Habilidades para hablar en foros
Hay muchos tipos de reuniones, pero su propósito se reduce a dos cosas: entregar información y tomar decisiones.
Hablemos primero del primero. Las reuniones con el fin de transmitir información son una forma común de trabajo en equipo y son un proceso en el que socios con diferentes divisiones del trabajo comparten información a través de la comunicación. Por ejemplo, el departamento de producción de una empresa necesita explicar el desempeño y los puntos de venta del producto al departamento de marketing y al personal de ventas a través de reuniones. El departamento de marketing necesita transmitir estrategias de promoción del producto al personal de ventas a través de reuniones y unificar el ritmo de acción; ; el departamento de ventas también necesita retroalimentar la voz del mercado a través de reuniones con el departamento de producción.
En este momento, te guste o no, siempre que estés en un determinado eslabón de esta cadena de información, debes hablar en la reunión; lo que representas no eres a ti mismo, sino tu posición. .
Los ejemplos son infinitos. En la sesión informativa anual del campus, el departamento de recursos humanos responsable del reclutamiento debe presentarse frente a cientos de personas para publicar información sobre el reclutamiento. Después de actualizar el software informático profesional en la oficina, el personal de servicio al cliente realizará sesiones de capacitación en casa para ayudar a cada empleado; adáptese al nuevo sistema lo antes posible; antes del examen de ingreso a la universidad, el director generalmente convocará una reunión con los padres para recordarle las cosas a las que debe prestar atención al prepararse para el examen o simplemente porque ha logrado resultados sobresalientes; trabajo, es posible que el líder de la unidad lo arrastre a la sala de conferencias y le pida que presente su experiencia frente a sus colegas.
Veamos el segundo. En el lugar de trabajo, cuando muchos problemas no pueden resolverse ni coordinarse en procesos regulares, es necesario alcanzar un consenso mediante reuniones y discusiones grupales. En este tipo de reuniones con fines de toma de decisiones, todos tienen la oportunidad de expresar sus opiniones, esperando obtener un resultado de toma de decisiones lo más favorable posible a través de la comunicación, el intercambio e incluso la confrontación.
Ya sea una reunión de consulta antes de que la empresa formule nuevas reglas y regulaciones, una reunión de planificación antes del lanzamiento de un producto, una reunión de licitación para que una empresa de publicidad diseñe cuidadosamente un plan o un resumen de fin de año del departamento. reunión para seleccionar trabajadores avanzados, en esta ocasión cada participante podrá tener la oportunidad de hablar, explicar sus ideas y presentarse adecuadamente.
Por supuesto, también puedes optar por esconderte en un rincón y permanecer en silencio, si quieres permanecer tan discreto en el lugar de trabajo.
Las palabras sin sentido, las palabras vacías y los clichés son tabúes.
Las reuniones largas no sólo suponen un desgaste mental para los participantes, sino también una pérdida de dinero real.
Japan Sun Industries calculó una vez esta cuenta: el costo de oportunidad de una reunión = 3 veces el salario promedio por hora × 2 × el número de personas que participan en la reunión × tiempo de reunión (horas). La razón por la cual el salario promedio debe multiplicarse por 3 es porque el valor de producción laboral creado por los participantes suele ser 3 veces el salario promedio multiplicado por 2 porque asistir a la reunión interrumpirá el trabajo diario, por lo que la pérdida se calcula como 2 veces;
La eficiencia es uno de los indicadores importantes para medir el éxito de una reunión. Entonces, en general, todas las reglas que rodean la palabra eficiencia, como ser conciso, directo al grano, claro en el tema, redacción significativa, etc. , es el requisito más básico para los conferenciantes.
Si necesita dar un discurso de apertura en un lugar público o hablar en una conferencia con el propósito de brindar información como fuente de noticias, lo primero que debe hacer es venir preparado. En concreto, el trabajo de preparación es el siguiente: Antes de entrar al recinto, ¿sabes quiénes participan en la reunión? ¿Por qué viniste a esta reunión? ¿Cuál es el contenido general de la reunión? ¿Qué temas se abordarán en la reunión? En vista de esto, verifique con anticipación los datos relevantes y los registros históricos, y piense con anticipación en los posibles problemas que puedan surgir durante la reunión.
