Cómo optimizar los procesos de negocio
Cómo optimizar los procesos de negocio
¿Cómo optimizar los procesos de negocio? Se dice que no hay regla sin reglas. El desarrollo de cualquier cosa tiene unas reglas de proceso determinadas, y el desarrollo de cualquiera. Los negocios tienen ciertas reglas y sus procesos establecidos, ya sean negocios en línea o fuera de línea, permítanme compartirles cómo optimizar el proceso comercial. Cómo optimizar los procesos comerciales 1
1. Restaurar completamente los procesos comerciales existentes, ya sea en línea o fuera de línea.
El desarrollo de cualquier negocio tiene su proceso establecido, ya sea negocio online o negocio offline. Incluso si un proceso no se ha resuelto antes, debe haber un proceso correspondiente, que puede expresarse en un proceso basado en la situación comercial actual.
En este proceso, no puede agregar su propia comprensión ni puede dar por sentado un diagrama de flujo. Debe comunicarse y confirmar con el personal comercial para restaurar el proceso comercial real al máximo; de lo contrario, es así. Es fácil ignorar el enlace central.
2. Al realizar un diseño de optimización, además de considerar las características de Internet, también se deben considerar los escenarios comerciales.
Cuando se trata de Internet, nos viene a la mente un concepto llamado “desintermediación”. La "desintermediación" en sí no tiene nada de malo. De hecho, es la encarnación del "vínculo" de Internet. Sin embargo, no sólo debemos considerar la "desintermediación", sino también la racionalidad del escenario empresarial.
Por lo tanto, en muchos casos, optimizar los procesos de negocio no significa necesariamente reducir enlaces, sino que también puede significar agregar enlaces. Algunos vínculos son inevitables. Incluso si el negocio es el mismo, el proceso será diferente porque el punto de entrada al negocio de cada empresa es diferente. Por lo tanto, la optimización no se puede llevar a cabo de la forma normal en el diseño de procesos de negocio. Debe combinarse con las necesidades reales del negocio, a menos que pueda promover que el negocio cambie de acuerdo con el proceso que ha establecido.
3. Considere el vínculo entre la optimización del diseño de procesos y la optimización del diseño organizacional.
Como se mencionó anteriormente, las organizaciones basadas en procesos favorecen el diseño y la ejecución de procesos de negocios, mientras que el diseño organizacional funcional puede traer más problemas al diseño y la ejecución de procesos de negocios.
Huawei adopta un diseño organizacional basado en procesos. Su diseño organizacional y diseño de procesos se consideran simultáneamente y coordinados entre sí. El diseño organizacional y los procesos de Huawei se muestran en la Figura 6-8 y la Figura 6-9.
Se puede observar en el diagrama de diseño organizacional que el diseño de su organización empresarial se basa en procesos de negocio. Los procesos de negocio requieren información, productos y entrega, por eso diseñaron departamentos de información, departamentos de productos y departamentos de entrega.
Se puede ver en el diagrama de diseño del proceso que su proceso de negocio está centrado en el cliente, viene de los clientes y va hacia los clientes, en un ciclo continuo. Es necesario completar una serie de tareas de proceso durante el ciclo del proceso de negocio. Esta serie de tareas de proceso son realizadas por ciertos departamentos y personal de la organización, y estos departamentos y personal trabajan bajo el mando unificado de los líderes de la empresa. Cómo optimizar los procesos de negocio 2
Después de establecer y estandarizar el proceso, si no hay personal dedicado a cargo, no se puede garantizar el efecto del proceso optimizado o estandarizado. El núcleo del proceso de gestión es que debe haber alguien en la empresa que sea responsable del proceso y que pueda supervisar los departamentos comerciales para implementar el proceso. Cuando el negocio cambia, el proceso se puede cambiar de manera oportuna y explorar. la promoción mutua de la innovación empresarial y la innovación de procesos. El especialista en procesos es una de esas funciones.
