Cómo brindar mejores servicios a los visitantes durante el proceso de servicio de exhibición
* * *Género y tendencias
En la crisis económica, las exposiciones dirigidas por el gobierno son de gran importancia para impulsar la confianza en la industria de las exposiciones, ajustar el diseño industrial local, atraer inversiones y ayudando a las empresas de exhibición locales a desarrollarse y crecer con un significado importante. Las exposiciones dirigidas por el gobierno están determinadas por la naturaleza del socialismo con características chinas, pero no son una patente de China. Si observamos las exposiciones integrales a gran escala más influyentes del mundo, muchas de ellas cuentan con el apoyo del gobierno. En la actualidad, las exposiciones dirigidas por el gobierno chino muestran las siguientes tendencias de desarrollo.
En primer lugar, las operaciones están cada vez más orientadas al mercado.
Las exposiciones dirigidas por el gobierno son generalmente de gran escala, de alto nivel, de larga duración y con grandes inversiones, lo que requiere la movilización de diversos recursos administrativos. Las empresas de servicios de exposición convencionales no son capaces de organizar una exposición a gran escala tan compleja y delicada, por lo que los gobiernos locales tienden a crear una agencia permanente para coordinar los preparativos de la exposición. De hecho, muchas tareas de coordinación con departamentos de nivel superior, como ministerios y comisiones centrales, a veces necesitan ser coordinadas por la persona principal a cargo del gobierno local. Por tanto, desde la perspectiva de garantizar la eficacia de la exposición, es necesaria la intervención del gobierno.
Al mismo tiempo, también hemos visto que el gobierno está dispuesto a subcontratar una gran cantidad de servicios de exhibición a empresas. Tanto el alcance como el grado de las operaciones orientadas al mercado son cada vez más propicios para el desarrollo de empresas de servicios de exhibición. Las empresas expositoras han obtenido más oportunidades de negocio. El gobierno tiende a subcontratar servicios de conferencias y exposiciones más específicos a empresas de exposiciones profesionales, lo que no sólo ayuda a ahorrar dinero y mejorar la calidad de la organización de conferencias y exposiciones, sino que también libera a los funcionarios gubernamentales de reuniones complejas. Las empresas de exhibición no sólo obtienen ingresos y beneficios al brindar diversos servicios, sino que también pueden capacitar a sus empleados y mejorar los niveles de servicio. A medida que la calidad del servicio y las capacidades organizativas de las empresas de convenciones y exposiciones sigan mejorando, el gobierno subcontratará más servicios de convenciones y exposiciones a empresas de convenciones y exposiciones, lo cual es una buena noticia para las empresas de convenciones y exposiciones. Los resultados finales de desarrollo estarán en una dirección en la que el gobierno se centrará principalmente en la coordinación con gobiernos de nivel superior, formulación de temas de conferencias, invitaciones de invitados importantes, implementación de patrocinios importantes, etc. Todos los demás asuntos serán atendidos por el empresa expositora.
En segundo lugar, se está desarrollando cada vez más hacia la especialización.
La mayoría de las exposiciones dirigidas por gobiernos son una combinación de exposiciones, actividades, contratos, actuaciones, conferencias y foros a gran escala, con contenido integral que incluye inversión, comercio, fabricación industrial, tecnología agrícola y tecnología de la información informática. , finanzas y cultura, logística de transporte, turismo, etc. , que abarca los principales sectores económicos e industrias. Estas exposiciones a gran escala pueden centrarse en demostrar las ventajas económicas locales y el potencial de inversión. Pero aún queda un largo camino por recorrer en términos de profesionalidad. De hecho, algunos gobiernos ya han dado pasos prometedores. Por la mañana, Wang Guoping, secretario del Comité Municipal del Partido de Hangzhou, anunció que la Expo de China Occidental está decidida a trazar una línea clara entre la "dependencia de las asignaciones financieras" y "desempeñar el papel fundamental del mercado y explorar nuevas formas de industrializarse". la exposición." Esto nos da un caso de referencia.
