Gestión de la información del archivo geológico
(Instituto Shanxi de Geología del Carbón 115)
Los archivos geológicos son el medio para registrar los recursos de información geológica. Con la actualización y el desarrollo de la tecnología de la información, el modelo tradicional de gestión de archivos geológicos no ha podido satisfacer las nuevas necesidades de los archivos geológicos debido al rápido desarrollo de la digitalización y la informatización. En la actualidad, las responsabilidades no están claras y el almacenamiento de información de archivo en las unidades de estudios geológicos es inadecuado, lo que tiene consecuencias adversas y pérdidas graves. Aunque la gestión de la información de los archivos geológicos enfrenta enormes desafíos, también coexiste con oportunidades. En particular, el rápido desarrollo de la tecnología de la información ha traído nuevos modelos de desarrollo e impulsores de crecimiento a la gestión de los archivos geológicos. Mientras aprovechemos al máximo el entusiasmo de los administradores de archivos geológicos, nos esforcemos por desarrollar nuevos sistemas de gestión de información de archivos geológicos y mejoremos los métodos de gestión de archivos geológicos, la gestión de archivos geológicos abrirá un nuevo capítulo.
Palabras clave gestión de la información del archivo geológico
Con el rápido desarrollo de las tecnologías de la información, ha llegado una nueva era de informatización, creación de redes y digitalización. En el nuevo período histórico, los archivos de datos geológicos, como parte importante del desarrollo y la construcción de la economía socialista, deben proporcionar rápida y eficazmente información de archivos de datos geológicos a todos los sectores de la vida y aprovechar plenamente el papel de los archivos de datos geológicos en construcción social y económica. Por lo tanto, cómo establecer modelos de gestión y servicios correspondientes en la conversión de archivos de datos geológicos en papel y archivos de datos geológicos electrónicos es una cuestión que todo archivero de datos geológicos debe considerar.
1 La importancia de implementar la informatización de la gestión en el departamento de archivos geológicos
La construcción de informatización del trabajo geológico es un proyecto de sistema complejo, y la construcción de informatización de las unidades de estudios geológicos no se puede separar de archivos. Los archivos geológicos son textos, mapas y materiales audiovisuales con valor de conservación que se forman directamente durante las actividades de exploración geológica. No es sólo un fiel reflejo y registro del proceso de investigación de campo, sino también un importante fundamento y base para el desarrollo de la economía de la exploración geológica, y también un comprobante y base para que las unidades salvaguarden sus derechos. Con el rápido desarrollo de la informatización social, el contenido, la forma, el soporte y otros atributos de los archivos de datos de las unidades de estudios geológicos también han sufrido grandes cambios, en particular, los materiales de archivo formados en torno a los proyectos de estudios geológicos son requisitos completos, precisos y sistemáticos. autenticidad y profesionalidad. Sin embargo, un proyecto geológico completo debe pasar por las etapas de establecimiento, diseño, construcción y finalización del proyecto, y debe someterse a la aprobación y aceptación por parte del departamento superior. Por lo tanto, es particularmente importante recopilar y organizar archivos de datos que cumplan con los estándares.
1.1 La informatización de los archivos es una tendencia en desarrollo.
La informatización de archivos es el uso de tecnología de la información moderna para fortalecer la recopilación, disposición, desarrollo y utilización de los recursos de información de archivos geológicos. La construcción de información de los archivos geológicos es un proceso de digitalización de la información, y también es un proceso de cambio de la forma de almacenamiento, recuperación, forma de gestión y soporte de la misma información. Ha aportado nuevos desarrollos y temas de investigación a la gestión tradicional de archivos del departamento de geología. El "Esquema de implementación para la construcción de la informatización de los archivos nacionales" establece claramente los objetivos y las principales tareas de la construcción de la informatización de los archivos nacionales: de acuerdo con los principios de planificación general, estándares unificados, construcción jerárquica y seguridad y confidencialidad, fortalecer los documentos electrónicos. archivado y gestión estandarizada de archivos electrónicos, y promover la digitalización de colecciones y archivos y construir bases de datos digitales, realizar servicios de consulta en línea de información de archivos públicos y acelerar la construcción de sistemas de estandarización de información de archivos, sistemas de seguridad e informatización. Por tanto, la construcción de información de archivo es una tendencia inevitable en el desarrollo de los archivos geológicos.