El especialista en procesos desempeña un papel importante en la gestión de procesos. Es responsable de planificar el sistema de procesos de la unidad, promover el establecimiento u optimización de procesos comerciales entre departamentos y organizar a los propietarios de procesos y a los usuarios clave para que participen en el proceso. capacitar y promover el proceso para popularizar la conciencia de gestión, participar en auditorías y auditorías de ejecución de procesos, coordinar y manejar disputas o problemas que surjan en la gestión de procesos, para realizar bien estas tareas, los especialistas de procesos deben desempeñar diferentes roles:
1. Arquitecto: El llamado arquitecto debe planificar el sistema de procesos de negocio de la organización. Esta organización puede ser a nivel de empresa, o a nivel de plataforma o departamento.
2. Diplomático: Un diplomático, que maniobra vertical y horizontalmente, y trata entre los príncipes. Las empresas suelen estar organizadas de forma funcional y cada departamento profesional es como un príncipe en un solo lugar. Sin embargo, el proceso tiene que derribar barreras departamentales y debilitar la protección local. Por lo general, el departamento de gestión de procesos no tiene un poder real simple y puede instruir directamente al departamento comercial sobre qué hacer. Esto requiere que los gerentes de procesos tengan la sabiduría y elocuencia de los diplomáticos.
3. Misioneros: ¿Cuál es la mayor característica de los misioneros? entusiasmo. ¿Cuál es el mayor trabajo? Predicar. ¿Cuáles son las mayores características de un gerente de procesos? Amor dedicado por los conceptos de gestión de procesos. ¿Cuál es el mayor trabajo? capacitación. Sin fe no habrá amor; sin entrenamiento no habrá comprensión; sin comprensión no habrá ejecución.
4. Líder: Los procesos de la empresa son caóticos, cada uno trabaja de forma independiente y el grupo no tiene líder. Los gerentes de procesos deben tener el coraje de levantarse y liderar la gestión de procesos de la empresa para que sea estandarizada y efectiva a través de la presentación de conocimientos profesionales.
5. Portavoz: La gestión del cambio es un tema eterno en las empresas, y el plan de comunicación es uno de los núcleos de la gestión del cambio.
La responsabilidad más importante del portavoz no es persuadir a los demás, sino exponer claramente la posición de la gestión de procesos, tanto interna como externamente.
6. Propiedad: Por supuesto, los operadores de procesos deberían asumir demasiada responsabilidad comercial, pero como administradores de procesos, deben atreverse a asumir la responsabilidad final de la gestión de procesos.
De las metáforas anteriores, podemos ver que aunque la autoridad del especialista en procesos no es alta, las responsabilidades que asume no son pequeñas. Para asumir tales responsabilidades, impone grandes exigencias a la capacidad personal del especialista en procesos. . : comprender las condiciones de trabajo de todo el proceso; tener una comprensión integral del impacto del entorno circundante en el proceso y el impacto del proceso en el negocio; tener un carisma que pueda influir en la toma de decisiones y más allá del propio alcance; funciones de gestión.
Evaluación del desempeño basada en procesos
Si la gestión de procesos carece de la orientación y cooperación de la orientación de evaluación, será muy difícil avanzar en los principales problemas. son los siguientes:
1. La evaluación está orientada al departamento. La evaluación se basa principalmente en el trabajo departamental y no se preocupa mucho por las necesidades de los clientes internos.
2. Falta gestión del desempeño de los procesos y a nadie le importa después de establecer objetivos.
3. Los problemas encontrados durante la operación del proceso no se prestan suficiente atención y se rectifican de manera efectiva.
4. No existe un mecanismo de motivación para la optimización del proceso, y es básicamente un estado de participación pasiva.
