Cómo tomar actas de reuniones Cuatro formas de tomar actas de reuniones
Método 1: Prepárese con anticipación
1. Comprender la política de reuniones de la empresa. Si se requiere un formato de acta de reunión, pregunte si cumple con las Reglas de orden de Robert u otras normas. Si es menos formal, debe preguntar qué quiere cubrir la empresa en las actas y para qué sirven. Como encargado de registros, no es necesario leer las Reglas de orden de Robert en su totalidad, pero es útil comprar una copia (o pedir prestada una) como referencia.
Despeja tu rol. Algunos secretarios de reuniones no participan en la discusión, mientras que otros toman notas y participan en la discusión. En todo caso, la tarea central del secretario de la reunión es tomar notas y no asume el papel de anfitrión o coordinador de la reunión.
2. Prepare una plantilla con antelación. El formato de todas las actas de las reuniones es aproximadamente el mismo. Las plantillas pueden proporcionarle una referencia conveniente. Incluya al menos lo siguiente: Tipo de reunión. ¿Reunión semanal o reunión anual? ¿Reunión pequeña o reunión especial?
Fecha, hora y lugar. Deje un lugar para anotar las horas de inicio y finalización de la reunión.
Los nombres del presidente de la reunión, del líder y de su secretario o apoderado.
Disculpas a los participantes y ausentes. Preste atención a si hay quórum presente.
Tu despacho de firma. Como encargado del registro, deberá firmar. Tras la aprobación de la empresa, es posible que se requieran firmas en el acta de la reunión.
Se puede adjuntar el orden del día de la reunión. Si el presidente o el coordinador no le pide que escriba la agenda de la reunión, alguien debería hacerlo. Revisar la agenda de la reunión puede ayudar a organizar sus notas.
3. Trae tu ordenador o portátil. Toma lo que estás acostumbrado. Si escribe notas de reuniones con frecuencia, utilice una libreta o cree una carpeta separada en su computadora. Si las actas de la última reunión no se han enviado para su revisión, tráigalas con usted.
Se puede utilizar equipo de grabación para facilitar la transcripción después de la reunión, pero la grabación no puede reemplazar las notas de campo. Obtenga el consentimiento de los participantes antes de grabar y luego no copie palabra por palabra al transcribir.
Aprender taquigrafía puede acelerar la toma de notas, pero no es necesario registrar cada frase de la reunión. Esta situación debe evitarse.
Si la empresa te exige que entregues tus registros, utiliza un proyector o una pizarra de presentación. No desdibujes tu letra. Asegúrese de llevar sus notas después de la reunión para transcribirlas.
Método 2: Tomar notas durante la reunión.
1. Distribuir hojas de firmas a los participantes. Cuando todos lleguen, reparta una hoja de papel y pídales que firmen con su nombre e información de contacto. Puede copiarlo en la plantilla después de la reunión o puede adjuntar el documento directamente como archivo adjunto. Este método se utiliza a menudo para reuniones grandes. Si no conoce a muchos de los asistentes, puede consultar el plano de asientos y anotar sus nombres mientras se presentan. Mantenga la lista a mano para poder consultarla cada vez que documente su reunión.
2. Rellena la plantilla tanto como sea posible. Mientras espera la reunión, complete el nombre de la empresa, la fecha, el lugar y el tipo de reunión (como junta directiva, comité especial, etc.). Cuando comience la reunión, anote la hora de inicio. Si no tiene una plantilla, escriba esta información en la parte superior de su nota.
Si la reunión se realiza durante un período especial y tiene objetivos especiales, informe a los participantes con antelación. Una vez que hayas transcrito tus notas, también debes incluir los objetivos específicos de la reunión.
3. Registrar los resultados de la primera propuesta. La mayoría de las reuniones comienzan con una propuesta, usemos esto como ejemplo. Asegúrese de anotar toda la información relevante sobre la propuesta: normalmente comienza con: "Propongo la adopción de este plan".
Nombre del proponente.
Resultados de la encuesta. La propuesta se aprueba o la propuesta fracasa.
Si la propuesta es larga, pídeles que la presenten por escrito para evitar registros inexactos. Si encuentra este problema con frecuencia, debe sugerir que la empresa establezca una regla: las propuestas que superen un cierto número de palabras deben presentarse por escrito.
Si redactas la agenda de esta reunión, eres tanto el registrador como el proponente. No hay nada de malo en esto, siempre y cuando sea objetivo al registrar sus palabras y acciones.