En definitiva, las exposiciones y congresos deben ser profesionales. Sólo proporcionando cosas tangibles a las que las empresas y los individuos quieran asistir podrán los expositores y representantes participantes mantenerse firmemente en la audiencia. La especialización es la base del branding. Sólo con esta base podremos, como dijo el ministro Wang Guoping, no sólo ganar dinero para la gente común, sino también para todos los ámbitos de la vida.
En tercer lugar, el grado de internacionalización es cada vez mayor.
Actualmente, la situación económica mundial es sombría y el proteccionismo comercial está aumentando en algunos países. La crisis económica que azota al mundo y la propagación generalizada de la gripe A (H1N1) han reducido el deseo de los empresarios de viajar largas distancias. Para atraer inversión y tecnología extranjeras y promover las exportaciones de productos básicos locales, el gobierno está prestando cada vez más atención a atraer exposiciones, inversiones y participación en conferencias. Esto está determinado por el propósito de la exposición encabezada por el gobierno. Con el aumento de las exposiciones económicas y comerciales celebradas en varios lugares, la internacionalización se ha convertido en un símbolo importante del éxito de una exposición, especialmente las exposiciones a gran escala patrocinadas por el gobierno.
Servicios y acciones
Entonces, ¿cómo pueden las empresas de exhibición servir mejor a las exhibiciones dirigidas por el gobierno?
Basado en las características de las tres exposiciones dirigidas por el gobierno mencionadas anteriormente y mi experiencia organizando exposiciones dirigidas por el gobierno, el autor compartirá algunas opiniones personales.
En primer lugar, aprender de conceptos avanzados extranjeros sobre organización de exposiciones y conferencias, y combinarlos con las condiciones nacionales de China para proporcionar las mejores soluciones de servicios de exhibición para exposiciones dirigidas por el gobierno, que deben ser tanto internacionales como localizadas.
Después de 30 años de reforma y apertura, la industria de convenciones y exposiciones de China ha alcanzado logros de renombre mundial. Sin embargo, la mayoría de las empresas de servicios de convenciones y exposiciones de mi país todavía operan ampliamente y la mayoría de ellas compiten entre sí en los tramos inferiores de la cadena industrial. Todavía existe una brecha considerable entre los estándares de las convenciones y exposiciones avanzadas del mundo. organizaciones en términos de estándares de servicio, procesos de servicio y control de calidad. Las exposiciones dirigidas por gobiernos son a menudo exposiciones económicas y comerciales relacionadas con el extranjero. Nuestras empresas de exposición deben cumplir con las tendencias de desarrollo de exposiciones y conferencias internacionales y proporcionar diversos servicios que satisfagan las necesidades de los expositores y representantes extranjeros. La internacionalización de las exposiciones se refleja en los requisitos específicos de las organizaciones expositivas.
Por supuesto, los conceptos internacionalmente avanzados de organización de exposiciones y conferencias también están en constante desarrollo y cambio.
Para nosotros, hay tres puntos en nuestra industria de exposiciones que requieren mucha atención y ajustes adecuados. En primer lugar, los organizadores de exposiciones deberían estar más dispuestos a invertir en invitar a compradores y visitantes profesionales; en segundo lugar, deberían utilizar de forma proactiva nuevas tecnologías, como sistemas de autoservicio de registro de expositores y audiencias; y en tercer lugar, la tendencia ecológica de la industria de exposiciones; .
Las exposiciones o conferencias patrocinadas por el gobierno suelen tener fuertes connotaciones administrativas en ciertos aspectos. Por ejemplo, la ceremonia de apertura debe ser grandiosa y los invitados presentes deben ser figuras importantes. Cuando los líderes toman asiento, cortan cintas, pronuncian discursos, se toman fotografías, etc., prestan mucha atención a la secuencia del protocolo y al nivel administrativo. Esta característica es la localización, que requiere que las empresas de servicios de exhibición sigan esta práctica y nivel administrativo y hagan arreglos razonables de acuerdo con las intenciones del gobierno.
