¿Cuáles son los estándares para archivar documentos de proyectos de construcción?
Especificaciones para el archivo y disposición de los documentos del proyecto de construcción
Principios generales
1.0.1 Para fortalecer el archivo y la disposición de los documentos del proyecto de construcción, unificar las estándares de aceptación de archivos de proyectos de construcción y establecer archivos de proyecto completos y precisos, formulados específicamente en esta especificación.
1.0.2 Esta especificación se aplica al archivo de documentos de proyectos de construcción y a la aceptación de archivos de proyectos de construcción. Los proyectos profesionales se llevan a cabo de acuerdo con la normativa pertinente.
1.0.3 El archivo y la disposición de los documentos del proyecto de construcción no solo deben cumplir con esta especificación, sino también con las normas pertinentes vigentes.
Semestre
2.0.1 Proyecto de construcción
Aprobado para ser construido de acuerdo con el diseño general, la contabilidad económica unificada, la forma organizativa administrativamente independiente y la gestión unificada. . Consta de uno o varios proyectos relacionados internamente.
2.0.2 Proyecto unitario (proyecto único)
Un proyecto que tiene documentos de diseño independientes, puede ejercer de forma independiente la capacidad de producción o los beneficios del proyecto una vez finalizado y forma una parte integral de la construcción. proyecto.
Subproyectos
En proyectos unitarios, la construcción se puede organizar de forma independiente.
Documentos del proyecto de construcción
Varias formas de registros de información formados durante el proceso de construcción del proyecto, incluidos documentos de preparación del proyecto, documentos de supervisión, documentos de construcción, planos de finalización, documentos de aceptación de finalización, etc. También pueden denominarse documentos de proyecto.
2.0.5 Documentos de la etapa de preparación del proyecto (Documentos de la etapa del proyecto de construcción)
Documentos formados durante la preparación del proyecto, aprobación, adquisición de terrenos, estudio, diseño, licitación y otras etapas de preparación del proyecto antes de la comienza el proyecto.
2.0.6 Documentos de supervisión (documentos de gestión de proyecto)
Documentos y materiales formados por la unidad de supervisión durante el proceso de supervisión de diseño de ingeniería y construcción.
2.0.7 Documentos constructivos (construction schools)
Documentos y materiales generados por la unidad constructiva durante el proceso constructivo del proyecto.
Planos de construcción
Los dibujos que verdaderamente reflejan los resultados de la construcción del proyecto una vez completado y aceptado.
2.0.9 Documentos de aceptación de terminación (documentos de entrega)
Documentos y materiales generados durante las actividades de aceptación de terminación de proyectos de construcción.
2.0.10 Archivos de proyectos de construcción
Los registros históricos en diversas formas, como texto, gráficos, audio y video, etc., formados directamente durante las actividades de construcción del proyecto también se pueden denominar archivos del proyecto.
Archivo 2.0.11
Unidad de almacenamiento de archivos compuesta por varios archivos relacionados.
2.0.12 Archivado
Según ciertos principios y métodos, los documentos con valor de conservación se organizan en volúmenes, también llamados volúmenes.
2.0.13 Archivar (colocar en registros)
Después de que la unidad de formación de documentos complete las tareas de trabajo, los documentos formados se organizarán y archivarán y luego se entregarán a la gestión de archivos. agencia de acuerdo con las regulaciones.
Reglas básicas
3.0.1 Las unidades de construcción, estudio, diseño, construcción, supervisión y otras deben incorporar la formación y acumulación de documentos del proyecto en todos los aspectos de la gestión de la construcción del proyecto y las responsabilidades. del ámbito de personal relevante.
3.0.2 En la organización, archivo, aceptación y entrega de los documentos y archivos del proyecto, la unidad de construcción deberá desempeñar las siguientes responsabilidades:
1 Al realizar la licitación del proyecto, deberá relacionados con el estudio, el diseño. Al firmar acuerdos y contratos, las unidades de construcción y supervisión deben presentar requisitos claros sobre el número de copias, costos, calidad, tiempo de entrega, etc. de los documentos del proyecto.
2 Recopilar y organizar y archivar los documentos y materiales generados durante la etapa de preparación del proyecto y la etapa de aceptación de finalización;
Responsable de organizar, supervisar, inspeccionar, inspeccionar, diseñar, construir y la formación, acumulación y archivo del proyecto. documentos de la unidad de supervisión; también se puede encomendar a la unidad de supervisión la supervisión de la formación, acumulación y archivo de los documentos del proyecto.
