Cómo gestionar eficazmente la comunicación
1. ¿Cuál es el papel de la comunicación efectiva en la gestión empresarial?
Informar a los empleados de los objetivos y tareas marcadas por la empresa. Los gerentes corporativos deben informar a los empleados sobre la misión y los objetivos de la empresa y comprender "¿Cuál es el negocio (misión) de la empresa?" y "¿Qué tipo de empresa quiere ser?". Después de escuchar (recopilar) las opiniones y sugerencias razonables de los empleados sobre las tareas y objetivos, los gerentes corporativos deben realizar investigaciones oportunas para modificar y mejorar aún más las tareas y objetivos corporativos. Luego, informe rápidamente a los empleados sobre las tareas y objetivos de la empresa. A través de esta comunicación efectiva, la misión y los objetivos de la empresa formarán * * conocimiento entre todos los empleados. Esto no sólo permite que los objetivos corporativos reflejen la voluntad de todos los empleados, sino que también mejora la naturaleza científica de la toma de decisiones.
Puede ayudar a recopilar datos y compartir información para lograr una gestión científica. En la competencia de mercado cada vez más feroz, si una empresa quiere alcanzar con éxito sus objetivos y formar una ventaja competitiva, primero debe comprender completamente todos los aspectos de la información, tomar decisiones científicas y sobrevivir y desarrollarse en un entorno en constante cambio. La comunicación eficaz permite a las empresas comprender diversa información e inteligencia externas, como políticas y políticas nacionales, el estado actual y las tendencias de desarrollo de empresas nacionales y extranjeras similares y la dinámica del mercado de consumo. y ajustar las decisiones comerciales de manera oportuna para adaptarse a los cambios en el entorno externo, permite a la empresa conocer sus propios recursos y la capacidad de utilizarlos; puede comprender la situación básica de los empleados, para conocer a las personas y hacer; hacer bien su trabajo y mejorar el entusiasmo de los empleados; puede obtener información sobre la relación entre departamentos y mejorar la eficiencia de la gestión; Por lo tanto, sólo captando todo tipo de información, inteligencia y datos dentro y fuera de la empresa de manera oportuna y completa podremos controlar y dirigir con precisión el funcionamiento de toda la empresa y lograr una gestión científica y eficaz.
Puede mejorar las relaciones interpersonales corporativas. Ya sea entre departamentos, entre departamentos e individuos, o entre individuos, la comunicación efectiva dentro de la empresa es extremadamente importante. En realidad, algunos departamentos corporativos tienen relaciones tensas con las personas, conflictos feroces y desequilibrios en las relaciones interpersonales internas. El motivo no es más que la falta de comunicación o métodos de comunicación inadecuados. Si los canales de comunicación de información de la empresa no son fluidos, será difícil para las personas comunicarse de manera efectiva, lo que las hará sentir deprimidas y deprimidas. Esto no sólo afectará la salud mental de los empleados, sino que también afectará gravemente la producción normal de la empresa y reducirá la eficiencia de la empresa. Por lo tanto, si una empresa quiere desarrollarse sin problemas, debe garantizar canales de comunicación fluidos dentro de la empresa. Sólo así se podrá elevar la moral de los empleados, promover la armonía de las relaciones interpersonales y mejorar la eficiencia de la gestión.
Puede mejorar la cohesión de los empleados, que es un activo importante de la empresa. Una cohesión fuerte muestra que la empresa es atractiva para sus miembros, entonces, ¿cómo mejorar la cohesión de los empleados? Primero, debemos promover la comunicación y el apoyo entre los empleados. Es común que los empleados tengan conflictos y opiniones durante la cooperación. La clave es la actitud que se adopte para afrontar sus diferentes opiniones. La mejor manera es comunicarse, es decir, intercambiar activamente opiniones entre sí. En segundo lugar, adoptar métodos de gestión democráticos. En el proceso de gestión empresarial, debemos escuchar atentamente las opiniones de los empleados en todos los aspectos, especialmente las opiniones diferentes. En tercer lugar, las empresas deberían vincular el desempeño con la compensación, incluida la recompensa a los empleados que puedan trabajar en estrecha colaboración con otros, lo que ayudará a mejorar la satisfacción de los empleados. Cuarto, debemos prestar atención a la confianza mutua entre los empleados. La mejora de la confianza se puede considerar desde los siguientes aspectos: comunicación abierta de arriba hacia abajo y de abajo hacia arriba dentro de la organización, estableciendo el concepto de comunicación honesta permitiendo a los empleados participar en la gestión, promoviendo la autogestión de los empleados, para que los empleados puedan confiar en la empresa; y colegas sienten. Quinto, llevar a cabo la gestión del desempeño. La esencia del proceso de gestión del desempeño es un proceso de comunicación. En la evaluación dinámica de procesos se recompensa a los empleados creativos y a los que se destacan. Los empleados con bajo desempeño deben ajustar sus puestos de manera oportuna; deben ser castigados por holgazanear o violar las disciplinas. Mejore el desempeño de cada empleado a través de la gestión dinámica del desempeño del proceso, promoviendo así la mejora del desempeño de toda la empresa y promoviendo la realización de los objetivos empresariales. Todo esto debe lograrse a través de la comunicación, por lo que una comunicación eficaz puede mejorar la cohesión de los empleados.