De hecho, la internacionalización y la localización a veces entran en conflicto. El mejor resultado es lograr tanto la internacionalización como la localización.
Recientemente, el manejo de la ceremonia de apertura de la Exposición Internacional de Incentivos y Negocios (CIBTM) de China (Beijing) 2009 celebrada en el Centro Nacional de Convenciones demostró plenamente el conflicto entre internacionalización y localización.
Del 8 de septiembre a las 6:5438+00, se celebró en el Centro Nacional de Convenciones la Exposición Internacional de Incentivos y Negocios de China (Beijing) 2009 (CIBTM). El organizador es el mundialmente famoso British Reed Exhibitions Exhibition Group, y la Oficina Municipal de Turismo de Beijing es coorganizador. La mayoría de las exposiciones extranjeras no cuentan con ceremonias de inauguración. Los expositores, compradores profesionales y visitantes van directamente a la sala de exposiciones para hablar de negocios. Una vez inaugurada la exposición, el organizador convocará a los medios de comunicación y a varios representantes de los expositores fuera de la sala de exposiciones o en otra pequeña sala de conferencias, y celebrará una ceremonia de inauguración muy sencilla en un corto período de tiempo. Esta vez, el British Reed Exhibitions Group también enfatizó que no habrá ceremonia de inauguración de esta exposición, solo una conferencia de prensa, lo cual está en línea con las características de las exposiciones extranjeras. Pero la Oficina de Turismo de Beijing insistió en celebrar la ceremonia de apertura. De lo contrario, los líderes de la ciudad y la oficina de turismo no cortarán la cinta y los medios de comunicación no podrán informar sobre ello.
En este momento, el Centro Nacional de Convenciones se coordinará con el director de exposiciones de Reed Exhibitions en el Reino Unido: los chinos deben tener una ceremonia de apertura y un panel de antecedentes de la exposición decentes, y los líderes de la ciudad deben hablar y tomar fotos para que los medios puedan informar sobre el banquete, también es bueno para la promoción de la exposición en sí. Finalmente, la ceremonia de inauguración de esta exposición dura menos de 15 minutos después del inicio de la exposición, pero es un trámite necesario para el organizador, el gobierno, y es indispensable para la internacionalización de las exposiciones lideradas por el gobierno.
Se puede ver que si queremos organizar una exposición con fuertes colores gubernamentales de acuerdo con el concepto de exposición internacional, causará muchos conflictos con la localización, pero esto no significa que la internacionalización no sea factible. Por el contrario, la internacionalización es necesaria para las exposiciones dirigidas por el gobierno, porque el gobierno también quiere que las exposiciones sean más internacionales, pero nuestras empresas de servicios de exposición deben manejar la relación entre las dos con prudencia.
2. La operación de exposiciones orientada al mercado dirigida por el gobierno es una oportunidad única para las empresas de servicios de exposición, pero también plantea requisitos más altos. Los servicios de convenciones y exposiciones deben ser innovadores para evitar la competencia de precios bajos.
Es una tendencia que el gobierno subcontrate algunos servicios de exposiciones y conferencias a empresas de servicios profesionales, pero la situación actual es que actualmente es difícil encontrar suficientes empresas profesionales para organizar eventos a gran escala. El caso de las agencias y organizaciones gubernamentales permanentes es una de las principales razones para que el Comité participe más en trabajos específicos de la conferencia. Con la profundización de las operaciones orientadas al mercado, más empresas de servicios de exhibición obtendrán más negocios del gobierno, por lo que es una oportunidad única para las empresas.
