¿Cuál es la cultura del correo electrónico de la empresa?
Con la profundización de la globalización, las grandes empresas se están expandiendo globalmente y las empresas locales se distribuyen por todo el país. Con su método de archivo en tiempo real, confiable, rápido y conveniente, el correo electrónico se está convirtiendo cada vez más en un método de comunicación popular entre las empresas. El correo electrónico también conlleva el poder de las relaciones interpersonales, la política en el lugar de trabajo y la estrategia empresarial en la empresa.
¿Cómo se convierte el correo electrónico en el principal método de comunicación en las organizaciones modernas con sus características de comunicación únicas? ¿Cómo refleja la relación entre las personas y las organizaciones en organizaciones jerárquicas? ¿Cómo deben ver los individuos de la organización los nuevos desafíos que trae? correo electrónico? y adaptarse a estos desafíos? Los estudiantes de la promoción Internacional M BA 2010 de la Universidad de Pekín llevaron a cabo una mesa redonda y un análisis sobre estos temas.
El correo electrónico también es un gran escenario para mostrar la política corporativa y la ecología organizacional. A través de este importante comportamiento en la vida organizacional corporativa, desde la perspectiva del comportamiento organizacional, analizamos la ecología organizacional corporativa contenida en la cultura del correo electrónico.
Jugar al fútbol y pasar la pelota.
El correo electrónico parece ser la esencia de la llamada "cultura del correo electrónico", una herramienta para eludir el trabajo y la responsabilidad.
Las guerras por correo electrónico que eluden la responsabilidad son dañinas y desperdician recursos. La mejor manera es que el gran jefe se presente directamente, identifique al responsable del trabajo y calme la situación. Si conoce a un líder al que le gusta utilizar "nosotros" como tema para mostrar espíritu de equipo, es probable que todo llegue a su fin.
El objetivo actual de la organización es tener una clara división del trabajo y responsabilidades claras, y evitar en la mayor medida patear la pelota. De hecho, cuanto más clara sea la división del trabajo, menor será la redundancia y la flexibilidad en las emergencias. En este momento, lo más común es mostrar diversas habilidades de lucha en los correos electrónicos. Cuando llega demasiado lejos, el hilo de correo que regresa es suficiente para hacer caramelos confitados.
Pero si estás familiarizado con este tipo de desconocimiento, hacer lo contrario también es efectivo. Por ejemplo, este caso práctico de "orientación al cliente": a un gerente se le asigna un proyecto entre equipos. No tiene recursos directos, ni dinero, ni autoridad, ni nadie que administre, ni nadie que convoque reuniones a voluntad. Luego, los gerentes utilizan el correo electrónico como método de trabajo principal, formulan activamente cronogramas de trabajo, envían diversas tareas en forma de correos electrónicos masivos y verifican el estado de finalización de las tareas en forma de correos electrónicos masivos. Por supuesto, cada carta es del supervisor directo de la persona en cuestión, y una vez que alguien responde solo al correo electrónico para eludir el trabajo, debe responder en forma de correo electrónico grupal, exponiendo así la actitud laboral de todos al centro de atención, haciendo que el otro El partido no puede resistir y sólo puede aceptarlo.
Además, la cultura del correo electrónico prevalece en las empresas extranjeras y el trasfondo internacional aumenta la complejidad del correo electrónico. Un grupo de personas de todo el mundo tuvo que hablar inglés en todos los niveles para intentar comunicar cinco cubos de arroz. Algunas empresas aprecian los correos electrónicos breves, mientras que otras desarrollan el hábito de los correos electrónicos extensos. Siempre es una mala idea poner demasiado énfasis en las habilidades comunicativas, olvidar el propósito de la comunicación y prestar demasiada atención a los medios técnicos.
Mantenlo como está y ajusta cuentas más tarde.
