Cómo hacer un buen trabajo en auditoría interna del sistema de gestión de medición empresarial

El artículo 8.2.3 del GB/T19022-2003 "Requisitos para los sistemas de gestión de mediciones en procesos de medición y equipos de medición" estipula claramente que "la función de medición debe planificar la auditoría de el sistema de gestión de mediciones y su implementación para garantizar que se implementa de manera continua y efectiva y cumple con los requisitos especificados. Los resultados de la auditoría se informarán a las partes afectadas de la dirección de la organización y a todos. Los cambios en el sistema deben registrarse y la organización debe garantizar que se tomen medidas inmediatas para eliminarlas. Las no conformidades encontradas y sus motivos. Por lo tanto, es necesario revisar el sistema de gestión de mediciones desde la perspectiva de la propia empresa. establecer un sistema de gestión de mediciones no es el propósito de gestionar de manera integral y sistemática el trabajo de medición de la empresa para garantizar que la medición sea beneficiosa para la producción y la operación. La función de garantía básica del monitoreo del proceso, la calidad del producto, el ahorro de energía y la reducción del consumo es la clave. El efecto del funcionamiento del sistema de gestión de mediciones afectará directamente el desempeño de las funciones básicas de medición.

Durante el funcionamiento real del sistema de gestión de mediciones, debido a diversas razones, como por ejemplo, no claras. disposiciones de documentos, implementación deficiente de procedimientos y gestión in situ inadecuada, pueden ocurrir algunas situaciones inesperadas que afectarán los resultados de su operación. Por lo tanto, las empresas deben realizar una supervisión e inspección regulares o irregulares de sus operaciones para evaluar su desempeño. los requisitos de las políticas de trabajo de medición, los procedimientos, los sistemas de gestión y las leyes y reglamentos correspondientes evalúan si las decisiones de los gerentes, las políticas y objetivos de medición, los reglamentos de gestión y los requisitos del contrato con el cliente se implementan y ejecutan de manera efectiva y continua; Mantener, descubrir y resolver los problemas de validez y cumplimiento de la "ejecución" y los "documentos procesales". Al mismo tiempo, podemos encontrar lagunas en el trabajo a través de la auditoría interna, proporcionando una base confiable para mejorar aún más el sistema, a fin de detectar. problemas temprano y tomar medidas oportunas para promover Mejorar el nivel de gestión, mejorar la satisfacción del cliente, cumplir con los requisitos regulatorios y llevar a cabo una mejora continua. Se puede ver que la auditoría interna es una herramienta de gestión importante que puede detectar problemas a tiempo y tomar medidas correctivas y preventivas. y proporcionar información para la mejora continua. El sistema continúa mejorando y manteniendo un funcionamiento eficaz, por lo que las auditorías internas son necesarias.

En vista de la situación anterior, el autor cree que las empresas que han establecido sistemas de gestión de mediciones deberían hacerlo. Llevar a cabo activamente diversas formas de actividades de publicidad, educación y capacitación. Se debe prestar suficiente atención a la importancia y necesidad de implementar auditorías internas en todos los niveles del sistema de medición, especialmente a los líderes en todos los niveles, para garantizar que las auditorías se lleven a cabo sin problemas y. recibir el apoyo y los recursos necesarios

2. Selección razonable de métodos de auditoría interna

La auditoría interna es diferente de la auditoría interna es un medio de autogestión y mejora de las empresas. , que es un autoexamen y autocorrección realizado de forma independiente por la empresa con el fin de mejorar y perfeccionar el sistema. No hay un límite de tiempo específico para las actividades. Las auditorías externas son auditorías organizadas por clientes u organismos de certificación externos para obtener la calidad. confianza de los clientes u obtener certificados de conformidad del sistema El propósito es evaluar y reconocer la efectividad del sistema, y ​​generalmente tienen límites de tiempo estrictos. Debido a sus diferentes propósitos, el enfoque de las auditorías internas y externas también es diferente (aunque la auditoría). Los métodos son los mismos). Las auditorías internas se centran en identificar oportunidades de mejora, mientras que las auditorías externas se centran en juzgar la relación entre el sistema de gestión y las normas y requisitos en los que se basa.

