Aplicar el software financiero que utiliza, cómo publicar la página de la cuenta en la intranet o Internet

1. Compartir archivos

Compartir archivos significa que solo los archivos entre computadoras en la red pueden acceder entre sí.

En los primeros días de las aplicaciones informáticas, si era necesario intercambiar archivos entre computadoras, la única forma era almacenar los archivos en disquetes y luego transferirlos. Después de la aparición de las redes informáticas, las transferencias de archivos entre computadoras en red ya no necesitan transferir disquetes. Los archivos se pueden enviar directamente a través de líneas de red, lo que hace que compartir archivos sea un proceso conveniente. Para los archivos compartidos que se necesitan con frecuencia, también puede colocarlos en el servidor de red. Un servidor de red es una computadora a la que pueden acceder todas las computadoras en red de la red. El servidor puede controlar los directorios de archivos a los que pueden acceder las computadoras en red según los derechos de acceso asignados por el administrador de la red. De esta manera, el intercambio de archivos en red se puede llevar a cabo de manera conveniente y controlar en consecuencia para garantizar que ninguna persona acceda a los archivos importantes y garantizar el uso seguro de los archivos.

La primera forma de compartir archivos en el servidor consistía en colocar los archivos compartidos en un directorio del servidor y establecer permisos de acceso a estos directorios para que los ordenadores de la red pudieran acceder. De esta manera, para las computadoras en red, siempre que se establezca la relación de conexión correspondiente (asignación) a ciertos directorios en el servidor de red, las computadoras en red pueden acceder a él como si accedieran a un directorio en su propia computadora. Sin embargo, con el desarrollo de aplicaciones de redes informáticas, este método de almacenamiento e intercambio de archivos se ha ido retirando poco a poco de la aplicación. En el caso de los archivos de información de oficina, dado que este tipo de almacenamiento de archivos no puede proporcionar funciones como la recuperación de texto completo, los inconvenientes de uso se vuelven cada vez más importantes. Sin embargo, todavía hay algunos programas de bases de datos de gama baja que deben ejecutarse de esta manera, y algunos programas para compartir aún se pueden usar de esta manera, por lo que el intercambio de archivos sigue siendo una parte importante de las aplicaciones de redes informáticas.

El intercambio de archivos es el método de aplicación más básico en aplicaciones de red. Siempre que exista una red informática, se puede compartir archivos. Los sistemas operativos de red actuales, como MS Windows 2000

Server, Novell Netware, varios UNIX, etc., admiten el uso compartido de archivos basado en servidor.

Compartir archivos hace que la reutilización de archivos sea muy conveniente. A menudo producimos muchos documentos de Office haciendo referencia al formato y contenido de documentos similares en el pasado, y solo cambiamos algunos contenidos para formar documentos nuevos. Si no utilizamos un archivo de computadora, necesitaríamos realizar cambios en el documento original y luego volver a transcribirlo. Una vez que cometas un pequeño error al copiar, tendrás que volver a copiar. La edición de archivos de computadora es muy simple. Puede insertar texto o eliminar texto directamente en la ubicación que necesita modificarse. La computadora puede componer automáticamente para formar un hermoso archivo nuevo. El intercambio de archivos mejora enormemente el valor de reutilización de archivos antiguos. Si funciona junto con la recuperación de texto completo, la eficiencia de la oficina mejorará enormemente gracias a la existencia de la red.

2. Ventajas de la impresión

En la época anterior a las redes informáticas, casi todos los ordenadores estaban equipados con una impresora; de lo contrario, los documentos generados en la oficina no se podían imprimir. A la mayoría de las personas les resulta engorroso almacenar archivos en un disquete y luego usar una impresora configurada con otra computadora para imprimir. Por lo tanto, casi todos los que tienen una computadora intentan comprar una impresora para facilitar su propia impresión.

Cada ordenador está equipado con una impresora, lo que sin duda aumentará mucho la inversión en aplicaciones informáticas. Una impresora es un dispositivo de bajo uso. En comparación con una computadora de oficina, el tiempo de trabajo de la impresora es extremadamente limitado. Por lo tanto, aprovechar al máximo los recursos de la impresora y reducir la cantidad de impresoras compradas es una forma de mejorar la efectividad de la inversión.

La realización de la impresión más exclusiva significa que cada oficina o incluso cada piso de oficinas solo necesita configurar una o varias impresoras para satisfacer las necesidades de impresión de todo el entorno de oficina. Una docena o más de computadoras usan una impresora al mismo tiempo, lo cual es muy fácil de lograr en un entorno de red. La inversión de una docena de computadoras equipadas con impresoras es suficiente para comprar una impresora láser rápida más el costo del equipo de red. El retorno de la inversión en equipos de red no es solo la impresión en red, por lo que es una inversión muy rentable.

