Cómo convertirse en director de proyecto de la Parte A
1. y su propósito Qué problema se está resolviendo. Cuando muchos clientes nacionales son muy inmaduros, no imagine los objetivos del proyecto en función del nombre del proyecto. Para un proyecto llamado "Oficina", es muy probable que un mes después de ingresar al mercado, encuentre que lo que realmente necesita el cliente es un sistema de información auxiliar de gestión de producción informática. Cuanto más detallada sea la comprensión temprana de la situación, menos sorpresas y menor será el riesgo del proyecto.
2. Quién está involucrado en este proyecto, como inversores, partes interesadas comerciales específicas, operadores una vez finalizado el proyecto, directores técnicos, etc. En muchos proyectos, además de la complicada estructura de la unidad propietaria, también participan otras unidades, como empresas de supervisión de ingeniería, autoridades industriales propietarias, etc. El director del proyecto necesita conocer las ideas y expectativas de todos para el proyecto. Comprender las opiniones y expectativas de todas las partes de antemano puede ayudarle a analizar quién lo apoyará de qué manera y quién se opondrá a usted con qué propósito cuando encuentre problemas en el proyecto, para prepararse con anticipación y unir amigos para luchar contra los enemigos. Haz que las cosas vayan en la dirección que deseas. No hay amigos permanentes ni enemigos permanentes, solo intereses consistentes. Esto es lo que un gerente de proyecto debe tener en cuenta;
3. Después de comprender básicamente la situación del cliente, lo siguiente es entendernos. todas las partes de la empresa en este proyecto. La primera es si los líderes superiores le prestan atención, lo que determina si la empresa brindará el apoyo más poderoso de acuerdo con sus requisitos cuando necesite recursos. Lo que debe hacer es comprender las expectativas reales de la empresa para este proyecto. ¿Quiere ampliar el proyecto o ganar dinero? Ya sea que desee realizar un proyecto modelo o simplemente superficial, la actitud de los líderes de la empresa hacia el proyecto determina su estrategia para este proyecto, y este enfoque estratégico tendrá un impacto directo en la planificación de su proyecto;
En Antes de formular un plan general de proyecto, también debes hacer un cálculo aproximado de los recursos que tienes. El primero es el tiempo. El mercado actual es muy competitivo y, a menudo, es necesario completar muchos proyectos en un plazo de tiempo casi imposible. Para este punto, debes considerar esto completamente al formular el plan de control de riesgos para el proyecto. En segundo lugar, el personal, basándose en el presupuesto del proyecto y la experiencia pasada, calcule aproximadamente cuántos roles tendrá el futuro equipo del proyecto. Si cada rol está ocupado actualmente por la empresa, si puede ser utilizado por completo en este proyecto y si es necesario. Reclutar a otro personal y comenzar los preparativos para el reclutamiento temprano. Finalmente, está la preparación de algunos equipos. El equipo clave requerido para el proyecto debe reservarse lo antes posible. No importa lo que suceda con el equipo y otras cosas, será una pérdida de tiempo.
Es hora de crear una descripción del proyecto. Una buena descripción del proyecto debe describir claramente no sólo lo que se debe hacer (principalmente qué hacer, no cómo hacerlo), sino también cómo inspeccionarlo minuciosamente. En otras palabras, no sólo explica lo que se debe hacer, sino que también permite que los empresarios del cliente (que generalmente no son técnicos) sepan de qué se trata el proyecto. En resumen, una descripción del proyecto describe lo que hace el proyecto, qué tan bien hace cada cosa y cómo se verifica cada resultado.
6. ¿Es hora de un plan maestro? No, ahora que conoce los objetivos del cliente y los recursos que tiene, necesita comunicar completamente los recursos a su gerente y al cliente antes de elaborar un plan. Debido a que se desconocen muchos recursos, es necesario redactar un informe que detalle los riesgos del proyecto y los requisitos de recursos. ¿Qué pasará si algunos problemas no se pueden resolver? Si los recursos son insuficientes, la alta dirección debería cambiar las estrategias y aumentar la inversión en el proyecto. Incluso si las condiciones lo permiten, algunas empresas abandonarán el proyecto. En resumen, nadie puede lograr lo imposible. Si el director del proyecto no puede identificar los riesgos a tiempo, sólo puede convertirse en un mártir.
