Cómo redactar un plan de dotación de personal, puestos y puestos
1. El significado de puestos y cuotas de personal
(1) El significado básico de puestos y cuotas de personal
Los puestos fijos y el personal se refieren a la situación donde se determina la estructura organizacional de la empresa. A continuación, se realiza el proceso de determinación de la configuración de puestos y el número de personal en cada puesto mediante métodos científicos.
En el trabajo real, todavía existe un término general para "tres definiciones", pero el contenido específico de las tres definiciones varía según la situación. Por ejemplo, en la reforma institucional del gobierno central de 65438 a 0998, las "tres determinaciones" son para estipular instituciones, funciones y dotación de personal; en las empresas, las "tres determinaciones" generalmente incluyen puestos, personal y personal; también el título de gestión dual, que se refiere a Lo más importante es la gestión de cuotas laborales y la gestión de cuotas. El propósito de publicar estos conceptos relacionados aquí es que estos conceptos tienen un cierto grado de ambigüedad, y la dirección específica para determinar puestos y personal debe determinarse en función de las circunstancias específicas del trabajo real.
(B) Naturaleza de los puestos y el personal
Una vez determinada la estructura organizacional, la cuestión principal es cómo lograr una operación eficiente de los procesos comerciales y el cumplimiento efectivo de las responsabilidades del departamento. del trabajo es la clave para lograrlo. Un enfoque básico para un objetivo. Por lo tanto, desde la perspectiva de la división del trabajo, la fijación de puestos de trabajo consiste en fijar una serie de tareas con responsabilidades y procesos iguales o similares dentro de un departamento por parte de una persona o un grupo de personas. La esencia de la creación de empleo es la división del trabajo, y el número de empleados persigue mejorar la eficiencia y reducir los costos en base a la división del trabajo. Por tanto, una publicación es una colección de tareas relacionadas.
El problema de la fabricación de alfileres descrito por Adam Smith en su inmortal obra "La riqueza de las naciones" demuestra vívidamente la relación entre la división del trabajo y los puestos fijos: si cada trabajador completa las tareas de tirar, enderezar, cortar y moler, todo el proceso de fabricación de agujas, entonces cada trabajador puede fabricar hasta 20 agujas por día. Si todo el proceso se divide en varios procesos y cada trabajador completa un proceso, la producción diaria por persona aumentará en 4.800. La asignación de puesto consiste en descomponer un todo en varias partes de acuerdo con el principio de especialización y luego fusionar tareas de naturaleza igual o similar en un solo puesto.
Cada grupo de tareas iguales o similares constituye un puesto, pero la cantidad total de trabajo en un grupo de puestos diferentes puede ser diferente. Es posible que algunos grupos de tareas requieran que varias personas los completen y es posible que algunos grupos de tareas no puedan satisfacer la carga de trabajo de una persona cada día laborable. Más importante aún, la relación proporcional entre las diversas tareas debe estar razonablemente coordinada. En este momento surgen problemas de personal. La dotación de personal consiste en asignar el personal correspondiente a cada puesto y mantener la coordinación del progreso del trabajo entre cada puesto.
Se puede observar que el concepto de puestos fijos y personal fijo es un concepto relativo. Los puestos y las cuotas de personal deben diseñarse de acuerdo con la situación real de la empresa (incluidos los procesos comerciales, las condiciones técnicas, la calidad de los empleados, etc.). ). Precisamente por esta razón, no existe un modelo absoluto para fijar puestos y dotación de personal en el mundo, especialmente la cuestión de fijar puestos y dotación de personal para los directivos, por lo que la fijación de puestos y dotación de personal se ha convertido en un problema universal.
(3) El proceso de creación de empleo y desarrollo de talentos en las empresas de mi país
En la etapa de economía planificada, la tarea de determinar los puestos y el personal de las empresas está estipulada por la administración nacional. órdenes. Durante este período, estudié principalmente el método de cuotas laborales en la gestión de la producción en la antigua Unión Soviética. En general, varias industrias han establecido agencias de gestión de cuotas laborales, y las empresas también han establecido departamentos o puestos especiales de gestión de cuotas para revisar periódicamente las cuotas laborales y el personal, sentando una buena base para que las empresas determinen puestos y personal. Sin embargo, también hubo muchos problemas durante este período, las principales manifestaciones son: tiene un fuerte color administrativo, enfatizando los puestos y cuotas del personal de producción de primera línea mientras ignora los puestos y cuotas de los puestos directivos. Características específicas de las diferentes empresas en la administración.
Durante mucho tiempo después de la reforma y la apertura, el enfoque de la reforma empresarial fue la apertura y el fortalecimiento, mientras que el trabajo de fijación de puestos y personal quedó en suspenso. A excepción de las grandes industrias como la petrolera y la eléctrica, la mayoría de las empresas incluso han perdido su base laboral y sus resultados originales. El papel de la dirección en las empresas es cada vez más destacado, pero el número de puestos y de personal en puestos directivos todavía se encuentra en un nivel relativamente rudimentario en muchas empresas, especialmente en un gran número de industrias y empresas emergentes.
