¿Puede la industria de la construcción mejorar la eficiencia de la firma de contratos y la gestión de sellos mediante firmas electrónicas?
Debido a la gran variedad de sellos requeridos en la industria de la construcción, la gran cantidad de documentos utilizados y la gran cantidad de personas que utilizan los sellos, el uso y manejo de los sellos es generalmente irregular:
El alcance del uso del sello oficial del departamento de proyectos no está claro.
El sello oficial del departamento de proyectos carece de un sistema de aprobación.
No se ha establecido el expediente de registro del sello oficial del departamento de proyectos.
El sello oficial del departamento de proyectos es para uso de las empresas o particulares afiliados.
Los documentos legales estampados con el sello oficial del departamento de proyectos no cuentan con la firma del representante, persona autorizada o responsable.
Estampar el sello oficial del departamento de proyectos en los contratos, documentos de garantía y cartas compromiso que deberá firmar la empresa constructora.
Falta de sistema de almacenamiento de sellos
No existe un sistema de reciclaje, sellado y destrucción de sellos del proyecto.
Medidas insuficientes para hacer frente a la pérdida, robo, hurto o deterioro de los precintos.
Ante la falta de sistemas de gestión y uso de precintos en las industrias mencionadas, es muy importante mejorar las tecnologías de la información para controlar el uso y gestión de precintos. La tecnología de firma electrónica es una nueva aplicación de la tecnología de firma digital y cifrado de información. Al cambiar el modo tradicional de estampado físico de los documentos en papel al modo de firma electrónica utilizado en los documentos electrónicos, se reconoce la identidad de la firma del documento electrónico después de la firma electrónica y el contenido de la firma no se puede alterar.
Uso de firma electrónica: los usuarios pueden cargar documentos que deben sellarse en línea después de que los superiores relevantes aprueben los documentos en línea, el administrador del sello puede usar firmas electrónicas para sellarlos en línea para mejorar la eficiencia de la impresión de documentos;
Los documentos sellados se pueden archivar a tiempo sin necesidad de imprimir en papel, lo que mejora la eficiencia de la gestión de archivado posterior. Por otro lado, los usuarios pueden recibir documentos sellados a tiempo, ahorrando tiempo en la impresión y envío de documentos, acortando el ciclo de impresión y mejorando la eficiencia de la implementación del proyecto.
El uso de tecnología de firma digital puede fortalecer la estandarización y el cumplimiento de la gestión de sellos en la industria de la construcción, evitar actividades ilegales como apropiación indebida, apropiación indebida o incluso grabado privado de sellos, y evitar eficazmente peligros ocultos en el uso. y gestión de focas.
Realización de firmas electrónicas: Muchas industrias de la construcción dependen actualmente de software de información como el OA. La integración de la función de firma electrónica con varios sistemas de software de gestión de la empresa puede implementar rápidamente el modo de gestión del sello electrónico;
Al mismo tiempo, para las pequeñas organizaciones comerciales, la plataforma en la nube de firma electrónica también se puede utilizar para Emitir contratos electrónicos El uso de la función de firma electrónica permite a las organizaciones realizar rápidamente la gestión electrónica sin descargar ni instalar complementos, lo que también es muy eficiente y rápido.
Cómo controlar los sellos físicos: Por supuesto, hay algunas empresas que no pueden renunciar al uso de sellos físicos, o las empresas deben utilizar sellos físicos en determinadas ocasiones. En este momento, para equilibrar el control de riesgos de los sellos y la eficiencia del uso de los sellos, tomar prestada la tecnología IoT para usar controladores de sellos es otra opción para la gestión inteligente de los sellos en la industria de la construcción.
El controlador de impresión coloca el sello físico en el dispositivo de hardware, que sólo puede utilizarse mediante autorización remota. Ayude a la industria de la construcción a mejorar integralmente la gestión de sellos y la eficiencia del control y las capacidades de control de riesgos.
Otras sugerencias: Además de la gestión de la información anterior, es muy importante mejorar la concientización sobre la prevención de riesgos de las empresas y el personal, tales como: fortalecer la capacitación en gestión de riesgos del sello oficial del departamento de proyectos, y sensibilizar a los empleados sobre las posibles consecuencias de una gestión inadecuada del sello oficial del departamento de proyectos a través de casos. Para hacer frente a los riesgos que puedan surgir, se formulará un sistema de gestión para la custodia y uso del sello oficial del departamento de proyectos. .