4. Registrar otras propuestas. Escuche atentamente todas las discusiones, pero a menos que se especifique lo contrario, no se requiere grabación de audio. Registre únicamente el contenido relevante para la propuesta.
Cada propuesta debe redactarse cuidadosamente y se deben registrar el proponente y los resultados de la votación.
Algunas propuestas requieren ser secundadas antes de votar. Si alguien dice "Yo segundo", debes escribir el segundo y el segundo.
Si no sabes el nombre del proponente o necesitas que repita la propuesta, puedes preguntar cortésmente. Está bien interrumpir, lo importante es asegurar la veracidad de la información.
Si se modifica la redacción de la propuesta, bastará con modificarla en el acta. A menos que el cambio viole el significado anterior y provoque una acalorada discusión, no es necesario registrar "cambiado".
5. Escuchar los informes de los participantes y obtener una copia del informe. Cuando alguien lee un informe o una noticia frente a un documento, se debe anotar quién habló y qué se dijo. Si contiene sugerencias, regístrelas de la forma habitual. La forma más práctica es pedir a los periodistas un informe después de la reunión. Tome notas durante la reunión para recordar pedir materiales relevantes después de la reunión. Transcribir actas de reuniones y adjuntar informes.
Si el periodista no proporciona una copia, busque la manera de conseguirla. Necesito recogerlo después de la reunión.
Si se trata sólo de un informe oral en lugar de una lectura comparada con un documento, entonces sólo será suficiente un resumen simple y objetivo del contenido del informe. No se requieren detalles de la documentación ni redacción específica del denunciante.
6. Registrar las tareas asignadas. Incluye tareas enviadas en la última reunión y nuevas tareas asignadas en esta reunión. ¿Alguien asignado para escribir una carta? Escriba su nombre y los requisitos de la tarea. Dependiendo del formato de la reunión, la propuesta incluye muchas tareas. Si se trata de una reunión informal, es posible que algunas decisiones no se expresen con claridad y sea necesario escucharlas con atención.
Si en la reunión también se explicaron los motivos de la decisión, deberá documentarlos de forma resumida.
7. Registre las instrucciones del presidente de la reunión. Cuando una objeción entra formalmente en el proceso de discusión, es necesario registrar la objeción y sus motivos, así como las instrucciones del presidente de la reunión. Se recomienda consultar las Reglas de orden y los estatutos de Robert.
8. Las discusiones en las reuniones deben grabarse de manera general solo si se solicita específicamente. Estrictamente hablando, las actas de las reuniones registran propuestas y decisiones formales en lugar de discusiones específicas. Sin embargo, si la empresa tiene reglas especiales, documente la discusión. Documentar las discusiones objetivamente. Recuerde el punto sustantivo más que la opinión y elimine adjetivos, adverbios y otras figuras retóricas. Apunte a la objetividad y la simplicidad.
No grabar a los oradores en las discusiones. Esto es especialmente importante cuando se documenta una discusión acalorada, donde mencionar nombres puede ofender a la otra parte.
9. Final. Registre la hora en que finaliza la reunión. Recuerde pedirle al periodista una copia del informe o pedirle que se la envíe por correo electrónico. Eche un vistazo rápido a las actas para ver si hay omisiones o ambigüedades. Si tiene alguna pregunta, pregunte antes de que los participantes se vayan.
Método 3: Transcribir después de la reunión
1. Transcribir lo antes posible. Lo mejor es transcribir inmediatamente después de la reunión, cuando el recuerdo es más claro.
2. Utiliza una computadora para escribir las notas en una versión electrónica. Si la reunión se graba por computadora, omita este paso. Luego cree un nuevo documento para transcribir las notas y abra la referencia del documento de notas.
3. Organiza tus notas en párrafos claros. Cada propuesta, decisión y solicitud se divide en párrafos independientes. Revisa los siguientes puntos: La ortografía y la gramática son correctas. Puede utilizar un software de revisión ortográfica.
Objetividad. No puedes tener tus propias opiniones personales. Las actas de las reuniones deben ser objetivas.
Utiliza palabras claras y precisas. Reemplace las palabras vagas con palabras precisas. Eliminar descripción decorativa.
Solo se registran acciones, no discusiones. A menos que haya solicitudes especiales.
Número de página.
