¿Cómo escribir un correo electrónico formal?

Hoy en día muchas personas en el lugar de trabajo ignoran cómo escribir correos electrónicos. Debido a que la comunicación en línea es tan conveniente ahora, WeChat, QQ, la empresa OA, cualquier medio es más rápido que el correo electrónico.

Pero, ¿has notado que, aunque WeChat, QQ y la comunicación OA de la empresa son muy convenientes, cuando te encuentras con asuntos formales, tienes que escribir correos electrónicos?

Escribir correos electrónicos no es solo para trabajadores. Por ejemplo, los estudiantes universitarios escriben correos electrónicos a sus tutores de tesis, envían solicitudes de pasantías a empresas, envían currículums laborales y formularios de registro de actividades. y trabajos a jefes para resumir y enviar cartas de consulta a hoteles en el extranjero requieren el uso del correo electrónico.

Pero si no prestas atención a la "rutina" de escribir correos electrónicos en la vida diaria, entonces te saldrás de la cadena en situaciones graves. Por ejemplo, te olvidas de agregar el archivo adjunto, el archivo adjunto. Está mal, no hay título y la otra parte no sabe lo que quieres después de leerlo durante mucho tiempo. Qué incidente vergonzoso sucedió.

En primer lugar, un buen correo electrónico debe cumplir estas tres condiciones: intención clara, lógica clara y diseño limpio.

Intención clara

Significa que tan pronto como el destinatario del correo electrónico abra su buzón, sabrá de qué se trata su correo electrónico antes de hacer clic para verlo más de cerca. . Por lo tanto, debes prestar especial atención al nombre y título de tu correo electrónico.

Los nombres de correo electrónico a veces se capturan automáticamente. Por ejemplo, el nombre de un buzón de QQ es su nombre de QQ. Aquí, ore en silencio para no haber enviado ningún correo electrónico importante utilizando el buzón QQ. Si es así, vuelva a orar en silencio para que su nombre QQ no sea poco convencional y no tenga signos de puntuación extraños ni palabras vulgares y sucias. Si es así, no ore.

Por lo tanto, generalmente no recomiendo usar el buzón QQ para enviar correos electrónicos importantes. Puede solicitar otro buzón. La dirección de correo electrónico debe tener el formato "nombre + número" o "nombre + ocupación".

Por ejemplo, soy Lin Xiaobai y mi cumpleaños es el 5 de abril. Puedo nombrar mi dirección de correo electrónico como "lxb0405@163.com". Lo mejor es que la dirección de correo electrónico no tenga guiones ni guiones bajos. , porque algunas personas son muy fáciles de cometer un error tipográfico.

Luego está el nombre para mostrar del buzón. Configure el nombre para mostrar con su nombre real. Como se mencionó anteriormente, cuando generalmente necesitamos enviar correos electrónicos, es más formal. Dado que es formal, generalmente usará su nombre real, por lo que es más seguro configurar el nombre para mostrar del correo electrónico con su nombre real.

Tomé una captura de pantalla de la bandeja de entrada de mi correo electrónico. Los nombres y títulos de algunas personas se pueden ver de un vistazo.

Asegúrese de completar el título del correo electrónico. Si lo deja en blanco, el sistema automáticamente le asignará el nombre del archivo adjunto. Si no hay ningún archivo adjunto, la dirección de correo electrónico estará en blanco. Piénselo, recibió un correo electrónico con un título en blanco de una persona con un nombre desconocido. ¿Elegiría hacer clic en él? Quizás te preguntes si es un virus y lo elimines.

Resuma el título en 20 palabras o menos. Personalmente tengo la costumbre de escribir correos electrónicos. Si la otra parte no tiene ciertos requisitos para el título del correo electrónico, suelo utilizar la forma "categoría + nombre + palabra clave".

Por ejemplo, solicité el puesto de secretario del presidente Lin Xiaobai, presenté "No dejes que tus habilidades se mantengan al día con tu edad y deseos" de Lin Xiaobai y postulé como voluntario de viaje para viajar a 5 países y 16 provincias... …

De esta manera la otra parte puede entender claramente de un vistazo por qué escribiste este correo electrónico, quién eres y cuál es tu contenido principal.

