Cómo gestionar bien los archivos corporativos
Introducción: Con el desarrollo continuo de la economía social de mi país, el trabajo de gestión de archivos también se desarrolla junto con ella. Los conceptos y métodos de gestión se actualizan constantemente, lo que puede reflejar de manera integral y verdadera el estado de desarrollo general de cada uno. unidad y resultados del trabajo. Hacer un buen trabajo en la gestión de archivos no sólo puede proporcionar a los gerentes de unidad información general sobre situaciones internas de manera oportuna y ajustar estrategias y decisiones de manera oportuna, sino que también puede proporcionar una base efectiva para que la sociedad y las partes relevantes las identifiquen con precisión; Cómo hacer un buen trabajo en la gestión de archivos corporativos
1 Algunos problemas que existen actualmente en la gestión de archivos corporativos
En los últimos años, desde una perspectiva global, la gestión de archivos corporativos se ha incorporado básicamente. En el ámbito de la gestión empresarial, ha desempeñado un papel más evidente. Sin embargo, debido al establecimiento gradual de sistemas empresariales modernos y al continuo desarrollo y crecimiento de la propia empresa, la gestión de archivos empresariales no ha seguido el ritmo.
Las razones son varias. En términos generales, esto incluye: algunas empresas no comprenden completamente el trabajo de gestión de archivos y no prestan suficiente atención, lo que da como resultado un equipo de personal de gestión de archivos relativamente débil, especialmente la falta de personal profesional de gestión de archivos, que no puede adaptarse a las necesidades. del desarrollo empresarial en la nueva situación;
Además, las normas y reglamentos pertinentes no son perfectos, la división de responsabilidades no está clara, las medidas de protección de archivos son inadecuadas, se producen pérdidas y daños de vez en cuando, documento la recopilación es incompleta, la organización está retrasada y existen otros problemas en diversos grados. Si los problemas anteriores no se resuelven de manera oportuna y eficaz, serán muy perjudiciales para la salud y el desarrollo a largo plazo de la empresa.
2. Cómo fortalecer y mejorar eficazmente la gestión de archivos corporativos
(1) Establecer y mejorar instituciones de gestión de archivos corporativos y formular y mejorar las normas y regulaciones pertinentes
1. Oportuno Al establecer una institución de gestión de archivos empresariales, debemos considerar plenamente la naturaleza, el tamaño y la cantidad de archivos comerciales de la empresa y tomar la decisión correcta de acuerdo con las regulaciones pertinentes. La configuración y ajuste de los archivos corporativos debe basarse en los siguientes principios: Las empresas pueden tomar sus propias decisiones en función de su situación y necesidades reales, teniendo en cuenta la compatibilidad con el desarrollo futuro de la empresa, garantizando la integridad, la seguridad y el uso eficaz. de archivos corporativos, y también teniendo en cuenta cuestiones como los costes de gestión de archivos.
2. Equipamiento del personal de gestión de archivos Con el avance de la ciencia y la tecnología y el desarrollo de las empresas, también se han planteado mayores requisitos en términos de gestión de archivos corporativos. Como por ejemplo la mejora de las capacidades empresariales, fortalecimiento del nivel teórico, equipos e instalaciones, mejora de diversas medidas de gestión, etc. En concreto, se centra principalmente en los siguientes aspectos: En primer lugar, es muy importante seleccionar al responsable del departamento de gestión de archivos corporativos. Porque, como responsable del departamento de archivos, si no tiene un alto nivel teórico profesional, una alfabetización política confiable y una sólida capacidad de gestión y negocios, le resultará difícil estar calificado para este trabajo.
En segundo lugar, no se pueden reducir los requisitos para el personal de archivos específico. El amor por el trabajo de archivos es un requisito previo, y ciertos conocimientos culturales y comerciales y experiencia laboral son la garantía básica. Para permitir que el personal de archivos empresariales mejore continuamente sus capacidades comerciales lo antes posible y se adapte a las necesidades del desarrollo empresarial, se debe llevar a cabo una capacitación periódica en conocimientos profesionales y habilidades operativas para que el personal de archivos mejore continuamente las habilidades comerciales y el nivel de gestión de archivos. , convirtiéndolo en un Trabajador Cualificado en gestión de archivos corporativos.
3. Fortalecer y mejorar la integridad de las instalaciones de gestión de archivos para diversos equipos e instalaciones es el trabajo básico de la gestión de archivos, al que se debe prestar atención y no se puede improvisar. Los equipos e instalaciones en esta área incluyen: establecer un almacén de archivos exclusivo, configurar bastidores de archivos y gabinetes con ruedas adecuados, proporcionar el equipo y las herramientas necesarios, establecer y mejorar las instalaciones y medidas de prevención de incendios y antirrobo, y exigir que el personal designado sea responsable. y mantenimiento.
Debido al rápido desarrollo y la aplicación generalizada de la tecnología de redes informáticas en los últimos años, las empresas han brindado una gran comodidad en la organización, almacenamiento, custodia y uso de archivos, mejorando así en gran medida la eficiencia y la recopilación de datos. el efecto de obtener el doble de resultado con la mitad de esfuerzo. Pero al mismo tiempo, también plantea mayores requisitos para la seguridad de la información de la red y los trabajadores de gestión de archivos corporativos, y debemos ser plenamente conscientes de la importancia del problema.