2. Factores que influyen y principios en la creación de empleo
La esencia de la creación de empleo reside en la división del trabajo.
Por lo tanto, después de determinar la estructura organizativa, es un principio básico para las empresas establecer puestos por debajo del nivel de departamento, es decir, fusionar las responsabilidades del departamento y las mismas o similares tareas en el proceso empresarial en un solo puesto. Se puede observar que la fijación de puestos se basa principalmente en los métodos de toma de decisiones de la experiencia profesional.
Al crear puestos, se deben considerar los siguientes factores y principios de influencia:
(1) Principales factores de influencia
1. realización del proceso de valor empresarial. En términos sencillos, los procesos de negocio son la forma en que una empresa "hace las cosas". En diferentes empresas, las responsabilidades de un departamento son las mismas (es decir, las mismas cosas), pero debido a diferencias en los procesos (es decir, la forma de hacer las cosas), la configuración del trabajo puede ser diferente.
Por ejemplo, el proceso comercial original del departamento de servicio posventa de una empresa es que los recepcionistas del servicio posventa responden a las llamadas de reparación de los clientes y clasifican y pasan la información a los técnicos. Los grandes clientes estaban insatisfechos debido a los retrasos en la entrega de información. Posteriormente, la empresa clasificó a los clientes según la escala y los grandes clientes pudieron contactar directamente a los técnicos del servicio posventa para brindarles servicios técnicos lo antes posible. Los cambios en los procesos de trabajo afectan directamente al entorno laboral del departamento de servicio postventa.
También es una buena oportunidad para reexaminar los procesos de negocio. Cuando las empresas reexaminan sus puestos, deben optimizar los procesos de negocio.
2. Nivel técnico. El nivel técnico es un factor importante en la fijación de puestos de trabajo. Por ejemplo, al abordar un avión en el aeropuerto, el método de manejo manual original requiere una gran cantidad de personal de manejo, a medida que el aeropuerto adopte equipos de facturación de autoservicio, este tipo de trabajo disminuirá gradualmente;
La tecnología se refleja en el desarrollo del trabajo manual a la automatización en los puestos de producción, y en los puestos directivos se refleja en la continua aparición de nuevos métodos y herramientas de gestión. Por ejemplo, el surgimiento de departamentos de marketing y departamentos de recursos humanos depende del desarrollo y mejora de la teoría del marketing y la teoría de los recursos humanos.
3. Necesidades del cliente. Las necesidades del cliente tienen un impacto en la configuración del trabajo. Por ejemplo, los bancos han lanzado varios productos de servicios financieros y muchos clientes se encuentran perdidos a la hora de gestionar los negocios, lo que también aumenta el tiempo que les lleva a los clientes realizar los negocios. Por lo tanto, los bancos establecen administradores de lobby en el lobby para responder diversas preguntas de los clientes, lo que no solo facilita a los clientes, expande el negocio, sino que también mejora la eficiencia del procesamiento comercial.
Especialmente para la industria terciaria, la respuesta rápida a las necesidades de los clientes se ha convertido cada vez más en un factor importante en el entorno laboral corporativo.
4. Capacidades de los empleados. Idealmente, los entornos laborales solo consideran situaciones estandarizadas, es decir, cómo optimizar la eficiencia. Sin embargo, algunos entornos laborales bajo esta idea solo pueden ser calificados por "superhumanos", por lo que el nivel de capacidad de los empleados debe considerarse en los entornos laborales. La idea aquí no es adaptarse a la capacidad del empleado, sino considerar lo que la realidad podría satisfacer.
5. Presión de costes. Los enfoques de las grandes empresas y las pequeñas empresas son obviamente diferentes, porque la ventaja de costos es la ventaja competitiva de las pequeñas empresas, y las pequeñas empresas no pueden permitirse los altos costos operativos de las grandes empresas. Algunos expertos en gestión de recursos humanos señalaron que el costo laboral es el costo más directamente controlable, por lo que este costo afectará inevitablemente la configuración del puesto.
6. Qué hacen los competidores. Es decir, cuál es el entorno laboral del competidor, que es el llamado método extremo, y la experiencia del entorno laboral del competidor es un maestro ya preparado.
(2) Principios básicos para la creación de puestos
1. Configurar publicaciones cuando sea necesario. La relación entre los puestos y las personas debe establecerse y configurarse. Los ajustes de los puestos deben establecerse de acuerdo con el alcance de las responsabilidades de cada departamento de la empresa y no se pueden revertir. Muchas empresas también tienen el fenómeno de nombrar personas para puestos, y nombrar personas para puestos no carece de mérito. Sin embargo, nombrar personas para puestos sólo puede ser un acuerdo táctico hecho para un pequeño número de talentos de alto nivel o empresas estatales para reducir la resistencia a la reforma, y no es una situación general.