Los privilegios de impresión no aumentan las dificultades operativas para los usuarios de computadoras. Una vez completada la configuración, el método es exactamente el mismo que usar la impresora local. 3. Fax por Internet

El fax también es un método utilizado habitualmente en aplicaciones habituales de oficina. El enfoque habitual es configurar una máquina de fax en una determinada gama de áreas de la oficina para que todo el personal la utilice simultáneamente. Cuando se recibe un fax externo, alguien debe notificarlo al destinatario.

En las oficinas actuales, hay relativamente pocos documentos de fax escritos a mano. La mayoría de los métodos consisten en editar un documento de fax en la computadora, luego imprimirlo y luego llevar el documento impreso a la máquina de fax para enviarlo por fax. Si necesita enviar faxes en lotes, es decir, un fax con el mismo contenido se envía a diferentes máquinas de fax, la persona que envía el fax debe permanecer frente a la máquina de fax y enviar continuamente. Obviamente, este es un problema difícil con relativamente alto. intensidad de trabajo.

El ordenador envía un fax, lo que nos permite prescindir del paso de impresión y enviar directamente el documento de fax editado a la máquina de fax de la otra parte a través del módem, o al sistema de recepción de fax de la otra parte. computadora. Desde esta perspectiva, al menos podemos ahorrar el consumo de papel de impresión e impresoras, por lo que ya tiene cierto valor de aplicación.

El fax por Internet consiste en configurar un dispositivo servidor de fax en la red, que puede ser utilizado por todos los ordenadores conectados en red. Cuando es necesario enviar un fax, cualquier computadora en red (que también puede controlar a los usuarios designados para enviar faxes) enviará por fax el documento de fax editado directamente a través del servidor de fax. Cuando hay muchas personas que necesitan enviar un fax al mismo tiempo, el servidor de fax puede ponerlas en cola automáticamente en orden, y el usuario que envía el fax no necesita preocuparse por esto, ni necesita hacer fila frente a la máquina de fax. El envío masivo es más conveniente y muchos sistemas de servidores de fax admiten la multidifusión. Además, para reducir el coste de las llamadas de larga distancia, también puede definir el envío de faxes por lotes durante períodos a mitad de precio para reducir los gastos de oficina.

Enviar faxes por computadora y faxes por Internet no es problemático de usar y no requiere demasiada capacitación. Es como usar una impresora. Imprima el documento en el puerto de fax, complete el número de teléfono y complete el formulario. envío de fax.

La recepción de faxes por Internet también se realiza de forma automática. Los faxes entrantes son recibidos directamente por el servidor de fax, almacenados en el servidor y distribuidos a través de la red por una persona dedicada o un administrador de recepción según el encabezado del fax. El uso del fax por Internet para recibir faxes puede reducir el uso de papel de fax. Más importante aún, los faxes importantes no podrán recibirse porque la máquina de fax se haya quedado sin papel. Esto es más importante que ahorrar costos de papel.

Por supuesto, también existen algunos problemas con el uso del fax por ordenador y del fax por Internet en China. El principal problema es que las máquinas de fax de algunas unidades domésticas no están automáticamente en servicio. Los teléfonos de fax de algunas unidades pequeñas también sirven como teléfonos ordinarios, lo que requiere intervención manual. También hay casos en que las máquinas de fax están ubicadas en números de extensión internos. En este momento, tanto el fax por Internet como el fax por computadora dejarán de ser válidos. Con el desarrollo de la economía nacional, esta situación mejorará gradualmente. Pero por ahora, el uso del fax por Internet todavía requiere una máquina de fax común para manejar estos dispositivos de fax no automáticos.

Otro problema con el uso de fax por computadora o fax por Internet es el problema de la escritura a mano y la transmisión del original, pero este problema se puede resolver usando un escáner de imágenes para escanear la escritura a mano y el original y luego enviarlo a través del fax por Internet. En la actualidad, el precio de un escáner de imágenes popular es de sólo más de 1.000 yuanes, mucho más barato que una máquina de fax. Asimismo, también se pueden utilizar máquinas de fax comunes para enviar dichos faxes.

4. Correo electrónico

El correo electrónico es la aplicación más importante de Internet. Debido a la existencia del correo electrónico, los métodos de comunicación global han experimentado cambios revolucionarios. El envío de información ya no requiere largas esperas ni altas tarifas postales. Enviar información al otro lado del mundo es solo cuestión de segundos. Cabe decir que el correo electrónico ha cambiado la forma de comunicar la información. El correo electrónico es la aplicación de red más importante de Internet. El correo electrónico es una de las aplicaciones más extendidas e importantes de las redes informáticas y también es una instalación básica en los sistemas de ofimática.

