Cómo hacer un buen trabajo en la gestión de archivos corporativos ante la nueva situación

1. Fortalecer la publicidad y mejorar el conocimiento de los archivos corporativos. Es necesario llevar el trabajo de archivos empresariales a un desarrollo saludable y satisfacer las necesidades del desarrollo empresarial. En primer lugar, debemos comenzar con la publicidad. El departamento administrativo de archivos debe tomar medidas efectivas para aumentar la publicidad de la Ley de Archivos y la importancia del trabajo de los archivos a través de los periódicos, la televisión y otros medios. Permitir que las empresas comprendan los conocimientos básicos de los archivos, comprendan la importancia del trabajo con los archivos, mejoren la conciencia sobre los archivos del personal de gestión de archivos y promuevan la inversión de las empresas en los archivos en términos de personas, dinero y materiales. En segundo lugar, a través de debates y visitas, profundizamos en la empresa, comprendemos la situación, solicitamos opiniones y prestamos atención a la publicidad, para promover que los líderes de la empresa vuelvan a comprender el trabajo de los archivos, se preocupen y apoyen verdaderamente el trabajo de los archivos. y mejorar el conocimiento de los archivos de la empresa.

2. Fortalecer la intervención administrativa para promover el desarrollo del trabajo de archivos corporativos. Para avanzar verdaderamente en el trabajo de los archivos corporativos, la intervención administrativa debe estar estrechamente integrada con la gestión de los archivos de conformidad con la ley. Por un lado, los departamentos administrativos deberían incluir el trabajo con los archivos corporativos en una agenda importante y reentender el papel del trabajo con los archivos en el desarrollo empresarial en la nueva situación, por otro lado, deberían fortalecer la intervención administrativa; Por ejemplo, el departamento administrativo celebra reuniones periódicas para estudiar y desplegar el trabajo, inspecciona periódicamente los archivos corporativos, notifica y elogia los buenos ejemplos y corrige rápidamente los problemas si se descubren. Si el problema no se puede resolver durante mucho tiempo, o las pérdidas causadas al trabajo de archivos se rectifican dentro de un límite de tiempo, el trabajo de archivos corporativos formará un mecanismo jerárquico y el trabajo de archivos corporativos seguirá avanzando.

3. Fortalecer la construcción del sistema y establecer un sólido mecanismo de gestión corporativa. En primer lugar, de conformidad con la Ley de Archivos y las leyes y reglamentos pertinentes, se debe formular un conjunto de sistemas de gestión de archivos, como reglamentos de gestión de archivos corporativos, sistemas de confidencialidad de archivos, sistemas de responsabilidad de los puestos de archivero, etc., para institucionalizar la gestión de archivos. En segundo lugar, de acuerdo con las necesidades del propio desarrollo de la empresa, formular el alcance de la presentación, el período de almacenamiento, el esquema de clasificación y el método de numeración de varios tipos de archivos, de modo que el trabajo de los archivos esté basado en reglas, esté bien documentado y las responsabilidades sean claras. , con el fin de mejorar la calidad y eficiencia del trabajo de los archivos.

4. Innovar métodos de servicio y mejorar el nivel de utilización de los archivos corporativos. La instauración de la economía de mercado socialista ha planteado exigencias nuevas y mayores para el trabajo de los archivos corporativos. Los archiveros deben actualizar sus conceptos, innovar y cambiar el modelo tradicional de servicios de archivos para satisfacer las necesidades de los usuarios de archivos en diferentes niveles en las empresas modernas y servir mejor al desarrollo de las empresas. En primer lugar, para facilitar su uso, los archivos corporativos (oficinas) deben compilar herramientas de búsqueda manual, como catálogos de temas, índices, resúmenes, guías, etc. La preparación debe llevarse a cabo de acuerdo con estándares nacionales unificados para adaptarse a una utilización integral; Los archiveros corporativos deben dominar lo antes posible los conocimientos relacionados con la informática, introducir gradualmente información de archivo en la computadora, establecer un sitio web de información de archivos corporativos en Internet, promover la empresa y utilizar las ventajas del sitio web para lograr una utilización más completa y amplia de los archivos. recursos de información y proporcionar nuevos canales para los servicios de utilización de archivos corporativos en la nueva era. En tercer lugar, los archiveros corporativos deben realizar un seguimiento de las tasas de exploración de archivos; Convierta archivos en papel con una alta tasa de utilización y una importante función de referencia en información digital mediante el escaneo de entradas, establezca una base de datos de archivos corporativos relativamente completa y proporcione servicios eficientes de archivos de información a las empresas a través de la red.

5. Potenciar la formación y mejorar la calidad profesional. En primer lugar, debemos elegir y utilizar buenos gestores de archivos. Para el puesto de archivero se debe seleccionar a aquellos que sean más cuidadosos, diligentes y entusiastas con la gestión de registros. Las empresas y los departamentos de nivel superior deben preocuparse por ellos políticamente y en la vida, alentarlos a hacer bien su trabajo, dedicarse a su trabajo y estimular plenamente su potencial y entusiasmo. En segundo lugar, necesitamos reforzar la formación empresarial en materia de archivos. Es necesario seleccionar activamente cuadros de archivos para que participen en la capacitación empresarial organizada por el departamento de archivos, alentarlos a estudiar por su cuenta los conocimientos de gestión de archivos y brindar garantías de tiempo y financiación para mejorar las habilidades operativas prácticas y las capacidades de orientación empresarial de los cuadros de archivos. En tercer lugar, debemos organizar la observación y el aprendizaje. Al adoptar el enfoque de "invitar a entrar, salir", por un lado, invitamos a líderes del departamento de archivos y expertos comerciales a brindar orientación en el sitio; por otro lado, organizamos al personal de administración de archivos para que visite algunas unidades para adquirir experiencia avanzada y Habilidades operativas específicas en gestión de archivos, y promover el trabajo de archivos corporativos. Un desarrollo sano y equilibrado.