1.2 La informatización de los archivos ha ampliado el espacio de servicio del trabajo de los archivos.
La gestión de archivos es, en definitiva, la gestión de los recursos de información. El valor social de los recursos de información reside en el desarrollo y la utilización, y el efecto del desarrollo y la utilización depende de la oportunidad del desarrollo y del grado de utilización. En comparación, la información almacenada mediante métodos de gestión modernos es más fácil de utilizar y desarrollar, y también puede producir beneficios sociales más amplios.
2. Comprender científicamente la connotación de la informatización de archivos geológicos.
La construcción de informatización de archivos de datos es un proyecto de sistema complejo y a largo plazo, y los modelos de gestión de la información de diferentes industrias son diferente. . Al enfrentar los desafíos y oportunidades que trae la informatización, las unidades de estudios geológicos, al igual que otras empresas, enfrentan los desafíos de la comercialización y la competencia internacional. Para mejorar la calidad general de las unidades de prospección geológica y promover la reforma y el desarrollo de las unidades de prospección geológica, debemos aprovechar al máximo el arma de la informatización y encontrar el camino de construcción de la informatización que más nos convenga.
2.1 La informatización de los archivos geológicos es la realización específica de la estrategia nacional de informatización en el ámbito de los archivos.
La estrategia nacional de informatización es un proyecto sistemático a gran escala que involucra diversas industrias y actividades sociales como la agricultura, la industria, la ciencia y la tecnología y la defensa nacional.
Los recursos de información, las redes de información, la tecnología de la información, la industria de la información, los talentos de la información, las regulaciones y estándares de la información son los elementos básicos del sistema de informatización nacional. La informatización regional y la informatización de la industria son una parte integral de la informatización nacional en general. Como realización específica de la informatización nacional en el campo de los archivos, la informatización de los archivos geológicos obedece a la situación general de la informatización nacional y se lleva a cabo de forma sistemática y ordenada dentro de todo el marco de planificación estratégica. Los objetivos, tareas y contenidos de la informatización de los archivos geológicos dependen de las necesidades generales de desarrollo de la informatización nacional y tienen características obvias de la época y la sociedad.
2.2 La esencia de la informatización de los archivos es la combinación de los objetivos del trabajo de los archivos y los medios de la red de información.
El objetivo fundamental del trabajo de los archivos geológicos es satisfacer las necesidades de la sociedad para la gestión y utilización de los archivos geológicos. El modelo de negocio de archivos tradicional se desarrolló sobre la base de los métodos de trabajo de archivos originales, y su racionalidad se basa en utilizar los medios existentes para maximizar las necesidades de los archivos sociales. La introducción de tecnologías de la información modernas, como las computadoras e Internet, ha cambiado en gran medida los procedimientos y modelos de la actividad archivística, pero no ha cambiado la misión social del trabajo archivístico. La informatización es sólo un cambio de medios, no una revolución en la dirección de los objetivos. El objetivo fundamental del trabajo de archivo en el entorno digital sigue siendo satisfacer, en la mayor medida posible, las necesidades de la sociedad en materia de preservación y utilización de archivos. La informatización persigue cómo maximizar el uso de medios tecnológicos modernos, como las redes digitales, para lograr el objetivo fundamental del trabajo de archivo. En este sentido, la esencia de la informatización de los archivos es la combinación de los objetivos del trabajo de los archivos y los medios de la red de información, y es la migración del negocio de los archivos tradicionales al entorno de la red.
2.3 La informatización archivística es un proceso dinámico que continúa desarrollándose.
Con el continuo desarrollo de la tecnología de la información, los medios técnicos y el entorno técnico también cambian constantemente, y los objetivos, tareas y requisitos de la construcción de información de archivos en diferentes períodos también son diferentes. Sin embargo, bajo el entorno social específico de un determinado período y restringido por condiciones técnicas, económicas y fundamentos humanísticos, los objetivos y tareas que nos fijamos para la construcción de información de archivos son realistas, específicos y relativamente estables. En el contexto de cambios dinámicos, el objetivo de la construcción de información de archivos no se puede lograr en un solo paso.
2.4 La informatización de los archivos involucra dos vertientes: tecnología de la información y entorno humanístico, y tiene connotaciones muy ricas.
Como se mencionó anteriormente, la informatización de los archivos es el soporte de las modernas tecnologías de la información para los objetivos de gestión. Por lo tanto, la tecnología, la gestión y el entorno humanístico como su fundamento social siempre están entrelazados en el proceso de informatización de archivos, dando a la construcción de la informatización de archivos una nueva connotación diferente del trabajo archivístico tradicional. Esto se basa en la definición anterior de informatización de archivos. ser visto en .