Escucha un chiste real. Dos compañeros de la unidad tienen el mismo nombre y apellido y pertenecen a diferentes departamentos. Durante una reunión, de alguna manera notifiqué a la persona equivocada. Como resultado, la persona que se suponía que debía asistir no vino, y la persona que se suponía que no debía asistir se quedó sentada en la reunión durante media hora sin razón aparente. perdiendo el tiempo en vano. De hecho, si está preparado antes de ingresar a la reunión y sabe claramente cuál es el tema de la reunión y cómo se relaciona con él, este malentendido se puede evitar por completo.
Cuando hables en una reunión, especialmente cuando dedicas mucho tiempo a dar un discurso de apertura, evita la retórica y las palabras vacías. Intenta ir directo al tema, habla primero de tus propias opiniones y luego. dé razones y exponga lo que quiere decir de acuerdo con Se enumeran ciertos elementos lógicos y cada elemento se puede resumir en unas pocas oraciones o en una oración. Si tiene suficiente tiempo, puede discutirlo basándose en los datos preparados de antemano en los elementos relevantes.
Otros acaban de hablar de sus sugerencias para el plan de evaluación de la carga de trabajo, y tres de ellas coinciden con la tuya. En este momento, incluso si ha preparado completamente estas tres sugerencias y no importa cuán sólidos sean sus argumentos, no es necesario repetirlos de todos modos; de lo contrario, solo será una pérdida de tiempo para todos y una falta de respeto a los oradores anteriores.
Debes saber que en una reunión, cuando tu identidad cambia de orador a oyente, es necesario escuchar atentamente lo que los demás tienen que decir, especialmente en la sesión de discusión. Porque sólo sabiendo lo que dijeron los demás podrás ser más específico en tus discursos posteriores.
Escuchar atentamente lo que dicen los demás, tomar notas apropiadas y ajustar y aclarar constantemente sus pensamientos durante la reunión será de gran ayuda para completar un discurso decente. En cuanto a lo que otros mencionaron primero, en realidad no es un campo minado; cuando lo menciones nuevamente, intenta resumir las ideas centrales en unas pocas oraciones y agrega algo como "Me gustaría agregar algo más de lo que XX mencionó hace un momento" o "En este tema estoy especialmente de acuerdo con XX." Este tipo de aceptación de los discursos de los demás no sólo puede fortalecer sus propias opiniones, sino que, lo que es más importante, refleja plenamente su buena imagen en el lugar de trabajo de estar preparado, concentrado, respetuoso, de mente clara y original en la reunión.
Asumir responsabilidades adecuadas a su rol.
Hay un dicho que dice que la clave del éxito es hacer lo correcto en el momento adecuado. Según esta lógica, además de "hablar correctamente", elegir el momento adecuado para hablar también es la clave para una reunión exitosa.
El momento en que se habla refleja en gran medida el rol y el estatus de una persona en el equipo.
Antes de tomar una decisión, los miembros principales o líderes de opinión suelen estar acostumbrados a tomar la iniciativa y sus opiniones suelen determinar la dirección de toda la reunión. Los siguientes oradores son empleados de alto nivel, quienes profundizarán en los puntos de vista planteados por los oradores anteriores y estarán de acuerdo o expresarán con tacto opiniones diferentes. Luego fue el turno de la pareja. En este momento, el espacio que les queda para discutir es muy limitado. La mayoría de la gente sólo puede "seguir las votaciones" y les resulta difícil presentar nuevas opiniones. En la etapa final de la reunión, el líder del equipo pronunciará un discurso final basado en las opiniones de todos y tomará una decisión final con su propia actitud.
De hecho, el momento de hablar es más bien una "regla oculta": no existe una regla explícita, pero en realidad existe en todas las salas de reuniones. Imagínese, si un empleado senior con más de diez años de servicio solo dice "de acuerdo, no hay problema" en la segunda mitad de la reunión, es probable que lo consideren superficial, emocional o, por el contrario, con una actitud incorrecta; Si un recién llegado al lugar de trabajo es el primero en hablar en público, es probable que lo critiquen como "ignorante y moralista".
Cómo elegir el momento adecuado para hablar requiere criterio: debes determinar cuánto peso tienes en el equipo y qué tan influyente es tu opinión. Sobre esta base, podrá asumir responsabilidades que se ajusten a su función y evitar riesgos innecesarios aprovechando el momento adecuado para hablar.