4. y unidades de supervisión;
5. Antes de organizar la aceptación de la finalización del proyecto, debe presentarse a la agencia local de gestión de archivos de construcción urbana. Realizar la aceptación previa de los archivos del proyecto si no se obtiene el documento de aprobación para la aceptación del archivo del proyecto; , no se organizará la aceptación de finalización del proyecto;
6 Para proyectos incluidos en el alcance de aceptación de los archivos de construcción urbana (sala), 3 meses después de la aceptación de finalización del proyecto Dentro de este mes, un El conjunto de proyectos que cumplan con los requisitos se entregará al archivo local de construcción urbana (oficina).
3.0.3 Las unidades de estudio, diseño, construcción, supervisión y otras unidades deben archivar los documentos del proyecto generados por sus propias unidades y entregarlos a la unidad de construcción.
3.0.4 Si el proyecto de construcción se encuentra bajo contratación general, la unidad de contratación general será responsable de recolectar y resumir los expedientes del proyecto formados por las unidades subcontratistas, y entregarlos oportunamente a la unidad de construcción. cada unidad subcontratante deberá Una vez organizados y archivados los documentos, se entregarán al contratista general de manera oportuna. Si un proyecto de construcción es contratado por varias unidades, cada unidad contratante será responsable de recopilar, clasificar y archivar los documentos del proyecto contratado y entregarlos a la unidad de construcción de manera oportuna.
3.0.5 La agencia de gestión de archivos de construcción urbana debe supervisar, inspeccionar y orientar el archivo de los documentos del proyecto. Antes de la aceptación completa del proyecto, los archivos del proyecto deberán ser preaceptados. Una vez aprobada la aceptación, se emitirá el documento de aceptación del archivo del proyecto.
Requisitos de archivo
4.1 Alcance de archivo de los documentos del proyecto
4.1.65438+
4.1.2 El alcance de archivo específico de los documentos de ingeniería debe cumplir con los requisitos del Apéndice A de esta especificación.
4.2 Requisitos de calidad de los documentos archivados
4.2.1 Los documentos archivados del proyecto deben ser originales.
4.2.2 El contenido y la profundidad de los documentos del proyecto deben cumplir con las especificaciones técnicas, normas y procedimientos nacionales relacionados con el estudio, diseño, construcción y supervisión del proyecto.
4.2.3 El contenido de los documentos del proyecto debe ser verdadero, exacto y coherente con el proyecto real.
4.2.4 Los documentos de ingeniería deben escribirse con materiales duraderos, como tinta carbón, tinta azul-negra y materiales propensos a decolorarse, como tinta roja, tinta azul pura y papel para copiar con bolígrafo. No se utilizarán lápices, etc.
4.2.5 Los documentos de ingeniería deben estar escritos claramente, los dibujos deben ser claros, los diagramas deben estar ordenados y los procedimientos de firma y sello deben estar completos.
4.2.6 Las especificaciones de formato y tamaño de los materiales de texto en documentos de ingeniería deben ser de formato A4 (297 mm X 210 n mm). Los dibujos deben adoptar páginas estándar nacionales.
4.2.7 El papel utilizado para los documentos de ingeniería debe tener alta tenacidad y durabilidad y poder almacenarse durante mucho tiempo. Los dibujos son generalmente planos y los dibujos conforme a obra deben ser planos nuevos. Los gráficos por computadora deben ser claros y no se pueden utilizar copias de gráficos por computadora.
4.2.8 Todos los dibujos de construcción deben llevar el sello de construcción.
1 El contenido básico del sello de finalización debe incluir las palabras "plano de construcción", unidad de construcción, preparador, revisor, técnico a cargo, fecha de preparación, unidad de supervisión, supervisión en sitio y director.
2 Ejemplos de sellos de finalización son los siguientes:
Sellos de finalización
3 El tamaño del sello completado es: 50 mm x 80 mm..
El sello construido debe estar hecho con una almohadilla de tinta roja que no destiñe y cubrir el espacio vacío sobre la barra de iconos.
4.2.9 Cuando se utilicen planos de construcción para dibujar planos de construcción, se debe indicar la base de los cambios y modificaciones cuando los planos de construcción tengan cambios importantes en la estructura, proceso, diseño, etc., o el Si la parte cambiada excede 1/3 de los dibujos, se debe volver a dibujar el dibujo construido.