7. Ahora que sabes lo que quieres hacer, tus elementos de negociación y tu estrategia general para el proyecto, es hora de formar un equipo de proyecto. Muchos gerentes de proyectos no tienen el poder de elegir a los miembros de su propio equipo, así que use su influencia para encontrar a los que desea. La composición de los miembros varía mucho según el proyecto y es difícil establecer requisitos específicos. Sin embargo, debe haber alguien que conozca bien el negocio del cliente. Para muchos proyectos pequeños, esta persona es el propio director del proyecto. Para proyectos grandes, se asignarán expertos de la industria, de modo que la comunicación con los clientes no será la misma y ambas partes puedan entenderse. Lo que veo a menudo es que cuando nuestros técnicos hablan con los clientes, utilizan términos profesionales y los clientes se sienten confundidos. A su vez, acusó a los clientes de no ser expertos en tecnología. De hecho, los clientes que saben lo que quieren hacer ya son muy buenos clientes. Hay muchos clientes que no saben lo que quieren hacer y mucho menos cómo hacerlo, pero hay que entender que es el cliente quien elige. Tú, no tú quien elige al cliente. Sólo cuando estás con tus clientes podrás recibir pagos y sentirte en paz.
Para los clientes cuyas necesidades cambian cada día, debes establecer reglas con antelación:
Primero, unificar la persona de contacto. El cliente designa una persona para comunicarse con el equipo del proyecto. Ni siquiera puedes decirles unas pocas palabras a los líderes Zhang y Wang. Si no están de acuerdo, hay que ofender la elección del líder. Por lo tanto, se deben establecer reglas al inicio del proyecto. Mi equipo de proyecto está de acuerdo con una sola opinión. Si tiene alguna solicitud, comuníquese conmigo primero. No quiero involucrarme en conflictos entre sus unidades de negocios internas.
En segundo lugar, todos los cambios de requisitos deben constar por escrito, ¡recuerda esto! Hay muchas ventajas al hacer esto:
* Hay evidencia escrita de que quiere cambiarlo más adelante. Cuando tengas la evidencia de su solicitud anterior, dile: Tú lo dijiste antes;
* Facilita la gestión del cambio de la demanda, y se puede ver claramente el historial de cómo evoluciona lentamente la demanda, facilitando así Comprenda en profundidad el propósito del cliente;
*Para los clientes, hablar es la forma más conveniente. De todos modos, lo hizo sin gastar sus recursos, por lo que él no es responsable de si la solicitud es razonable y cumple con el propósito del proyecto. Pero si le pides que escriba una solicitud por escrito, la firme y la selle, será mucho más cauteloso y, una vez que la escriba, sus pensamientos serán más profundos y muchas solicitudes irrazonables serán abortadas;
8. Ahora quieres enfrentarte a tres grupos de personas: tu líder, los miembros de tu equipo y tus clientes. Su trabajo principal será comunicarse con estas personas para hacerles saber qué planea hacer y cuándo espera que estén listos. Dado que la comunicación es tan importante, también es importante aclarar los principios de la comunicación de antemano. Muchos principios de comunicación son reglas tácitas. Si permanece en un departamento durante mucho tiempo, aplicar estas reglas es una obviedad. Sin embargo, ahora se enfrenta a varios departamentos e incluso a varias unidades. Si no explica claramente las reglas de comunicación, sufrirá pérdidas en el futuro. Las siguientes cosas pueden parecer aburridas, pero en realidad son muy útiles:
La primera es especificar el método y el medio del flujo de información, ya sea push o pull. Push significa que el director del proyecto divulgará información de forma proactiva, ya sea por teléfono, correo electrónico o por escrito, asegurándose de que la información llegue a todos. Esta situación es adecuada para proyectos pequeños con poca gente; tirar significa que el director del proyecto es como un servidor web. Si necesitas alguna información, pregúntale. Por supuesto, ningún director de proyecto se cansa tanto. Publicará información en los medios públicos. Esta es una pizarra simple. Un poco más complicado es el área de interacción de información pública del proyecto. La regla tácita es que, si te lo envío, no digas que no te lo dije. Parece aburrido decir esto, pero en realidad se trata de la cuestión de la responsabilidad por la transmisión incompleta de información. Por supuesto, estos son métodos generales y no deben ser absolutos. En circunstancias normales, la comunicación activa y la adquisición pasiva coexisten, especialmente para los líderes, los gerentes de proyectos deben tomar la iniciativa de comunicarse con ellos.