2. Principio de cooperación. La fijación de puestos enfatiza la división profesional del trabajo, pero la coordinación efectiva entre puestos también es particularmente importante. Por lo tanto, una integración efectiva basada en la división del trabajo puede aclarar las responsabilidades de cada puesto, sincronizar la coordinación de arriba hacia abajo, de izquierda a derecha y maximizar la eficiencia empresarial.
3. Principio de plantilla mínima. Es necesario no sólo ahorrar al máximo los costos laborales, sino también acortar el tiempo de transmisión de información entre posiciones tanto como sea posible, reducir el efecto de atenuación en la transmisión de información y mejorar la efectividad de combate de la organización y la competitividad del mercado.
4. Principio de orientación al cliente. Crear valor para los clientes es la base de la existencia de una empresa, por lo que la configuración del trabajo debe considerar las cuestiones desde la perspectiva del cliente. Los clientes aquí incluyen no sólo clientes externos, sino también clientes internos.
5. Principios de seguimiento. En una empresa, algunos puestos tienen relaciones de supervisión, como los de contabilidad y cajeros en finanzas, que deben establecerse por separado.
6. Principios generales.
La configuración de la posición debe basarse en circunstancias normales, no en circunstancias especiales.
(3) Nuevas tendencias en la creación de empleo
Con el desarrollo del entorno externo y las prácticas de gestión de las empresas, han surgido algunas nuevas tendencias en la creación de empleo:
1. Ampliación posterior. La división especializada del trabajo hace que los empleados sean muy específicos y mejora la eficiencia laboral, pero también puede hacer que los empleados se sientan monótonos y aburridos con el trabajo. Al mismo tiempo, un alto grado de especialización no favorece la comunicación de información entre puestos y puede fácilmente hacerlo. conducen a una falta de vitalidad e inhiben la innovación. Por lo tanto, muchas empresas amplían adecuadamente el alcance del trabajo laboral al designar puestos, evitando así los problemas anteriores.
2. Trabajo en equipo. Las empresas están adoptando cada vez más modelos de trabajo en equipo, como equipos de I+D, equipos de planificación de marketing y otros equipos que enfatizan la creatividad. En el trabajo en equipo, sólo existe una división aproximada del trabajo y no hay límites laborales absolutos. Los miembros del equipo enfatizan su papel en el equipo y se desempeñan en función de su capacidad más que de su posición. Si enfatiza su posición en el equipo, destruirá la atmósfera de trabajo del equipo e inhibirá las ventajas del equipo.
3. Configuración de posición flexible. Alguien ha propuesto un método de establecimiento de puestos de trabajo basado en competencias. Sus características principales son: los objetivos y responsabilidades del trabajo son vagos y los empleados no tienen que ceñirse al alcance de las responsabilidades del trabajo, lo que favorece el aprovechamiento pleno de las ventajas personales, de modo que las empresas. tener la flexibilidad para responder a los cambios del mercado. Esta forma es particularmente prominente en la industria terciaria, porque la industria terciaria depende en gran medida de las personas y la capacidad y el entusiasmo de los empleados tienen un gran impacto en las tareas laborales.
Las anteriores son algunas tendencias nuevas en la creación de empleo bajo nuevas condiciones económicas. Sin embargo, en China, un país dominado por la industria manufacturera y la industria terciaria subdesarrollada, estas tendencias no son actualmente dominantes y son lo que se están formando; sobre la base de una división profesional estandarizada de las posiciones del trabajo no se trata de la negación de la división del trabajo, sino del desarrollo de la división del trabajo.
3. Pasos básicos de trabajo y métodos de dotación de personal
La cuota es una combinación de procedimientos de juego abiertos y transparentes y métodos de investigación científicos y razonables.
Porque no existe ninguna herramienta o método que pueda medir de manera completamente cuantitativa la cantidad de trabajo en una posición como la de un gobernante. Incluso si la investigación del tiempo y la investigación de la acción de Taylor son más efectivas para el trabajo físico, no están exentas de suspiros. para el trabajo mental. Además, actualmente a muchas empresas les resulta difícil separar completamente el trabajo físico del trabajo mental. En otras palabras, la dotación de personal no puede ser “absolutamente objetiva”. Debido a las diferencias en posiciones e intereses entre los gerentes, deben existir factores subjetivos en la dotación de personal. En este sentido, un programa de juego abierto y transparente es incluso más importante que un enfoque de herramienta.
