Medidas para la Gestión de Expedientes de Empleados de Empresas Públicas
El 9 de junio de 1992, el Ministerio de Trabajo y la Administración de Archivos del Estado
El Trabajo (Laboral) Oficina de todas las provincias, regiones autónomas, municipios directamente dependientes del Gobierno Central y ciudades bajo un Departamento de Personal de planificación estatal independiente (Oficina), Oficina de Archivos y departamentos pertinentes del Consejo de Estado:
Con el fin de fortalecer la gestión de archivos de empleados de la empresa, de acuerdo con los requisitos de integridad, veracidad, concisión y practicidad, debemos lograr una gestión de archivos científica, estandarizada e institucionalizada, integrar la gestión de archivos de los empleados de la empresa en el sistema de gestión de archivos nacional para servir mejor a la Campaña de modernización socialista. Ya se ha promulgado el "Reglamento sobre la gestión de los expedientes de los empleados de las empresas".
La gestión de expedientes de los cuadros designados por el Estado en las empresas todavía se implementa de acuerdo con las regulaciones nacionales pertinentes. La gestión de los expedientes de los empleados de organismos estatales, instituciones públicas y organizaciones populares se realizará con referencia a este reglamento.
Adjunto: 1. Estilos y especificaciones de volúmenes y carteras de archivos de empleados empresariales.
2. Avisos y talones para la transmisión de materiales de archivos de empleados empresariales (omitidos)
Regulaciones de gestión de archivos de empleados empresariales
Capítulo 1 Principios generales
Artículo 1 Con el fin de fortalecer la gestión de los archivos de los empleados de la empresa, proteger y utilizar eficazmente los archivos, mejorar el nivel de la gestión científica y contribuir a la modernización socialista, el presente reglamento se formula de conformidad con las disposiciones pertinentes de la Ley de Archivos de la República. República Popular China.
Artículo 2 Los expedientes de los empleados de la empresa son las experiencias personales, pensamientos políticos, niveles profesionales y técnicos de los empleados formados durante los procesos de reclutamiento, despliegue, capacitación, evaluación, premios y castigos, selección y nombramiento del personal de la empresa. organización y departamentos de personal, desempeño laboral y cambios de puesto, etc. Esta es la base para un examen histórico y completo de los empleados y es una parte integral de los archivos nacionales.
Artículo 3 El trabajo de archivos de los empleados de la empresa está bajo la macrogestión, organización y coordinación del departamento administrativo de archivos nacional, acepta el liderazgo y orientación del departamento de trabajo, implementa una gestión jerárquica y acepta el mismo nivel de archivos. departamentos administrativos de supervisión y orientación.
Artículo 4 La gestión de los expedientes de los empleados de la empresa deberá cumplir con las leyes y reglamentos del partido y del estado sobre archivos y confidencialidad.
Capítulo 2 Organizaciones y Responsabilidades
Artículo 5 Los expedientes de los empleados son administrados por la agencia funcional laboral (organización y personal) de la empresa. Para las unidades empresariales que implementan una gestión integral de archivos, el departamento de gestión integral de archivos debe tener personal dedicado a gestionar los archivos de los empleados.
Artículo 6 Los expedientes de los empleados que hayan desaparecido, huido, se hayan movido razonablemente o no hayan regresado al país serán conservados por la unidad de origen o el departamento de administración laboral local.
Artículo 7 Después de la muerte de un empleado, sus archivos serán conservados por el departamento de gestión original durante cinco años y luego transferidos al departamento de archivos integrales de la empresa para su conservación. Después de la muerte de los héroes y figuras modelo que hicieron contribuciones especiales al país y a las empresas, sus archivos serán transferidos a los archivos correspondientes por el departamento de archivos integrales de la empresa de acuerdo con las regulaciones.
Artículo 8 Responsabilidades del departamento de gestión de archivos de empleados de la empresa:
(1) Preservar los archivos de los empleados;
(2) Recopilar, identificar y organizar los archivos de los empleados
(3) Gestionar los procedimientos de verificación, préstamo y envío de expedientes de empleados
(4) Cambios de puesto de trabajo de los empleados registrados;
(5) Informar; a relevante El departamento proporciona información de los empleados;
(6) Hacer un buen trabajo en la seguridad, confidencialidad y protección de los archivos de los empleados;
(7) Transferir archivos a los archivos corporativos ( biblioteca) de forma regular.
