Conferencia Informe sobre cómo fortalecer la gestión de archivos contables y seguridad de la información financiera
También deberás tener ciertas habilidades profesionales en gestión financiera y conocimientos de hardware informático. Formar personal de mantenimiento de alta calidad es un requisito previo para mantener archivos de información contable.
Por un lado, es necesario llevar a cabo educación y capacitación continua para el personal de gestión de archivos contables en el trabajo, y centrarse en fortalecer la capacitación en tecnologías de la información y nuevas tecnologías para el personal de gestión de archivos financieros de acuerdo con los principios de formación jerárquica, escalonada y basada en las necesidades empresariales, la aplicación de nuevos equipos y nuevos métodos, y mejorar su conciencia y habilidades en el dominio y uso de las tecnologías de la información y los medios de información;
Por otro. Por un lado, introducir conscientemente a los estudiantes con conocimientos de contabilidad, informática, archivos y gestión. Talento, cambiar gradualmente el status quo de una estructura profesional única de personal empresarial para adaptarse a las necesidades de la gestión de archivos de información.
En segundo lugar, la selección de los medios de almacenamiento del archivo de información.
Los archivos de información contable son principalmente archivos electrónicos, y la conservación de archivos electrónicos requiere el uso de ciertos medios de almacenamiento. Bajo la premisa de garantizar la estabilidad y seguridad de los datos almacenados, reduzca los costos de almacenamiento tanto como sea posible y elija medios más convenientes. En la actualidad, el almacenamiento de datos debería basarse principalmente en discos ópticos, porque los discos ópticos, como medios de almacenamiento óptico, tienen una gran capacidad de almacenamiento, que puede llegar incluso de 4 GB a 8 GB, y tienen las características de bajo costo, largo tiempo de almacenamiento y almacenamiento conveniente. y bajos requisitos medioambientales.
El tercero es el almacenamiento de diferentes versiones de software financiero. Debido a los cambios en las normas contables, los sistemas contables y la introducción de otras regulaciones económicas, las versiones del software financiero seguirán cambiando. Al almacenar archivos contables de diferentes versiones de software financiero, el software financiero correspondiente debe almacenarse juntos para evitar que los archivos contables se tomen prestados o algunos errores inesperados causados por las diferentes estructuras de datos contables en diferentes versiones de software financiero, afectando los archivos del sistema de información contable. Reutilizar.
El cuarto es la elección del software financiero. Al elegir un software financiero, no sólo debe tener en cuenta las funciones del software, sino también si la empresa de desarrollo de software tiene las calificaciones y capacidades para desarrollar software financiero. Además, también se debe prestar atención a la compatibilidad del software financiero una vez actualizado, si puede ser compatible con los datos financieros de la versión anterior y si puede consultar y explorar los archivos de información contable de la versión anterior. .
En quinto lugar, cuando utilice software existente para llamar archivos del sistema de información contable, preste atención a la diferencia entre el tiempo de funcionamiento y el período contable. Es decir, al consultar cuentas y utilizar el sistema de registro de cuentas, debe registrarse. la hora del sistema al llamar archivos históricos, modificar el año contable y el mes del período contable y consultar la base de datos histórica correspondiente. Esto puede garantizar que los seguimientos en el registro de operaciones sean significativos.
En sexto lugar está el equipamiento hardware en la gestión de archivos de información.
Con el continuo desarrollo y actualización del software y hardware de las computadoras, muchas computadoras con configuraciones anteriores no podrán ejecutar software nuevo y se enfrentarán a la eliminación.
Sin embargo, las computadoras nuevas no pueden ejecutar software antiguo y no pueden consultar archivos de información contable anteriores, lo que dificulta el trabajo de consulta.
Por lo tanto, se deben llevar registros cuando se reemplaza hardware y software de computadora, y deben coexistir el hardware eliminado y reemplazado y los documentos relacionados.
Archivos para que sea más fácil cuando necesites acceder a archivos anteriores.
Estandarizar la presentación de expedientes contables.
Al vincular comprobantes contables, el comprobante contable debe estar encuadernado en la cubierta, la línea de encuadernación debe estar sellada y el sello contable debe estar estampado en el sello. Los contenidos relevantes de la superficie de la cubierta deben completarse punto por punto.
Después de encuadernar, deben colocarse en la caja del archivo contable (vale) en orden mensual. El contenido de la caja del archivo debe completarse cuidadosamente artículo por artículo. Las cuentas deben cerrarse al final del año, las páginas en blanco deben eliminarse de los libros de contabilidad de hojas sueltas y las páginas con cuentas contables pero no deben conservarse ningún negocio. El "Catálogo" y el "Formulario de registro de uso del libro de cuentas" deben completarse en el orden de los números de página del libro de cuentas y encuadernarse junto con los libros de cuentas. Después de la encuadernación, se debe sellar la línea de encuadernación y el contador debe sellar el sello. Los ficheros contables transferidos a la organización de archivos de la unidad deberán conservarse, en principio, en los ficheros originales. Si hay casos individuales que necesitan ser desempaquetados y reorganizados, la agencia de archivos trabajará con la agencia de contabilidad y el personal de manejo para desempaquetarlos y reorganizarlos y aclarar responsabilidades.