Para garantizar la integridad y seguridad de la información de archivo, es necesario formular un sistema de gestión de seguridad de documentos electrónicos científico y riguroso, un sistema de gestión de autoridad operativa eficaz y mejorar completamente el seguimiento y control del flujo de documentos electrónicos. tecnología de gestión de inicio de sesión. Cabe decir que la mejora de diversas instalaciones hardware es la garantía material básica para una buena gestión de los archivos corporativos.
4. Gestionar los archivos de acuerdo con la ley y mejorar diversas normas y reglamentos Estudiar detenidamente la "Ley de Archivos", insistir en gestionar los archivos de acuerdo con la ley, establecer y mejorar diversas normas y sistemas en los archivos. trabajar e implementarlos concienzudamente. Ésta es la clave del trabajo de gestión de archivos. Cabe decir que gestionar los expedientes conforme a la ley es una parte importante de la gestión de archivos corporativos y también es una tarea básica.
Sólo legalizando, institucionalizando y normalizando verdaderamente la gestión de archivos empresariales podrá la gestión de archivos desempeñar el papel que le corresponde, manteniendo y utilizando así eficazmente los archivos y haciéndolos servir mejor a la empresa. Lo que hay que destacar aquí es que todas las normas y reglamentos formulados deben cumplir con las leyes y reglamentos pertinentes del país y combinarse con la situación real de la empresa. No sólo deben ser específicos y estandarizados, sino también tener una gran operatividad.
Es necesario aclarar las responsabilidades específicas de la persona principal a cargo de la gestión de archivos y del personal de gestión de archivos a tiempo completo, y garantizar que existan reglas a seguir y cosas que hacer de acuerdo con las reglas para facilitar la supervisión, inspección e implementación.
(2) Fortalecer la gestión estandarizada de los archivos corporativos
La gestión científica y estandarizada de archivos es un contenido y una medida importante para que el departamento de archivos corporativos haga un buen trabajo en la gestión de archivos. Debemos darnos cuenta de que los archivos corporativos no son sólo los recursos de información de una determinada empresa, sino también una parte importante de los recursos de información de los archivos nacionales.
El contenido básico del trabajo de gestión de archivos empresariales es la formación, acumulación, organización y gestión de archivos, supervisión y orientación de diversas formas de materiales de información de archivo para la empresa, así como la recopilación, almacenamiento, estadísticas y identificación de archivos, etc., con el fin de lograr el propósito de desarrollo y utilización de los recursos de información de los archivos corporativos.
(3) Hacer un buen trabajo en la seguridad y confidencialidad de los archivos corporativos
El trabajo con archivos corporativos, al igual que otros tipos de trabajo con archivos, conlleva la importante responsabilidad de guardar estrictamente los secretos de estado y Secretos corporativos. Muy confidencial. Mantener seriamente la confidencialidad de los archivos corporativos no sólo salvaguarda la seguridad y los intereses del país, sino que también protege al máximo los intereses económicos y los derechos e intereses legítimos de la empresa. Con este fin, como trabajador calificado en gestión de archivos corporativos, debe cumplir estrictamente las leyes, regulaciones y disciplinas de confidencialidad pertinentes. En concreto, se deberían alcanzar los siguientes puntos:
En primer lugar, se debe reforzar seriamente la gestión de los almacenes de archivos. Porque la construcción de instalaciones de almacenamiento buenas y regulares puede prevenir y reducir eficazmente los daños a los archivos causados por factores adversos externos. Desde la perspectiva de la confidencialidad, el almacén de archivos debe construirse por separado en estricta conformidad con las normas nacionales pertinentes y no debe ubicarse en el piso más bajo del edificio de oficinas; debe estar separado de la oficina y la sala de lectura; del almacén debe estar equipado con medidas especiales de refuerzo y protección; el almacén debe estar equipado con medidas especiales de refuerzo y protección. Se debe implementar un sistema de gestión estricto, con personal dedicado a cargo, y se prohíbe estrictamente la entrada de personal irrelevante;
El segundo es fortalecer la gestión de archivos ultrasecretos. Cabe decir que la gestión de archivos ultrasecretos es la máxima prioridad en todo el trabajo de confidencialidad de archivos. conservarse separados de otros archivos generales y disponer de cajas fuertes, cierres de seguridad, dispositivos antirrobo, etc. para garantizar la seguridad de los archivos ultrasecretos. El personal de gestión de archivos ultrasecretos debe tener un alto sentido de responsabilidad y profesionalismo, ser políticamente confiable, tener un estilo riguroso y respetar estrictamente las reglas y disciplinas.
El tercero es fortalecer la gestión estandarizada. Como administradores de archivos empresariales, deben desempeñar concienzudamente sus deberes y garantizar que los archivos no se dañen, se pierdan o se dispersen durante el trabajo, y garantizar plenamente. la integridad y seguridad de los archivos, lo que favorece la investigación. Proporcionar servicios a las empresas de manera oportuna y eficiente.