¿Cómo crear una consulta en ACCESS?
Después de hacer clic en Crear consulta en la vista Diseño, aparece la ventana Consulta con un cuadro de diálogo Mostrar tabla. El cuadro de diálogo Mostrar tabla se mencionó en la lección anterior, "Creación de relaciones entre tablas". Haga clic en la opción Ambos en el cuadro de diálogo Mostrar tablas y seleccione la tabla o consulta deseada en el cuadro de lista. Solo todas las tablas se enumeran en la pestaña "Tablas" y solo todas las consultas se enumeran en la pestaña "Consultas". Al seleccionar "Ambos" se muestran todas las tablas y objetos de consulta en la base de datos, lo que nos ayuda a seleccionar campos para una nueva consulta de la tabla o consulta seleccionada.
Haga clic en la tabla o consulta deseada y luego haga clic en el botón "Agregar" en el cuadro de diálogo y la lista de campos de la tabla aparecerá en la ventana de consulta. Agregue la tabla de información del pedido y la tabla de información del producto en la base de datos de pedidos del cliente a la ventana de consulta. Después de agregar la tabla que proporciona los datos sin procesar, puede cerrar la ventana Mostrar tablas y regresar a la ventana Consulta, listo para crear una consulta. La ventana de visualización de tabla/consulta muestra las fuentes de datos utilizadas por la consulta, incluidas tablas y consultas. Cada tabla o consulta en la ventana enumera todos sus campos de un vistazo, lo que nos facilita la selección de campos de consulta. La ventana de consulta se utiliza para mostrar los campos de consulta y las condiciones de consulta utilizadas en la consulta.
3. Agregar y eliminar los campos de destino de la consulta.
Ahora agregaremos campos a la tabla de diseño de consulta. El campo agregado se denomina "campo de destino". Hay dos métodos para agregar el campo de destino a la tabla de consulta:
El primer método es seleccionar una columna en blanco en la tabla, hacer clic en la celda correspondiente a la primera fila y aparecerá un mensaje en la tabla. lado derecho de la celda. Un botón con una flecha hacia abajo. Haga clic en este botón para mostrar un cuadro desplegable, seleccione el campo de destino correspondiente y seleccione el campo "Número de pedido" en la tabla "Tabla de información del pedido".
Si hay los mismos campos en varias tablas, ¿cómo distinguirlos? Cuando buscamos el campo de destino correspondiente en el cuadro desplegable de la primera celda de la tabla de consulta, el nombre de la tabla/consulta donde se encuentra el campo está delante del campo, como "Tabla de información de pedido". Campo "Nombre del producto", lo que significa que es el campo "Nombre del producto" en la "Tabla de información del pedido". No el campo "Nombre del producto" en otra tabla o consulta. Entonces no hay confusión.
El segundo método es más sencillo. Si desea agregar un campo de empresa solicitante a la tabla de información del pedido, primero seleccione la tabla de información del pedido, luego busque el campo requerido empresa solicitante en su cuadro de lista, mueva el mouse a la opción marcada con este campo en el cuadro de lista y mantenga presionado el botón izquierdo del mouse. En este momento, el cursor del mouse se transforma en un cuadrado largo. Arrastre el mouse para arrastrar el cuadro rectangular a una columna en blanco de la tabla de consulta a continuación y luego suéltelo.
Este método es mucho más conveniente que el primer método si hay muchos objetos en la tabla/ventana de consulta.
Si desea eliminar el campo de destino, mueva el mouse a la barra de selección de la columna donde se desea eliminar el campo de destino y el cursor se convertirá en una flecha hacia abajo. Haga clic con el botón izquierdo del mouse para seleccionar todas las columnas, luego haga clic en la tecla "Eliminar" del teclado para eliminar el campo de destino seleccionado.
4. Consultar vista de tabla de datos
Cambie la tabla a vista de tabla de datos para ver los resultados de la consulta.
En Access, cambiar entre múltiples vistas es muy sencillo. Simplemente mueva el mouse al primer botón de herramienta en la esquina superior izquierda de la barra de herramientas y aparecerá una etiqueta de mensaje "Ver". Haga clic en él para cambiar de la vista de diseño de consulta a la vista de hoja de datos.
La vista de hoja de datos de una consulta parece una tabla, pero aún existen muchas diferencias entre ellas.
