Cómo hacer un buen trabajo en la entrega de archivos

En la actualidad, la definición de archivo en los círculos académicos no es uniforme. En términos generales, los archivos se refieren a diversas formas de registros originales con valor de conservación que están formados directamente por personas en diversas actividades sociales. Lo siguiente es lo que compilé para ti. Lo siguiente es lo que compilé para ti. ¡Espero que hayas disfrutado este artículo! Contenido relacionado, ¡espero que les guste el artículo!

1. Problemas en la transferencia de archivos

(1) Problemas de liderazgo

Los líderes de algunas unidades no prestan suficiente atención a la transferencia de archivos y No entiendo su profesión y su complejidad. La supervisión y la entrega no fueron estrictas y los procedimientos de trabajo estaban incompletos, lo que resultó en una entrega retrasada y extemporánea.

(2) Problemas existentes entre los archiveros antiguos.

En el pasado, los archiveros antiguos entregaban apresuradamente varios archivos bajo su propia administración sin clasificarlos adecuadamente, lo que generaba trabajo legado y atrasado, e incluso la pérdida de archivos. Si las cosas no se recogen y organizan adecuadamente al salir de la empresa y la entrega es apresurada, a menudo provocará retrasos y pérdida de materiales, lo que dejará muchos problemas para el sucesor. Si se encuentra con circunstancias desconocidas o es descuidado, puede considerar los materiales valiosos abandonados durante muchos años como un desperdicio innecesario que causa pérdidas irreparables.

Algunos archiveros se marchan apresuradamente cuando se transfieren sus puestos y los entregan apresuradamente a nuevo personal. Debido a que la explicación del predecesor no era clara, el sucesor no pudo descifrar los detalles, lo que resultó en incoherencia en el trabajo. También hay algunos archiveros que no prestan suficiente atención o tienen un fuerte sentido de responsabilidad y solo dan una breve introducción, lo que hace que sus sucesores no tengan clara la situación específica, lo que resulta en pasividad y errores en su trabajo.

Pasar por estrictos procedimientos de transferencia es en realidad una inspección exhaustiva de la etapa anterior del trabajo de los archivos. Sin embargo, hay más o menos problemas con el trabajo de los archivos en algunas unidades y los archiveros no pueden manejar los procedimientos formales de transferencia. .

(3) Problemas que enfrentan los nuevos archiveros.

En la actualidad, antes de implementar el trabajo de archivo, la mayoría del personal de archivos primero es asignado a trabajar en archivos y luego participa en capacitación para obtener certificados de información laboral. Por lo tanto, algunos archiveros simplemente lo toman solos, sin poder ver el problema y mucho menos hacer preguntas, lo que dificulta completar el inventario.

2. ¿Cómo solucionar los problemas en la transferencia de archivos?

(1) La entrega de expedientes debe incluirse en la agenda, procedimientos de trabajo y normas y reglamentos de la unidad.

La entrega de archivos es una parte importante de la gestión de archivos de la unidad y debe atraer la atención de la unidad. En particular, la persona a cargo de la unidad debe incluir el trabajo de entrega de archivos en la agenda importante. Cuando los archiveros son transferidos de sus trabajos o unidades de trabajo, se deben llevar a cabo inspecciones adecuadas para que los archiveros puedan pasar por los procedimientos de traspaso antes de dejar sus trabajos. Los archiveros que no hayan pasado por los procedimientos de traspaso no pueden abandonar sus trabajos originales. El trabajo de entrega de expedientes debe incorporarse al sistema de trabajo de la unidad e incluirse en las responsabilidades laborales del personal relevante.

(2) El personal de archivos debe prepararse cuidadosamente para la entrega de archivos antes de renunciar.

La entrega de ficheros se divide en dos vertientes: entrega y recepción. Para la parte de entrega, se deben realizar cinco tareas:

La primera es limpiar exhaustivamente los archivos guardados para garantizar que las cuentas sean consistentes y tengan una comprensión clara;

La segunda es prestar Los archivos deben devolverse a tiempo. Si no se pueden devolver de inmediato, se deben anotar los motivos y el estado de pago en el pagaré;

El tercero es clasificar, almacenar, organizar y clasificar lo no organizado. documentos y materiales dispersos, y hacer para garantizar que el sistema esté en orden;

Cuarto, preparar documentos y formularios para la transferencia de archivos de acuerdo con los requisitos para la transferencia de archivos;

El quinto es para escribir instrucciones de transferencia de archivos.