Esto es lo más notorio de la cultura del correo electrónico: por pequeño que sea, ya sea que se diga en persona o por teléfono, debe ser confirmado vía correo electrónico, lo que significa "conservar esto". "Fotos, ajuste de cuentas tras la caída. "Esta conducta tiene dos finalidades: una es atacar y la otra es defender.
El método de ataque es muy sencillo. Supongamos que A promete en el correo electrónico enviar el documento de cotización antes de una determinada línea, luego, si llega tarde, B puede usar el correo electrónico prometido como identificador para atacar a A. Supongamos que C comete un error en el correo electrónico, D puede señalarlo con tacto. pero claramente: "Errores tan débiles mentales pueden afectar la imagen profesional de una empresa" o "A los clientes no les gustan los proveedores que no prestan atención a los detalles". Por supuesto, las personas plagiadas son la audiencia más importante.
Mientras recopilamos pruebas y nos llamamos hermanos unos a otros, la popularidad de este fenómeno conducirá inevitablemente a una falta de seguridad para todos. Como resultado, todos dedicaron mucho tiempo extra a prestar atención a la redacción y los detalles, por temor a dejar pistas.
La defensa es uno de los usos principales del correo electrónico. No sólo debemos tener la intención de dañar a otros, sino también tener la intención de protegernos de los demás. Los correos electrónicos no sólo se pueden "archivar", sino que también tienen una fuente única y se pueden recuperar fácilmente. Estas ventajas no se pueden tener en cuenta con archivos en papel, voz y vídeo. Por lo tanto, los correos electrónicos pueden equivaler a documentos firmados en la cooperación empresarial y tener efectos legales.
En la búsqueda de empleo, un correo electrónico confirmando la oferta se considera una aceptación formal; responder al correo electrónico del presupuesto del proveedor se considera que ha aceptado el precio; aceptar una entrevista por correo electrónico con los medios se considera que ha aceptado hablar públicamente, etc. .
Así que tenga cuidado al enviar correos electrónicos. Si el precio se acuerda con el proveedor por teléfono, se debe confirmar por correo electrónico. Si se cancela un trabajo, se debe confirmar el motivo y el responsable. correo electrónico. De lo contrario, ¿cómo encontrarías el sonido que ha desaparecido en el aire con el paso del tiempo? ¿Cómo no involucrarte? Es también el valor estratégico de la “defensa activa” del correo electrónico.
Los siguientes crímenes fueron cometidos por el Emperador.
En 2006, Lu Chunchu, un veterano en el lugar de trabajo y presidente de EMC Greater China, finalmente se separó de la "mejor secretaria de la historia" debido al "escándalo de los correos electrónicos". Es difícil imaginar cómo un pequeño secretario podría derrocar a un presidente regional si el sistema electrónico corporativo no tuviera los buzones de correo de todos, incluidos los altos ejecutivos, proporcionando un canal conveniente para los "infractores de abajo".
El correo electrónico tiene una característica única: la pasividad del destinatario. Es diferente con una llamada telefónica. La otra parte debe estar dispuesta a conectarse para transmitir contenido. El destinatario del correo electrónico sólo puede aceptarlo pasivamente, no puede predecirlo y no puede rechazarlo. Por lo tanto, el uso del correo electrónico para promocionar contenido, conocido como "push", puede romper las restricciones geográficas y jerárquicas y hacer al menos técnicamente posible que todos hagan oír su voz. Además, la inmediatez del correo electrónico puede aumentar el impacto de un evento. Sin embargo, hay dos caras de una misma moneda, y esta característica del correo electrónico también hace que el comportamiento “impulsivo” sea irreversible.
En resumen, el coste de llegar a la cima de una empresa a través del correo electrónico es muy bajo. La lucha en el centro comercial es feroz y cuanto más convenientes son las armas, más poderosas son. Gracias al correo electrónico, los empleados de nivel medio y bajo que antes estaban alejados de las verdaderas luchas de poder también pueden verse involucrados e incluso ocupar puestos importantes. Este comportamiento es más impredecible y preventivo, lo que complica la lucha de la empresa.
