Cómo mejorar el nivel de gestión de archivos corporativos
¿Cómo mejorar la gestión de archivos corporativos? 1. Equipado con personal a tiempo completo e instalaciones de gestión completas
La gestión de archivos es una tarea meticulosa y tediosa, y debe estar equipada con personal de gestión adecuado a tiempo completo, lo que requiere un trabajo meticuloso, buena confidencialidad y un fuerte sentido de responsabilidad. También está equipado con salas de archivo, archivadores multifuncionales, ordenadores, material de oficina y equipos electrónicos necesarios para la gestión de archivos. Esto hace que la gestión de archivos sea cómoda, fácil y eficiente, y el análisis estadístico de los datos del archivo también acorta considerablemente el tiempo.
2. Mejorar la calidad del personal de gestión de archivos empresariales
El nivel de calidad de la capacidad profesional del personal de gestión de archivos empresariales afecta directamente la calidad y la eficiencia de la gestión de archivos empresariales, movilizar plenamente el entusiasmo de personal de gestión de archivos, Dar rienda suelta a su iniciativa subjetiva, esforzarse por adquirir conocimientos empresariales, realizar periódicamente formación empresarial e intercambios y estudios externos, y mejorar continuamente sus conocimientos, nivel teórico y habilidades empresariales.
Debido a la diversificación de los tipos y soportes de archivos, así como a la modernización e informatización de los equipos de gestión de archivos, es necesario introducir una serie de talentos que dominen la informática y la tecnología de la información y estén familiarizados con los archivos. experiencia lo antes posible y, al mismo tiempo, llevar a cabo la capacitación del personal relevante existente. La capacitación empresarial relevante mejorará de manera integral y oportuna la alfabetización y las habilidades del personal de gestión de archivos al equilibrar y mejorar la estructura de talentos y la estructura de conocimientos de los empleados. Se formará un equipo de talento conjunto y eficiente para llevar la gestión de archivos corporativos a un nuevo nivel.
3. Implementar estrictamente el sistema de gestión de archivos.
Los archivos corporativos son políticos y confidenciales y no pueden ser divulgados ni difundidos a voluntad. Para garantizar la seguridad de los archivos corporativos, mantenga estrictamente la confidencialidad de los archivos corporativos y refleje plenamente la seriedad y autoridad de los archivos. El departamento de gestión de archivos debe establecer disciplinas de trabajo serias, fortalecer la construcción del sistema y mejorar continuamente el nivel de estandarización de la gestión de archivos de los empleados. Establecer y mejorar el sistema de recopilación de archivos corporativos y establecer un sistema de archivo, un sistema de verificación (préstamo), un sistema de transferencia y un sistema de inspección y verificación. La recopilación, el complemento, la verificación, el préstamo, la gestión, la confidencialidad, etc. de los materiales de archivo se realizan de conformidad con normas y se basan en pruebas.
4. Construcción de información de archivos empresariales
¿La gestión de archivos empresariales incluye principalmente? ¿Gestión de entidades? ¿Qué usar? ¿Desarrollo y utilización de la información? Dos aspectos importantes. Es decir, con base en la gestión institucional de los archivos corporativos y con el propósito y dirección del desarrollo de la informatización, proporciona comprobantes y referencias para las diversas tareas de la empresa.
Sin embargo, según las encuestas, sólo el 12% del conocimiento contenido en los archivos corporativos, que representa el 46% de todo el conocimiento corporativo, está bien clasificado y se proporciona a quienes necesitan este conocimiento de manera oportuna para ser eficaz. ? Los archivos corporativos contienen una gran cantidad de conocimiento tácito que puede explotarse. Por lo tanto, el problema que enfrenta la gestión de archivos empresariales no es solo desarrollar la información explícita de los archivos empresariales, sino más importante aún, extraer el conocimiento tácito de los archivos, convertir esta parte del conocimiento en conocimiento explícito y lograr el intercambio y la innovación del conocimiento empresarial. . Desde esta perspectiva, la gestión de archivos empresariales y la gestión del conocimiento tienen los mismos objetivos y motivaciones.
5. Fortalecer aún más la conciencia de luchar por la innovación.
El valor de los archivos corporativos radica en su utilización, que se refleja en el logro de resultados prácticos al servicio de la sociedad. Como trabajo básico, la gestión de archivos tiene una sólida calidad de servicio. En el pasado, esperábamos a que los usuarios vinieran a nuestra puerta y brindábamos servicios pasivamente, lo que dificultaba la adaptación a la nueva forma de reforma y desarrollo. Esto requiere que los archiveros den pleno juego a su iniciativa subjetiva, conviertan la pasividad en iniciativa, acudan proactivamente a la puerta, simplifiquen los procedimientos de utilización de archivos, implementen servicios integrales de utilización de archivos y brinden servicios precisos y eficaces a quienes los necesitan.
Es necesario resumir constantemente nuevas experiencias y prácticas, partir de las necesidades del desarrollo económico y social, combinar la situación actual del departamento de archivos y, de acuerdo con los requisitos del desarrollo práctico, revisar rápidamente las obsoletas. Los sistemas e incorporan otros nuevos que satisfacen las necesidades reales se fijan en forma de sistema, y los directores son gestionados de acuerdo con el sistema para promover la institucionalización, estandarización y procedimentalización del trabajo.
Con el objetivo de innovar los niveles de servicio, actualizar los conceptos de servicio, profundizar el contenido del servicio, optimizar los métodos y niveles de servicio, prestar mucha atención a las principales actividades y eventos, captar con precisión los puntos clave y los puntos calientes del trabajo de archivos. y gestionar archivos con prontitud y proactividad, esforzarse por lograr la innovación teórica e institucional en la gestión de archivos y mantenerse al día con los tiempos de manera oportuna.
El propósito de la gestión de archivos es proporcionar y utilizar mejor. La provisión y la utilización son las mejores formas de realizar el valor de los archivos. Los beneficios económicos y los beneficios sociales son la encarnación específica de los archivos. En la nueva situación, el trabajo de archivo debe seguir el ritmo de los tiempos, dominar las modernas tecnologías avanzadas y exquisitas habilidades profesionales, condensar aún más el conocimiento y la fuerza, implementar el espíritu del XVIII Congreso Nacional del Partido Comunista de China en el trabajo de archivo, trabajar duro, y promover integralmente el sano, sostenible y rápido desarrollo del trabajo archivístico, ¿realizado lo antes posible? ¿Sueño chino? Dalo todo.
6. Conclusión
Los archivos corporativos son importantes recursos de conocimiento, la base para la toma de decisiones corporativas y la base para ganar reputación para la empresa. Son activos intangibles que se desarrollan simultáneamente. empresa. Por lo tanto, la gestión de archivos empresariales es una parte importante y un trabajo básico de la gestión empresarial.
En el proceso de desarrollo empresarial, debemos comprender plenamente la importancia de la modernización y la informatización de la gestión de archivos, responder y resolver activamente los diversos problemas que puedan surgir en el proceso de gestión diario, ser realistas e innovadores y hacer que la gestión de archivos empresariales sea más científica. eficiente, moderno y moderno.