Cómo escribir un buen correo electrónico, algunas sugerencias

Primero, sobre el asunto

1 No dejes un encabezado en blanco.

2. El título debe ser corto y no permitir que Outlook use... para mostrar el título.

Es mejor escribir el correo electrónico de la * *empresa para que la otra parte pueda leerlo de un vistazo y guardarlo fácilmente. No es necesario especificar la hora. Generalmente el correo electrónico se generará automáticamente, pero será más engorroso de escribir.

4. El título debe reflejar fielmente el contenido y la importancia del artículo y evitar el uso de títulos ambiguos.

Intenta centrarte sólo en un tema en una carta. No hables de muchas cosas en una carta, para que se pueda organizar más adelante. 6. Utilice caracteres en mayúscula (como "*!") según corresponda. etc. ) para resaltar el título y captar la atención del destinatario, pero con moderación.

Especialmente no utilices la palabra “urgente” a la ligera.

7. Al responder al correo electrónico de la otra parte, cambie el título según el contenido de la respuesta, en lugar de repetir una lista larga.

8. El punto más importante es que el tema no debe tener errores tipográficos ni inconsistencias, y no debes publicarlo simplemente revisando el texto.

Olvidé comprobar el tema.

En segundo lugar, sobre los saludos y saludos

1. Dirígete al destinatario de forma adecuada y luego levanta la balanza.

2. Escribe la dirección del destinatario al principio del correo electrónico. En caso de que haya varios destinatarios, puede enviar a todos ellos.

En cuanto al formato, el título es la primera línea. 3. Lo mejor es tener saludos al principio y al final del correo electrónico.

La forma más sencilla es escribir HI al principio, "hola" o "hola" en chino, y el saludo al principio son solo dos palabras.

Es muy común terminar con "Saludos cordiales" y "Te deseo buena suerte" en chino. Si eres mayor, debes utilizar "este saludo". Tenga en cuenta que en situaciones muy formales, se debe utilizar por completo el formato de carta estándar. "Deseo" y "sinceramente" son dos espacios al final de la siguiente línea o al comienzo de una nueva línea, mientras que "éxito" y "saludo" se escriben en la parte superior de la nueva línea.

En tercer lugar, el texto

1. El texto del correo electrónico debe ser conciso y fluido.

Si la otra parte no te conoce, lo primero que debes decir es tu identidad. Se requiere tu nombre o el nombre de la empresa que representas.

La notificación es para mostrar respeto por la otra parte. La identidad de la persona nombrada debe ser concisa y preferiblemente relacionada con el correo electrónico y la otra parte. La función principal es permitir que el destinatario comprenda sin problemas el propósito del correo electrónico.

El cuerpo del correo electrónico debe ser conciso y claro. Si hay contenido más específico, simplemente presente brevemente el texto principal y luego escriba otro archivo como archivo adjunto para explicarlo en detalle.

El texto debe ser fluido, utilizar palabras sencillas y frases cortas, expresarse con precisión y claridad, y evitar frases oscuras. Es mejor no hacer que la gente revise su correo electrónico.

2. Presta atención al tono del correo electrónico.

En función de la familiaridad y la relación jerárquica entre el destinatario y usted; ya sea que el correo electrónico sea interno o externo, debe elegir un tono de discusión adecuado para evitar causar molestias a la otra parte.

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Por favor, respétense unos a otros, gracias, etc.

3. Para mayor claridad, el cuerpo del correo electrónico debe utilizar una lista como 1234.

Si el asunto es más complicado, lo mejor es explicarlo claramente en los párrafos 1, 2, 3 y 4. Mantenga sus párrafos concisos y claros.

4. Proporciona información completa en un solo correo electrónico.

Lo mejor es indicar toda la información relevante de forma clara y precisa en un correo electrónico.

5. Intenta evitar errores ortográficos y tipográficos, y ten cuidado al utilizar el corrector ortográfico.

Esto es respeto por los demás y reflejo de la propia actitud. Antes de enviar un correo electrónico, asegúrese de leerlo atentamente y comprobar si está escrito con fluidez y si hay errores ortográficos.

6. Indicar razonablemente información importante

7. Utilizar razonablemente imágenes, tablas y otros formularios para ayudar en la explicación.

Muchos correos electrónicos con naturaleza de introducción o discusión técnica son difíciles de describir claramente en un texto simple. Se puede ilustrar con diagramas.

Cuatro. Archivo adjunto

1. Si el correo electrónico contiene un archivo adjunto, se le debe pedir al destinatario que revise el texto del archivo adjunto.

2. El archivo adjunto debe tener un nombre significativo. Es mejor resumir el contenido del archivo adjunto para que sea conveniente para el destinatario descargarlo y usarlo. 3. El texto principal debe describir brevemente el contenido del archivo adjunto, especialmente cuando hay varios archivos adjuntos.

4. El número de archivos adjuntos no debe exceder de 4. Si la cantidad es grande, se debe empaquetar y comprimir en un solo archivo.

5. Si el archivo adjunto es un archivo en un formato especial, se debe indicar en el texto el método de apertura para no afectar el uso. 6. Si el archivo adjunto es demasiado grande (no más de 2 MB), debe dividirse en varios archivos pequeños y enviarse por separado.

5. Selección de idioma y codificación de caracteres chinos

1 Utilice únicamente correos electrónicos en inglés cuando sea necesario.

2. Respete los hábitos de la otra parte y no tome la iniciativa de enviar correos electrónicos en inglés.

3. Para algunos correos electrónicos importantes o ricos en información, se recomienda utilizar chino para expresar con precisión los problemas involucrados en el correo electrónico. 4. Elija un tamaño de fuente y una fuente que sea fácil de leer.

El chino es una canción o canción nueva, el inglés es Verdana o Arial y el tamaño de fuente es 5 o 10. No utilice fuentes raras ni cursivas, y es mejor no utilizar material de fondo, especialmente para correos electrónicos comerciales.

Firma que termina con verbos intransitivos

1. No tengas demasiada información de la firma.

Es necesario añadir una firma al final del correo electrónico. Los documentos de firma pueden incluir información como nombre, cargo, empresa, número de teléfono, número de fax, dirección, etc. , pero no demasiadas, generalmente no más de 4 líneas.

2. No utilices sólo un archivo de firma.

La documentación de firmas debe simplificarse para clientes internos, privados y familiares. Un documento firmado demasiado formal puede alienar a la otra persona. Puede configurar varios archivos de firmas en OUTLOOK y llamarlos de manera flexible.