(1) Dos formas diferentes de asignación de personal empresarial
Una es un resumen paso a paso de abajo hacia arriba y la otra es un resumen paso a paso de arriba hacia abajo descomposición. Según la experiencia general, el enfoque ascendente tiende a exagerar la plantilla debido a la falta de restricciones de escala general y, en última instancia, requiere que la alta dirección de la empresa reduzca considerablemente la plantilla. Por lo tanto, el enfoque de arriba hacia abajo determina el tamaño total de la empresa desde el principio y lo desglosa uno por uno, enfatizando las limitaciones generales del tamaño total de la empresa y el tamaño total del departamento en la dotación de personal del puesto. para que cada departamento determine conscientemente la dotación de personal a un nivel razonable.
Al mismo tiempo, cualquier empresa tiene un problema que limita el tamaño total de su personal. El límite es la proporción de los costos laborales determinados por el punto de equilibrio de la empresa con respecto a las ventas totales de la empresa.
(2) Pasos para determinar la cantidad de personal
1. Determinar el tamaño total del personal comercial de primera línea.
El personal empresarial presta servicios o fabrica productos directamente a los clientes, por lo que pueden obtenerse directamente en función de factores cuantitativos como la escala operativa o la producción de la empresa. Los métodos específicos son los siguientes:
(1) Asignar personal según el equipo. Para las empresas de producción, cada equipo tiene una cuota de atención nominal o una posición operativa. Por ejemplo, el número de trabajadores textiles en una empresa textil se determina en función del nivel de las cuotas de cuidado de las máquinas textiles. El método de cálculo es el siguiente: Cuota de puesto = número de equipos (equipos)/cuota de enfermería (equipos/persona).
Otras empresas de producción pueden determinar la cantidad de personal de producción en función de los puestos determinados durante el diseño de la línea de producción. Por ejemplo, cierto tipo de máquina de impresión en huecograbado en una imprenta tiene una cuota de personal nominal de 3, lo que significa que 3 personas deben operar la máquina. Esta es en realidad una de las cuotas de almacenamiento.
(2) Para las empresas de servicios, existe una relación proporcional relativamente estable entre el personal de producción y los objetos de servicio. Tomando como ejemplo una empresa de catering, existe una determinada relación entre el número de comensales y el personal de servicio, y el tamaño del personal de servicio se puede calcular en función de esta relación.
(3)Basado en la eficiencia laboral. Con base en la producción total de diseño de la empresa y la eficiencia laboral general per cápita, se puede calcular el número total de personal de producción.
Por ejemplo, bajo un cierto nivel de automatización, existe un indicador de la producción de carbón per cápita de una empresa minera de carbón.
(4)Basado en el coste laboral. Alternativamente, el número de empleados se puede fijar en función de los costos laborales. Por ejemplo, la empresa minera de carbón mencionada anteriormente puede utilizar el contenido del costo laboral de un millón de toneladas de carbón para calcular el número total de personal de producción.
En general, las cuotas de posición de producción son las más fáciles de calcular cuantitativamente y las más fáciles de llegar a un acuerdo. Utilizando el método anterior, se pueden calcular directamente los estándares de cuota para el personal de producción en diferentes puestos.
2. Determinar el tamaño total del personal directivo.
Existe una cierta relación proporcional entre el personal directivo y los puestos de producción, que generalmente varía de una industria a otra. En términos generales, cuanto más intensiva en mano de obra es la proporción de gerentes, menor es la proporción de gerentes, mientras que cuanto más intensiva en capital e inteligencia es la proporción de gerentes, mayor es la proporción. Cada industria tiene un rango de proporción adecuado y las empresas pueden determinar razonablemente la proporción haciendo referencia a las empresas de referencia de la industria, los niveles promedio y sus propias circunstancias.
Los gobiernos y las organizaciones comerciales de los países desarrollados occidentales generalmente publican relaciones proporcionales relevantes de forma regular, pero nuestro país no cuenta con un mecanismo correspondiente. La siguiente tabla muestra las estadísticas de puestos y salarios de la industria bancaria de 2001 publicadas por el Departamento de Trabajo de EE. UU.:
3. Asigne razonablemente a los gerentes en cada departamento funcional de acuerdo con la configuración de puestos del departamento.
Una vez determinado el número total de personal administrativo, el número total se asignará a varios departamentos de acuerdo con la configuración del departamento determinada por la estructura organizacional. Recursos Humanos puede proponer un borrador de discusión en nombre del Grupo de Trabajo de Personal Corporativo. Los principios de asignación son los siguientes:
Para el departamento de recursos humanos, se puede determinar de acuerdo con una cierta proporción del número de empleados;
Para el departamento financiero, la carga de trabajo financiera determinado por el volumen de negocio de la empresa se puede considerar principalmente;
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Para el departamento de ventas, el modelo de gestión del área de ventas se puede determinar de acuerdo con el modelo de ventas de la empresa;
Para el departamento administrativo, se puede determinar según una cierta proporción del número de empleados;
Entre ellos, el departamento de I+D es especial y tiene cierto grado de independencia, que depende principalmente de la I+D de la empresa. estrategia e inversión en I+D.
