Cómo fortalecer la gestión de archivos en agencias e instituciones gubernamentales
Primero, innovar en ideas de gestión y aprender de los conceptos de gestión modernos
Existe una diferencia esencial entre la gestión de instituciones públicas y la gestión de empresas, principalmente en términos de contenido y efecto del trabajo. evaluación, pero en Hay muchas similitudes en los sistemas de gestión. Existe un cierto atraso en el sistema de gestión de archivos de las instituciones públicas, que se debe fundamentalmente al atraso en los conceptos de gestión. Sin mejorar el pensamiento de los cuadros dirigentes, será difícil mejorar el nivel de gestión de toda la unidad y mantenerse al día con los nuevos cambios de los tiempos. Por lo tanto, para mejorar y optimizar la gestión de archivos de las instituciones públicas, es necesario innovar las ideas de gestión de arriba a abajo, aprender de algunos conceptos de los sistemas de gestión empresarial modernos, integrarse orgánicamente en la gestión de archivos, establecer un mecanismo moderno de gestión de archivos y mejorar. calidad operativa.
2. Innovar la gestión del sistema y fortalecer la implementación de leyes y regulaciones y la evaluación del sistema.
La implementación efectiva de diversos sistemas de gestión es la base para garantizar el desarrollo de alta calidad del trabajo de archivos. Por un lado, se debe avanzar en el sistema implementado. Las instituciones públicas deben ordenar, eliminar y optimizar los distintos sistemas de la unidad, y mejorar el antiguo y rígido sistema de gestión, especialmente el sistema de gestión de archivos, que está relacionado con cada trabajo específico. y requiere que el sistema esté estrechamente integrado con el trabajo real, por otro lado, la implementación del sistema debe ser científica y estable, y no se puede pescar durante tres días y secar la red durante dos días; A nivel institucional, la implementación de archivos electrónicos aún carece de suficiente apoyo institucional. Al conservar algunos datos originales, algunos documentos y sistemas dentro de la unidad se guardan y clasifican con mayor frecuencia en forma de archivos electrónicos. Los archivos electrónicos se han convertido en una tendencia generalizada, pero a nivel institucional la gestión de los archivos electrónicos aún carece de optimización. Qué materiales solo se pueden guardar como archivos electrónicos y qué materiales en papel deben guardarse al mismo tiempo deben clasificarse e implementarse estrictamente. Además, cómo garantizar la seguridad y autenticidad de los archivos electrónicos es también un desafío importante al que se enfrenta el sistema de gestión de archivos de las instituciones públicas. Para resolver estos problemas e implementarlos estrictamente, debemos fortalecer la supervisión y la evaluación para garantizar que no haya lagunas en el trabajo de los archivos.
En tercer lugar, innovar en los métodos de gestión para lograr la popularización de los archivos digitales.
La optimización de la gestión de archivos también debe considerar el nivel de implementación específico y mejorar la recopilación y recopilación de archivos mediante el uso. de modernos equipos de gestión y tecnologías de la información. Niveles de acceso y gestión. Las instituciones públicas deben fortalecer la construcción de informatización interna, establecer métodos de trabajo básicos para el archivo oportuno de archivos importantes, el archivo regular de archivos ordinarios y la extracción activa de archivos históricos, promover la mejora continua de la gestión de archivos y enriquecer la riqueza de los archivos de las instituciones públicas. Tomando como ejemplo la forma de almacenamiento de archivos, los archivos en papel son el medio tradicional, pero los archivos digitales son actualmente el medio principal. Cómo equilibrar la relación entre ambos y garantizar la complementariedad y la seguridad es una cuestión importante que debe resolverse en la gestión de archivos. Inevitablemente se producirán muchas desviaciones en el trabajo real. Algunos materiales no se procesan satisfactoriamente e incluso una gran cantidad de materiales se archivan repetidamente, lo que dificulta el acceso a materiales individuales. Por lo tanto, es de gran importancia elevar el nivel de gestión de los archivos digitales a un nivel estratégico y llegar a ser tan importantes como los archivos en papel.
El cuarto es innovar el mecanismo de formación de talentos y fortalecer la formación profesional en gestión de archivos.
Para lograr una optimización eficaz de la gestión de archivos en las instituciones públicas no se puede dejar de lado la formación del personal de gestión de archivos. Las instituciones públicas deberían fortalecer la formación de los profesionales de la gestión de archivos y mejorar las habilidades y el profesionalismo en la gestión de archivos mediante una formación regular o irregular para que puedan dominar y utilizar con eficacia los métodos de gestión de archivos tradicionales y modernos. Al mismo tiempo, también debería prestarse atención a mejorar la calidad del personal de gestión de archivos. Puede probar el sistema de rotación de empleados, que brinda a los empleados la oportunidad de recibir capacitación, mejora sus conocimientos y habilidades en la gestión de archivos y les permite aclarar sus responsabilidades, promoviendo así el desarrollo científico y fluido del trabajo de gestión de archivos.
5. Innovar el sistema de gestión del sistema de información de gestión de archivos.
Para garantizar la construcción normal de la informatización de la gestión de archivos en las instituciones públicas, es inseparable del fuerte soporte de equipos de software y hardware. Las instituciones públicas deben, sobre la base de integrar plenamente la situación actual de la gestión de archivos, hacer un buen trabajo en la configuración y actualización de la infraestructura de software y hardware prevista para ser utilizada por la unidad, a fin de reducir el impacto adverso en la construcción de información. En los últimos años, con la mejora de la construcción de información de gestión de archivos, las instituciones públicas han prestado gradualmente atención a los riesgos de la gestión de archivos y han tomado medidas efectivas para fortalecer la gestión de seguridad de la información de archivos y minimizar el desperdicio excesivo de costos causado por errores técnicos.
El modelo más ideal para promover la informatización de la gestión de archivos es llevar a cabo una gestión unificada de la información de los archivos y establecer un determinado sistema de descentralización basado en esta gestión unificada. Para fortalecer el nivel de informatización de la gestión de archivos, debería crearse un grupo asesor profesional de expertos. Estos expertos pueden discutir y negociar juntos. Después del debate, pueden proponer objetivos de desarrollo a largo plazo para fortalecer la gestión de archivos, formular normas y planes pertinentes, ampliar continuamente la escala de inversión, aumentar el nivel presupuestario, resolver problemas importantes lo antes posible y establecer ciertas garantías institucionales para mejorar. el nivel de toma de decisiones en la gestión de archivos.