Cómo mejorar las habilidades de redacción de documentos oficiales

La esperanza urgente de mucho personal de secretaría de base es mejorar sus habilidades de redacción de documentos oficiales lo antes posible para satisfacer mejor las necesidades laborales. (Redacción original china: discursos anuales de los agentes de secretaría, planes resumidos, documentos oficiales, orientación, copia electrónica, economía, documentos, derecho, redacción corporativa, noticias, etc.). En los últimos años, el autor se sintió muy convencido de esto cuando me invitaron a brindar capacitación oficial en redacción de documentos para el personal relevante de algunas agencias, empresas e instituciones. Aquí, trato de hablar sobre formas de mejorar las habilidades de redacción de documentos oficiales para referencia de amigos interesados ​​en el trabajo de secretaría.

Según las encuestas, parte del personal de secretaría de base suele tener varios sesgos cognitivos a la hora de mejorar sus habilidades de redacción de documentos oficiales. El análisis es el siguiente.

Solo importa el formato. A juzgar por la situación actual, muchos secretarios de base conceden gran importancia al formato de los documentos oficiales e incluso lo consideran un factor fundamental en su capacidad para redactar documentos oficiales. Es cierto que es necesario comprender con precisión el formato de los documentos oficiales y reflejarlo en el funcionamiento real de los documentos oficiales. Pero desde la perspectiva de la redacción de documentos oficiales, cumplir con este requisito es sólo una habilidad superficial y no es difícil de lograr. Dado que el formato de los documentos oficiales es una norma muy estilizada, se trata de una investigación enteramente exploratoria. Si se da máxima prioridad al formato para mejorar las habilidades de redacción de documentos oficiales, inevitablemente se descuidará hasta cierto punto el estudio en profundidad y la capacitación del contenido de los documentos oficiales.

Mejora tus habilidades de redacción de documentos oficiales asistiendo a clases de formación. Al comunicarse con algunos miembros del personal de secretaría capacitado, el autor siente que están muy ansiosos por este tipo de clase de capacitación y particularmente entusiasmados de asistir. Cabe afirmar que este tipo de entusiasmo es extremadamente valioso. De hecho, puede ampliar sus horizontes a través de conferencias y comprender cada vez con mayor precisión los requisitos de la redacción de documentos oficiales, evitando así efectivamente algunas irregularidades. Pero no es realista pensar que puedes mejorar tus habilidades de redacción de documentos oficiales de forma natural. Como la habilidad no se puede enseñar directamente, debe formarse y consolidarse gradualmente mediante la práctica repetida. También lo es la capacidad de redactar documentos oficiales. La excesiva dependencia de la asistencia a clase y el descuido de la práctica consciente de la escritura dificultarán la mejora de las habilidades de redacción de documentos oficiales.

Para mejorar tu habilidad, solo puedes confiar en imitar la práctica editorial de tu unidad. Es cierto que es bastante sencillo estar familiarizado con el funcionamiento real de los documentos oficiales y comprender algunos modos de redacción de documentos oficiales. Por lo tanto, es una forma eficaz de mejorar sus habilidades de redacción de documentos oficiales. Sin embargo, cabe señalar que el funcionamiento de algunos documentos oficiales de base suele ser difícil de mantener al día con los ajustes y cambios en las leyes y regulaciones pertinentes, lo que muestra un retraso evidente. Por ejemplo, las "Medidas para el manejo de documentos oficiales de las agencias administrativas estatales" del Consejo de Estado (promulgadas el 24 de agosto de 2000 e implementadas el 24 de agosto de 2006 1.1, en adelante denominadas las "Medidas") han cancelado el requisito de "proporcionar opiniones". y sugerencias a autoridades superiores" en el informe. Contenido aplicable, se añade el término documento oficial estatutario "opinión" (). Sin embargo, algunas agencias administrativas todavía utilizan "informes" ("métodos") cuando hacen recomendaciones a sus superiores. Otro ejemplo es que algunas agencias y unidades de base, a pesar de varios cambios en el personal de secretaría, todavía redactan los títulos de los documentos oficiales enviados por agencias de nivel superior como "avisos sobre el envío". y estandarizadas" en las "Medidas". Otro ejemplo son las "Medidas para el Manejo de Documentos Oficiales de los Organismos Administrativos del Estado", que fue revisada e implementada por la Oficina General del Consejo de Estado de 1994 a 1994. La carta añadió un ámbito de aplicación completo aplicable a "no entre agencias de nivel inferior", de modo que el documento administrativo "carta" ya no se puede utilizar entre agencias de nivel superior e inferior. Las "Medidas" mantienen este requisito y estipulan la "carta", pero hasta el día de hoy, algunas agencias y unidades administrativas de base todavía utilizan la "carta" entre superiores y subordinados. Todo esto ilustra plenamente que si uno no comprende los requisitos normativos de las leyes y reglamentos pertinentes y se basa únicamente en la práctica de expedir documentos por su propia unidad, es fácil volverse no estándar.