Aunque no puede insertar columnas en la tabla de datos de la consulta, puede mover columnas, cambiar el ancho de las columnas y las alturas de las filas, y ocultar y congelar columnas en la tabla de datos de la consulta.
No se pueden agregar ni eliminar columnas en la tabla de datos de la consulta, ni se pueden modificar los nombres de los campos de la consulta. Esto se debe a que el valor de los datos generado por la consulta no es un valor real, sino que se transfiere dinámicamente desde el objeto de la tabla, que es una imagen reflejada de los datos de la tabla.
La consulta simplemente le dice a Access qué tipo de datos se necesitan. Access encontrará los valores de estos datos en la tabla y los reflejará en la tabla de datos de la consulta, lo que significa que estos valores son solo. los resultados de la consulta.
Simplemente seleccionamos el campo de destino para indicarle a Access qué tablas y campos son necesarios, y Access enumerará los datos del campo como una tabla y nos los enviará.
En las consultas, también puede utilizar varias expresiones para manipular los datos de la tabla para generar nuevos campos de consulta.
Datos resumidos
La tabla de datos actual no ha calculado las "ventas totales" involucradas en cada pedido. Podemos usar expresiones en la consulta para calcularlo. Primero, agregue un campo de destino en la ventana de diseño de la consulta, que es el último campo "Ventas totales" en la tabla de datos de la consulta. Debido a que este campo no está en ninguna tabla, se debe ingresar manualmente en una columna vacía de la tabla de consulta.
En la línea de campo de esta columna, primero ingrese "ventas", luego ingrese ":" (tenga en cuenta que se debe ingresar ":" en modo inglés) y luego ingrese "[Tabla de información del producto]. [Precio unitario del producto]* [Tabla de información del pedido]! [Cantidad del pedido]" Ahora cambie a la vista de hoja de datos de la consulta para ver los resultados. Esta consulta agrega una columna de Ventas totales y calcula automáticamente los montos involucrados en cada pedido.
Al escribir una expresión de cálculo, asegúrese de prestar atención a su formato, primero el nombre del campo, luego ":" y luego la parte derecha de la expresión. Cuando utilice un campo de destino en esta consulta, debe encerrar el nombre del campo entre corchetes y agregar "[nombre de la tabla que se está utilizando] delante del nombre del campo. Un símbolo que indica en qué tabla se encuentra.
Lo que acabo de decir son cálculos sencillos. Si desea realizar algunos cálculos complejos con los datos y calcular más de una docena de valores, será muy problemático escribirlo así. Además, si desea tomar el valor después de la raíz de un determinado valor, puede hacerlo. No lo escribas.
Para completar cálculos cada vez más complejos, Access proporciona un "generador de expresiones" especial, cuyo uso específico se analizará en la siguiente lección.
6. Guarde la nueva consulta
Ya casi hemos terminado con lo que se suponía que debíamos hacer. Guardemos la nueva consulta.
Haz clic en "Guardar" en el menú "Archivo" del menú principal. Si es la primera vez que guarda esta consulta, aparecerá un cuadro de diálogo en la pantalla que le preguntará cómo nombrar esta consulta: 7. Cree una consulta utilizando el Asistente para consultas de tablas simples.
Primero, haga clic en el botón Nuevo en la ventana de la base de datos y aparecerá una nueva ventana de consulta. Seleccione Asistente para consultas simples en el cuadro de lista y haga clic en Aceptar. En la ventana del Asistente para consultas simples que aparece, seleccione los nombres de los campos que desea usar en la nueva consulta. Debido a que estos campos pueden estar en diferentes tablas o consultas, primero debe seleccionar la tabla o consulta deseada en el menú desplegable del cuadro desplegable Tabla/Consulta y luego los campos en el cuadro de lista Campos disponibles serán aquellos en la tabla o consulta seleccionada Todos los campos disponibles. Haga clic con el mouse y seleccione el "Campo" deseado y luego haga clic en el botón "Mover a la izquierda" o "Mover a la derecha" para que esa opción sea el campo seleccionado en la nueva consulta. Después de seleccionar todos los campos obligatorios, haga clic en Siguiente en la ventana, asigne un nombre a la nueva consulta en la siguiente ventana y haga clic en Finalizar para crear la nueva consulta.