Dado que el enfoque principal de las auditorías internas es la mejora continua y la perfección, al planificar e implementar auditorías internas, se debe considerar una auditoría de cobertura total, con todos los elementos y todos los departamentos involucrados revisados. El método de auditoría puede ser apropiado y factible según la situación real. Los métodos comúnmente utilizados incluyen el continuo y el centralizado. La llamada auditoría continua se refiere a la auditoría de diferentes departamentos en diferentes períodos, y la auditoría continua de todos los departamentos y elementos cubiertos por el sistema dentro de un tiempo específico (que puede ser de dos a tres meses o incluso más) según lo planificado; La auditoría son auditorías organizadas por auditores centralizados en un corto período de tiempo (generalmente alrededor de una semana). El método de auditoría específico que se utilizará debe determinarse en función de las circunstancias específicas de la unidad. Por ejemplo, cuando la empresa es de gran escala y tiene muchas unidades secundarias, y las horas de trabajo de cada sucursal o taller no se pueden unificar debido a diferentes tareas de producción, es más apropiado utilizar la auditoría continua (otro ejemplo: cuando los auditores; Si está ocupado con el trabajo y le resulta incómodo concentrarse, también se puede utilizar la auditoría continua. Si la empresa es pequeña, el horario de trabajo de cada departamento es normal y es fácil llamar al personal, la auditoría centralizada es más apropiada. El autor cree que las auditorías continuas no deberían llevar demasiado tiempo y deberían completarse en el menor tiempo posible para mantener la compacidad del trabajo de auditoría y reducir el impacto de los retrasos en la calidad de la auditoría. Las auditorías centralizadas deben planificarse cuidadosamente, el tiempo debe ser razonable y suficiente y el trabajo de auditoría debe realizarse de manera ordenada. Además, si hay problemas de calidad importantes en el proceso de producción y operación, o si hay problemas frecuentes en un determinado eslabón de gestión o en un determinado departamento, también se pueden realizar auditorías especiales cuando sea necesario. La llamada auditoría especial se refiere a la auditoría de sujetos u objetos específicos, con una dirección muy clara, y es un método especial de auditoría interna. Esto se puede hacer tantas veces como sea necesario para un diagnóstico especializado y una mejoría. Independientemente del método de auditoría utilizado, las auditorías internas deben tener un plan correspondiente, que debe organizarse de acuerdo con el plan y cubrir todos los elementos del sistema y departamentos involucrados.

En tercer lugar, hacer buenos preparativos para la auditoría interna.

Para garantizar que la auditoría interna del sistema de gestión de mediciones se pueda realizar de manera ordenada y de alta calidad, la auditoría El plan y la organización deben revisarse cuidadosamente.

Los departamentos o supervisores relevantes deben determinar el enfoque de la auditoría con base en la operación anual del sistema de la unidad y la información relevante, y formular un plan de auditoría correspondiente sobre esta base. El plan debe definir claramente el propósito, el tiempo, la base, el alcance y el contenido específico de la auditoría. esta auditoría. Antes de que se apruebe la implementación del plan, se debe notificar al departamento que se va a revisar aproximadamente con una semana de anticipación para coordinar la viabilidad de la implementación del plan y los posibles problemas. Una vez determinado el plan de auditoría, se deben seleccionar los auditores apropiados para formar un equipo de auditoría basado en el plan y con el fin de garantizar la independencia e imparcialidad, y se debe nombrar un líder del equipo de auditoría con base en el; alcance de la auditoría y los conocimientos y experiencia de los auditores Tarea.

Al prepararse para una auditoría, preste atención a la preparación de una lista de verificación de auditoría. Aunque la lista de verificación de auditoría no es necesaria, sigue siendo necesaria para el trabajo de los auditores (especialmente algunos auditores nuevos o con poca experiencia), porque tener un propósito claro, un contenido específico y una inspección claramente organizada. El formulario ayuda a los auditores a mantener los objetivos de la auditoría. claro y específico, el contenido de la auditoría minucioso y completo, el ritmo y la continuidad de la auditoría, y la dirección de la auditoría. La preparación correcta y el uso razonable de las listas de verificación de auditoría pueden ayudar a los auditores a tener ideas claras y organizadas durante el proceso de auditoría y pueden garantizar de manera efectiva la calidad de la auditoría. Por lo tanto, los autores recomiendan que los auditores preparen y utilicen una lista de verificación de auditoría al realizar auditorías. Los auditores deben preparar una lista de verificación basada en sus propias tareas y en la situación básica y las características laborales del departamento que está siendo auditado. El contenido de la lista de verificación debe ser específico e incluir los puntos, métodos, objetos y métodos de muestreo clave de la inspección. Cabe señalar que el uso de la lista de verificación no debe ser mecánico, ya que durante el proceso de auditoría real pueden ocurrir algunas situaciones inesperadas. En este momento, no deberíamos limitarnos al marco de la lista de verificación, sino que deberíamos adoptar un método más apropiado y eficaz para abordarla. Por lo tanto, al realizar inspecciones de acuerdo con la lista de verificación, se debe prestar atención a la aplicación flexible de la lista de verificación para lograr el propósito de la auditoría.