Desde este punto de vista, es realmente difícil para los recién llegados al lugar de trabajo causar sensación en las reuniones. Como novato, prepárese cuidadosamente antes de la reunión. Escuche lo que dicen los demás con una actitud de aprendizaje y sea más práctico. Cuando necesite hablar por sí mismo, exprese sus opiniones de manera adecuada sin ser demasiado modesto ni demasiado seguro. En cuanto a aquellos jóvenes que retrasan su éxito con una sola reunión, aunque este tipo de empresa merece reconocimiento, no deben centrarse en los demás desde el principio y decir que algo anda mal aquí o allá. De hecho, la sala de conferencias puede brindar oportunidades a los recién llegados, pero insistir en esto conducirá inevitablemente a usar fuerza excesiva, herir a otros y meterse en problemas en la etapa inicial del lugar de trabajo.
La improvisación es una habilidad.
La sala de conferencias es una versión condensada del ecosistema del lugar de trabajo. Aquí, las relaciones entre las personas, las diferentes interpretaciones que cada uno hace de lo mismo y las diferentes formas en que las personas abordan las cosas se concentrarán en una pequeña mesa de conferencias. Ante un sinfín de situaciones, cómo adaptarse a las circunstancias cambiantes es una prueba importante de inteligencia emocional.
Para hablar en una conferencia, debes no poder viajar alrededor del mundo por algún motivo. Ya sabes, en este momento cómo expresarse es más importante. Especialmente en situaciones de desacuerdo.
Hay una pregunta en una entrevista a un funcionario público en un lugar determinado: si te piden que organices una reunión y varios colegas ponen objeciones a tu discurso al mismo tiempo, lo que te da mucha vergüenza, ¿qué deberías hacer? ¿tú haces? Por supuesto, la respuesta estándar no es más que "escuchar las diferentes opiniones de todos con una mente abierta e investigar y comprender cuidadosamente todos los aspectos de la situación", etc. Pero podemos ponernos en el lugar del otro. En esta vergonzosa escena, ¿hicieron algo malo los colegas que plantearon objeciones?
Cuando otros hablan, incluso si usted se opone, desprecia o quiere discutir, debe mostrar moderación y mantener una cara seria en la superficie. Cuando sea tu turno de hablar, lo primero que debes decir no es "No estoy de acuerdo..." sino busca las partes del discurso de la otra persona que tú y él puedan entender. Luego expresé mis diferentes opiniones de manera apropiada, lo que no sólo logró el propósito de la discusión y expresó mis propias ideas, sino que tampoco lastimó a mis colegas.
La llamada "idoneidad" es el arte de hablar, que es particularmente importante en las interacciones interpersonales en el lugar de trabajo. Intente decir en sus comentarios de apertura a los colegas que no están de acuerdo con usted: "Creo que el método mencionado por XX es único", "Vale la pena aprender de la actitud positiva en este evento" o "Gracias XX por prestar atención a mi trabajo". ". Todo el mundo es muy consciente de su rostro, por lo que cuando habla, debe observar la atmósfera circundante y las emociones de la otra persona, ya sea para expresar sus sentimientos directamente, detenerlos o dejarlos a un lado temporalmente.
En definitiva, hay que entender un principio: tratar el asunto, no a la persona. Después de todo, en el lugar de trabajo, todo el mundo piensa en cómo hacer las cosas.
Más importante aún, si rechazas el plan de otra persona, al menos debes tener una idea nueva. Después de todo, siempre es más fácil destruir que construir. La destrucción sin erección no resolverá el problema.
También existe un pequeño truco a la hora de hablar en reuniones. Una vez, un psicólogo realizó un experimento en el que pedía a los oradores que prestaran atención a alguien en una reunión. Los resultados experimentales muestran que en respuesta a la mirada frecuente del hablante, la persona observada se sentirá obligada a dar retroalimentación, ya sea asintiendo con frecuencia o expresando comentarios adicionales después de que el hablante habla.
Este experimento nos dice que cuando hablas en una reunión, puedes centrarte en la audiencia, especialmente en la "audiencia principal" que está directamente relacionada con el éxito o el fracaso de tu trabajo, y conectarte con la temas que les interesan. De esta manera, puede lograr resultados inesperados.
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