Como se mencionó anteriormente, la habilidad no se puede enseñar directamente. La capacidad de redacción de documentos oficiales sólo puede formarse y mejorarse gradualmente mediante la práctica continua. Éste es el factor fundamental. La práctica real de la redacción de documentos oficiales se puede considerar desde los siguientes aspectos.

1. Ejercicios de expresión única y comprensiva

Las principales formas de documentos oficiales incluyen ensayos narrativos, explicativos y argumentativos. Estas expresiones muestran una gran aplicabilidad en comparación con la situación más común del talento literario en la educación del idioma chino y la formación en escritura. Respecto a este punto, debemos tener una comprensión clara de esto en las operaciones reales y evitar ser literarios. A través de la práctica de la escritura, he comprendido verdaderamente los requisitos básicos para la expresión en la redacción de documentos oficiales: narrativas concisas y solemnes, sin vueltas y vueltas, sin adornos, explicaciones claras y precisas, sin distorsiones ni exageraciones, deben ser concisas y no engorrosas; y no distraer. Por ejemplo, se pueden realizar conscientemente algunos ejercicios individuales que forman parte del contenido de "notificación" de los documentos oficiales ("adecuados para elogiar el progreso, criticar errores y transmitir variedades o situaciones importantes" - "medidas"): describir errores, discutir y analizar causas, explicar los resultados del procesamiento y resumir las lecciones aprendidas, las peticiones de esperanza realizadas. Al realizar este tipo de ejercicio único, intente cumplir y reflejar los requisitos básicos de expresión anteriores. Luego se pueden combinar para formar un documento completo con párrafos claros. Se puede decir que este tipo de práctica de escritura se deshizo por completo del estilo extensivo y entró en el estilo intensivo. Sin duda, la realización de ejercicios tan intensivos es necesaria para la formación y mejora de las habilidades de redacción de documentos oficiales. Sólo así la revisión podrá tener una base y un objetivo concreto, en lugar de llevarse a cabo a ciegas. Aquí damos otro ejemplo. La Oficina de Educación del Condado XX informó el censo de los edificios de escuelas primarias y secundarias del municipio a su superior, el Gobierno Popular del Condado XX, y solicitó la asignación de fondos especiales para el mantenimiento de los edificios escolares. El texto es "Informe". El documento oficial fue devuelto por la Oficina del Gobierno Popular del Condado XX, requiriendo una nueva emisión.

¿El personal de secretaría correspondiente verificó los documentos oficiales de acuerdo con los requisitos de redacción del informe y lo descubrió? ¿informe? "No incluirá una solicitud de instrucciones" (es decir, las "Medidas"), por lo que se eliminó el contenido de "solicitud de asignación de fondos especiales para el mantenimiento de edificios escolares" en el documento original, y simplemente se informó la situación. y reemplazado por "solicitud de instrucciones" (aplicable a solicitar instrucciones y aprobación de autoridades superiores, es decir, las "Medidas"), solicitando la asignación de fondos relevantes. Imagínese si el redactor de este documento estuviera familiarizado con los requisitos de contenido de. El "Informe" y luego lo revisamos y revisamos después de que se formó el borrador, tales irregularidades no habrían ocurrido. La lección no es profunda. En cuanto a la modificación del idioma de los documentos oficiales, lo discutiremos junto con el cultivo del sentido del idioma. 3. Esforzarse por desarrollar la capacidad de percibir y aplicar el estilo de transacción.