(8) Tramitar otros asuntos relacionados.
Capítulo 3 Contenido de los archivos
Artículo 9 Contenido y clasificación de los archivos de empleados de la empresa:
(1) Materiales del currículum;
(2 ) Materiales autobiográficos;
(3) Materiales de tasación, evaluación e inspección;
(4) Evaluación de habilidades laborales y materiales académicos (incluidas calificaciones académicas, títulos, logros académicos, informes de finalización de capacitación). y evaluación de habilidades, reconocimiento y otros materiales);
(5) Materiales de revisión política;
(6) Participar en el Partido Comunista de China, la Liga Juvenil de China y la Liga Democrática Partido;
(7) Adjudicación de materiales;
(8) Manejo de materiales
(9) Reclutamiento, contrato laboral, traslado, empleo, desmovilización, transferencia, salarios, beneficios de seguros, viajes al extranjero, jubilación, renuncia y otros materiales;
(10) Otros materiales de referencia por parte de la organización.
Capítulo 4 Colección, Conservación y Destrucción de Archivos
Artículo 10 Los materiales formados por la organización funcional laboral (organización y personal) de la empresa donde trabajan los empleados deberán ser recolectados, clasificados y archivado de manera oportuna y Mantener el perfil intacto.
Artículo 11 Los materiales de presentación deberán identificarse cuidadosamente para garantizar que los materiales sean auténticos, el texto claro y los procedimientos completos. Los materiales serán revisados y sellados por la organización o firmados por mí, y luego archivados después de ser sellados y firmados.
Artículo 12 Los materiales de archivo de los empleados de la empresa se escribirán en papel de oficina número 16 y no se utilizarán bolígrafos, lápices, tinta roja ni papel carbón.
Artículo 13 Si es necesario destruir materiales de archivo de acuerdo con la normativa, deberán ser aprobados por la unidad de gestión de archivos.
Artículo 14 Los estilos y especificaciones de carpetas, catálogos y bolsas para documentos estarán sujetos a normas de producción unificadas (ver Apéndice 1).
Artículo 15 Está estrictamente prohibido conservar archivos de otras personas sin permiso o utilizar materiales de archivo para beneficio personal. Quienes violen las normas deben ser tratados con seriedad según la gravedad del caso. Las violaciones de la Ley de Archivos de la República Popular China y de la Ley de Protección de Secretos de la República Popular China se tratarán de conformidad con la ley.
Artículo 16 La unidad de gestión de archivos de los empleados deberá establecer y mejorar el sistema de trabajo y hacer un buen trabajo en la prevención de incendios, prevención de polillas, prevención de humedad, protección contra la luz y prevención de robos.
Capítulo 5 Provisión y utilización de archivos
Artículo 17 Si necesita acceder o tomar prestados archivos, deberá cumplir con las siguientes normas:
(1) Acceso a los archivos Debe basarse en los sellos oficiales del partido y agencias gubernamentales, organizaciones populares, empresas e instituciones.
(2) Las unidades que consultan y utilizan archivos de empleados de la empresa deben enviar personal confiable a la sala de datos de la unidad de almacenamiento para su verificación.
(3) Excepto en circunstancias especiales, los archivos generalmente no se prestan para su inspección. Si se requiere una inspección del préstamo, se debe presentar un informe previo indicando los motivos. Con la aprobación de la empresa o del responsable autorizado para encargarse del trabajo de archivos, los procedimientos de registro deben realizarse estrictamente y devolverse a tiempo.
(4) Ningún individuo podrá acceder o tomar prestados los archivos de sí mismo o de sus familiares (incluidos padres, cónyuge, hijos, hermanos y hermanas, etc.). ).
(5) Cada unidad debe desarrollar un sistema de acceso a archivos. El acceso a los archivos debe respetar estrictamente el sistema de confidencialidad y las normas de lectura de archivos, estando estrictamente prohibido alterar, cruzar archivos, extraer o reemplazar archivos. Los visitantes no pueden revelar ni publicar el contenido de los archivos sin autorización. Los infractores deben ser criticados y educados según la gravedad del caso hasta que se apliquen sanciones disciplinarias o responsabilidad legal.
(6) Si necesita recuperar evidencia de los archivos, debe obtener la aprobación del líder a cargo del trabajo de archivos en su unidad antes de copiarla.