"Pocos" se refleja en dos aspectos: en primer lugar, cuantas más exposiciones dirigidas por el gobierno, más ingresos recibirán las empresas; en segundo lugar, las exposiciones dirigidas por el gobierno se están volviendo cada vez más internacionales, lo que permite a las empresas ampliar su alcance; horizontes y domine los medios internacionalmente avanzados para organizar conferencias y exposiciones y capacitar a su equipo.
Ahora, algunas empresas de servicios de conferencias profesionales de renombre mundial han comenzado gradualmente a operar en China. Junto con la competencia de numerosas empresas internacionales de relaciones públicas y organización de eventos, las empresas de servicios de exposiciones locales se enfrentan a desafíos cada vez mayores por parte de estas empresas de servicios de exposiciones internacionales. Por ejemplo, hay muchas empresas expositoras extranjeras que participan en la Exposición Mundial de Shanghai, lo que nos brinda la oportunidad de aprender a distancia.
Las empresas necesitan mejorar integralmente la calidad del servicio desde el personal, la tecnología, los procesos de servicio y otros aspectos para crecer lo más rápido posible. Aquí el elemento humano es crucial. Los servicios de exposición dependen en última instancia de las personas. Las habilidades lingüísticas, los conocimientos y la experiencia de los empleados determinan la competitividad integral de una empresa de servicios de exhibición.
Por ejemplo, muchas conferencias internacionales celebradas en China no utilizan interpretación simultánea. La demanda de reuniones en inglés puro es un nuevo desafío para el personal de los centros de conferencias. En el Congreso Mundial de Magia celebrado en nuestro Centro Nacional de Convenciones en julio de este año, todos los ensayos y competencias, ya fueran los magos participantes o los anfitriones, hablaban inglés, y la competencia de magia tenía requisitos muy estrictos para la coordinación de iluminación y sonido. y música de fondo No puede haber errores en el control de la iluminación; de lo contrario, el efecto del juego se reducirá considerablemente o incluso fallará. Esto impone altas exigencias al dominio del inglés de nuestros empleados. Después de un duro entrenamiento, completamos con éxito la tarea de recepción. El presidente de la Federación Internacional de Magia elogió esta como la mejor competencia de magia. Los clientes tienen requisitos cada vez mayores para los servicios de exhibición y la innovación en los servicios se ha convertido en una elección inevitable. En el pasado, los centros de conferencias ofrecían principalmente salas de conferencias y servicios in situ, pero los clientes de hoy exigen que los centros de conferencias proporcionen servicios derivados más valiosos para reducir la dependencia de servicios de terceros. Por ejemplo, los clientes esperan que el centro de conferencias pueda proporcionar un sistema de guía inteligente que pueda reflejar la marca de su conferencia o la imagen de su marca corporativa, para evitar el costo de personalizar el logotipo por parte de un tercero. También esperan que el centro de conferencias pueda proporcionarlo. banquetes comparables a los hoteles de lujo.
Estos cambios en la demanda requieren que prestemos más atención a la innovación de servicios. Por lo tanto, nuestro Centro Nacional de Convenciones contrata extranjeros con experiencia como directores de ventas senior, chefs ejecutivos y directores de operaciones para brindar comidas de lujo a nivel de hotel de cinco estrellas, aumentar el contenido de los servicios de valor agregado y anunciar proactivamente a los clientes a los medios de la industria y a los medios de comunicación. lanzamientos de proyectos de exposiciones y conferencias para ampliar la influencia de las conferencias y exposiciones. Porque sabemos muy bien que la competencia de precios bajos no es de ninguna manera una solución. En la situación económica actual, que no es muy optimista, las empresas de servicios de exhibición deben evitar la competencia de precios bajos mediante la innovación de servicios. Las empresas de servicios de convenciones y exposiciones deben promover el desarrollo de convenciones y exposiciones dirigidas por el gobierno en una dirección profesional
Lo que a menudo llamamos exposiciones dirigidas por el gobierno significa que el gobierno prepara el escenario y las empresas cantan el espectáculo. Lo que quiero hacer aquí es que no sólo los expositores y las empresas expositoras deberían actuar en la exposición, sino que más empresas de servicios de exposición deberían participar activamente en la actuación (el servicio no sólo debería subcontratar más servicios de exposición a las empresas, sino que las empresas deberían); También hacemos lo mejor que podemos. Nos esforzamos por ayudar a que las exposiciones dirigidas por el gobierno se conviertan en exposiciones profesionales y de marca junto con el gobierno.
