¿Cómo desarrollar especificaciones y flujos de trabajo corporativos claros?
Un proceso de gestión completo y moderno es una de las garantías importantes para el desarrollo sostenible de una empresa. Estos procesos clave pueden incluir la formulación y ajuste de la planificación estratégica y los planes operativos, la recopilación, recopilación y análisis de datos operativos, procesos relacionados con las finanzas, procesos relacionados con el personal y procesos relacionados con la gestión de riesgos.
El método establecido se puede revisar y clasificar en función de las características propias de la empresa haciendo referencia a las prácticas del modelo de la industria. Lo más importante no es sólo registrar los pasos más importantes, sino definir claramente la posición de cada departamento e individuo participante en el proceso clave. Existe un modelo “RASIC” en los sistemas de gestión modernos para definir las funciones y responsabilidades en el proceso:
R (Responsable) responsable: Responsable de la implementación de iniciativas y toma acciones para asegurar la implementación de diversas tareas.
Un tomador de decisiones (Aprobar): autorizado para aprobar decisiones. Las decisiones sólo pueden surtir efecto con su consentimiento o firma.
S (Soporte) Partidario: Participar y apoyar la implementación de iniciativas, proporcionar datos necesarios, participación del personal y otros recursos.
I (Informar) necesita ser informado: La iniciativa tendrá un impacto en el trabajo de ciertos departamentos, por lo que se debe informar a estos departamentos de los resultados de la iniciativa, y al responsable (R) tiene la responsabilidad de comunicarse con ellos.
C (Consultar) La parte a consultar: Ciertos departamentos deben ser consultados antes de tomar una decisión. Generalmente no es un participante directo en la toma de decisiones.
RASIC es una herramienta para ayudar en la gestión de proyectos. Puede ayudar a las organizaciones a planificar las responsabilidades del proyecto y las relaciones entre departamentos con más detalle. Es mejor tener solo un rol "R" por iniciativa, asegurando que no haya brechas ni responsabilidades superpuestas. Al mismo tiempo, las responsabilidades deben coincidir con la autoridad y permitir que quienes toman decisiones se basen en información válida.
Una vez formulados los procesos clave, además de supervisar la implementación de arriba hacia abajo en toda la empresa, también es necesario supervisar la implementación de los procesos a través del control interno y otros mecanismos para producir resultados apropiados.