Al mismo tiempo, cada departamento debe prestar atención a mantener una proporción de personal razonable.
4. Seleccionar expertos en dotación de personal, establecer un comité de dotación de personal y ajustar adecuadamente la dotación de personal total del departamento mediante el método Delphi.
Los expertos en dotación de personal están compuestos por ejecutivos de la empresa, directores de departamento y expertos externos de la industria.
Presentar el proceso de cálculo anterior y los resultados en forma de una lista concisa a los expertos internos para que puedan realizar los ajustes consecutivos adecuados en función de sus opiniones personales e indicar los motivos de los ajustes posteriores; Al recopilar las opiniones, el Departamento de Recursos Humanos las procesará de manera integral y luego las enviará a los expertos para una segunda ronda de solicitud de opiniones. Dependiendo del grado de acuerdo, se puede organizar un foro cara a cara después de dos rondas, donde los expertos pueden expresar abiertamente sus opiniones y negociar.
Finalmente podemos obtener el número total de personas de cada departamento que han llegado a un acuerdo. Al aprobar el número total de empleados, se deben tener en cuenta los factores de asistencia y se debe dejar un espacio razonable para las licencias personales y por enfermedad normales de los empleados. La asistencia se puede determinar consultando los datos históricos de la empresa.
5. Cada departamento desglosará las cuotas de trabajo según la configuración del trabajo.
El proceso de descomposición capa por capa ha delineado un marco cada vez más claro para la dotación de personal interno de cada departamento funcional. De hecho, una vez determinada la plantilla del departamento, la dificultad de determinar la plantilla del puesto se reduce considerablemente. Los métodos específicos son los siguientes:
(1) Método de análisis de procesos: Determinar la dotación de personal para cada puesto en función de la carga de trabajo total de los procesos incluidos en el puesto.
(2) Método de análisis de responsabilidad: determine la cuota de trabajo en función del número de responsabilidades laborales.
De hecho, estos dos métodos son métodos de análisis subjetivo, pero bajo la premisa de determinar la dotación de personal del departamento, los jefes de cada departamento son totalmente capaces de determinar razonablemente la dotación de personal del puesto en función de dos factores: proceso y responsabilidades. La razón por la que los jefes de departamento no están dispuestos a determinar razonablemente el número de empleados es que no hay límite en el número total de empleados del departamento, existe una mentalidad de juego para aumentar el número de empleados del departamento y no existe una motivación de autodisciplina para reducir los costos a nivel departamental, lo cual se discutirá a continuación.
6. Finalizar personal.
Al descomponer la dotación de personal del departamento, puede haber problemas con el número irrazonable de personal aprobado y es necesario volver a aprobar la dotación total del departamento. También hay un análisis general de los resultados desglosados en puestos; y determinación final.
En este punto, todo el proceso de dotación de personal está básicamente completado.
(3) Precauciones sobre la dotación de personal
1. Acumular continuamente datos sobre la dotación de personal para brindar apoyo a la dotación de personal.
Los datos industriales y los datos históricos de una empresa son la base más poderosa para la dotación de personal empresarial, pero muchas empresas carecen de una acumulación sistemática de datos, lo que plantea ciertos obstáculos para el trabajo de dotación de personal. El departamento de recursos humanos debe prestar especial atención a la recopilación y acumulación de datos históricos relevantes y datos de la industria para brindar apoyo a la evaluación de la dotación de personal de la empresa.
2. Comprender correctamente el significado de las cuotas y esforzarse por obtener la atención y el apoyo de los directivos de la empresa.
Hoy en día, cuando los costos se han convertido en la línea de vida o muerte para las empresas, las cuotas son cada vez más importantes. Debemos entender la importancia de las cuotas desde la perspectiva de la competitividad empresarial. Por tanto, la atención y apoyo de la alta dirección de la empresa es un factor indispensable para el éxito del cupo.
3. Adoptar un proceso de toma de decisiones abierto y transparente que permita a todos los departamentos expresar plenamente sus opiniones.
El departamento de recursos humanos a menudo se convierte en blanco de críticas públicas en términos de dotación de personal en las empresas, y varios departamentos lo consideran un machete para reducir la dotación de personal. Una razón es que no hay oportunidad de expresar opiniones a los departamentos relevantes durante el proceso de dotación de personal, lo que les hace aceptar pasivamente los resultados de la dotación de personal. El departamento de recursos humanos debe fortalecer la apertura y transparencia de los procedimientos de contratación de personal, permitir que todos los departamentos participen activamente en la contratación de personal, expresen plenamente sus opiniones y conviertan la toma de decisiones de caja negra en un juego abierto.
4. A través del diseño de normas, todos los departamentos tienen la facultad de autorregularse.
Dependerse de restricciones externas sólo puede comprimir y restringir la velocidad de expansión de la dotación de personal, pero no puede realmente mantener un nivel de dotación de personal razonable. Esto se debe a que los departamentos carecen de motivación para la autodisciplina. Al dividir las unidades contables o realizar una contabilidad independiente simulada, hacer de cada departamento una entidad autorreguladora en la forma es una forma eficaz de formar un mecanismo benigno de dotación de personal.