La segunda cuestión es la documentación. Mucha gente tiene miedo de escribir documentos, pero los responsables de proyectos deben tener presente la verdad de que "una buena memoria no es tan buena como una mala redacción". ¿Por qué a veces no está claro? Porque no hay pruebas. Por lo tanto, el director del proyecto debe dejar claro al cliente al principio que algunos documentos deben firmarse, como el registro del proyecto del director del proyecto, que el cliente debe firmar al menos cada semana. Además, cualquier asunto que llegue a un * * * entendimiento, como actas de reuniones o incluso actas de discursos de líderes, debe escribirse en documentos y firmarse por ambas partes, de modo que cuando la disputa se resuelva en el futuro, quede bien. -documentado. Recuerda: lo que dices es lo mismo que lo que no dices. Sólo sucede después de que lo escribes y lo firmas. También hay algunas preguntas, como el informe que envió, que les da a los líderes (incluidos sus propios líderes y los líderes de los clientes) una pregunta de opción múltiple. Como resultado, el líder se negó a aprobar, dejándolo sin saber qué hacer y retrasando el progreso. Puede esperar en este momento, pero tenga cuidado de dejar constancia e indicar el responsable además, si llega a un acuerdo con el líder desde el principio: Si no obtiene respuesta del líder dentro de los tres días posteriores a la presentación; la instrucción, la otra parte también estará de acuerdo, por lo que tienes mucha iniciativa. Otro ejemplo es el proceso de aprobación de diferentes eventos: qué nivel de asuntos se registra en el registro del proyecto, qué nivel de asuntos requiere la firma de ambos gerentes de proyecto y qué nivel de asuntos requiere la firma de ambos líderes. Cuanto más reflexivo pienses de antemano, más proactivo serás en tu trabajo futuro.
9. Bueno, hemos hecho mucho trabajo preliminar y definido algunas reglas del juego. Ahora es el momento de sentarse y hacer un plan. En esta sección, cualquier libro sobre gestión de proyectos lo explicará mejor que yo, por lo que escribiré menos y hablaré de mi propia experiencia. La primera es encontrar varios miembros clave del equipo, como expertos en negocios de clientes, analistas de sistemas, etc. , haga el trabajo de dividir los módulos del proyecto. El proyecto se divide en bloques, qué logra cada bloque, cómo se intercambia la información entre módulos, etc. Los requisitos definen qué hacer, pero aquí estamos hablando de cómo hacerlo. Quiero enfatizar un punto aquí:
Hay muchas maneras de lograr una meta. Debes elegir el que te resulte más familiar, no el que luzca perfecto. Esta idea reducirá muchos riesgos en su proyecto. A veces, un cliente quedará impresionado por una nueva tecnología e insistirá en que la adopte. Deberías decirle que si me eliges para hacer este proyecto, debes permitirme hacer las cosas como a mí me gusta. Las nuevas tecnologías son atractivas porque no mucha gente sufre y no quiero que tú seas la primera víctima. Usar un plan hará que tu trabajo sea más claro. Por ejemplo, utilizando el software de proyectos de Microsoft, después de completar el formulario, puede saber cuántas cosas se deben hacer para el proyecto, qué recursos requiere cada cosa, cómo se relacionan, cuánto tiempo llevará y qué señales aparecerán. ser marcado una vez finalizado. Todos los resultados se muestran finalmente en forma de diagrama de Gantt. Cuando complete este formulario, se sorprenderá al descubrir que la fecha de finalización del proyecto en el diagrama de Gantt estará muy por detrás de la hora de finalización planificada (la persona que firma el contrato nunca le pedirá su opinión primero).
Por supuesto, las personas que han estudiado gestión de proyectos hablarán mucho sobre WBS y rutas de optimización, pero mi experiencia es que hay que esperar hasta el final del tiempo de planificación para organizar estas cosas.