Lógica clara

Si tu correo electrónico tiene un archivo adjunto, entonces sólo necesitas mencionarlo brevemente en unas pocas palabras en el cuerpo y explicar que el contenido principal se puede encontrar en el archivo adjunto. .

Pero si tu correo electrónico no tiene archivos adjuntos, debes prestar atención a la redacción del cuerpo. En este momento, se recomienda utilizar redacción de "tres párrafos".

"Tres párrafos" no significa que el cuerpo de tu correo electrónico solo se pueda dividir en tres párrafos naturales, sino que el contenido que deseas expresar debe dividirse en tres párrafos, lo que significa simplemente indicar el motivo de la carta, el cuerpo principal del contenido y la expresión Gracias o espero responder a estos tres párrafos.

En primer lugar, indique brevemente el propósito de escribir este correo electrónico. Utilice una o dos frases para dejarlo claro. Lo único a lo que debes prestar atención es a escribir "Hola" al principio.

A continuación, el cuerpo del contenido es una parte importante del correo electrónico sin archivos adjuntos. Esta parte debe explicar las cosas de forma clara y lógica. Si tiene mucho que escribir, hable solo de una cosa en cada párrafo.

Por último, escribe palabras como gracias o esperanza de respuesta, y deja la firma y la fecha.

Diseño limpio

En primer lugar, no utilice imágenes ni música de fondo en el cuerpo del correo electrónico e intente utilizar la menor cantidad posible de colores, tamaños y fuentes diferentes para tipografía.

Utiliza como máximo dos fuentes y dos colores para la parte del texto. Al escribir, si hay contenido clave que debe resaltarse, utilice negrita en lugar de cursiva. Al mismo tiempo, preste atención a los párrafos, no apile el texto y un párrafo de texto no debe exceder las 10 líneas.

Luego también debes prestar atención a que la primera línea de cada párrafo tenga una sangría de dos caracteres. Hoy en día, cuando se presenta mucha información en los teléfonos móviles, la primera línea de cada párrafo no tiene sangría. Por lo tanto, algunas personas se ven afectadas por la capacidad actual de leer información en los teléfonos móviles y adoptarán este hábito al escribir correos electrónicos. Por eso está resaltado aquí, por lo que todos deberían prestar atención.

Por último, hay un punto especialmente crucial que es desarrollar un correcto proceso de envío de correo electrónico.

Es decir, insertar el archivo adjunto - revisar el archivo adjunto - escribir el texto - escribir el título - completar los destinatarios, para evitar olvidarse de insertar el archivo adjunto y olvidarse de escribir el título.

Pero muchas personas están acostumbradas a completar el correo electrónico de arriba a abajo, por lo que es fácil olvidar un determinado enlace, porque una vez que completas el destinatario, incluso si estás enviando un correo electrónico, incluso los correos electrónicos que no existen se pueden enviar exitosamente. Al poner al destinatario en el último paso, puedes evitar por completo esta situación.

Además, es importante revisar los archivos adjuntos. Porque puede haber dos documentos con nombres de archivos muy similares en su escritorio. Si carga el otro sin revisarlo, la otra parte se sentirá realmente confundida cuando lo abra después de recibirlo. No me pregunten por qué sé esto, es porque yo, un redactor de correo electrónico experimentado, cometí este error hace dos días.

No ignore cada detalle que pueda sumarle puntos. Cuando envía un correo electrónico con “intenciones claras, lógica clara y diseño limpio” y llega al buzón de correo de la otra parte, la otra parte lo hará. vea la pantalla completa llena de Cuando agregue algunos nombres de correo electrónico y títulos de correo electrónico locos, su correo electrónico será como un soplo de aire fresco. Él elegirá abrir su correo electrónico primero y luego prestará atención a quién es el tipo que sabe eso. etiqueta social del correo electrónico".

Cuenta pública de WeChat centrada en el crecimiento personal: Lin Xiaobai Upward Management (ID: living4ever)