Para el destinatario, hay tres cosas que hacer antes de aceptar:

Primero, comprender el contenido y las actividades laborales de la función laboral transferida;

Segundo, Aprender sobre el trabajo de archivo de archiveros anteriores;

El tercero es comprender o verificar los preparativos para la transferencia de archivos. Sólo cuando la preparación para la entrega sea suficiente podrá realizarse el trabajo de entrega sin problemas.

(3) Aclarar responsabilidades y establecer un mecanismo de trabajo para una operación saludable.

En primer lugar, si el personal de archivo de la unidad es transferido, dimitido, transferido, adscrito temporalmente a trabajar en otras unidades o toma una licencia de más de tres meses, deberá pasar por los procedimientos de traspaso con el destinatario antes. partida.

En segundo lugar, el departamento de administración de archivos debe utilizar diversas formas de publicidad para que los líderes de cada unidad se den cuenta de las pesadas responsabilidades y los complejos procedimientos de la transferencia de archivos, e instarlos a proporcionar las condiciones necesarias para una transferencia sin problemas.

En tercer lugar, las partes en la transferencia deben tener una división de responsabilidades relativamente razonable y clara. El personal de traspaso y el personal de toma de posesión deben hacer bien su trabajo. También es importante que el predecesor presente la situación básica al sucesor y le imparta experiencia y métodos de trabajo durante el traspaso.

(4) Hacer un buen trabajo en la supervisión y entrega de archivos.

Los supervisores de archivos deben desempeñar sus funciones concienzudamente, adherirse a los principios y actuar de acuerdo con los procedimientos. Las partes en la entrega deben realizar cuidadosamente el trabajo de entrega y recepción bajo la supervisión del supervisor, de modo que las cuentas y los artículos sean consistentes y los procedimientos estén completos. El documento de entrega debe indicar la hora y el lugar de la entrega, el nombre y cargo del supervisor, la entrega y el destinatario, la lista de la entrega y el número de página. El documento de transferencia se extenderá por triplicado, un ejemplar para el transmitente y otro para el destinatario, y un ejemplar para el archivo de la unidad. Después de la transferencia, el cedente, el destinatario y el supervisor deben firmar y sellar el documento de transferencia.

Datos ampliados:

Los archivos son registros históricos formados directamente. Los archivos están formados por instituciones oficiales, instituciones semioficiales, instituciones no oficiales y determinados individuos, familias y clanes.

Se transforman condicionalmente a partir de documentos y tienen las características de reproducción histórica, conocimiento, información, política, cultura, socialidad, educación y valor. Los archivos de la antigua China tenían diferentes nombres en diferentes dinastías. Se llamó "libro" en la dinastía Shang, "campana" en la dinastía Zhou, "libro antiguo" en las dinastías Qin y Han, "documentos", "archivos" y "libros" después de las dinastías Han y Wei. En su mayoría llamados "archivos" después de la dinastía Qing, ahora se denominan colectivamente "archivos".

Significado básico

Pronunciación del portafolio: dàng àn 1. Los archivos son registros históricos formados directamente. "Formación directa" significa que el archivo hereda la originalidad del documento, y "registro histórico" significa que el archivo hereda el registro del documento al mismo tiempo, y es el documento original el que reproduce la verdadera apariencia de la historia. Precisamente porque los archivos heredan los registros originales de los documentos y tienen replicabilidad histórica, tienen el importante atributo del valor documental, distinguiéndolos así de los libros, los materiales informativos y las reliquias culturales.

2. El creador del archivo. Los archivos están formados por instituciones oficiales, instituciones semioficiales, instituciones no oficiales y determinadas personas, familias y familias.

3. El archivo proviene del documento. Los archivos se transforman condicionalmente a partir de documentos. "Documentos" aquí se refiere a documentos en un sentido amplio, es decir, diversos materiales en forma de texto, gráficos, audio y video, etc. Los archivos y los documentos son diferentes formas de una misma cosa en diferentes etapas de valor. Tienen homología y características de etapa, y también tienen diferencias individuales como efectividad, funcionalidad y solidez. De los documentos a los archivos es un proceso de movimiento dialéctico de herencia crítica.

