¿Cuáles son los riesgos en la gestión de precintos de una empresa constructora y cómo prevenirlos?
En la actualidad, la situación actual del uso y gestión de los sellos de empresas de construcción tiene principalmente las siguientes características:
1.Enlace del capítulo:
El sello oficial. Se ha utilizado antes de que se estableciera formalmente el departamento de proyectos. Se utiliza para grabar.
El alcance de uso del sello oficial del departamento de proyectos no está claro.
El sello oficial del departamento de proyectos carece de un sistema de aprobación.
No se ha establecido el expediente de registro del sello oficial del departamento de proyectos.
Estampar el sello oficial del departamento de proyectos en cartas de presentación, poderes y otros documentos en blanco.
Otorgar el sello oficial del departamento de proyectos a empresas o particulares afiliados para su uso.
Los documentos legales estampados con el sello oficial del departamento de proyectos no cuentan con la firma del representante, persona autorizada o responsable.
Estampar el sello oficial del departamento de proyectos en los contratos, documentos de garantía y cartas compromiso que deberá firmar la empresa constructora.
2. Enlace de sellado:
El departamento de proyectos carece de un sistema oficial de almacenamiento de sellos
Uso insuficiente de métodos modernos de gestión de la información
El El sello oficial del departamento de proyectos no se recicla Sistema de sellado y destrucción.
El sello oficial del departamento de proyectos se perdió, fue robado, robado o dañado y las medidas de manejo fueron insuficientes.
En vista de la situación actual de la gestión de sellos corporativos mencionada anteriormente, debemos realizar mejoras desde los siguientes puntos para evitar riesgos innecesarios:
1. Mejorar los sellos estándar corporativos y la conciencia de la gestión.
2. Fortalecer la construcción de normas y sistemas relevantes.
3. Fortalecer la capacitación en gestión de riesgos del sello oficial del departamento de proyectos, y casos de uso para concientizar a los empleados sobre los posibles riesgos causados por una gestión inadecuada del sello oficial del departamento de proyectos, y la necesidad. de formular un sistema de gestión para la custodia y uso del sello oficial del departamento de proyectos.
4. Verificar periódicamente la implementación de los sistemas relevantes y publicarlos.
5. Establecer archivos de registro para la producción, uso, transferencia, archivo y destrucción de sellos para proporcionar evidencia efectiva para la revisión de sellos.
6. Una persona dedicada estará a cargo del sello, y el proceso de uso del sello debe realizarse bajo la supervisión de una persona dedicada.
7. Utilizar y gestionar los sellos con ayuda de la tecnología de la información. Cambiar el modo de sello físico al modo de sello electrónico puede mejorar la eficiencia del uso del sello y fortalecer el control de la autoridad del sello. Al mismo tiempo, los datos de la auditoría de sellos en línea proporcionan evidencia confiable para la gestión de sellos y evitan problemas de robo y apropiación indebida a los que es difícil culpar más adelante.
Además, en cuanto al uso de sellos físicos, Contract Lock también ha añadido medidas de gestión de uso y prevención y control de riesgos para mejorar la gestión y control unificado de los sellos electrónicos y los sellos físicos, los documentos electrónicos y los documentos en papel. A través de una gestión multidimensional, las empresas constructoras pueden evitar peligros y riesgos ocultos innecesarios durante el uso de sellos.