El lenguaje utilizado en los documentos oficiales es básicamente escrito. El "estilo comercial" (también conocido como "estilo de documento oficial") también incluye el "estilo político". estilo de ensayo" y "estilo de periódico técnico", pero el "estilo literario" generalmente no se utiliza. Sin embargo, en más de diez años de educación del idioma chino, el estilo de escritura ha cambiado a menudo. Es el que está más profundamente grabado en las personas educadas, lo que Hace que el uso del lenguaje tienda a ser literario y el sentido del lenguaje se deforma, lo que dificulta la adaptación a la demanda de habilidades lingüísticas prácticas de la sociedad. Esto ha sido criticado por muchas personas con conocimiento. Comprender el estilo comercial. La capacidad de utilizar el lenguaje de documentos oficiales de manera adecuada y adecuada es una parte importante de la capacidad de redacción de documentos oficiales. Esta capacidad no se forma de forma natural después de comprender las características y requisitos del estilo transaccional. También requiere práctica repetida en la escritura. acostumbrarse a ello. Para llevar a cabo este tipo de formación práctica (redacción original china: discursos anuales de agentes de secretaría, planes resumidos, documentos oficiales, orientación, artículos blandos, economía, documentos, derecho, redacción corporativa, noticias, etc.) Se puede decir que es similar a los métodos de expresión mencionados anteriormente. Los ejercicios únicos y las revisiones repetidas después de la escritura están estrechamente relacionados y se refuerzan mutuamente. Por ejemplo, cuando una empresa no paga cantidades relevantes mensualmente de acuerdo con los requisitos financieros. utiliza la expresión "los importes pertinentes no se han pagado en su totalidad hasta el momento" para explicar el propósito de emitir los documentos pertinentes. La fuente del documento utiliza la expresión "Para implementar rápidamente el espíritu de la reunión, se cumplen los siguientes requisitos". especialmente hecho." Utiliza "...las actividades de MLM han dañado gravemente los derechos e intereses legítimos de la gente, alteraron el orden económico normal, desencadenaron una serie de problemas sociales y se convirtieron en "Un enorme peligro oculto para la seguridad social de todos". Estos lenguajes de documentos oficiales con características estilísticas transaccionales obvias solo pueden formarse y usarse hábilmente mediante la práctica repetida de escritura. Al practicar el uso del lenguaje de documentos oficiales, también debe seguir los requisitos de las "Medidas" Preste atención a "decir la verdad". sin doblar", es decir, no utilice un bolígrafo torcido. Por ejemplo, cuando algunos miembros del personal de secretaría estaban redactando una "solicitud de instrucciones" solicitando a la agencia superior que aumentara la dotación de personal de su unidad, escribieron: "Le pido sinceramente al superior agencia para simpatizar con el personal extremadamente nervioso de mi unidad." Condición. "Este es un uso inapropiado de "qubi" en documentos oficiales, que critica eufemísticamente la existencia de una burocracia superior. Posteriormente, después de una revisión, se eliminó esta declaración que violaba el requisito de "hablar directamente sin inclinarse". el uso del lenguaje Tenga cuidado de evitar coloquialismos y literatura. Por ejemplo, cuando el gobierno municipal solicitó a la oficina de finanzas del condado local que asignara más fondos para la construcción de edificios escolares, emitió una "solicitud de instrucciones" (el gobierno municipal y las finanzas del condado). "La oficina no está afiliada entre sí y "no debe usarse"). "Solicitud de instrucciones" en lugar de "carta". Sin embargo, cuando un gran número de agencias y unidades de base solicitan instrucciones y aprobación de departamentos funcionales sin afiliación. A menudo se utiliza "solicitud de instrucciones" en lugar de "carta", cuyo objetivo es mostrar "respeto" a la persona a la que se solicita y evitar causar malentendidos y resentimiento. Este es un mal uso del lenguaje, por cierto. Al mismo tiempo, enfatizaremos nuevamente que de acuerdo con la práctica de emisión de documentos de la unidad, es fácil causar desviaciones en la operación de documentos oficiales. La construcción de las paredes laterales de la escuela secundaria del municipio y los baños adyacentes y los almacenes de materiales de construcción causaron problemas económicos. pérdidas de aproximadamente 6,543,8 millones de yuanes y los fondos asignados no son suficientes. Debido al desastre, las finanzas de nuestro municipio están al límite, lo que empeora las cosas. "El estilo de este párrafo es obviamente inadecuado. "No es suficiente" es una palabra coloquial y debería cambiarse por "no es suficiente"; "estirado, empeorando las cosas" es una frase descriptiva literaria y debería cambiarse por "muy nervioso".

Documento oficial La mejora de la capacidad de redacción es inseparable de su propia práctica de redacción. El personal de secretaría de base debe establecer firmemente el concepto de "la práctica de redacción es siempre la primera prioridad" y llevar a cabo activamente la redacción de documentos oficiales de forma específica. manera con condiciones auxiliares como participar en capacitación y práctica de lectura de libros de instrucciones, en el proceso de práctica continua, comprender los requisitos de escritura de varios idiomas, familiarizarse con el uso de expresiones apropiadas, comprender las características del estilo empresarial y al mismo tiempo. Al mismo tiempo, incorpore regulaciones estilizadas fáciles de recordar y de usar, como el formato del documento y el alcance de la aplicación del idioma, y ​​​​adaptación gradual. La forma de mejorar su capacidad para escribir documentos oficiales es mediante la práctica repetida. Un ciclo simple, pero debe ser gradual y rentable. Por supuesto, esta ganancia no se reflejará de inmediato, sino que debe acumularse con el tiempo. La idea urgente de terminar la batalla no es realista. Esto no es demasiado tosco, pero aparte de eso, no hay otra forma de mejorar sus habilidades de redacción de documentos oficiales.