2. Contramedidas para una comunicación eficaz en la gestión empresarial
Mejorar la comprensión ideológica de los directivos Para mejorar la conciencia de los directivos sobre la importancia de la comunicación, deben cambiar eficazmente el papel comunicativo de los padres o las autoridades. . La comunicación igualitaria es la base de una comunicación buena y eficaz. Los gerentes no sólo deben tratar a sus subordinados por igual, sino también tratarse a sí mismos y a sus subordinados por igual, y ser verdaderamente racionales, respetuosos y confiados con sus subordinados. Para realizar realmente la transformación de la comunicación unidireccional y de arriba hacia abajo a una comunicación igualitaria y bidireccional, debe ser tanto de arriba hacia abajo como de abajo hacia arriba. Sólo a través de una comunicación bidireccional equitativa y proactiva se puede lograr una comunicación efectiva. Además, deben estar completamente preparados para la comunicación. Los gerentes deben aclarar los objetivos de comunicación y formular un plan de comunicación claro antes de comunicar.
Al mismo tiempo, se anima a las personas que participan en la comunicación a negociar, recopilar y analizar información, y realizar publicidad y explicaciones sobre esta base para proporcionar a los empleados un buen entorno de comunicación, mejorar fundamentalmente la eficiencia de la comunicación de la empresa y luego mejorar la eficiencia operativa de la empresa.
Integrar canales de comunicación Integrar canales de comunicación consiste en ajustar y combinar los canales existentes, eliminar algunos canales que son ineficientes o no tienen ningún efecto práctico y agregar algunos canales nuevos que sean de alta velocidad y eficientes que la gente esté dispuesta a utilizar. aceptar. Al mismo tiempo, teniendo en cuenta la complementariedad de varios canales, el objetivo es realizar mejor las funciones comunicativas y alcanzar los objetivos comunicativos. Durante el proceso de integración se deben observar los siguientes principios: Primero, el principio sistemático. Una organización es un sistema y los cambios en cualquier parte de la organización tendrán un impacto en cascada en todo el sistema. Lo mismo ocurre con los canales de comunicación. Cada tipo de canal de comunicación o modo de comunicación no existe de forma aislada. Existen conexiones e influencias entre ellos. Por tanto, en el proceso de integración de canales de comunicación se debe considerar la conexión e influencia entre canales. En segundo lugar, el principio de apertura. En el proceso de comunicación de gestión, las empresas deben abrir canales de comunicación para la mayoría de las actividades de comunicación de gestión que no requieren confidencialidad, y aumentar los canales de comunicación tanto como sea posible para aumentar su conciencia, transparencia y apertura. Sólo así se podrán reducir los puntos ciegos en la comunicación provocados por la asimetría de la información. En tercer lugar, el principio de puntualidad. En el proceso de comunicación, no solo debemos centrarnos en ahorrar tiempo de comunicación, sino también prestar atención a mejorar la eficiencia de la comunicación. Por tanto, debemos elegir y adoptar el camino más corto y comunicarnos a la mayor velocidad. Su propósito es aumentar la velocidad de transmisión de información y reducir la posibilidad de distorsión de la información causada por la transmisión capa por capa. Cuarto, el principio de integridad. Desde la perspectiva del proceso de comunicación, un proceso de comunicación completo incluye transmisión, recepción y retroalimentación de información. El principio de integridad enfatiza la integridad del proceso de comunicación. Si solo hay canales para la transmisión y recepción de información, pero no hay canales para la retroalimentación de la información, el proceso de comunicación es incompleto y la comunicación de la información es insuficiente. Ahora, en el proceso de integración de canales, se debe prestar especial atención a la corrección y adición de canales de retroalimentación.
