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Para un CIO, la demanda suele ser el comienzo de un trabajo. Por ejemplo, si una empresa quiere lanzar un proyecto de software de gestión empresarial o actualizar su sistema operativo, sin importar qué proyecto de información sea, la investigación de la demanda es necesaria y crucial.
Tomemos como ejemplo el proyecto de sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) más popular. El papel de la investigación de la demanda es el más crítico. La investigación de requisitos juega un papel decisivo en la selección de sistemas iniciales, la implementación de proyectos posteriores y la evaluación de proyectos finales. Sin embargo, es más fácil decirlo que hacerlo, especialmente para la mayoría de los CIO, que tienen formación técnica y poca experiencia en la investigación de informatización empresarial. ¿Cómo podemos hacer un buen trabajo en la primera lección de la investigación de la demanda sobre gestión de la información?
Personalmente, creo que no es tan difícil realizar una investigación de la demanda. "Las necesidades comienzan con las quejas". Escuchar atentamente los pensamientos de los usuarios es una buena manera de captar las necesidades de los empleados.
La búsqueda de la perfección es nuestro objetivo persistente, pero nunca hay perfección. Lo mismo ocurre con los sistemas de gestión de la información empresarial, que son más o menos insatisfactorios. Como CIO, debemos hacer todo lo posible para escuchar estas quejas, porque aquí es donde no hemos hecho lo suficiente y también es por lo que debemos esforzarnos en el futuro.
Por ejemplo, cuando ceno con mis empleados, a veces se quejan de que los informes que exportaron del sistema no se pueden utilizar directamente y es necesario modificarlos. Por ejemplo, las órdenes de compra exportadas por el personal financiero desde el sistema ERP no tienen precios de compra correspondientes, lo que las hace muy problemáticas durante la conciliación. Tienen que consultar las órdenes de compra correspondientes cada vez, lo que no mejora su eficiencia en absoluto. En otro ejemplo, el departamento de compras se quejó de un error de tiempo en el sistema en el inventario. Cuando realizan órdenes de compra, a veces las cantidades de materiales del inventario no son muy precisas, lo que afecta la precisión de sus órdenes de compra. Más tarde, después de la investigación, se descubrió que algunos departamentos no revisaron los documentos relevantes de manera oportuna, lo que resultó en una falta de puntualidad en los recuentos de inventario, etc.
Mientras entiendas con el corazón, escucharás quejas similares. Algunos líderes de departamentos de TI corporativos temen escuchar estas quejas y las ven como una crítica a su trabajo. Por lo tanto, o ignoran a los empleados y usuarios de primera línea y no están en contacto con ellos, o acusan ciegamente a los usuarios de no tener un buen sistema operativo cuando los usuarios hacen preguntas. Una y otra vez, ningún empleado se queja ante el CIO. Aunque parezca que aquí todo el mundo está tranquilo, los problemas se acumularán y tarde o temprano un volcán entrará en erupción. Y cuando llegue ese día, será demasiado tarde para que nos arrepintamos.
Entonces, como CIO, deberíamos poder abrir nuestro corazón y escuchar las quejas de los usuarios sobre nuestro trabajo. ¿No dijo ese gran hombre famoso: “Si hay algo, cámbialo, y si no está, anímalo”?