8. Utilice el Asistente de consultas cruzadas para crear una consulta.
ACCESS admite un tipo especial de consulta de resumen, llamada consulta de tabla cruzada. Con esta consulta, puede ver los valores calculados en un formato similar a una hoja de cálculo. Para crear una consulta de tabla cruzada, primero haga clic en el botón Nuevo en la ventana de la base de datos, luego haga clic en Seleccionar asistente de consulta de tabla cruzada en la ventana emergente y luego haga clic en el botón Aceptar. El primer paso en la ventana del Asistente para consultas cruzadas es seleccionar el nombre de la tabla o consulta que contiene la tabla cruzada. El segundo paso es seleccionar qué campos de la tabla cruzada se utilizan como encabezados de fila. Solo puede seleccionar hasta tres campos. El tercer paso es seleccionar qué campos de la tabla cruzada se utilizan como encabezados de columna y el cuarto paso es seleccionar qué valores se calculan en las intersecciones de las tablas. En el quinto paso, debe nombrar la nueva consulta y hacer clic en el botón Finalizar, completando así una consulta cruzada.
Debido a que esta consulta es bastante especial y los principiantes a menudo no pueden entenderla, he presentado ejemplos relevantes en la base de datos Northwind por separado como referencia. Consulta de tabla cruzada. rar (83,03KB) 9. Cree una consulta utilizando el Asistente para buscar consultas duplicadas.
En Access, es posible que necesites recuperar y clasificar algunos registros con el mismo valor en la tabla de datos. Utilice el Asistente de consulta para buscar duplicados proporcionado por el sistema para completar rápidamente la consulta "Buscar duplicados". Primero haga clic en la pestaña Consulta en la ventana de la base de datos y luego haga clic en el botón Nuevo. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en el asistente Buscar consultas duplicadas y luego haga clic en el botón Aceptar. El primer paso del Asistente de consulta para buscar duplicados es el mismo que el de los dos primeros asistentes de consulta. En el segundo paso, seleccione el objeto de consulta según sea necesario. El sistema buscará automáticamente registros en la tabla de datos según los campos seleccionados y los clasificará según los campos establecidos.
El tercer paso es seleccionar otro campo de consulta. De hecho, el contenido de la consulta seleccionado aquí es la información que el usuario quiere saber, es decir, qué registros tienen el mismo contenido. Ingrese el título de la nueva consulta en el último cuadro de diálogo del asistente, o acepte el valor predeterminado proporcionado por el sistema y seleccione la operación después de generar la consulta. Es decir, puede optar por abrir la consulta en la vista Hoja de datos para ver la información. o modificar el diseño de la consulta en la vista Diseño. Haga clic en el botón "Finalizar" para finalizar la creación de la consulta.
10. Utilice el Asistente para consultas de búsqueda de discrepancias para crear una consulta.
En Access, es posible que necesites buscar registros en una tabla de datos para ver si están relacionados con otros registros y si realmente son significativos. Esto se puede hacer rápidamente utilizando el Asistente para consultas de búsqueda de discrepancias. Comience haciendo clic en el botón "Nuevo" en la ventana de la base de datos. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas para buscar discrepancias y luego haga clic en Aceptar. El primer paso del asistente requiere que el usuario seleccione dos objetos de consulta, es decir, dos tablas de datos relacionadas con los registros. Una vez seleccionado, haga clic en el botón Siguiente. En el siguiente paso, seleccione los campos que coincidan entre las dos tablas seleccionadas anteriormente. El sistema buscará automáticamente en función de los campos coincidentes y verá registros no coincidentes. El tercer paso es seleccionar los campos que pueden representar el registro de consulta. Puede seleccionar los campos requeridos de la lista de campos disponibles en el lado izquierdo del cuadro de diálogo en la ventana de la derecha, no hay requisitos específicos. Ingrese un título para la nueva consulta en el cuadro de diálogo final del asistente, o acepte los valores predeterminados proporcionados por el sistema, seleccione una acción después de generar la consulta y haga clic en Finalizar para finalizar la creación de la consulta.