Desde la perspectiva del contenido y la forma de la información, ambos son exactamente iguales, pero desde la perspectiva de la actualidad, el valor y la sistematicidad, los archivos son la superación continua de los documentos. La primera es la crítica a la oportunidad, ya que los expedientes son archivos procesados; la segunda es la crítica al valor, ya que los archivos son archivos procesados ​​con valor de preservación y, finalmente, la crítica sistemática; Los archivos son unidades de información compuestas por documentos dispersos organizados según ciertas reglas lógicas. Por lo tanto, los archivos son el predecesor de los archivos, y los archivos son el destino de los archivos, los archivos son la base de los archivos, y los archivos son la esencia de los archivos, son los materiales de los archivos y los archivos son la combinación de archivos;

4. Los archivos vienen en muchas formas. La forma de archivo incluye soportes, medios de producción y modos de expresión. Desde el punto de vista del portador, hay huesos de oráculo, epigrafía, libros de seda, tiras de bambú, papel, imanes de goma, etc., desde el método de producción, hay tallado con cuchillo, escritura con bolígrafo, impresión, copia, fotografía, grabación de audio, grabación de vídeo, etcétera. En cuanto a la expresión, hay texto, gráficos, audiovisuales, etc.

5. Atributos esenciales de los archivos. Los archivos tienen las características de reproducibilidad histórica, conocimiento, información, política, cultura, socialidad, educación y valor. Entre ellas, la reproducibilidad histórica es su atributo esencial, y otras características son sus atributos generales. Por tanto, la definición de archivo puede enunciarse simplemente como: los archivos son documentos originales que reproducen la verdadera apariencia de la historia.

Definición de documento

Según estadísticas incompletas, existen cientos de definiciones de archivos realizadas por archiveros nacionales y extranjeros. Si se divide según el punto de partida y el ángulo de su definición, se puede resumir en cinco tipos: reglamentos, diccionarios, libros de texto, monografías y artículos. ¿Por qué hay tantas definiciones de archivos? Las razones probablemente sean:

Primero, diferentes países tienen diferentes conceptos políticos y culturales y diferentes interpretaciones de los archivos. Por ejemplo, los países de habla francesa creen que una vez que se forma un documento (el documento, lo mismo a continuación), se llama archivo, e incluye tres etapas: función actual, función semiactual y función no actual del documento en nuestro; país, el documento no se archiva hasta que se archiva en el departamento de archivos. Se llama archivo y consta de dos etapas: semiactiva e inactiva. En los países de habla inglesa, los documentos se denominan archivos después de ingresar a los archivos, lo que se refiere únicamente a la etapa inactiva del documento.

En segundo lugar, las personas en el mismo país en diferentes momentos tendrán diferentes interpretaciones de los archivos. Por ejemplo, en nuestro país algunas personas creen que sólo los documentos archivados que han sido clasificados y evaluados especialmente pueden llamarse archivos. Algunas personas piensan que sólo los documentos que no son válidos actualmente pueden llamarse archivos, y así sucesivamente. Tal como escribió Su Dongpo, el gran poeta de la dinastía Song del Norte, en el poema "Inscrito en el muro del bosque occidental": "Mirando desde el costado de la cresta, los picos son diferentes en distancia".

En tercer lugar, las personas en el mismo país tienen al mismo tiempo necesidades diferentes y la comprensión de los archivos también es diferente. Los archivos mencionados en la Ley de Archivos de mi país se refieren a todos los registros históricos que tienen valor de preservación, y muchos archiveros creen que los archivos son registros históricos preservados por instituciones de archivos para referencia futura.

En cuarto lugar, porque la archivística, como disciplina emergente, se encuentra aún en su fase inmadura.

5. Con el progreso de la sociedad y el desarrollo de la ciencia y la tecnología, los archivos y el trabajo archivístico también están en constante desarrollo. La teoría de la archivística está siempre en construcción, por lo que la comprensión de los archivos también continuará. evolucionar. Proceso de desarrollo rico y completo.

6. La comprensión de la práctica objetiva por parte de las personas no se puede lograr de la noche a la mañana y continuará profundizándose con el desarrollo de la práctica. Los siguientes son tres ejemplos de definiciones de documentos:

Ley de Archivos Francesa (promulgada en 1979): "Cualquier persona física o jurídica, cualquier agencia u organización estatal, cualquier institución o departamento privado, independientemente de la fecha, la forma y material, son todos archivos".

Enciclopedia de la Unión Soviética (Tercera edición): "Los archivos son la suma de documentos y materiales formados durante las actividades de instituciones, individuos y familias.

"

El famoso archivero estadounidense moderno Schellenberger dijo en su representativa obra "Archivos modernos - Principios y tecnología": Los archivos son "identificados como documentos dignos de conservación permanente para referencia e investigación que han sido depositados o han sido depositados. seleccionados de cualquier institución pública o privada para su depósito en una institución de archivo. ”

Aunque las definiciones de archivo mencionadas anteriormente son diferentes, todas creen que los archivos deben tener tres elementos básicos: creador, valor de búsqueda, diversidad de soportes y formas.

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