La información del archivo de ciencia y tecnología geológica contiene información importante sobre datos minerales y también es el resultado de la exploración e investigación de las personas sobre la distribución de minerales y el movimiento de la corteza terrestre. Es un importante recurso de información y tiene una importante posición estratégica. En la sociedad actual quien tiene más información tiene la iniciativa. Como medio que contiene rica información mineral y energética, la información de archivo de ciencia y tecnología geológicas ha atraído mucha atención del mundo.
La sociedad de la información ha empujado la gestión de archivos del departamento de geología a una nueva etapa de desarrollo. Además de los desafíos de la tecnología de la información, la gestión de archivos debe lograr realmente la informatización. En resumen, mientras establezcamos un firme sentido de servicio y fortalezcamos el desarrollo y la utilización de los recursos de información de los archivos geológicos, podremos servir mejor a la sociedad.
3 Requisitos para el Departamento de Archivos Geológicos de Información
Los archivos geológicos son un logro importante logrado por sus predecesores a través de la exploración continua y el trabajo duro. Cada unidad de estudios geológicos tiene diferentes costos de inversión en archivos. La mayoría de los departamentos de estudios ni siquiera tienen computadoras para sus archivos, y mucho menos para su recuperación y gestión digitales. Esto es incompatible con la era actual de rápido desarrollo informático. Los informes geológicos vigentes, incluidos levantamientos, prospecciones geofísicas, hidrología, ingeniería, geología, minerales, etc., se presentan en formato digital para su revisión de acuerdo con la normativa del departamento superior, de lo contrario no serán aceptados. Sin embargo, después de obtener el certificado de presentación de la evaluación, la unidad de estudios geológicos no archivó los archivos electrónicos de los informes pertinentes, sino que solo archivó los informes digitales copiados y los datos geológicos originales. Esto es anormal y no debería perderse de vista. También es una laguna en la administración de archivos actual.
3.1 Fortalecer la gestión e incrementar la inversión de capital.
Debido a la comprensión insuficiente de los archivos de ciencia y tecnología geológica por parte de los departamentos y trabajadores de gestión pertinentes, no se dieron cuenta plenamente de la importancia de los datos y no los incorporaron a su trabajo diario, lo que provocó un retraso en Gestión de archivos geológicos. En términos relativos, los fondos de gestión también son insuficientes, lo que afecta gravemente a la buena implementación de una gestión moderna. Al tiempo que fortalecen la gestión, los líderes relevantes deben crear conciencia y formular reglas, regulaciones y normas prácticas para garantizar el buen progreso de la gestión.
Para realizar la electrónica de los archivos geológicos de la unidad es necesario aumentar la inversión de capital, dotar de equipo técnico moderno, equipar una cierta proporción de computadoras según el personal de los archivos y realizar una capacitación acorde con los tiempos.
3.2 Mejorar las capacidades profesionales y la calidad del personal de archivo de datos geológicos.
La calidad de los archiveros de datos geológicos determina directamente sus capacidades profesionales. Para mejorar la calidad empresarial y la ética profesional de los gerentes, se requiere que tengan altos conceptos legales y políticos, conocimiento profesional y buena ética profesional. Mejorar la calidad del personal de los archivos de datos geológicos es la clave para acelerar el progreso científico y tecnológico de los archivos de datos geológicos y promover el desarrollo de los archivos de datos geológicos. En la era de la información, el personal de los archivos de datos geológicos debe actualizar ideológicamente sus conceptos de servicio, mantenerse al día con el ritmo del desarrollo social, establecer un sentido de competencia, estudiar mucho, ampliar sus horizontes, comprender el estado actual y las tendencias de desarrollo de los campos de trabajo involucrados. , mejorar su propia calidad y utilizar Nuevas teorías y nuevas tecnologías para el archivo de datos geológicos para guiar y mejorar el trabajo de archivo de datos geológicos. Se hacen esfuerzos para cultivar talentos integrales que se adapten a la digitalización y modernización de los archivos de datos geológicos, que no sólo puedan aprender teorías y conocimientos científicamente, sino también aplicar hábilmente la tecnología digital.
3.3 Establecer un sistema de recuperación
Para datos geológicos masivos, es más rápido y conveniente establecer un sistema de recuperación. El contenido de la búsqueda incluye: categorías profesionales de datos, clasificación de métodos de trabajo, clasificación de diferentes tipos de minerales, clasificación de límites de tiempo de exploración, clasificación regional, clasificación de tiempos de presentación, etc.