Para resolver estos problemas, es necesario introducir la evaluación del desempeño en el sistema de gestión de procesos. La gestión del desempeño del proceso es la gestión dinámica de las operaciones comerciales de una empresa. Mediante el análisis de indicadores clave de desempeño como el tiempo, el costo, la calidad y el riesgo, puede reflejar oportunamente el estado comercial de la empresa, probar la racionalidad de la estrategia comercial de la empresa y diseñar procesos de negocio y proponer sugerencias de optimización en tiempo real. La ventaja de la gestión del desempeño del proceso es que puede formular objetivos cuantitativos específicos para su implementación de acuerdo con el plan de desarrollo estratégico de la empresa, reflejar el estado operativo real de la empresa a través de la recopilación y el procesamiento de datos objetivos y realizar ajustes oportunos en función de los resultados de las pruebas, para que para lograr mejor la planificación estratégica corporativa. La evaluación del desempeño de los procesos básicos incluye principalmente los siguientes indicadores:
(1) Indicador de tiempo. A nivel de proceso empresarial general, el indicador de tiempo se refiere principalmente al tiempo de finalización del pedido, es decir, el tiempo necesario para que la empresa organice un conjunto completo de procesos, como la adquisición, producción y procesamiento de materias primas, distribución logística y orientación para enviar productos calificados a los clientes después de recibir el pedido de un cliente. A través de la descomposición de tareas, se pueden derivar indicadores de tiempo de subenlace para cada enlace.
(2) Indicadores de costes. Utilice de manera integral métodos de contabilidad financiera y métodos de contabilidad de gestión para supervisar el uso de elementos humanos, financieros, materiales y otros elementos comerciales en el proceso de creación de valor, especialmente el uso de métodos de contabilidad y métodos de contabilidad de costos directos para centrarse en monitorear los principales vínculos de consumo de recursos de la empresa, esforzándose por reducir costes optimizando procesos y ahorrando recursos.
(3) Indicadores de calidad. Si los artículos entregados desde todos los enlaces dentro de la empresa cumplen con los requisitos refleja el control de calidad interno de la empresa, y si puede proporcionar a los clientes productos o servicios que cumplan con los requisitos representa el nivel de calidad fuera de la empresa.
(4) Indicadores de riesgo. Incluye principalmente riesgos financieros y riesgos de mercado. Los riesgos financieros se refieren a una serie de indicadores financieros como el flujo de efectivo corporativo y la capacidad de pago, la tasa de rotación de capital y el retorno de la inversión. Los riesgos de mercado se refieren principalmente a datos de ventas corporativas y tendencias de desarrollo.
El uso de los cuatro indicadores clave anteriores como principal medio de gestión cuantitativa de los procesos de negocio empresariales puede permitir a las empresas comprender las condiciones operativas internas en cualquier momento y descubrir las relaciones de causa y efecto de las condiciones operativas reales de La empresa a través de una serie de apariencias. La ventaja radica en el tiempo real y la continuidad del proceso de supervisión y control, y es la gestión dinámica del proceso de toda la empresa.
Enderezar la "piel" en la gestión de procesos
Muchas empresas han establecido sistemas de gestión ISO9001, que cubren mano de obra, equipos, entorno de trabajo, adquisiciones, desarrollo de productos, producción, etc. Muchos enlaces . Sin embargo, ISO9001 no se refiere exclusivamente a la gestión empresarial. Por lo tanto, las empresas también establecerán sistemas de control interno, sistemas de gestión de la cadena de suministro, sistemas de gestión del mantenimiento de equipos, etc., de acuerdo con diversas necesidades de gestión. Al mismo tiempo, para seguir mejorando la competitividad, las empresas seguirán absorbiendo y aplicando diversos conceptos y métodos de gestión nuevos. La introducción de estos conceptos y métodos se lleva a cabo generalmente en forma de implementación de proyectos y dejarán un legado. para la empresa con la finalización del proyecto. Un conjunto de nuevos procesos de gestión, también conocidos como "skins".
De hecho, no importa cuántos conceptos de gestión y sistemas de gestión introduzca y establezca una empresa, solo puede haber un conjunto de procesos comerciales para la empresa. Cuando trabaja, el personal comercial de la empresa solo necesita hacerlo. Seguir estrictamente las disposiciones de este conjunto de procesos. Todos los requisitos del sistema de gestión se pueden cumplir realizando un trabajo basado en los requisitos de la empresa. En otras palabras, estas "pieles" deben combinarse en una sola "piel". Lograr tres unificaciones dentro de la empresa: establecer una plataforma unificada de gestión de procesos comerciales basada en información, adoptar un lenguaje de descripción de procesos comerciales unificado basado en información y establecer un departamento unificado de gestión de procesos comerciales. Cómo hacer un buen trabajo en la optimización de procesos de negocio 3
1. ¿Qué es la optimización de procesos
La optimización de procesos significa que el negocio se actualiza y mejora constantemente con el desarrollo de la empresa. como la calidad y el rendimiento del producto, los servicios, etc., todos los aspectos deben optimizarse continuamente para permitir a las empresas mantener una competitividad inmejorable en el mercado. Por tanto, si una empresa quiere mantener el desarrollo, debe optimizar continuamente sus procesos.