Al finalizar el año, los estados contables deberán numerarse página por página, debiendo cumplimentarse el “Directorio de Archivos Contables” y el “Formulario de Elaboración de Contabilidad” respectivamente.
Estandarizar la custodia de los expedientes contables.
Para las unidades que han establecido una sala de archivos integrales, el departamento de contabilidad debe manejar los procedimientos pertinentes de acuerdo con los requisitos de la sala de archivos integrales y transferir los archivos contables a la sala de archivos integrales para su custodia. En el caso de las unidades que no han establecido una sala de archivos integral, el departamento de contabilidad debe mantener temporalmente adecuadamente los archivos contables, pero la persona a cargo debe ser responsable. Se deben equipar armarios especiales e instalaciones antirrobo, a prueba de fuego, a prueba de moho y de polillas. Para los contadores que han renunciado, sus archivos contables deben almacenarse en la sala de archivos integrales o en el departamento de contabilidad de la unidad y no se les permite almacenarlos por sí mismos. Para las unidades o departamentos que hayan terminado su actividad contable, sus archivos contables deberán almacenarse en la sala de archivos superior. Cualquier unidad o individuo que no haya entregado la propiedad debe pasar inmediatamente por los procedimientos de entrega.
Estandarizar la gestión de plazos y gestión de destrucción de expedientes contables.
El plazo de conservación de los ficheros contables de cada unidad deberá ajustarse estrictamente a lo establecido en las “Medidas de Gestión de los Ficheros Contables”. El período de conservación de los expedientes contables se calcula a partir del primer día después del final del año fiscal. El período de conservación de los expedientes contables se divide en dos categorías: permanente y regular. Los períodos de depósito fijo se dividen en 5 categorías: 3 años, 5 años, 10 años, 15 años y 25 años.
Cuando sea necesario destruir los archivos contables después de que expire el período de retención, el departamento de gestión de archivos contables de la unidad deberá proponer opiniones de destrucción después de una revisión estricta por parte de los departamentos de tasación y contabilidad, se preparará una lista de destrucción de los archivos contables. Las agencias e instituciones gubernamentales lo destruirán después de la aprobación de la dirección de la unidad de la empresa; las unidades de la empresa lo destruirán después de la revisión de la dirección de la empresa y la aprobación del departamento superior competente. Los comprobantes originales de reclamaciones y deudas impagas deben extraerse por separado, archivarse por separado y conservarse en el departamento de almacenamiento de archivos contables hasta que se liquiden las reclamaciones y deudas. Cuando cada unidad destruye archivos contables de acuerdo con las regulaciones, el departamento de almacenamiento de archivos contables y el departamento de contabilidad deben enviar personal para supervisar la destrucción. Antes de destruir los archivos contables, el gerente de ventas debe revisarlos cuidadosamente. Después de la destrucción, la lista de destrucción debe firmarse y sellarse, y la situación de supervisión de ventas debe informarse al líder de la unidad.
Fortalecer la capacitación en el trabajo del personal contable y mejorar la calidad de los expedientes contables.
El contador es la primera persona encargada de organizar los expedientes contables. La familiaridad y competencia de los contadores en la organización estandarizada de archivos contables
determina la calidad de los archivos contables.
Por lo tanto, es necesario incorporar la formación en gestión de archivos contables y habilidades operativas a la formación previa al trabajo del personal contable, de modo que puedan dominar los conocimientos básicos y habilidades operativas de la gestión de archivos contables desde el principio. negocio básico de organización de archivos contables Luego haremos un buen trabajo estandarizando los archivos contables desde la fuente.
Mejorar las reglas y regulaciones de gestión de archivos contables y manejar estrictamente los procedimientos de entrega de archivos contables.
Las regiones y departamentos que implementen el sistema de delegación contable, además de establecer sistemas de gestión para el establecimiento, archivo, seguridad y confidencialidad de los archivos contables, también deben seguir las "Medidas de gestión de archivos contables" y las "Medidas de gestión de archivos contables". Las "Especificaciones" del trabajo de informatización formulan el alcance de la presentación, el tiempo de presentación, el esquema de clasificación, el cronograma del período de almacenamiento y el tiempo de transferencia de los archivos contables para garantizar la integridad de la recopilación de los archivos contables. Al entregar los archivos a la unidad encargada, los supervisores, contadores, contadores y archiveros de ambas partes deben realizar los procedimientos de entrega al mismo tiempo, sellar el sello oficial y verificar si los archivos contables están completos, si las cuentas están consistente y si la calidad de la disposición de los archivos está estandarizada. El certificado de entrega se extenderá por triplicado, y cada parte conservará una copia y conservará una copia en sus archivos.
Reforzar la supervisión de los expedientes contables.
Con base en la situación real, perfeccionar aún más los procedimientos operativos como clasificación, organización, ordenamiento, paginación, catálogo de archivos, encuadernación y transferencia de archivos contables. En la inspección de las actividades contables se debe incluir la gestión estandarizada de los expedientes contables y se debe fortalecer la inspección y supervisión de la integridad y continuidad del trabajo contable.