Por ejemplo, si el departamento de ventas implementa una contabilidad independiente simulada, paga los gastos de ventas y una proporción adecuada de las comisiones de ventas y controla el número de empleados internamente, puede controlar eficazmente a sus empleados. Para los departamentos que son difíciles de lograr una contabilidad independiente, como el departamento de recursos humanos, también debemos partir de la relación restrictiva entre el crecimiento del personal y la tasa de crecimiento salarial, para que tengan la motivación para determinar razonablemente la dotación de personal, es decir, si el aumentos de personal, la tasa de crecimiento salarial anual debe reducirse relativamente, o solo puede ser la misma que el año pasado, a menos que el número de empleados aumente naturalmente durante la etapa de expansión de la empresa.
5.Comprender correctamente el papel de los estándares cuantitativos y de la experiencia subjetiva.
Es absolutamente imposible cuantificar completamente la dotación de personal. La experiencia subjetiva juega un papel importante. No creas ciegamente en que la cuantificación excesiva puede ser perjudicial. El uso de procedimientos razonables como el método Delphi para expresar abiertamente la experiencia subjetiva no afectará la objetividad, pero favorecerá la determinación razonable de la dotación de personal. La clave es la publicidad.
6. La dotación de personal es un proceso de ajuste continuo.
El entorno cambia constantemente y la configuración del personal de la empresa se ajusta inevitablemente constantemente. Por lo tanto, no existe un estándar único de dotación de personal. El departamento de recursos humanos debe hacer un buen trabajo en dotación de personal y mantenimiento, detectar problemas oportunamente y realizar ajustes oportunos de acuerdo a las condiciones de la empresa.
Este es un problema común en varias organizaciones alrededor del mundo. No existe un modelo fijo ni un estándar unificado, sólo lo aplicable es lo mejor. Por lo tanto, cómo determinar los puestos y el personal es un tema de constante discusión.
Definir puestos y dotación de personal es una tarea básica en la gestión de puestos de trabajo empresarial. Implica la implementación de objetivos comerciales corporativos y la adecuación de las capacidades y el número de empleados, lo que afecta la reducción de los costos operativos corporativos y la mejora de la eficiencia. En la era de la economía planificada de China, los empleos y las cuotas estaban a cargo de los departamentos estatales pertinentes. A medida que la competencia en el mercado se vuelve cada vez más feroz, los puestos fijos y la dotación de personal se han convertido en una parte importante de la propia gestión de una empresa. Entonces, ¿cuál es la connotación de puestos fijos y personal fijo en el nuevo entorno económico? ¿Qué tipo de puestos y dotación de personal necesita la empresa? ¿Cuáles son las formas básicas de creación de empleo y dotación de personal?
1. La base básica para el establecimiento de puestos y personal es la estrategia de desarrollo y los objetivos comerciales de la empresa.
¿Cuál es la base básica para que una empresa determine puestos y personal? Esto no está muy claro en muchas empresas, si solicitas despidos o cambios de personal en uno o más departamentos basándose en tus propios sentimientos o impresiones, a menudo encontrarás una gran resistencia.
De hecho, la base básica para la asignación de puestos y personal es la propia estrategia de desarrollo o los objetivos comerciales de la empresa. Los objetivos estratégicos que una empresa quiere lograr en un período específico forman el centro de todo el trabajo de la empresa, incluidos los puestos y la dotación de personal. Si los objetivos estratégicos de la empresa no están claros o no existen en absoluto, todo el trabajo de la empresa perderá dirección y base, incluida la fijación de puestos y personal.
Esto parece una verdad muy simple, pero en el trabajo real a menudo nos encontramos con situaciones similares: los objetivos comerciales de la empresa no están claros o son claros pero no científicos. En este caso, es imposible determinar los puestos y el personal. De mala gana, no resulta convincente.
El propósito de la asignación de puestos y personal es lograr una adecuación razonable de "personas, puestos y materiales", a fin de lograr el objetivo de que "las personas hagan el mejor uso de sus talentos". Lo más importante aquí es determinar primero qué "cosas" debe hacer la empresa. Una vez que tienes un objetivo laboral, necesitas los puestos y personas correspondientes para realizarlo. Por supuesto, la determinación de los objetivos estratégicos de una empresa, es decir, las "cosas" no es una cuestión sencilla, debe implicar una serie de factores internos y externos de la empresa, como el entorno económico, la competencia en el mercado, los cambios tecnológicos, necesidades del cliente, etcétera. Comprender los objetivos estratégicos de una empresa es un requisito previo para el desarrollo empresarial.