4. Distribuir el primer borrador del acta de la reunión al personal relevante. Se distribuirá a las direcciones de correo electrónico de los participantes según la información de contacto que se les pidió que completaran al principio. También debe haber información de contacto del anfitrión de la reunión.
5. Aprobación y visto bueno. Es posible que deba leer el acta de esta reunión en la próxima reunión y aceptarla para su aprobación. El acta se aprueba si se aprueban todas las propuestas contenidas en el acta. Si se realizan cambios antes de la aprobación, los cambios deben anotarse en el documento. Sin embargo, no es necesario señalar cambios específicos.
Si se propone una enmienda después de su aprobación, se debe registrar textualmente el contenido de la propuesta y si fue adoptada.
Método 4: uso de plantillas
1. Visite el sitio web de plantillas de documentos de la conferencia. El uso de plantillas le ayudará a mantenerse organizado y evitar errores de formato.
2. Navega y compara. Utilice la función de búsqueda en el sitio para encontrar la plantilla que mejor se adapte a sus necesidades. Busque plantillas (genéricas o estándar) según requisitos específicos, busque la plantilla adecuada y haga clic en "Descargar" o "Usar". Guárdalo para asegurarte de poder encontrarlo la próxima vez.
3. Abre la plantilla. Después de descargarlo, descomprímelo y ábrelo con Microsoft Word o Exel. Para mayor comodidad y mejores resultados, se recomienda utilizar la última versión de Microsoft Word. Manténgalo actualizado para disfrutar de más funciones nuevas y hacer que la operación sea más conveniente.
4. Agregue el logotipo de la empresa y la información de derechos de autor al encabezado. Elimina el logo en el ejemplo, pero recuerda leer las normas de uso de la plantilla para evitar disputas legales innecesarias.
5. Cambiar el título. Elimine el texto de muestra y escriba el título real del acta de la reunión.
6. Cambiar el tema de la plantilla (opcional). Puedes cambiar los colores de tu plantilla u otros temas para hacerlos más profesionales.
Es muy simple: busque "Diseño de página", haga clic en "Color y tema" y podrá configurarlo usted mismo. Por ejemplo, elija un color que combine con el logotipo de su empresa.
7. Ajustar la estructura de la plantilla. Algunas placas son redundantes o faltan, o no te gusta el estilo. Adáptalo a tus propias necesidades.
8. Guárdalo para reuniones. Usar Microsoft para tomar notas de reuniones es conveniente, rápido y más organizado. Pero también puedes imprimir la plantilla y tomar notas a mano. Preste atención a ajustar la altura de la fila para garantizar que haya suficiente espacio para completar la información.
9. Consulta la plantilla. Felicitaciones por hacer la plantilla. Tener una plantilla como referencia definitivamente mejorará la eficiencia y la precisión. No olvides hacer un escaneo rápido para ver si falta algo o si está borroso. Después de comprobar y asegurarte de que no hay problemas, ¡estás completamente listo!
Copia tus notas inmediatamente después de la reunión, ya que tu memoria es más clara en este momento. Intente transmitirlo a las personas pertinentes lo antes posible.
Siéntate cerca del moderador en las reuniones para poder pedir información que no escuchaste con claridad.
Guarde las actas de las reuniones en un lugar seguro.
Exigir a los proponentes que presenten propuestas por escrito para evitar registros inexactos.
Ante la duda, pregunta. No tengas miedo de interrumpir la reunión.
Las actas de las reuniones son importantes. Se guardarán y se hará referencia a ellos durante muchos años. Las actas de las reuniones, especialmente en cuestiones legales, también afectan la reputación de las personas involucradas.
Lea partes de las Reglas de orden de Robert, especialmente la sección sobre los deberes de un secretario.
Registro en orden cronológico. Si un tema se menciona dos veces, no lo combine.
Advertencia de no registrar demasiados detalles. Incluso si le piden que grabe una discusión, trate de ser conciso. Recuerde sólo los puntos importantes y evite detalles innecesarios.
Permanezca objetivo y no interfiera con inferencias personales.
No registre el contenido protegido por el "Acuerdo de Confidencialidad Abogado-Cliente", solo indique "Esta parte de la discusión cae bajo el Acuerdo de Confidencialidad Abogado-Cliente, por lo que no será grabada".
p>Si se le asigna grabar una conversación confidencial (como una conversación entre un abogado y un cliente), debe separar esta parte del registro y anotar la confidencialidad y quién tiene acceso a ella.