Cómo formular científicamente medidas de gestión de archivos científicos y tecnológicos empresariales
1.1 Hacer un buen trabajo en la recopilación de archivos científicos y tecnológicos.
La colección es el punto de apoyo, vínculo importante y canal eficaz para lograr que los archivos científicos y tecnológicos sean sistemáticos, completos y veraces. De acuerdo con las características y pasos de las diferentes actividades científicas y tecnológicas de las distintas empresas, el personal de gestión de archivos debe realizar un trabajo con visión de futuro en la recopilación y disposición de los archivos.
1.2 Seguir las normas de formación de archivos científicos y tecnológicos para completar el trabajo de archivo.
Periódicamente se forman archivos de ciencia y tecnología junto con actividades de producción científica y tecnológica. La organización y archivo de archivos científicos y tecnológicos es un vínculo importante en el proceso de gestión de archivos. Conecta las actividades de producción científica y tecnológica y las actividades de gestión de archivos. El personal de gestión de archivos científicos y tecnológicos debe conocer el proceso de formación de archivos científicos y tecnológicos, dominar las reglas de su formación y realizar el trabajo de archivo bajo la guía de las reglas.
El trabajo de archivo de 1.2.1 debe seguir varios requisitos:
(1) El contenido de los documentos científicos y tecnológicos en el expediente debe reflejar con precisión la producción, la investigación científica, la infraestructura , equipos y actividades de gestión. La situación real;
(2) Los documentos científicos y tecnológicos en los archivos deben estar completos y completos;
(3) El soporte y los materiales de escritura. los documentos científicos y tecnológicos contenidos en los archivos deben cumplir los requisitos de durabilidad.
1.2.2 Los gestores de documentos científicos y tecnológicos deben seguir los siguientes principios al redactar artículos:
(1) Los documentos de productos, equipos e instrumentos deben basarse en los diferentes componentes y estructuras. reflejan un sistema de organización de expedientes;
(2) Los expedientes de proyectos de infraestructura deben organizarse según las diferentes carreras que reflejan;
(3) Documentos científicos y tecnológicos sobre temas de investigación científica se pueden organizar de acuerdo con las diferentes especialidades que reflejan. Las diferentes etapas de investigación se dividen en capítulos;
(4) Los materiales escritos o documentos de gestión sobre productos, equipos, infraestructura e investigación científica deben organizarse en volúmenes de acuerdo con ellos. a las distintas cuestiones que reflejan o con distintos nombres.
1.3 Establecer un proceso de archivo científico
Debido a los diferentes contenidos y reglas de la producción científica y tecnológica, los procesos de gestión de archivos científicos y tecnológicos formados por cada empresa también son diferentes. Generalmente, para proyectos con un período de construcción corto, una vez finalizado el proyecto, el personal de gestión de documentos del departamento de proyectos puede organizarlos y archivarlos de acuerdo con las regulaciones pertinentes de gestión de archivos empresariales. Después de la revisión por parte del departamento de gestión de archivos empresariales, el trabajo de archivo y entrega se puede completar al mismo tiempo; en caso de un período de construcción. Para proyectos más largos, el departamento de gestión de archivos puede negociar con el departamento de ejecución del proyecto y archivarlos en etapas de acuerdo con el progreso del proyecto. Una vez completada la etapa, el personal de gestión de archivos del departamento de proyectos clasificará y archivará los archivos de acuerdo con las normas de gestión del sistema de archivos, y el departamento de gestión de archivos los revisará y luego se transferirá a la sala de archivos para completar la fase. trabajo de archivo.
El personal directivo relevante de los archivos empresariales de ciencia y tecnología debe tomar acciones activas para comprender y dominar las características de las actividades de producción científica y tecnológica de la empresa y, a menudo, instar al personal relevante a recopilar, organizar y archivar rápidamente los materiales relevantes. formado en producción científica y tecnológica de acuerdo con la situación real y archivo de acuerdo con los requisitos relevantes de los archivos corporativos, ayudar al departamento de producción e investigación científica a formular el alcance del archivo de documentos y materiales, centrándose en el trabajo de recopilación de materiales relevantes; aceptación y evaluación, fortalecer el control del proceso de formación de documentos, comprender cada nodo del proceso de archivo y, de acuerdo con la situación real de la empresa y las leyes científicas de la gestión de archivos, formularemos procesos de gestión razonables para garantizar la integridad. e integridad de los materiales, y enriquecer y mejorar continuamente la colección de archivos.