2. ¿Qué pasará si el proceso empresarial no se optimiza?
1. Es imposible comprobar si la estructura organizativa empresarial coincide con el proceso existente
Al principio, la formulación y ejecución del proceso se configuraron de acuerdo con las necesidades comerciales actuales de la empresa, sin embargo, a medida que el negocio se desarrolla, es imposible detectar si el proceso es correcto o no y si. es coherente con la estructura organizativa y diversas funciones organizativas diseñadas en ese momento sin optimizar el proceso y la racionalidad de las funciones laborales; de lo contrario, los empleados se aburrirán del proceso, lo que no solo no mejorará la eficiencia de la aprobación empresarial, sino que también se aburrirá con el proceso. también retrasará la finalización sin problemas de las actividades comerciales.
2. El diseño del proceso existente no coincide con la capacidad de ejecución real.
El propósito de los procesos de negocio es la ejecución. Si se trata solo de un montón de dibujos, la ejecución está divorciada de la realidad. y difícil de operar De esta manera La configuración del proceso tampoco tiene sentido.
3. El entorno empresarial cambia y los procesos existentes no son adecuados
A medida que la empresa continúa desarrollándose, debido a cambios de personal o cambios comerciales, los procesos no optimizados no podrán adaptarse a la situación actual. Para las necesidades comerciales, incluso usarlo es bastante laborioso.
3. La importancia de la optimización de procesos para la empresa
1. Puede aclarar los problemas actuales de la empresa y los objetivos de la optimización de procesos, optimizar el proceso, aclarar las responsabilidades de los empleados, y aclarar los objetivos de la optimización del proceso, la dirección general de la optimización, etc. Al mismo tiempo, comunique bien las responsabilidades con la persona a cargo del proceso para mejorar la capacidad de respuesta al mercado y la competitividad de la empresa.
2. Aclarar el funcionamiento de los procesos de negocio y las direcciones de mejora, y considerar la continuidad y continuidad del negocio existente. Al mismo tiempo, se forma un entendimiento común entre los departamentos operativos relacionados con el proceso para garantizar que el proceso sea factible y reducir la confusión, las responsabilidades poco claras y la mala ejecución entre los miembros de la empresa, a fin de garantizar el funcionamiento ordenado de la empresa. y mejorar la eficiencia.
3. A través de la optimización continua del proceso, el plan de optimización se adapta al desarrollo del negocio de la empresa y obtiene el reconocimiento y la comprensión de todas las partes, para hacer crecer la economía empresarial más rápidamente.
La importancia de la optimización de procesos para las empresas
IV.Tres factores clave de éxito para la optimización de procesos
1. Existen procesos para expansión
El negocio de una empresa se expande y avanza constantemente con los tiempos, por lo que la empresa debe actualizar y optimizar constantemente la configuración del proceso para adaptarse continuamente a los cambios provocados por el desarrollo de la empresa. .
2. Establecer diferentes procesos para diferentes negocios.
Para el desarrollo de un emprendimiento, el negocio debe ser diverso. Sólo estableciendo diferentes procesos para diferentes necesidades comerciales podemos ahorrar tiempo, mejorar la eficiencia del trabajo y permitir que las empresas logren una gestión unificada y estandarizada.
3. Configura múltiples rutas para el mismo proceso
La flexibilidad es un factor que debe tener una empresa. Aunque la empresa ha establecido la dirección del proceso de antemano, si se encuentra con una emergencia o cuando el líder está ausente, debe aprender a ser flexible para garantizar que el negocio se complete sin problemas y a tiempo. Por lo tanto, al configurar el proceso, se deben proporcionar múltiples opciones en enlaces clave para dar cabida a las emergencias.