren ser identificados por los investigadores.
Los empleados generalmente no responden completamente las siguientes preguntas de información general y, por lo general, no exigimos que los empleados respondan estas preguntas. Saber el departamento al que pertenece un empleado es más significativo que conocer el sexo, la edad, los ingresos y otras variables del empleado.
Paso 6: Confirma el cuestionario final y pruébalo.
Al comienzo de este paso, nosotros y el cliente primero determinamos el cuestionario (si es un cuestionario de Internet o un cuestionario tradicional en papel). Esto no es simplemente verificar la redacción del cuestionario, sino verificar el contenido. Corregir saltos lógicos y preguntas. El orden y formato de las preguntas.
Cuando el cuestionario esté finalizado, generaremos un cuestionario en línea a través de un sistema de diseño de cuestionarios profesional (este cuestionario solo requiere un simple paso para completarse). Una vez completado el diseño del cuestionario de la página web, debemos realizar pruebas internas para garantizar que el cuestionario pueda ejecutarse normalmente y generar archivos de datos correctos.
Paso 7: Promocionar la encuesta de satisfacción de los empleados entre la empresa.
Debemos tratar las encuestas de satisfacción de los empleados como los productos y servicios de la empresa. Debemos garantizar que las investigaciones sean de alta calidad y que todos los involucrados sean conscientes de su importancia. Esta parte analiza principalmente la práctica en esta área.
Al igual que otras actividades promocionales, debemos prestar atención a los siguientes aspectos:
Determinar el público objetivo de la promoción,
Crear conocimiento del producto o servicio,
Proporcionar los beneficios del producto o servicio,
Hacer que las personas sepan cómo obtener el producto o servicio.
Antes de comenzar, deberá designar a una persona que será la responsable de comunicar sobre el proceso de investigación. Esto normalmente lo hace el director del proyecto u otra persona.
Determinar el público objetivo de la promoción
De hecho, el público que es necesario mejorar en las encuestas de satisfacción de los empleados incluye dos tipos de personas.
Empleado,
gerente del empleado.
Hacer saber a los empleados el motivo de la encuesta es una obviedad, pero los directivos también son un público objetivo necesario, y su apoyo es la garantía necesaria para asegurar la implementación del proyecto de encuesta de satisfacción de los empleados. Los gerentes pueden aumentar o disminuir las tasas de respuesta de los empleados.
Crear conciencia sobre las encuestas
Dos o tres semanas antes de enviar invitaciones a encuestas, debes concienciar a los empleados sobre la importancia de las encuestas.
1. Comunicarse con los altos directivos para enfatizar la importancia y confidencialidad de la investigación.
2. El alto directivo vuelve a comunicarse con los mandos intermedios de la empresa.
3. Difundir la información de las encuestas a los empleados a través de los canales de comunicación más eficaces.
Todos los directivos deben convocar inmediatamente una reunión con los empleados para informarles del proceso de investigación.
Comunicar los beneficios de las encuestas de satisfacción de los empleados.
Durante el proceso de comunicación previo a la implementación de la encuesta, incluida la comunicación con los empleados, se deben enfatizar los siguientes puntos:
La importancia de las respuestas. "Lo que los empleados no pueden decirnos, no lo podemos resolver".
Confidencialidad y anonimato del proceso y los datos de la encuesta,
Cómo se distribuirán los resultados de la encuesta a todos los empleados ,
Cómo se utiliza la información de la encuesta.
Paso 8: Invitar a los empleados a participar en la encuesta.
Las invitaciones a encuestas enviadas a los empleados pueden realizarse en forma de correos electrónicos o notas publicadas. De cualquier manera, se deben transmitir los siguientes mensajes clave a los empleados.
Qué pasa. Por ejemplo, "Realizaremos una encuesta de satisfacción de los empleados";
¿Por qué? Por ejemplo, "...debido a que nuestros cambios pueden crear nuevos desafíos, es urgente e importante evaluar la satisfacción de los empleados.
La encuesta es anónima y confidencial. Asegure a los empleados que sus comentarios se mantendrán estrictamente confidenciales. Si Si se utiliza una empresa de consultoría externa, explique a los empleados que solo la empresa de consultoría externa verá la información completa de las respuestas.
¿Cómo utilizará los resultados de la encuesta para analizarlos con sus empleados, con mayor probabilidad de obtener una respuesta? mayor tasa de respuesta.
¿Cuánto tiempo se tarda en completar una encuesta? La mayoría de las encuestas de este tipo, si se diseñan correctamente, tardarán entre 15 y 20 minutos en completarse.
Indique una fecha límite.
Agradezca al empleado por su tiempo.
Considere también incluir información adicional en la invitación:
Dígale al empleado que está disponible en el trabajo. Es hora de completar la encuesta. ,
Aquellos que participen en la encuesta pueden tener la oportunidad de ganar un sorteo.
Para aumentar la tasa de respuesta del cuestionario, la carta de invitación debe enviarse a nombre de la alta dirección de la empresa, preferentemente, cuenta con la firma del director general.
Paso 9: Interpretar los hallazgos.
Es sorprendente la cantidad de datos que generó esta encuesta. Cada pregunta de la matriz puede tener múltiples respuestas y cada respuesta se comparará con la puntuación promedio. También necesitamos segmentar según diferentes grupos y generar informes separados para cada grupo. Estos datos primero deben transformarse en información (mediante los gráficos y métodos de análisis estadístico adecuados). Entonces, los datos deben interpretarse correctamente. Diferentes analistas pueden producir diferentes resultados de análisis. He aquí un ejemplo.