Además, una forma de ganar poder adicional en las habilidades de gestión organizacional es el llamado "debriefing", y la accesibilidad, el envío masivo y la pasividad del destinatario del correo electrónico es como se denomina. El arma del emperador.
Sin embargo, las propias empresas no son víctimas pasivas. Al utilizar el correo electrónico, las empresas prestan atención a la defensa y el contraataque. La seguridad del correo electrónico se ha convertido en un tema importante para todos los líderes empresariales. Con el surgimiento de nuevas situaciones como "seguir la tendencia", las empresas también están fortaleciendo constantemente sus líneas de defensa:
Primero, muchas empresas controlan técnicamente que personas de diferentes niveles no pueden unirse a la lista de distribución y no pueden configurado sin los permisos correspondientes Forward master.
En segundo lugar, es muy probable que los correos electrónicos enviados por todos los empleados se envíen automáticamente a los gerentes relevantes después del procesamiento en segundo plano. En algunas industrias sensibles, las empresas tomarán este tipo de medidas defensivas.
En tercer lugar, las empresas extranjeras, especialmente las que cotizan en bolsa, están sujetas a la Ley Sarbanes-Oxley, por lo que básicamente todos los correos electrónicos que pasan por el servidor se archivan y todas las palabras sensibles también se documentan. atención y cerrado en consecuencia.
Los misterios y peligros del reenvío y la entrega secreta
El reenvío, también conocido como CC, es una característica del correo electrónico. Pocas personas hacen docenas de copias de documentos y las distribuyen, y las grabaciones telefónicas son aún más incómodas de transmitir. Sin embargo, el correo electrónico facilita reenviar un correo electrónico a otra persona, como el correo electrónico de un proveedor a su jefe y el correo electrónico de su jefe a un compañero de trabajo. Pero el reenvío también puede ser peligroso:
El director de recursos humanos de una sucursal de Beijing de una empresa se ha quejado de los servicios de la empresa de búsqueda de talentos contratada por la sede, pero no pudo convencer a la sede, por lo que tuvo que organizar una reunión para discutir los planes de rectificación. Después de la reunión, envió el acta de la reunión a varias personas de la empresa de cazatalentos, con la esperanza de ver avances. Hasta ahora todo está bien. Pero medio mes después, el director recibió un correo electrónico de la sede, ¡y era éste! La situación es extraña. Después de la investigación, el director descubrió que un empleado de la empresa de búsqueda de personal pidió ayuda a la sucursal de la empresa en Shanghai durante el período de rectificación. Reenvió directamente el correo electrónico original sin borrar las actas de la reunión ni el cuerpo del correo electrónico. Pero a mis colegas de la sucursal de Shanghai no se les da bien. Querían aprovechar esta oportunidad para atacar la sucursal de Beijing y decir la verdad frente a la sede, por lo que reenviaron el correo electrónico completo a la sede, lo que significa: Por favor, vean que la gente de la sucursal de Beijing es incompetente y contrataron a una cazatalentos tan mala. compañía.
La gente de la sucursal de Shanghai no sabía que se trataba de la empresa de cazatalentos contratada por gente de la sede. La sede vio el correo electrónico y creyó que la actitud del director de ayudar activamente a la empresa de búsqueda de personal a hacer correcciones era digna de reconocimiento. Como señal de buena voluntad por parte de la sede, el correo electrónico fue devuelto al supervisor. Esta serie de publicaciones se encuentra por defecto en medio de luchas en el lugar de trabajo. Entonces, al reenviar, arrastre la pantalla hasta el final para ver si la otra parte debe ver el original.
Cco también se llama copia oculta. Se sospecha que el escenario de esta función es siniestro o ha penetrado en las tinieblas de la naturaleza humana. BCC se utiliza a menudo para tender una trampa: A escribe un correo electrónico a B y el BCC se envía al jefe. El jefe también verá la respuesta de b. B no sabe que su jefe lo está leyendo, por lo que el contenido de su correo electrónico debe ser más directo y sincero que si lo supiera. BCC también se puede utilizar en otra situación: un jefe quiere mantener informado a un empleado sobre un proyecto, pero su nivel no es el adecuado para estar en la lista de CC.