2. Utilización de los archivos científicos y tecnológicos empresariales
2.1 Importancia de la utilización de los archivos científicos y tecnológicos para el desarrollo empresarial
Desde su entrada en la sociedad de la información, la producción, recopilación, organización y La capacidad de utilizar y desarrollar información, especialmente información científica y tecnológica, se ha convertido en un símbolo de la prosperidad de una entidad económica y de un país. Los archivos de ciencia y tecnología empresarial son una parte importante del poder de la información empresarial. Nuestro uso de archivos corporativos de ciencia y tecnología se refleja principalmente en los siguientes aspectos: (1) El uso eficaz de archivos corporativos de ciencia y tecnología puede ahorrar costos laborales y promover la mejora de la productividad social. Como fuerza productiva potencial, los archivos científicos y tecnológicos sólo pueden ser eficaces mediante su utilización. (2) El uso de archivos científicos y tecnológicos corporativos desde una perspectiva táctica puede aumentar el stock de archivos científicos y tecnológicos y formar un círculo virtuoso de desarrollo y utilización del valor de los archivos científicos y tecnológicos. El valor de los archivos científicos y tecnológicos puede preservarse y aumentarse mediante su desarrollo y utilización. Por un lado, puede mejorar la productividad y la eficiencia laboral de toda la sociedad. Por otro lado, también puede reflejarse en la generación de nuevos archivos científicos y tecnológicos y en el crecimiento general del stock de archivos científicos y tecnológicos. Por lo tanto, el proceso de desarrollar y utilizar el valor de los archivos científicos y tecnológicos es también un proceso de aumentar el stock de archivos científicos y tecnológicos.
2.2. El desarrollo y la utilización son los objetivos finales del trabajo de los archivos científicos y tecnológicos empresariales.
El servicio de utilización de archivos científicos y tecnológicos es el estándar más alto para medir el trabajo de los archivos científicos y tecnológicos corporativos. El desarrollo y la utilización de archivos científicos y tecnológicos es también el objetivo final de hacer un buen trabajo en los archivos científicos y tecnológicos corporativos. y trabajo de archivos tecnológicos. Al tiempo que se fortalece la gestión básica de los archivos científicos y tecnológicos, se debe prestar atención al servicio y utilización de los archivos científicos y tecnológicos.
2.2.1. Participar activamente en la producción, operación y gestión de la empresa, y considerar las tareas clave de cada etapa de la empresa como las tareas clave del departamento de archivos. Esto requiere que los archiveros salgan del departamento de archivos, comprendan las diversas dinámicas de trabajo de la empresa y proporcionen e introduzcan rápidamente los materiales de archivo necesarios para diversas tareas relacionadas de la empresa, de modo que las funciones técnicas y de gestión de los archivos puedan utilizarse en Se pueden realizar diversas actividades como producción y operación, investigación científica y tecnológica, etc. y mejorar los beneficios económicos.
2.2.2.Aplicar tecnología avanzada para mejorar la calidad de los servicios de utilización de archivos científicos y tecnológicos. Utilizar computadoras para ayudar integralmente a la gestión de archivos científicos y tecnológicos, utilizar tecnologías de escaneo láser y microfilmación para almacenar importantes archivos científicos y tecnológicos en computadoras, y utilizar redes informáticas de gestión de información para difundir información de archivos científicos y tecnológicos, facilitando la consulta y el uso de archivos científicos. y archivos tecnológicos cómodos, rápidos y precisos.
2.2.3 Realizar la recopilación e investigación de la información de archivos científicos y tecnológicos. Con la aplicación de las computadoras en la gestión de archivos científicos y tecnológicos, los administradores de archivos deben aprender a compilar materiales históricos especializados para mejorar la eficiencia de la gestión de archivos científicos y tecnológicos. Al mismo tiempo, de acuerdo con las necesidades de producción, operación y desarrollo científico y tecnológico, los recursos de información de archivo se desarrollan y utilizan profundamente para proporcionar bases para la toma de decisiones y materiales de referencia para la toma de decisiones de liderazgo y el trabajo diario de varios departamentos.
3. Nuevos conceptos en el desarrollo y utilización de archivos científicos y tecnológicos
Con el desarrollo de la economía mercantil, la dependencia y la demanda de información de las personas aumentan día a día, y El mercado de la tecnología surgió según lo exigen los tiempos. En esta situación, el desarrollo activo de información de archivo científica y tecnológica no sólo puede promover el desarrollo de la economía de mercado socialista y la reforma del sistema económico, sino también satisfacer la necesidad de acercar las empresas al mercado y permitirles convertirse en productoras y operadoras de mercancías socialistas.
3.1 Cambiar conceptos antiguos. La finalidad de la recopilación, conservación, desarrollo y utilización de archivos científicos y tecnológicos es proporcionar las condiciones y bases para las actividades científicas y tecnológicas, de producción y de gestión. se refleje el valor de los archivos científicos y tecnológicos.