4.2.10 Los dibujos de ingeniería en diferentes formatos deben plegarse en formato A4 (297 mm × 210 mm) de acuerdo con el "Método para copiar y plegar dibujos técnicos" (GB/GB/1089) y la barra de iconos. debería estar expuesto.
Volumen vertical
5.1 Principios y métodos de declaración
5.1.1 El archivo debe seguir las reglas de formación natural de los documentos de ingeniería, mantener la conexión orgánica de los documentos dentro el volumen y facilitar el almacenamiento y utilización de archivos.
5.1.2 Cuando un proyecto de construcción consta de múltiples proyectos unitarios, los documentos del proyecto deben agruparse por proyectos unitarios.
El Volumen 5.1.3 puede adoptar los siguientes métodos:
1 Los documentos del proyecto se pueden dividir en cinco partes según los procedimientos de construcción: documentos de la etapa de preparación del proyecto, documentos de supervisión, documentos de construcción, planos construidos y documentos de finalización Documentos de aceptación;
2 Los documentos en la etapa de preparación del proyecto se pueden agrupar según los procedimientos de construcción, las principales y las unidades de formación;
3 Los documentos de supervisión pueden; agruparse según proyectos unitarios, proyectos filiales, principales y etapas;
4 Los documentos de construcción se pueden agrupar por proyecto unitario, proyecto filial, principal y etapa;
5 As- los planos construidos se pueden agrupar por unidad de proyecto y especialidad;
6. Los documentos de aceptación de finalización se agrupan según unidad de proyecto y especialidad.
5.1.4 Durante el proceso de limado se deben seguir los siguientes requisitos:
La primera lima no debe ser demasiado gruesa, generalmente no superior a 40 mm.
No deben existir documentos duplicados en el expediente del caso con carácter general, los documentos de diferentes soportes deben agruparse por separado;
5.2 Disposición de los documentos dentro del volumen
5.2.1 Los materiales escritos se organizan en orden de proyecto y profesional. Solicitudes y respuestas sobre un mismo asunto, copias impresas y versiones finales de un mismo documento, el texto principal y los anexos no pueden separarse, debiendo ordenarse en el orden de respuesta primero, solicitud segunda, copia impresa primero, versión final segunda, principal el texto primero y los archivos adjuntos al final.
5.2.2 Los dibujos deben organizarse según especialidades, y los dibujos de la misma especialidad deben organizarse en el orden de los números de dibujo.
5.2.3 Hay dos tipos de documentos: información textual y dibujos. La información textual va primero y después los dibujos.
5.3 Catalogación de documentos
5.3.1 Los números de página de los documentos del volumen de montaje deben cumplir los siguientes requisitos:
Los documentos del volumen 1 deben estar catalogados según el orden del contenido del texto. Las páginas están numeradas. Cada volumen está numerado individualmente,
el número de página comienza con "1".
2 Posición de escritura del número de página: para documentos escritos en una cara, en la esquina inferior derecha para documentos escritos en dos caras, el anverso está en la esquina inferior derecha y el reverso en la inferior; esquina izquierda. Las imágenes plegadas se encuentran en la esquina inferior derecha.
3. Un conjunto completo de dibujos o literatura científica y tecnológica impresa forma un volumen. El índice original puede reemplazar el índice del volumen sin tener que volver a escribir los números de página.
4 Los números de página no deben escribirse en la portada del expediente del caso, en el índice del volumen ni en la lista de referencias del volumen.
5.3.2 La elaboración del índice en el volumen debe cumplir con los siguientes requisitos:
El formato del índice en el volumen 1 debe cumplir con los requisitos del Apéndice B de este especificación.
2 Número de serie: Se utiliza un documento como unidad y se marca con números arábigos a partir del 1.
3. Persona responsable: la unidad o persona física que forma directamente el documento.
Cuando haya varias personas responsables, seleccione las dos personas responsables principales y reemplace las demás con "etc." .
4 Número de documento: Complete el número de documento original o número de dibujo del documento del proyecto.
Título del archivo: Complete el nombre completo del título del archivo.
6 Fecha: Fecha en la que se cumplimenta el documento.
Número de página: Complete el número de página inicial del documento en el volumen. Complete los números de página inicial y final del último documento.