1. Análisis de ventajas y desventajas. En este paso, analizamos las fortalezas y debilidades del cuestionario, como cómo se compara cada opción de pregunta con otras preguntas de un grupo; comparamos las fortalezas y debilidades entre diferentes cuestionarios, por ejemplo, comparando los resultados de esta encuesta con otros; empresas idénticas en la industria Compare los resultados de la encuesta. Esta comparación se puede hacer sobre la base de cada pregunta individual o sobre la base de un promedio de un grupo de preguntas.
2. Encuentra el punto destacado. A menudo, en un análisis simple emergen aspectos tanto generales como claramente diferenciados. Por ejemplo, cuando encontramos que la puntuación en el trabajo en equipo es muy baja, normalmente podemos encontrar problemas con la comunicación interna que no se hace bien. Estos puntos destacados pueden proporcionarnos pistas para descubrir problemas dentro de la empresa.
3. Análisis de apalancamiento. Los recursos limitados de la empresa requieren que las empresas determinen rápidamente qué áreas son más importantes para los empleados. El análisis de apalancamiento proporciona una manera de seleccionar áreas importantes calculando el apalancamiento final de cada área: la satisfacción general. ¿Cuáles son los objetivos prioritarios identificados mediante el análisis de cuadrantes (ver imagen a continuación) que cumplen con los dos criterios siguientes?
Paso 10: comparta sus hallazgos.
Es muy importante compartir primero los resultados de la encuesta por dos razones:
1. Si quieres mejorar integralmente la productividad de la empresa a través de encuestas de satisfacción de los empleados, debes hacer que todos comprendan los resultados. situación general de la empresa y el impacto del individuo en la organización.
Los empleados deben saber que el tiempo que dedican a rellenar cuestionarios es valioso.
Cada organización tiene sus propios canales de distribución de información. En algunos casos, especialmente cuando los hallazgos revelan problemas con las comunicaciones internas de la empresa, es posible que sea necesario ajustar los canales de distribución originales para garantizar que los hallazgos lleguen a todos los empleados.
Principios básicos para compartir los resultados de las encuestas de satisfacción de los empleados
1. Una agencia debe publicar de manera justa los resultados de una investigación, incluidos tanto los aspectos favorables de la investigación como los hallazgos adversos identificados durante la investigación. Los empleados podrán ver los problemas subyacentes detrás de ellos y pensar en cómo mejorar la situación actual.
2. El principio de oportunidad. Cuanto antes publique los hallazgos, antes la empresa podrá proponer e implementar mejoras.
3. Principio de distinción. Emitir diferentes informes de encuestas a empleados de diferentes niveles de la empresa. Los altos ejecutivos deben comprender y dominar la información de las encuestas de toda la empresa, y los gerentes de departamento deben comprender las comparaciones entre diferentes departamentos y la información detallada dentro de los departamentos.
4. Discuta los próximos pasos. Cuando los hallazgos se hagan públicos, informe a todos los empleados qué acciones se tomarán para mejorar los problemas identificados durante la investigación.
5.Principio de confidencialidad. No publique contenido que pueda hacer que los empleados sientan que su información personal ha sido comprometida. Por ejemplo, no es apropiado que cualquier miembro de la organización vea contenido de informes que no tenga nada que ver con ellos.
Paso 11: Tomar medidas de mejora basadas en los hallazgos.
La empresa ha invertido recursos humanos y financieros en encuestas de satisfacción de los empleados, y los empleados también están muy entusiasmados por participar. Ahora, los hallazgos están en tus manos. ¿Qué harás con los datos de la encuesta? ¿Cuáles son los próximos pasos para mejorar la satisfacción de los empleados? ¿Cómo se publican los resultados de la investigación? ¿Cómo identificar cuestiones importantes descubiertas en la investigación? Una vez que se descubre un problema importante, ¿cuál es la forma más eficaz de mejorarlo?
Revelar los hallazgos
Desde el principio, los altos directivos deben decidir qué niveles de empleados recibirán qué informes. Una vez que se publiquen los hallazgos, se debe desarrollar un plan de seguimiento para determinar qué áreas deben abordarse primero y cómo abordarlas.
Comunicar hallazgos y planes de acción a los empleados.
El mayor error de la empresa en las encuestas de satisfacción de los empleados es no transmitir los resultados de la encuesta a todos los empleados de la empresa y no formular un plan de mejora. No recomendamos que se envíe el informe completo a todos los empleados, pero sí recomendamos que las empresas revelen los problemas y deficiencias encontradas en la investigación de manera honesta y abierta cuando sea posible, y propongan con prontitud planes de mejora.
Desarrollar un plan de acción para mejorar la satisfacción de los empleados
Una vez que se publican los resultados de la encuesta y se identifican los principales problemas a abordar, la empresa debe decidir qué medidas efectivas tomar para mejorarlos. áreas.
Paso 12 ¿Cuándo es necesario repetir la encuesta de satisfacción de los empleados?
A menudo escuchamos la pregunta: "¿Con qué frecuencia se realizan encuestas de satisfacción de los empleados?". Nuestra sugerencia es que la mayoría de las empresas lo hagan una vez al año.
Dependiendo del método de encuesta utilizado y del tamaño de la empresa, normalmente se necesitan de tres a cuatro semanas para completar la implementación de todo el proyecto de encuesta (para empresas que utilizan Internet como su principal herramienta de comunicación, el El ciclo de la encuesta será mucho más corto).