En cuarto lugar, aprovechar al máximo las habilidades de auditoría para mejorar la calidad de las auditorías in situ.

Las auditorías in situ son un vínculo clave en la auditoría. La conclusión final de la auditoría se basa en la. resultados de las auditorías in situ, por lo que la calidad de la auditoría depende principalmente de la implementación efectiva de las actividades de auditoría in situ. El proceso de auditoría in situ incluye: seleccionar muestras o fuentes de información, recopilar evidencia objetiva mediante un muestreo apropiado, pruebas y verificación in situ, revisar la evidencia objetiva con respecto a los criterios de auditoría y determinar opiniones y conclusiones de auditoría. Para que la auditoría in situ se desarrolle sin problemas en una atmósfera armoniosa, reducir la resistencia del auditado y obtener su cooperación activa, a fin de garantizar que se puedan obtener las muestras requeridas y se pueda ver la situación real, el auditor Debe dominar y utilizar hábilmente algunas técnicas de auditoría, que incluyen: una combinación de preguntas y visualización, una combinación de preguntas cerradas (por ejemplo, ¿cuántos procesos de medición clave ha identificado?) y preguntas abiertas (por ejemplo, ¿cómo gestiona los procesos?). equipo de medición que utilizas a diario?); elige el objeto adecuado para preguntar, presta atención a los rincones que se olvidan fácilmente, no hagas comentarios largos, pregunta más, escucha más, lee más, etc. Lo importante es hablar con el auditado con tranquilidad, centrarse en los puntos clave y no ignorar los detalles. Tenga en cuenta el principio de auditoría basado en "evidencia objetiva" e implemente cuidadosamente la auditoría in situ.

El objetivo de una auditoría in situ es obtener una muestra aleatoria y recopilar evidencia objetiva. Hay varios requisitos a los que se debe prestar atención al realizar un muestreo: Primero, la muestra debe ser representativa, porque la auditoría es un proceso de muestreo. Si las muestras tomadas en el sitio no son representativas, los resultados de la auditoría pueden no ser verdaderos. Por lo tanto, las muestras deben ser representativas. Esto requiere primero identificar los procesos clave y evaluar los factores principales, para tener claro qué verificar. y cómo verificar y analizar completamente el proceso (como funciones principales, puntos de control principales, contenido principal del trabajo, problemas típicos, personal principal responsable, etc.). ) y seleccionar muestras representativas. En segundo lugar, se requiere un muestreo aleatorio. Si no se trata de un muestreo aleatorio, la muestra puede tener cierta tendencia, dificultando la eliminación de factores humanos, y no se puede garantizar la objetividad y autenticidad de los resultados de la auditoría. Además, la muestra debe ser objetiva. La muestra obtenida durante el proceso de auditoría debe ser información cualitativa o cuantitativa, registros o declaraciones fácticas obtenidas a través de observación, medición o pruebas relacionadas con la calidad de los productos y servicios o la existencia e implementación de un determinado sistema. elemento. , debe ser un hecho objetivo verdadero. También debe tenerse en cuenta que el tamaño del lote de muestra debe ser compatible con el plan predeterminado, porque si el tamaño de la muestra es demasiado pequeño, el riesgo de los resultados de la auditoría será grande; si el tamaño de la muestra es demasiado grande; afectar el progreso de la auditoría. Por lo tanto, se deben seleccionar muestras apropiadas en función del tamaño, la complejidad, la cobertura del sistema, el propósito de la auditoría, el enfoque y el límite de tiempo del departamento que se está auditando.

Durante el proceso de auditoría, el auditor debe tomar en serio todas las posibles no conformidades y encontrar evidencia objetiva suficiente para respaldar y confirmar los problemas descubiertos durante la auditoría. No podemos sacar fácilmente conclusiones basadas en conjeturas y darlas por sentado, ni podemos simplemente mirar la apariencia de un problema e ignorar su esencia, porque esto no resolverá fundamentalmente el problema ni afectará el efecto de mejora. El autor tiene un profundo conocimiento de esto en el proceso de organización de la auditoría interna de mi unidad. Debido a que algunos de nuestros auditores tienen poca experiencia y falta de experiencia, a menudo solo miran los síntomas al juzgar algunos problemas, lo que resulta en una rectificación y una rectificación incompletas. la incapacidad de erradicar el problema, lo que sucede a menudo. Por ejemplo, algunos de nuestros auditores vieron que algunos equipos de medición no tenían certificados de calibración en sitio y juzgaron directamente que los certificados se habían administrado incorrectamente. De hecho, es más apropiado rastrearlo hasta el departamento de verificación o el departamento de gestión para confirmar si el certificado simplemente se perdió o no existe una fuente de verificación, porque las dos situaciones son de naturaleza diferente y los requisitos de rectificación y las medidas tomadas son también diferente.