8 La tabla de contenidos del volumen está organizada antes de la primera página del archivo del volumen.
La preparación de la tabla de referencia en el Volumen 5.3.3 deberá cumplir con los siguientes requisitos:
El estilo de la tabla de referencia en el Volumen 1 deberá cumplir con los requisitos del Apéndice C de este especificación.
La Tabla de Referencia del Volumen 2 indica principalmente el número total de páginas de documentos en el volumen, el número de páginas de varios documentos (número de fotografías) y la descripción del expediente por unidad de archivo. .
Las tablas de referencia de los tres volúmenes están organizadas después de la última página de los documentos del volumen.
5.3.4 La confección de la portada del expediente debe cumplir con los siguientes requisitos:
1. La portada del expediente se encuentra impresa en el frente de la caja y carpeta. , y también puede tener la forma de una cubierta interior. El estilo de la portada del expediente debe cumplir con los requisitos del Apéndice D.
2 El contenido de la portada del expediente debe incluir: número del expediente, código del expediente, título del expediente, unidad de preparación. , fechas de inicio y finalización, clasificación, período de almacenamiento, número de expediente, número de volumen.
3. El número de expediente debe constar de un número de clasificación, un número de proyecto y un número de expediente. El número de expediente será cumplimentado por la unidad de almacenamiento del expediente.
4. El código del expediente debe completarse con el número de expediente especificado por el estado. El código del archivo lo rellena la oficina de archivos.
El título del expediente debe revelar de forma concisa y precisa el contenido del expediente dentro del expediente. El título del expediente debe incluir el nombre del proyecto, la denominación profesional y el contenido de los documentos del expediente.
6. La unidad de expediente deberá cumplimentar la unidad de expediente o responsable principal del expediente.
Fechas de inicio y finalización: Se deberán cumplimentar las fechas de inicio y finalización de todos los documentos del expediente.
8 El período de almacenamiento se divide en período permanente, período de larga duración y período de corta duración. Consulte el Apéndice A para conocer el período de retención de varios documentos.
Permanencia significa que los archivos del proyecto deben guardarse de forma permanente.
Largo plazo significa que el período de retención de los archivos del proyecto es igual a la vida útil del proyecto.
Corto plazo se refiere al período de retención de los archivos del proyecto que es inferior a 20 años.
Para archivos con diferentes períodos de retención en el mismo archivo, el período de retención del archivo debe ser mayor.
Los secretos de nivel 9 se dividen en tres categorías: ultrasecreto, secreto y secreto. Los documentos con diferentes niveles de seguridad en un mismo archivo deben clasificarse como archivos de alta densidad.
5.3.5 La portada del índice, tablas de referencia y expedientes del volumen deberá ser de papel de carta blanco de más de 70 g, en formato A4.
5.4 Vinculación de archivos
5.4.1 Los archivos se pueden vincular o no. Los materiales escritos deben estar encuadernados.
Los documentos que contengan tanto material escrito como dibujos deberán encuadernarse en un volumen. La fijación debe utilizar el método de tres agujeros en el lado izquierdo de la cuerda, que es limpio, firme y fácil de almacenar y usar.
5.4.2 Se deberán retirar los objetos metálicos al realizar el atado.
5.5 Cajas de volumen, carpetas y respaldos de documentos
5.5.1 El equipamiento documental generalmente adopta la forma de cajas de volumen y clips de volumen.
1 Las dimensiones exteriores de la caja de bobinas son 310mmx220mm, y los espesores son 20, 30, 40 y 50mm respectivamente.
2 Las dimensiones totales de la abrazadera son 310 mm x 220 mm y el grosor generalmente es de 20 ~ 30 mm.
3 La caja del rollo y el clip deben estar hechos de papel sin ácido. . 5.5.2 El contenido del reverso del expediente incluye el número del expediente y el título del expediente. El estilo debe cumplir con el Apéndice e.
Archivo
6.0.1 El archivo debe cumplir los siguientes requisitos:
1 Los documentos archivados deben ser completos, precisos y sistemáticos, y pueden reflejar todo el proceso de actividades de construcción del proyecto. El alcance de la presentación de documentos e información se muestra en el Apéndice A. La calidad de los documentos y la información cumple con los requisitos de 4.2.
Los documentos archivados deben clasificarse y ordenarse, y aquellos que cumplan los requisitos deben organizarse en ficheros.