11. Crear consulta SQL.
Las consultas SQL son consultas creadas directamente por los usuarios mediante sentencias SQL. De hecho, todas las consultas en Access pueden considerarse consultas SQL, porque las consultas de Access se basan en declaraciones SQL para implementar funciones de consulta. Sin embargo, al crear consultas de acceso, no todas las consultas se pueden crear en la vista de diseño de consultas proporcionada por el sistema. Debido a que las consultas solo se pueden implementar mediante declaraciones SQL, las consultas SQL se pueden dividir en las siguientes cuatro categorías: consultas de unión, consultas transitivas, consultas de definición de datos y subconsultas. Si desea crear una consulta SQL en Access, primero debe crear una nueva consulta, luego hacer clic en el menú "Ver" y seleccionar el comando "Ver SQL" para mostrar un cuadro de texto para escribir declaraciones SQL en la pantalla. Después de ingresar la declaración SQL utilizada, haga clic en el menú Ver y seleccione el comando de vista de tabla de datos para ver el efecto de la declaración SQL en este momento.
12. Crear consulta de parámetros
La consulta de parámetros puede modificar automáticamente las reglas de consulta durante el proceso de ejecución de la consulta. Cuando el usuario realiza una consulta de parámetros, se muestra un cuadro de diálogo de entrada que le solicita que ingrese información. Este tipo de consulta se denomina consulta de parámetros. Cuando un campo requiere una consulta de parámetros, primero cambie a la vista de diseño de la consulta y luego escriba el texto del mensaje correspondiente entre corchetes en la celda "Condición" debajo del campo utilizado como parámetro. Cuando se ejecute esta consulta, Access mostrará un mensaje. Una vez ingresada, cambie la consulta a la vista de hoja de datos y aparecerá un cuadro de diálogo en la pantalla que le preguntará qué parámetro necesita limitar. En este momento, si ingresa ciertas condiciones, puede ver los registros que cumplen con las condiciones. La consulta de parámetros de Access se basa en una consulta de selección o consulta cruzada. Antes de ejecutar una consulta de selección o consulta cruzada, proporciona a los usuarios un cuadro de diálogo de parámetros para establecer condiciones, lo que facilita el cambio de límites u objetos de consulta. Por supuesto, puede crear consultas no sólo para parámetros individuales, sino también para otros campos que también tienen sugerencias condicionales.
13. Establecer propiedades de consulta
Para establecer propiedades de consulta, primero abra una consulta, luego haga clic en el botón "Propiedades" en la barra de herramientas y modifíquela en las propiedades de consulta emergentes. cuadro de lista Propiedades de consulta. Entre las diversas propiedades de consulta, muchas son fáciles de entender. Ahora, aquí hay algunas propiedades poco comunes pero útiles:
Permisos de ejecución: establezca esta propiedad en "Propietario". Cuando se establece esta propiedad, todos los usuarios tienen permiso para ver y ejecutar consultas al propietario de la consulta, por lo que el propietario de la consulta puede guardar las consultas modificadas y solo el propietario de la consulta puede cambiar la propiedad de la consulta.
Tipos de conjuntos de registros: Los tipos de conjuntos de registros incluyen conjuntos dinámicos, conjuntos dinámicos (actualizaciones inconsistentes) e instantáneas. Si selecciona "Conjunto dinámico", puede modificar los valores en la tabla de datos consultados y los valores calculados correspondientes también cambiarán dinámicamente. Sin embargo, en el estado de instantánea, los datos en la tabla de datos no se pueden modificar.
Finalmente, agregue otra consulta especial en ACCESS, la consulta de unión.
En el formulario Base de datos, haga clic en Consulta en Objetos y luego haga clic en Nuevo en la barra de herramientas de la ventana Base de datos. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Vista Diseño y luego haga clic en Aceptar. Sin agregar tablas ni consultas, haga clic en Cerrar en el cuadro de diálogo Mostrar tablas. En el menú Consulta, seleccione Consulta específica de SQL y luego haga clic en Unión. Si no necesita devolver registros duplicados, ingrese una declaración SQL SELECT con una operación UNION; si necesita devolver registros duplicados, ingrese una declaración SQL SELECT con una operación UNION ALL; Tenga en cuenta que cada instrucción SELECT debe devolver la misma cantidad de campos en el mismo orden.
Los campos correspondientes deben tener tipos de datos compatibles, pero hay una excepción: los campos numéricos y los campos de texto se pueden utilizar como campos correspondientes.