Durante muchos años, la labor corporativa de archivo científico y tecnológico se ha clasificado básicamente en servicios internos, servicios gratuitos y servicios de custodia. Con el progreso de la sociedad, el uso de archivos científicos y tecnológicos que reflejen directamente las condiciones económicas o la construcción económica será cada vez más urgente. Los archiveros no sólo deben establecer nuevos conceptos de apertura, servir activamente a las empresas y centrarse en los beneficios económicos, sino también lograr cambios en el pensamiento y las acciones.
3.2 Actitud de servicio correcta El trabajo de los archivos de ciencia y tecnología debe centrarse en el principal campo de batalla de la construcción económica para cambiar el concepto de servicio, abandonar el simple concepto de "mirar los puestos y esperar la puerta" y profundizar en la línea de producción y comprender activamente la investigación científica, el diseño, la producción y la gestión. De acuerdo con las necesidades reales, desarrollar recursos de información de archivos científicos y tecnológicos. Si bien los trabajadores de los archivos están haciendo un buen trabajo al recibir, gestionar y proporcionar archivos diarios, deben mantenerse al tanto de las necesidades de los encargados de tomar decisiones y del personal científico y técnico de los archivos, y adoptar métodos tales como informes periódicos de resultados, compilaciones especiales y Apertura del catálogo en función de las condiciones específicas de la unidad. ¡En el departamento de archivos, tú investigas y yo investigo! Los servicios pasivos se transforman en servicios activos y la prestación esporádica se transforma en prestación del sistema.
3.3 Diversificación de los objetivos del servicio. Los métodos de los servicios de información de archivo deben diversificarse. Los servicios de consultoría, los servicios de seguimiento y los servicios específicos deben llevarse a cabo de acuerdo con situaciones específicas, para que la tecnología pueda llegar a la puerta y La información se puede entregar a la puerta, para satisfacer las necesidades tanto como sea posible. Varios departamentos de la empresa tienen diferentes necesidades para la utilización de la información de archivo científica y tecnológica.
En la era de la economía del conocimiento, el contenido de los servicios de información de archivos científicos y tecnológicos se ha vuelto más abundante, y los objetivos del servicio han cambiado de tipos únicos a múltiples, no solo deben satisfacer las necesidades del desarrollo; de la economía del conocimiento, sino también las necesidades de expansión y desarrollo económico de las empresas. Esto requiere profundizar la connotación de los servicios de información de archivos científicos y tecnológicos sobre la base de los servicios tradicionales. A partir de los recursos de información de archivos científicos y tecnológicos de la unidad, determinar la dirección de los servicios de información de archivos científicos y tecnológicos corporativos, llevar a cabo activamente servicios de recuperación y utilización de información en línea, llevar a cabo activamente la digitalización de colecciones de proyectos clave y construir un sistema completo y profundo. patrón de servicio.
3.4 Modernizar los servicios significa hacer un buen trabajo en el trabajo de archivo, desarrollar recursos de información de archivo y brindar servicios rápidos y de alta calidad para la producción empresarial. Los archiveros deben mejorar constantemente su calidad profesional y no solo tener una sólida. conocimiento de la información, pero también tener conocimientos profesionales y cierta experiencia en la gestión de archivos. Por lo tanto, todo archivero debe actualizar constantemente sus conocimientos para adaptarse a las exigencias de los tiempos, promover el desarrollo del trabajo archivístico y profundizar verdaderamente el trabajo, servir a las empresas y contribuir a la sociedad.
3.5 El trabajo de los archivos científicos y tecnológicos debe adaptarse a la demanda del mercado.
En la actualidad, cuando las grandes unidades de construcción avanzan de manera integral hacia una economía de mercado y se reestructuran y reforman de acuerdo con las exigencias del sistema empresarial moderno, podemos ver un problema: es decir, los archivos científicos y tecnológicos. son producidos por la unidad y utilizados por la unidad, pero hay una falta de intercambio social. Hay dos razones para este problema: en primer lugar, el trabajo de los archivos científicos y tecnológicos siempre se ha realizado según una conciencia y métodos de trabajo cerrados de comunicación; en segundo lugar, la sociedad carece de un mecanismo de circulación para los archivos científicos y tecnológicos. El resultado es que el uso de archivos científicos y tecnológicos no sirve a la sociedad, sino que es sólo para referencia unitaria. En otras palabras, la productividad científica y tecnológica contenida en los archivos científicos y tecnológicos no ha sido liberada a la sociedad ni ha ingresado al mercado.
El establecimiento y mejora de la economía de mercado ha creado un buen entorno y enormes oportunidades para el desarrollo del trabajo de archivos científicos y tecnológicos. Convertir el almacén de archivos en un centro de información que se adapte al mercado y sirva a las empresas y a la sociedad con información científica y tecnológica moderna.