6.0.2 El tiempo de archivo debe cumplir con los siguientes requisitos:
1 De acuerdo con los procedimientos constructivos y las características del proyecto, el archivo se puede realizar por etapas, o después de la unidad o ramal. El proyecto ha pasado la conducta de aceptación de finalización.
Una vez que la unidad de estudio y diseño complete sus tareas, las unidades de construcción y supervisión presentarán los expedientes de proyecto pertinentes formados por ellas a la unidad de construcción antes de que se complete y acepte el proyecto.
6.0.3 Después de que las unidades de estudio, diseño y construcción recopilen y organicen los documentos del proyecto, la unidad de construcción y la unidad de supervisión deberán realizar inspecciones sobre la integridad, precisión, sistematicidad y calidad de los archivos de acuerdo con los requisitos de la agencia de gestión de archivos de construcción urbana. Luego de pasar la revisión, se entregará a la unidad constructora.
6.0.4 Generalmente hay no menos de dos conjuntos de archivos de proyecto, un conjunto lo conserva la unidad de construcción y el otro conjunto (original) se transfiere a los archivos locales de construcción urbana (oficina).
6.0.5 Cuando las unidades de topografía, diseño, construcción, supervisión y otras unidades entregan archivos a la unidad de construcción, ambas partes deben preparar y firmar y sellar una lista de transferencia antes de que se pueda llevar a cabo la transferencia.
6.0.6 Todos los documentos que las unidades de diseño, construcción y supervisión deben presentar ante la unidad deben presentarse por separado de acuerdo con las regulaciones nacionales pertinentes y los requisitos del Apéndice A de esta especificación.
Aceptación y entrega
7.0.1 Para los proyectos incluidos en el alcance de aceptación de los archivos de construcción urbana (sala), la unidad de construcción deberá presentar los archivos del proyecto a la dirección de archivos de construcción urbana. agencia antes de organizar la aceptación de finalización del proyecto. Sin obtener los documentos de aceptación emitidos por la agencia de gestión de archivos de construcción urbana, la unidad de construcción no podrá organizar la aceptación de finalización del proyecto.
7.0.2 El departamento de gestión de archivos de construcción urbana debe centrarse en verificar los siguientes contenidos durante la aceptación previa de los archivos del proyecto:
1 Los archivos del proyecto están completos, sistemáticos y completos;
2. El contenido de los archivos del proyecto refleja verdadera y exactamente las actividades de construcción del proyecto y la situación real del proyecto;
3. Los archivos del proyecto han sido archivados y el archivo cumple con. las disposiciones de esta especificación;
4. Los métodos de dibujo, diagramas y especificaciones de los dibujos construidos cumplen con los requisitos profesionales y técnicos, los dibujos están limpios y ordenados y tienen sellos construidos;
La formación y fuentes de los documentos se ajustan a la realidad, y los procedimientos de firma de documentos que requieren la firma de la unidad o individuo están completos;
p>
El material, formato, escritura, dibujo, entintado y montaje del documento cumplen con los requisitos.
7.0.3 Para proyectos incluidos en el alcance de aceptación del Archivo de Construcción Urbana (Oficina), la unidad constructora debe entregar un conjunto de expedientes de proyecto que cumplan con los requisitos al Archivo de Construcción Urbana (Oficina) dentro 3 meses después de la finalización y aceptación del proyecto.
7.0.4 Los expedientes de los proyectos de construcción suspendidos o postergados serán conservados temporalmente por la unidad constructora.
7.0.5 Para proyectos de reconstrucción, ampliación y mantenimiento, la unidad constructora deberá organizar las unidades de diseño y construcción para modificar, complementar y mejorar verazmente los expedientes originales del proyecto. Para las partes modificadas, los archivos del proyecto deben reeditarse y transferirse al Archivo de Construcción Urbana (Oficina) dentro de los 3 meses posteriores a la finalización y aceptación del proyecto.
7.0.6 Cuando la unidad constructora transfiera los expedientes del proyecto al Archivo de Construcciones Urbanas (Oficina), deberá pasar por los trámites de transferencia, diligenciar el catálogo de transferencia y entregar previa firma y sellado por ambos. fiestas.
Para obtener más información sobre licitaciones de ingeniería/servicios/adquisiciones y para mejorar la tasa de adjudicación de ofertas, puede hacer clic en la parte inferior del sitio web oficial de servicio al cliente para realizar una consulta gratuita: /#/? fuente=bdzd