3.4 Establecimiento de una base de datos electrónica
Los materiales nuevos y antiguos deben incluirse en la base de datos electrónica general, que es una parte importante de la gestión de la información de los archivos. Incluye todos los materiales originales del informe profesional, documentos de aprobación del informe, dibujos, formularios, certificados de presentación y otros archivos adjuntos. Los datos originales se pueden archivar en forma de escaneos y cada dato debe grabarse en un CD completo para evitar la pérdida de datos y los daños causados por virus informáticos.
3.5 Confidencialidad de los documentos electrónicos
Los datos geológicos de la unidad de exploración, incluidos los documentos electrónicos, deben mantenerse confidenciales. Por tanto, es necesario mejorar la seguridad de las bases de datos electrónicas. Una persona designada será responsable de la preparación de la computadora. Otros podrán acceder a los archivos según las instrucciones y no ingresarán a la computadora principal. La base de datos principal de la computadora ha compilado un "código de dos teclas" que permite a las personas encender y apagar el teléfono, y la confidencialidad es muy buena.
Cuatro formas de lograr la gestión de la información de los archivos geológicos
4.1 Métodos de trabajo innovadores
4.1.1 Construyendo un sistema en red
Con el El desarrollo de la ciencia y la tecnología y la construcción social y económica son cada vez más inseparables de los servicios de información geológica. Con el desarrollo y la aplicación de la tecnología de redes informáticas modernas, los medios, los enfoques, el alcance y la eficiencia de la recuperación de información de archivos de datos geológicos han experimentado cambios fundamentales. Esto requiere que nosotros, los archiveros de datos geológicos, establezcamos el concepto de servir a la mayoría de los usuarios de la sociedad. , fortalecer la publicidad del servicio, fortalecer la construcción de instalaciones de red y mejorar el entorno de servicio. El establecimiento de una red de área local para archivos de datos geológicos y el acceso a redes externas o Internet es una condición básica para la construcción de información.
4.1.2 Establecer un sitio web de servicio de archivo de datos geológicos y realizar servicios en línea.
Esto se convertirá en una forma importante de servicios de gestión de archivos de datos geológicos. Los servicios de gestión de archivos de datos geológicos deben basarse en el sitio web para acelerar aún más la construcción de bases de datos de recursos de información de archivos de datos geológicos, especialmente bases de datos de texto completo de documentos electrónicos, realizar la gestión y utilización en tiempo real de los documentos electrónicos del sitio web y realizar la digitalización; de recursos de información de archivos de datos geológicos y archivos de datos geológicos Conexión en red de servicios de información.
4.2 Ampliar las áreas de servicio
Con el desarrollo de la ciencia y la tecnología, la investigación científica y la construcción de producción de las personas son cada vez más inseparables de los servicios de información de documentos de datos geológicos. Promover activamente la socialización de los servicios de información de archivo de datos geológicos, pasando de la prestación principalmente de servicios de exploración geológica a la prestación de servicios integrales a la sociedad.
Servicio proactivo, estandarizar estrictamente la gestión, fortalecer la conciencia del servicio, mejorar la eficiencia del trabajo, fortalecer proyectos para estimular la demanda interna y brindar servicios de manera más rápida y proactiva. Tome la iniciativa de investigar y estudiar las autoridades del proyecto, las unidades de construcción y las unidades de diseño relevantes para comprender las necesidades de los usuarios y brindar servicios específicos. Comunicarse activamente con los departamentos relevantes y las unidades de ejecución de proyectos, y proporcionar activamente servicios de datos geológicos para diversos proyectos de protección ambiental.
4.3 Información de archivos electrónicos y archivos digitales en papel
La llamada digitalización de información de archivo significa recopilar, examinar y procesar archivos en papel o en formato legible por máquina, y utilizar software informático. al proceso de convertir el formulario en información de archivo secundaria.
El archivo electrónico de archivos de datos geológicos, el uso completo de computadoras y escáneres para digitalizar archivos en papel y el establecimiento de bases de datos de texto completo para facilitar el almacenamiento, la recuperación y la utilización no son sólo requisitos prácticos para el trabajo geológico, sino también una tendencia inevitable en la gestión de archivos. . Por lo tanto, las unidades de estudios geológicos deben actualizar rápidamente sus conceptos, realizar rápidamente el trabajo en red de archivos, servir al trabajo de estudios geológicos y promover el proceso de modernización de otros trabajos.