Mejorar las habilidades de comunicación de los gerentes (1) Mejorar las habilidades de escucha efectiva de los gerentes. Durante el proceso de comunicación, los directivos deben, en primer lugar, centrarse en sí mismos y no distraerse; en segundo lugar, no deben ser parciales, interrumpir el discurso de la otra parte ni mostrar impaciencia. Esto hará que la otra persona no esté dispuesta a continuar la relación; finalmente, sea considerado, aprecie los cambios emocionales y las sugerencias de la otra persona y sea comprensivo. ⑵Mejore sus habilidades de comunicación no verbal. Cuando escuches la información entregada por el mensajero, el mensajero juzgará si estás escuchando con atención y si realmente entiendes al observar tu expresión. Por lo tanto, el contacto visual con el mensajero puede centrar su atención, reducir la posibilidad de distracción y animar al mensajero. Además, los oyentes eficaces utilizarán formas no verbales para expresar lo que escuchan, como asentir con aprobación, sacudir la cabeza en cuestión y expresiones faciales apropiadas (como sonreír), que muestran al emisor que está escuchando con atención. y si lo comprende, contribuyendo así a mejorar la eficacia de la comunicación. (3) Preste atención a la comunicación emocional. En el trabajo real, la capacidad de comunicación generalmente se refleja en si los gerentes pueden describir con precisión la situación actual y las perspectivas de desarrollo de la empresa y permitir que los empleados comprendan la situación actual y la estrategia de desarrollo de la empresa a través de ciertos canales. El reconocimiento de los empleados es el mayor apoyo para los gerentes y también es el objetivo más directo para que los gerentes se comuniquen. La gestión humanística empresarial moderna requiere que los gerentes no sólo sean buenos en el uso correcto de la expresión oral y las habilidades lingüísticas, sino también que expresen con claridad, organicen de manera clara, concisa y tengan una gran pertinencia en escuchar y prestar atención, y respetar las opiniones de los demás; mejorar los malos hábitos de comunicación. El uso adecuado de métodos de comunicación no verbal, como expresiones y gestos, también requiere que los gerentes sean buenos para comunicarse emocionalmente con los empleados, integrando las emociones en todo el proceso de gestión, para que los empleados puedan darse cuenta de su valor para el desarrollo de la empresa, estimulando así un entusiasmo duradero por el trabajo.
Establecer una estructura organizativa científica: Por un lado, hay que tener en cuenta los niveles organizativos excesivos, la información que se pierde y distorsiona fácilmente por el efecto de escala organizacional, y el efecto de alienación provocado por el exceso organizacional. escala. Se deben hacer esfuerzos para reducir los niveles organizacionales verticales para reducir los enlaces de comunicación, mantener el flujo de información y reducir la interferencia, los retrasos y la distorsión. Al mismo tiempo, se deben ampliar los canales de comunicación de información y promover el intercambio de información a través de la comunicación multicanal. Los departamentos horizontales deben fortalecer los intercambios y la cooperación horizontales y fortalecer las conexiones entre los departamentos y las personas, por otro lado, deben establecerse organizaciones de intercambio especiales para promover los intercambios; Aunque los mecanismos de comunicación informal tienen cierto grado de eficiencia, inevitablemente se ven afectados y restringidos por las preferencias personales de los gerentes, lo que afectará en gran medida la eficacia de la comunicación. Por lo tanto, es necesario establecer una organización de comunicación especializada para promover la comunicación y lograr una comunicación efectiva a través de la comunicación institucionalizada.
Mejorar el mecanismo de retroalimentación de la comunicación. La comunicación sin retroalimentación no es una comunicación completa. La comunicación completa debe tener un mecanismo de retroalimentación completo. De lo contrario, el efecto de la comunicación se reducirá considerablemente. El establecimiento de un mecanismo de retroalimentación debe comenzar con el transmisor de la información. Una vez transmitida la información, se deben hacer preguntas para alentar a los destinatarios a dar retroalimentación positiva. Además, el remitente del mensaje debe observar atentamente la reacción o acción de la otra parte para obtener retroalimentación indirecta. Porque la retroalimentación puede ser intencional o no. Como receptor de información, usted desempeña un papel importante en la difusión de comentarios. El remitente de la información debe aceptar activamente la retroalimentación del receptor, haciendo de la comunicación organizacional una verdadera comunicación bidireccional.