Aquí hay dos significados: en primer lugar, a largo plazo, sólo cuando las exposiciones dirigidas por el gobierno se conviertan en exposiciones profesionales podrán ser sostenibles y las empresas podrán obtener negocios a largo plazo; en segundo lugar, si las empresas no funcionan; Duro, al no poder proporcionar servicios de exhibición profesionales, las exhibiciones dirigidas por el gobierno enfrentarán el problema de un impulso de desarrollo insuficiente. Las empresas son el cuerpo principal del mercado y la actual intervención a gran escala del gobierno es temporal. Por lo tanto, en este sentido, el apoyo del gobierno a las exposiciones dirigidas por el gobierno también debe centrarse en cultivar las capacidades organizativas y los niveles de servicio de las empresas locales de servicios de exhibición. El apoyo de estas últimas puede reflejar mejor la visión del gobierno.
Por un lado, el gobierno debe cultivar y apoyar conscientemente empresas de servicios de exhibición profesionales a gran escala. Por otro lado, las empresas necesitan aprender de métodos de exhibición avanzados y maduros para ayudar a que las exhibiciones dirigidas por el gobierno debiliten gradualmente su color administrativo y se desarrollen en una dirección profesional en términos de procesos de trabajo, estándares de servicio, marketing, creación de marcas y formación de equipos.
Como todos sabemos, está Tong Ren Tang en el norte y Qing Yu Tang en el sur. Al pie norte de la montaña Wushan en Hangzhou, se encuentra el famoso "Rey de la Medicina de Jiangnan": Hangzhou Hu Qingyutang. Hu Qingyutang fue fundada en 1874 por Hu Xueyan, un famoso hombre de negocios de alto rango de la dinastía Qing, y se ha hecho famoso en todo el mundo. Hu Qingyutang considera a los clientes como la "fuente de soporte vital" y brinda un servicio entusiasta. Piensa en sus clientes y siempre está ahí para ellos. La placa "Precio verdadero" que cuelga en lo alto de Hu Qingyutang es igualmente llamativa y nos dice que la alta calidad debe tener un buen precio. ¿De dónde viene la competitividad de Hu Qingyutang? Esto es "obtención real, restauración precisa". Esta máxima ancestral sigue siendo inspiradora hasta el día de hoy.
Beijing Tong Ren Tang también ha heredado 300 años de preceptos ancestrales. "Aunque el procesamiento es complicado, no te atreves a ahorrar mano de obra; aunque el sabor es caro, no te atreves a reducir los recursos materiales". Esto ha creado la extraordinaria calidad de Tong Ren Tang y ha forjado los 300 años de Tong Ren Tang. antigua firma dorada.
Del mismo modo, para las exposiciones dirigidas por el gobierno, nuestras empresas de servicios de exhibición también deben recordar que nuestra "fuente de sustento" es el gobierno. Al ofrecer exhibiciones dirigidas por el gobierno, también debemos "comprar la verdad, reparar el sistema y mejorar los servicios", como exige Hu Qingyutang y Beijing Tongrentang: "Aunque el procesamiento es complicado, no nos atrevemos a ahorrar mano de obra; aunque su Gusto Es caro, pero no se atreverá a reducir sus recursos materiales. Haga todo lo posible para ser pionero e innovar y brindar servicios de exhibición confiables y de alta calidad.