2. La base específica para la constitución de puestos y personal es el proceso de trabajo.
Una vez claros los objetivos estratégicos, no significa que la designación de puestos y personal pueda realizarse de forma automática. El diseño específico de puestos y dotación de personal requiere en primer lugar aclarar los procesos de trabajo. Antes hablamos de la combinación de "personas, posiciones y cosas", de las cuales las "cosas" son la base. Pero puede haber muchos procesos haciendo lo mismo. Diferentes flujos de trabajo conducen inevitablemente a diferentes entornos de trabajo. El proceso optimizado puede proporcionar la configuración de trabajo más eficaz, mientras que el proceso antiguo puede conducir fácilmente a una baja eficiencia del trabajo. Por lo tanto, un requisito previo para determinar puestos y personal es la "optimización de procesos".
Cuando se trata de optimización de procesos, es fácil pensar que es una tarea complicada. De hecho, el proceso es solo el método y el proceso para completar el objetivo de la tarea. El método de optimización y el grado que puede adoptar también pueden variar según la complejidad del objetivo. La reingeniería de procesos implica el cambio general de la empresa, que es un tipo de optimización. Los pequeños cambios en los procesos locales también son un tipo de optimización. Siempre que el nuevo proceso pueda hacer que el resultado sea mayor que el resultado, es un proceso de valor agregado y un proceso de optimización. Identificamos los eslabones clave en el proceso de optimización, los configuramos como puestos, les asignamos responsabilidades y asignamos un número correspondiente de empleados de acuerdo con la carga de trabajo de ese eslabón, de modo que podamos lograr asignaciones de trabajo y personal científicas y razonables.
3. La determinación de puestos y personal debe comenzar con el personal empresarial.
Hay muchos puestos de trabajo en las empresas, especialmente en las grandes empresas con procesos de producción (o servicios) complejos. ¿Cómo configurar puestos y personal para muchos puestos? De hecho, entre estos puestos, los más importantes son aquellos que participan directamente en el negocio, que es la parte central de la supervivencia y el desarrollo de la empresa. Primero debemos aclarar estas posiciones centrales. En segundo lugar, varios puestos en una empresa tienen ciertas relaciones proporcionales, y estas relaciones proporcionales básicas deben captarse al establecer los puestos y el personal. La primera es la relación proporcional entre los departamentos comerciales directos e indirectos; la segunda es la relación proporcional entre los puestos en los departamentos de gestión directa e indirecta; la tercera es la relación proporcional entre los puestos directivos y todos los puestos; Si bien la determinación de los distintos puestos de operación indirecta debe basarse en sus respectivos procesos de trabajo optimizados, también se debe considerar la relación proporcional entre ellos y los puestos de operación directa. Estas relaciones proporcionales se forman gradualmente en muchas empresas en el proceso de gestión a largo plazo y son la acumulación de la optimización continua de los procesos de trabajo de todos. En algunos países desarrollados, los departamentos gubernamentales suelen compilar y publicar estadísticas sobre indicadores clave de diversas industrias, incluidas estadísticas sobre posiciones corporativas. Nuestra empresa también puede obtener estos datos como referencia. La tabla muestra estadísticas del Departamento de Trabajo de EE. UU. sobre datos laborales relacionados con la industria bancaria de EE. UU. en 2001.
4. Formas comunes de configuración de trabajos
Hay muchas formas para elegir en un diseño específico. En resumen, hay tres formas comunes: configuración de trabajos basada en tareas y basada en habilidades. entorno laboral y colocación laboral en equipo.
La configuración de posición basada en tareas se basa en las características del flujo de trabajo, descomponiendo objetivos de tarea claros capa por capa e implementándolos en una determinada forma de posición. La ventaja de este enfoque es que los objetivos laborales y las responsabilidades del puesto son simples, claros y fáciles de operar. El personal de servicio puede empezar a trabajar tras una sencilla formación. Al mismo tiempo, también es conveniente que los gerentes implementen supervisión y gestión, lo que logrará una mayor eficiencia en un cierto período de tiempo. De esta forma, la gestión laboral interna de la empresa adopta principalmente una estructura jerárquica detallada y de múltiples niveles, siempre que los empleados hayan trabajado en este puesto durante un cierto número de años y no hayan cometido errores importantes, pueden ser ascendidos y aumentar su salario. Sin embargo, la desventaja de este tipo de entorno laboral es que sólo considera los requisitos de las tareas y a menudo ignora las características personales de los empleados. Los empleados individuales a menudo se convierten en apéndices del puesto. Esta forma es muy destacada en la era de la gran industria mecanizada: los operadores repiten las mismas acciones día tras día junto a largas líneas de montaje. Con el tiempo, la motivación de los empleados suele caer en picado.
Además, dado que los objetivos de la tarea se pueden cuantificar, el establecimiento específico de esta posición también se puede calcular específicamente a través de indicadores cuantitativos como la productividad laboral per cápita (o beneficio per cápita).