Debido a que todos pueden enviarlo en secreto a cualquiera que desee, y también se puede enviar en secreto, cuando sea CC o BCC, debes pensar con claridad si lo que escribes podrá ser visto en el futuro. todos en un momento determinado, porque nadie puede garantizar si el destinatario enviará este correo electrónico a todos.
Estas dos características juegan un papel importante a la hora de hacer que el correo electrónico impulse los problemas de la empresa. Aunque es lógicamente incorrecto utilizar los resultados de eventos para rechazar correos electrónicos, el efecto de destrucción masiva de otros métodos de comunicación no será tan impresionante.
Herramientas de comunicación
Actualmente, muchas empresas multinacionales adoptan "oficinas distribuidas", tienen sucursales en todo el mundo y utilizan el correo electrónico como principal método de comunicación. La popularidad de los "sistemas de gestión de proyectos" que forman equipos temporales basados en proyectos obliga a las personas a estar preparadas para comunicarse y cooperar con extraños en cualquier momento. Sin las restricciones de la cortesía cara a cara, suele ser más fácil para las personas expresar sus verdaderas opiniones por correo electrónico.
Es la comodidad y facilidad de uso del correo electrónico lo que lo convierte en la principal herramienta de comunicación para las empresas. Si la organización empresarial es compleja y los costos de comunicación son altos, es necesario reducir los costos de comunicación a través del correo electrónico.
Además, las empresas modernas tienen requisitos claros de permisos y deben archivarse en cualquier momento. En el caso de las empresas, todo el mundo se enfrentará a auditorías y el contenido del trabajo de los departamentos sensibles deberá archivarse. El correo electrónico también reduce los costos de mantenimiento y retención de registros.
La reducción de los costes de comunicación que aporta el correo electrónico promueve la globalización de las empresas, facilita el establecimiento de equipos internacionales y garantiza el disfrute oportuno de la información. Sin correo electrónico, ¿cuántas horas de la noche o de la madrugada pasarían los estadounidenses y chinos de un equipo en conferencias telefónicas?
Es sólo un medio.
Pero en un contexto internacional, el conflicto entre cultura y valores, y el entrelazamiento de intereses comerciales, hacen del correo electrónico un portador de luchas políticas internas, lo cual es casi el destino.
El correo electrónico es una herramienta poderosa en la política corporativa, pero ocurre en casi todos los métodos de comunicación uno a muchos, como la mensajería instantánea interna, los foros internos, etc. El correo electrónico tiene alta visibilidad simplemente porque es, con diferencia, el más utilizado. Incluso sin el correo electrónico, la gente buscaría otras vías y, en el futuro, a medida que avance la tecnología, podrían elegir otros canales de comunicación.
Los efectos negativos de la cultura del correo electrónico están relacionados con la falta de confianza y creencia en la cultura corporativa. El correo electrónico es sólo una herramienta, similar a un amplificador. Si la organización misma está llena de intrigas, entonces la lucha política sobre diversas herramientas de comunicación será muy feroz y el correo electrónico se convertirá inevitablemente en una herramienta poderosa en la lucha.
Transportista de crédito
El correo es el transportista de crédito. La sociedad empresarial moderna enfatiza el sistema crediticio. Ya sea usted un alto ejecutivo o un recién llegado al lugar de trabajo, debe establecer y mantener su credibilidad en el lugar de trabajo a través del correo electrónico.
La llamada "tecnología orientada a las personas" significa que la tecnología nunca podrá resolver los conflictos entre las personas. La raíz de la cultura del correo electrónico es, en última instancia, el problema entre las personas. La raíz de la reducción de la política de oficina es aumentar la confianza entre las personas y mejorar la relación entre las personas, no la relación entre las personas y las herramientas.