Capítulo 6 Transferencia de Expedientes
Artículo 18 Si un empleado de una empresa es trasladado, renuncia, rescinde el contrato de trabajo, o es despedido o despedido, el empleador del empleado deberá transferir el cargo del empleado. estado dentro de un mes Los expedientes se transfieren a la nueva unidad de trabajo o al departamento de trabajo (organización y personal) del subdistrito del lugar de residencia. Para los empleados que han sido reeducados a través del trabajo o reformados a través del trabajo y cuya unidad original planea contratarlos en el futuro, sus archivos serán conservados por la unidad original.
Artículo 19 La transferencia de archivos se ajustará a las siguientes disposiciones:
(1) Acceso por medio de transporte confidencial o por envío de alguien, y no se accederá por correo ni en persona.
(2) Los expedientes transferidos deben registrarse de acuerdo con las disposiciones unificadas del "Aviso de Transferencia de Expedientes de Empleados de la Empresa" (ver Apéndice 2) y sellarse y empaquetarse.
(3) Los materiales transferidos no se retendrán ni se transferirán en lotes.
(4) Después de recibir el expediente, la unidad receptora firmará y sellará el recibo y lo devolverá inmediatamente. Si la unidad de transferencia no recibe un recibo con un mes de retraso, deberá solicitarlo a tiempo para evitar pérdidas.
Capítulo 7 Disposiciones Complementarias
Artículo 20 Corresponde al Ministerio del Trabajo la interpretación de este reglamento.
Artículo 21 El presente reglamento entrará en vigor a partir de la fecha de su expedición. Cada provincia, región autónoma, municipio directamente dependiente del Gobierno Central y varios departamentos del Consejo de Estado pueden formular métodos de implementación o reglas detalladas basadas en las condiciones reales.
Anexo 1: Estilo y especificaciones de los expedientes y portafolios de los empleados corporativos
1. Archivo (una página al frente, una página al final)
1. Especificaciones de la bobina: 27,4 cm de largo y 20,5 cm de ancho; hay tres orificios para los ojos en el lado izquierdo, la distancia entre los ojos es de 8,3 cm (desde el centro del ojo del hilo está a 1,5 cm de la izquierda); borde, y el centro del ojo del hilo superior e inferior está a 5,4 cm de los bordes superior e inferior.
2. Etiqueta: Se colocan dos "etiquetas" en el lado izquierdo de la línea de encuadernación para completar el número, nombre y lugar de origen. Especificaciones: 6,5 cm de alto de arriba a abajo, 9 cm de largo de izquierda a derecha. Las dos "etiquetas" están a 6 cm de los bordes superior e inferior de la superficie del rodillo y conectadas a la línea de unión de la superficie del rodillo.
3. Material en rollo: Generalmente, puedes usar 300 gramos de papel blanco de una sola cara para cubrir el papel, o puedes simplemente cubrir las esquinas con un paño, o puedes pegar papel, pero no debe. ser demasiado grueso para reducir el peso del documento.
4. Color de piel del rollo: Se deben seleccionar colores claros, como amarillo claro, amarillo lechoso, etc. , no es recomendable utilizar colores rojos, verdes grandes o oscuros como negro, azul, morado. Todas las palabras del pergamino están en rojo.
5. Elementos en papel: “Ficheros de empleados de la empresa” y “Nombre”.
6. Fuente y espaciado: "Archivo de empleado empresarial" está en cursiva (72 puntos), a 7 cm del borde superior del pergamino; "Nombre" está en fuente Song más grande, a 5,5 cm del borde inferior. borde del pergamino.
7. Las "Notas" están impresas en el interior del rollo de papel:
(1) Manténgalo confidencial, no lo pierda y no permita que personas irrelevantes lo vean.
(2) Conservar bien los archivos y no manchar, perfilar ni añadir comentarios a nuestro antojo.
(3) La superficie de la bobina y los materiales no deben separarse, y los materiales no deben agregarse ni extraerse a voluntad.
Segundo, cartera de inversiones
1. Especificaciones: 30 cm de largo, 23 cm de ancho, 2,5 cm de espesor (parte plegada).
2. Material: Puedes elegir un buen papel kraft según las condiciones.
3. Artículos de fideos en bolsa: "Combinación de empleados de la empresa", "nombre", "unidad de producción".
4. El color de la fuente y los caracteres es el mismo que el color del volumen del archivo. "Empresa" está debajo de "Nombre".