Si no se ha encontrado con este problema, antes de felicitarlo por elegir un trabajo cómodo, asegúrese de haber enumerado todas las cosas que tiene que hacer y haber evaluado correctamente el tiempo que le llevarán. En este momento hay que plantearse sacrificar tiempo en algunas tareas (lo que también significa calidad). ¿Según qué criterios? ¡Estrategia para este proyecto! Las estrategias que mencionamos en la Sección 3. Mi experiencia es que si te apresuras en todo, puedes acabar no haciendo bien diez cosas. Piensa en qué fracaso. Entonces, si inviertes recursos en cosas que conoces y de las que estás seguro, el resultado final serán diez cosas, tres de las cuales se han convertido en productos excelentes, tres de las cuales se han completado y cuatro de las cuales se han retrasado durante algún tiempo. razón. ¿La transcripción se ve mucho mejor? La estrategia determina las prioridades y organizarlas correctamente es la principal manifestación de la capacidad de un director de proyecto.
Bien, ahora el proyecto completó el trabajo preliminar, entendió los objetivos del proyecto, aclaró los recursos disponibles, formuló la estrategia del proyecto y luego preparó el plan general del proyecto y el proyecto entró en la implementación. escenario. Al entrar en esta etapa es cuando el director del proyecto está relativamente libre. A diferencia de la etapa inicial, el director del proyecto tiene que ponerse en contacto con diferentes personas en todas partes como un periodista, comprender de qué están hablando e intentar adivinar lo que están pensando y cuál es su verdadero propósito. Eso es lo más agotador. Por supuesto, el director de un proyecto pequeño suele ser un recurso y tiene que hacer muchas cosas. En ese momento, él estaba sufriendo más que nadie. Durante este período, el trabajo principal del gerente de proyecto es mantener la comunicación con los líderes del cliente y sus propios líderes.
Preste especial atención al comunicarse con los líderes de clientes. A menos que necesites el apoyo de la otra persona, sé específico. De lo contrario, simplemente dile que todo está bien y ten una actitud positiva. Nunca hable de detalles que el líder no entienda, como: "Director Wang, el progreso reciente del proyecto es normal, pero la JVM a menudo pierde memoria..." Director Wang: "(* &; $@@". También debe informarlo a su líder. Preste atención a este problema. A menos que sea un experto técnico, necesita su experiencia técnica. Generalmente, puede informar si el progreso es normal y sus contramedidas y planes cuando surjan problemas. Los miembros del equipo que requieren su apoyo, como las llamadas de recursos, deben explicarse en detalle. Además de algunas reuniones de seguimiento del progreso del proyecto, también hay muchos seminarios que requieren una lluvia de ideas para resolver problemas. atención a los detalles, falta de perspectiva general, un poco negativo y pesimista, y alta autoestima (si el resumen es incorrecto, bienvenido a comentar
Entonces, siempre que seas responsable). Al hacer preguntas y registrar sus opiniones, no debe ser un juez. Hay muchos aspectos de un problema completamente diferentes. Piense en la historia de los ciegos y los elefantes. Estos técnicos a menudo dominan un aspecto y expresan sus propias opiniones. A menos que existan circunstancias muy especiales, debes pensar que la solución que proponen es desde su perspectiva. Su punto fuerte es captar las prioridades de las cosas, evaluar las prioridades de todos los aspectos y proponer una. plan adecuado (incorrecto) basado en sus opiniones. Por lo tanto, debe respetar plenamente las opiniones de todos y de él en la reunión, elogiar a quienes presentan mejores opiniones y nunca llevar la reunión a debates interminables (desea que todos sepan cómo son las cosas). no blanco y negro, sino diverso. Por desgracia, nuestra educación ha provocado que después de la reunión, se escriba el documento y se tome la decisión, por lo que hay poca resistencia a la autorrealización. Puedes hablar con él en privado. Si no puedes ayudarlo, debes hacerle saber que, debido a que eres responsable de este proyecto y asumes los riesgos, depende de ti juzgar las prioridades. La organización puede no ser más alta que los miembros ordinarios, pero tiene que soportar los riesgos y la información de la organización, por lo que su juicio de prioridades debe ser mejor que el de sus subordinados.
