Cómo gestionar bien los archivos contables corporativos
Varios aspectos que necesitan atención en la gestión de archivos contables:
(1) Fortalecer la gestión de archivos contables y racionalizar el sistema de gestión de archivos contables. Los archivos contables administrados de manera uniforme por la agencia de archivos de la unidad deben seguir estrictamente las normas pertinentes sobre archivos contables. Está claro que la propiedad de los archivos contables pertenece a la agencia de contabilidad de la unidad organizará y estandarizará los archivos contables y los mantendrá temporalmente. ellos en la agencia de contabilidad por 3 años, después de la expiración, los archivos contables se prepararán y el directorio de archivos y expedientes se transferirá a la agencia de archivos de la unidad para su custodia unificada, si no se ha establecido una agencia de archivos. ser designado dentro de la agencia contable para su custodia. Los cajeros tampoco podrán hacerse cargo de los archivos contables
(2) Estandarizar el archivo de los archivos contables. Al vincular comprobantes contables, debe utilizar comprobantes contables para encuadernar la cubierta, sellar la línea de encuadernación y sellar el sello del personal de contabilidad en el área de sellado. Los contenidos relevantes en la superficie de la cubierta deben completarse completamente punto por punto. Una vez encuadernados, deben colocarse en la caja del expediente contable (comprobante) por orden de mes. Los expedientes contables transferidos al archivo de la unidad para su custodia deben, en principio, permanecer sellados en el volumen original. Si es necesario desempacar y reorganizar casos individuales, la agencia de archivos debe trabajar con la agencia de contabilidad y el personal de manejo para desempacarlos y reorganizarlos para aclarar responsabilidades.
(3) Estandarizar la llevanza de los archivos contables. Para las unidades que han establecido una sala de archivos integrales, el departamento de contabilidad debe manejar los procedimientos pertinentes de acuerdo con los requisitos de la sala de archivos integrales y transferir los archivos contables a la sala de archivos integrales para su custodia. Para las unidades que no han establecido una sala de archivos integral, los archivos contables serán conservados adecuadamente por el departamento de contabilidad por el momento, pero una persona dedicada será responsable. Es necesario configurar armarios especiales e instalaciones antirrobo, ignífugas, a prueba de moho y polillas. Para los contadores que han renunciado, sus archivos contables deben entregarse a la sala de archivos integrales de la unidad o al departamento de contabilidad para su custodia, y no se les permite almacenarlos por sí mismos. Para las unidades o departamentos que han terminado su actividad contable, sus archivos contables deben entregarse a la oficina superior de archivos para su custodia. Cualquier unidad o individuo que no haya sido transferido debe pasar inmediatamente por los procedimientos de transferencia.
(4) Estandarizar la gestión periódica y la gestión de destrucción de archivos contables. El período de conservación de los archivos contables de cada unidad deberá ajustarse estrictamente a lo establecido en las “Medidas de Gestión de Archivos Contables”. Cuando los archivos contables deban ser destruidos después de que expire el período de retención, el departamento de gestión de archivos contables de la unidad propondrá opiniones de destrucción y, junto con el departamento de finanzas y contabilidad, realizarán una evaluación después de una revisión estricta, una lista de destrucción. Se prepararán archivos contables. Las agencias gubernamentales y las instituciones públicas deben informar a sus líderes para su aprobación antes de la destrucción; las unidades corporativas deben revisar e informar a sus superiores para su aprobación antes de la destrucción. Los comprobantes originales de los créditos y deudas no liquidados se extraerán por separado y se archivarán por separado, y serán conservados por el departamento de almacenamiento de archivos contables hasta que se liquiden los reclamos y deudas. Cuando cada unidad destruye archivos contables de acuerdo con las regulaciones, el departamento de almacenamiento de archivos contables y el departamento de contabilidad deben enviar personal para supervisar la destrucción. Antes de destruir los archivos contables, la persona que supervisa la cancelación debe verificarlos y verificarlos cuidadosamente. Después de la destrucción, debe firmar y sellar la lista de destrucción e informar el estado de supervisión y cancelación al líder de la unidad.
(5) Fortalecer la capacitación laboral del personal contable y mejorar la calidad de los expedientes contables. Los contadores son la primera persona responsable de organizar los archivos contables. La familiaridad y competencia de los contadores en la organización estandarizada de archivos contables determina la calidad de los archivos contables. Por lo tanto, la capacitación en gestión de archivos contables y habilidades operativas debe incluirse en la capacitación previa al trabajo del personal contable. Deben comenzar desde el negocio básico de organizar archivos contables, de modo que puedan dominar los conocimientos básicos y las habilidades operativas de los archivos contables. gestión, y luego comenzar desde la fuente Hacer un buen trabajo en la organización y estandarización de los archivos contables.
(6) Mejorar diversas reglas y regulaciones para la gestión de archivos contables y manejar estrictamente los procedimientos de entrega de archivos contables. Las regiones y departamentos que implementan el sistema de delegación de contabilidad, además de establecer sistemas de gestión como archivo, seguridad y confidencialidad de archivos contables, también deben formular registros contables basados en las "Medidas de gestión de archivos contables" y las "Normas de trabajo de informatización contable". y combinado con las condiciones reales, el alcance de la presentación, el tiempo de presentación, el esquema de clasificación, el cronograma del período de almacenamiento, el tiempo de transferencia, etc. de los archivos garantizan la integridad de la recopilación de los archivos contables. Al entregar los expedientes a la unidad encargada, los supervisores de transferencia, contadores, reembolsadores de cuentas y archiveros de ambas partes deben realizar los procedimientos de entrega al mismo tiempo y sellarlos con sellos oficiales. Deben verificar si los expedientes contables están completos y. completa, si las cuentas son consistentes y si la calidad de la disposición de los archivos está estandarizada. El comprobante de entrega debe realizarse por triplicado, y cada unidad de ambas partes conservará una copia y presentará una copia
(7) Mejorar la calidad del personal del departamento de contabilidad y mejorar la estructura de personal
El sistema contable está dirigido por personas. En términos de funcionamiento, si un sistema es seguro o no depende no sólo del sistema en sí, sino también de la calidad de los operadores. Los empleados sin una formación empresarial eficaz y sin una buena ética profesional son una amenaza. a la seguridad del sistema. Para mejorar la calidad profesional informática del personal contable es necesario fortalecer vigorosamente la formación de talentos. Todas las unidades deben apoyar y organizar activamente al personal contable para aprender y mejorar los conocimientos de informática contable, cultivar talentos integrales y crear las condiciones para que la unidad establezca un sistema de información contable eficiente lo antes posible. El personal de contabilidad, el personal de mantenimiento del sistema y el personal de gestión del sistema deben recibir capacitación de acuerdo con diferentes contenidos y requisitos. Para el personal de mantenimiento de sistemas, se deben utilizar profesionales informáticos tanto como sea posible. Después de todo, el mantenimiento de sistemas informáticos es un trabajo altamente profesional. Estos profesionales informáticos pueden lograr buenos resultados con una simple formación en contabilidad. Fortalecer la calidad del personal contable, fortalecer la conciencia sobre la gestión de archivos y devolver los archivos completos a mano en el momento oportuno.
En definitiva, fortalecer la gestión de los expedientes contables es una tarea importante que urge mejorar y fortalecer en nuestra actual gestión financiera. Todas las unidades deben concederle gran importancia y tomar acciones activas, empezando por la misma. trabajo básico y mejorar eficazmente el nivel de gestión financiera para servir mejor a las empresas.