La configuración laboral basada en competencias se basa en las características del proceso de trabajo y descompone objetivos laborales claros en puestos. Pero la diferencia es que los tipos de trabajo son complejos y las responsabilidades amplias, y los requisitos correspondientes para las capacidades laborales de los empleados también son relativamente completos. La ventaja de este tipo de entorno es que los objetivos laborales y las responsabilidades del puesto son relativamente vagos, por lo que los empleados no estarán limitados al alcance de las responsabilidades establecidas para un determinado puesto, de modo que haya espacio para utilizar sus fortalezas personales. y la empresa también tiene la flexibilidad para responder a los cambios del mercado. De esta forma, la gestión de puestos dentro de la empresa a menudo adopta una gestión de "banda ancha", es decir, los niveles entre puestos se vuelven cada vez más amplios. Actualmente, muchas empresas estadounidenses sólo tienen seis niveles de arriba a abajo y no existe una división clara de responsabilidades entre los puestos de cada nivel. Las tareas específicas que desempeña cada puesto en la empresa se ajustan completamente a los cambios del mercado. Debido a que es difícil que el desempeño personal de los empleados sea tan simple y claro como la configuración laboral basada en tareas, esta forma requerirá que se otorguen mayores responsabilidades a los gerentes directos, quienes tomarán decisiones, supervisarán y evaluarán a los subordinados. Pero, por otro lado, sus desventajas también pueden conducir a una mayor incertidumbre sobre los resultados laborales porque los empleados tienen una mayor flexibilidad. Al mismo tiempo, debido a los mayores requisitos de capacidad de los empleados, los costos laborales y los gastos de capacitación también aumentarán en consecuencia. Esta forma es obvia en la era en la que domina la industria terciaria: muchas industrias de la industria terciaria dependen en gran medida de las personas. En estas industrias, la capacidad y motivación de los empleados tienen un gran impacto en la realización de las tareas laborales, como finanzas, seguros, servicios de consultoría, venta minorista en supermercados, etc. Porque en esta industria de servicios, las tareas realizadas por puestos específicos a menudo requieren la finalización de un proceso, que es difícil de cuantificar. Esta forma de configuración de puestos a menudo no estipula una cantidad específica de personal, sino que está controlada por un determinado presupuesto de costos laborales.
La configuración de puestos de trabajo basada en equipos es una forma de configuración más personalizada y orientada al mercado. Se enfoca en brindar a los clientes valor agregado total (soluciones generales) y combina posiciones relevantes dentro de la empresa para formar un equipo de trabajo. Su característica más importante es su capacidad para responder rápidamente a los clientes y satisfacer sus diversos requisitos. Al mismo tiempo, puede superar el problema del autoaislamiento y la gestión independiente de varios departamentos y puestos dentro de la empresa. Para aquellos que están en el trabajo, trabajar en un equipo compuesto por personas con diversas habilidades y niveles no solo puede usar la fuerza colectiva para completar tareas fácilmente, sino también aprender mucho unos de otros y mantener un buen estado mental. Obviamente, esta es una forma ideal de configuración laboral. Sin embargo, esta forma requiere altas capacidades de gestión y coordinación dentro de la empresa; de lo contrario, fácilmente alterará la situación de guerra. En la actualidad, su aplicación no está lo suficientemente extendida y se utiliza principalmente en empresas "basadas en proyectos", como diseño de software, integración de sistemas, servicios de consultoría, servicios intermediarios, diseño de proyectos, construcción de ingeniería, etc. En esta forma de configuración laboral, el personal a menudo se determina en función de las características requeridas por los clientes. Los métodos de control presupuestario se utilizan a menudo para los costes laborales.
La confusión actual de muchas empresas es que cada departamento tiene menos gente, lo que se traduce en un número cada vez mayor de empleados y mayores costes laborales, pero la eficiencia de la empresa no ha mejorado. Por lo tanto, las empresas quieren encontrar formas de controlar eficazmente el número total de empleados. Las empresas suelen delegar esta tarea en su departamento de recursos humanos. Este tipo de control unilateral solo depende del departamento de recursos humanos, y otros departamentos carecen de autodisciplina y es difícil que sean efectivos. Lo que la empresa necesita es un mecanismo donde todos puedan ejercer la autodisciplina y el autocontrol en asuntos de personal, no sólo un conjunto de regulaciones rígidas sobre puestos y dotación de personal.
Finalmente, la fuerte limitación sobre los puestos y la dotación de personal es el coste laboral. La inversión en costes humanos de una empresa siempre está limitada a un determinado período de tiempo. Con una inversión limitada, las restricciones en cuanto a puestos y número de personas son evidentes. Lo que la gestión de recursos humanos debe hacer es cómo utilizar una inversión de capital limitada para obtener la mejor combinación de objetivos de tarea, puestos de trabajo y número de empleados dentro de un período de tiempo determinado.