Durante el proceso de desarrollo. La gestión interna siempre debe enfatizar la idea de aceptación, como los entregables finales de cada tarea. La interfaz debe ser elegante, simple y animada. Por eso, no sé cómo verificar este requisito al asignar tareas. Para el equipo de desarrollo, debe considerar cómo verificar los resultados. Por ejemplo, vi un plan en el que uno de los desarrolladores de tareas estaba familiarizado con la programación EJB. Además de pedirles a estas personas que tomen algunos exámenes de certificación profesional, será difícil. Por lo tanto, siempre es importante que el director del proyecto considere cómo comprobar los resultados y cómo entregarlos al cliente. Lo que el director del proyecto obtiene es un plan invertido, lo que significa que primero analiza cómo aceptarlo. el trabajo y los criterios de aceptación, y luego decide el plan de trabajo. Muchos proyectos se han iniciado desde hace mucho tiempo y no saben cómo hacer la aceptación, por lo que existe una alta posibilidad de que haya problemas en la aceptación del proyecto. Nuestro papel no es ser una organización de investigación. Nuestro propósito es obtener resultados después de tanto trabajo.
Además, permítanme añadir: desaconsejo firmemente acudir al desarrollo in situ del cliente. En particular, un gran grupo de personal técnico se comunica directamente con los clientes, lo que fácilmente puede provocar conflictos y contradicciones (determinados por la naturaleza del personal técnico). Mi enfoque es que el director del proyecto y el personal de implementación del proyecto vayan al sitio y los desarrolladores de software todavía estén trabajando en el proyecto en la empresa. El implementador del proyecto es el director de proyecto junior. Conocen su producto y algunos de los negocios de sus clientes. La clave es que tienen buenas habilidades comunicativas y se les conoce comúnmente como "de piel dura". Son el puente entre los clientes y el personal de I+D, y sus direcciones profesionales también son muy flexibles. Hay muchas direcciones que pueden tomar en el futuro, mucho más allá del alcance de los desarrolladores.
Entonces, hablemos del tema más problemático: los cambios en la demanda.
Los cambios generalmente se dividen en dos tipos: uno es un cambio parcial del objetivo original, es decir, un cambio en la demanda, el otro es un cambio en el objetivo, pero el cliente no está satisfecho con la implementación actual, desde la implementación de; el proceso al diseño de la interfaz. Encontrar este tipo de situación es inevitable, principalmente porque no hay suficiente comunicación previa. A medida que avanza el proyecto, el cliente gradualmente piensa con claridad sobre el problema y cambia sus ideas anteriores. En este momento, si necesitas realizar cambios y tu póliza lo permite, presta atención a los siguientes puntos:
Asegúrate de que el documento anterior es el que registra la conclusión anterior y si el cliente. lo ha firmado. Si no, deja lo que estás haciendo, confirma tu plan con el cliente y luego pídele que lo firme para evitar hablar sin pruebas en el futuro;
2. Siéntate con el cliente y discute en persona. el propósito fundamental de sus modificaciones Qué es. ¿Existe alguna alternativa que pueda lograr el mismo objetivo pero que sea más económica para usted?
3. Trabajo inicial del proyecto) Definir el proceso de cambio, que generalmente lo firma una persona designada por el cliente (de lo contrario, todos los líderes del cliente tienen derecho a interferir y usted será descartado), y luego formalice el formulario del documento del proyecto que se le envió. Luego, realiza una evaluación y un análisis, analiza el impacto en el costo y el cronograma, y emite las opiniones correspondientes después de que su líder esté de acuerdo, explicando principalmente las razones para cambiar el diseño y señalando las consecuencias inciertas (escriba esto primero) y luego le pide al cliente que firmar . Antes de que un hospital opere a un paciente, ¿ha visto alguna vez el descargo de responsabilidad firmado por la familia? Sí, solo aprende esto y haz que todos sean conscientes de que cualquier cambio tiene un costo y un precio.