Al realizar auditorías in situ, también se deben mantener cuidadosamente los registros de auditoría.

Dado que los registros de auditoría son la base para preparar informes de incumplimiento e informes de auditoría, así como la base para memorandos y verificaciones, y la referencia para la revisión y la trazabilidad, el contenido debe ser detallado y específico, incluido el tiempo de registro, el departamento auditado, estación auditada, host y condiciones de muestreo, nombre de la muestra, número de muestra, descripción del proyecto y otra información. Si la información registrada está incompleta, afectará la posterior determinación de incumplimiento y la emisión de los informes pertinentes. Para otro ejemplo, un auditor de la empresa donde trabaja el mismo autor descubrió durante una auditoría que varias herramientas de medición en un determinado taller no tenían certificados de calibración, pero no registró en el registro de auditoría el número de la estación de trabajo o herramienta de medición. dónde se encontró el problema en ese momento, hacer que su auditoría no encuentre resultados válidos no solo desperdicia recursos de auditoría, sino que también permite que el problema continúe oculto, lo que tiene un impacto negativo en el efecto de la auditoría.

5. Prestar atención a las actividades de seguimiento de la auditoría

El objetivo básico de la auditoría interna es evaluar si el sistema necesita tomar medidas de mejora. La auditoría interna es una fuente importante y normal de información, base y fuerza impulsora para las actividades de mejora de la calidad del sistema. Se deben realizar mejoras después de cada auditoría para lograr resultados, que es uno de los signos básicos para medir la eficacia real de la auditoría interna. El trabajo de seguimiento de las auditorías internas incluye la implementación por parte del departamento auditado de medidas correctivas para los problemas encontrados en las auditorías internas, y la revisión de seguimiento y verificación de su implementación por parte del auditor. La implementación de estas dos tareas está directamente relacionada con la eficacia del trabajo de auditoría interna. Es un vínculo importante para mejorar el sistema de medición y una forma eficaz de mejorar el nivel de gestión. Debemos dar igual importancia al proceso de auditoría interna y a la rectificación posterior a la auditoría interna, aprovechar al máximo la eficacia total del trabajo de auditoría interna y mejorar continuamente el sistema de gestión de mediciones.

Para garantizar que las actividades de seguimiento de auditoría interna se lleven a cabo de manera ordenada y eficaz, todo el trabajo relevante debe realizarse bien. En primer lugar, los auditores deben verificar cuidadosamente los hallazgos de la auditoría basándose en leyes, regulaciones, estándares y documentos del sistema corporativo, y en base a evidencia objetiva recopilada, y hacer un buen trabajo en la identificación de problemas y la confirmación del incumplimiento. Para las no conformidades identificadas y confirmadas, se debe emitir un informe de no conformidad de manera oportuna de acuerdo con los procedimientos prescritos. Para algunos problemas que no pueden determinarse como no conformidades, se deben enumerar como elementos de observación y el departamento auditado debe hacerlo. ser notificado por escrito para proponer requisitos de mejora y plazo. Posteriormente, el departamento auditado debe analizar cuidadosamente las causas de las no conformidades y observaciones encontradas durante la auditoría, formular e implementar medidas correctivas viables y tomar las medidas preventivas necesarias en función de los problemas, si así lo requiere el departamento de auditoría, el auditor puede realizar la rectificación; trabajar para ellos Brindar asistencia. Finalmente, el auditor debe verificar la efectividad de diversas acciones correctivas. Si las condiciones lo permiten, se deben realizar inspecciones in situ y verificación de datos, y la implementación de acciones correctivas no debe confirmarse únicamente mediante declaraciones verbales del departamento auditado. Para los proyectos de mejora que no se pueden completar a tiempo o los resultados de mejora no cumplen con los resultados esperados, se debe instruir a los departamentos pertinentes para que realicen rectificaciones nuevamente, y se deben implementar los sistemas de castigo y evaluación correspondientes para instar mejoras y garantizar la mejora efectiva de el sistema.