Una vez finalizado el desarrollo del sistema, ingresaré a la etapa de capacitación del cliente y aceptación del sistema. En esta etapa, suelo prestar atención a las siguientes cuestiones:
Primero, antes de capacitar a los clientes, preste más atención a las habilidades superficiales. Muchos programadores creen que la clave es la corrección del núcleo lógico del sistema. En cuanto a la precisión de la interfaz y el texto que contiene, no importa. Y es fácil descubrirlo durante el entrenamiento. Las personas que escuchan a continuación están perdidas y el efecto del entrenamiento es naturalmente imaginable. Mi regla general es que si aún no estás seguro de que la lógica se ajuste a los requisitos después de varias pruebas, al menos deberías poner un poco más de esfuerzo en la interfaz. Preste atención al diseño de cada interfaz, la corrección del texto y los enlaces, etc. En resumen, no permita que sus clientes vean cosas que no deberían ver. En cuanto a la documentación, preparar al menos dos documentos: manual de usuario y manual de formación. Los dos documentos comparten gran parte del mismo contenido, pero desde perspectivas completamente diferentes. El manual del usuario a menudo se escribe desde la perspectiva del diseñador del sistema, explicando las operaciones y funciones del sistema en forma de módulos de acuerdo con sus propias ideas, en cuanto al manual de capacitación, debe escribirse desde la perspectiva del personal comercial del cliente; y debe basarse en cada función para el procesamiento de diferentes empresas, cómo utilizar una serie de funciones de este sistema para lograr el propósito. Por lo tanto, antes de la primera formación, son factores clave si la interfaz del sistema está completa y correcta y si los documentos de formación están completos. Si el primer disparo falla, habrá muchos problemas más adelante.
Como director de proyectos, en realidad solo tengo unas pocas cosas en mente: qué hacer, en qué medida se hace, cómo entregarlo, los recursos disponibles y la prioridad de todo. El sueño humano es ahorrar dinero lo más rápido posible. Estos cuatro aspectos son contradictorios y pertenecen al típico tipo de querer que el caballo corra pero no coma hierba. Al considerar las prioridades de los problemas, a menudo damos prioridad a la velocidad. Los líderes de todos los partidos le darán una fecha límite, por lo que garantizar el progreso es la primera prioridad, las provincias están en segundo lugar y el propósito fundamental de una empresa es obtener ganancias; Si no se pueden aumentar los ingresos, al menos hay que controlar los gastos; lo mejor es lo tercero, no hay otra manera, todo el mundo quiere luchar por la excelencia, pero sin una fuerte garantía de recursos, primero hay que sacrificar la calidad, finalmente hay; muchas demandas de los clientes. Cómo reducir las expectativas de los clientes y hacer que vuelvan de los ideales a la realidad es también trabajo del director de proyectos.
Antes de la aceptación, además de hacer un buen trabajo de documentación, también es importante dedicar más tiempo a comprender el flujo de trabajo del cliente, algo en lo que no entraré en detalles aquí.
Mi mayor experiencia de aceptación fue una cuestión de prueba. Nunca dejes que un cliente piense que necesitas tener pruebas de que tu sistema funciona. En este caso, no tienes remedio. Microsoft tiene tantos genios y XP recibe parches todos los días. Es imposible y no puedes probarlo. Debe informarle al cliente que la llamada aceptación significa que ejecuto el caso de prueba de acuerdo con el documento de prueba. Si el resultado es consistente con el resultado esperado, debe considerarse aprobado. Además, se permite corregir algunos errores menores después de la aceptación y puede comentar sobre los casos de prueba. Por lo tanto, ambas partes deben confirmar el plan de prueba y los casos de prueba antes de la aceptación. Si cree que el sistema no cumple con los requisitos, entonces debe proporcionar evidencia de que el sistema se ha desviado del diseño original. Por lo tanto, al referirse a conceptos legales, nunca invierta la evidencia. Además, es erróneo pensar que un sistema debe perfeccionarse antes de poder ser aceptado. El contrato de desarrollo de software debe indicar el costo del período de mantenimiento después de la aceptación. De lo contrario, el cliente se preocupará de que una vez que lo acepte, no obtendrá su apoyo y, naturalmente, le resultará difícil a usted, el director del proyecto, entregar la tarea.
Sin embargo, al principio dijiste que querías tomar el examen de ingeniero de construcción de segundo nivel... Pero personalmente, creo que el ingeniero de construcción de segundo nivel es prescindible... porque ahora el segundo grado es en todas partes... Si lo deseas, trabaja duro. Realiza el examen de Nivel 1. ...
Por supuesto, puedes realizar el examen si tienes tiempo... Después de todo, tener varios certificados no es malo.