El correo electrónico (E-mail) es un método de comunicación moderno que las personas utilizan las computadoras para recopilar, almacenar y transmitir información. Diversa información, como documentos oficiales, cartas personales y diversos documentos informáticos, se puede transmitir rápida y fácilmente al destinatario por correo electrónico. En la actualidad, las computadoras se utilizan básicamente en las oficinas de varias unidades. Incluso en lugares donde el nivel de aplicación informática es muy bajo, una unidad tendrá al menos una computadora para imprimir y componer documentos importantes. Por lo tanto, los documentos digitales almacenados en computadoras están reemplazando gradualmente a los documentos en papel.

El uso generalizado de las computadoras ha hecho que los documentos en papel sean menos importantes, excepto los documentos que requieren la firma de los líderes, casi todos los demás documentos se pueden guardar en forma de archivos digitales. El uso de archivos digitales no sólo es muy conveniente en términos de consulta, recuperación y reutilización, sino que también mejora enormemente la eficiencia del trabajo. También proporciona requisitos previos para la transmisión por correo electrónico.

La mayoría de personas pueden pensar que el correo electrónico se utiliza principalmente para enviar archivos a largas distancias a través de Internet y tiene poco valor para uso interno dentro de la organización, pero no es así. Sabemos que no es necesario firmar y entregar muchos documentos. En el proceso de formación de un documento de oficina, a menudo es necesario enviarlo al líder para su revisión varias veces y a otros departamentos relevantes para su revisión. otros departamentos lo devolverán después de expresar sus opiniones y lo modificarán nuevamente hasta que finalmente quede satisfecho y se convierta en un documento oficial. En este proceso no hay problema de firma y sello por lo que el documento original se escribe en el ordenador, y el proceso de envío y revisión se puede realizar a través del correo electrónico interno. No hay necesidad de desperdiciar papel. impresión, y no es necesario viajar y pasarlo a varios departamentos relevantes, solo cuando el documento entre en vigor oficialmente es necesario imprimirlo, firmarlo y sellarlo una vez, para que no se desperdicie ni una sola hoja de papel en todo el documento. proceso. Para discusiones, opiniones, sugerencias, etc. en el trabajo colaborativo, al no haber problema de firma o sello, puedes confiar enteramente en el sistema de correo electrónico.

La formación del manuscrito final y la adopción de opiniones se pueden realizar mediante la revisión del correo electrónico guardado, copiando y pegando.

Los sistemas de correo electrónico internos generalmente incluyen las siguientes capas de características de seguridad: (1) Verificación de identidad estricta: nadie puede enviar correos electrónicos con una identidad falsa, ni robar información personal de otras personas. .

(2) Medidas de cifrado confiables: para evitar que la información del correo electrónico sea interceptada ilegalmente durante la transmisión, la información del correo electrónico debe cifrarse y codificarse en el remitente y decodificarse en consecuencia en el receptor.

(3) No repudio de envío y recepción de correos electrónicos: Incluso si ni el remitente ni el receptor pueden modificar el contenido de los correos electrónicos enviados y recibidos y los registros de envío y recepción (hora de envío y recepción y fecha del remitente y receptor), tampoco pueden negar la información correspondiente.

Debido a las características de seguridad mencionadas anteriormente, cuando las redes informáticas se utilizan por completo, algunos documentos corporativos internos que solían requerir firmas y sellos pueden abandonar por completo el proceso de firmas y sellos. La persona que recibe el documento puede confirmar la validez del documento siempre que vea la información del remitente del correo electrónico. El correo electrónico solo se puede utilizar después de iniciar sesión con su propia contraseña. El personal en puestos clave debe prestar atención a cerrar el sistema de correo electrónico después de salir de la oficina, lo que puede evitar eficazmente que otros falsifiquen información. Además, los buenos sistemas de correo electrónico internos cuentan con medidas de firma digital, que también pueden prevenir eficazmente identidades de correo electrónico falsificadas.

Debido a los inicios de las aplicaciones informáticas, es posible que muchas personas no confíen lo suficiente en los textos electrónicos. De hecho, los archivos electrónicos son muy fiables cuando se realizan copias de seguridad. Muchas grandes empresas extranjeras, incluida CISCO, la empresa con mayor valor de mercado del mundo, manejan sus documentos de oficina, avisos, avisos, documentos de aprobación, etc. completamente a través del sistema de correo electrónico, por lo que las empresas nacionales también deberían poder confiar plenamente en el sistema de correo electrónico.

Los correos electrónicos no sólo son capaces de transmitir mensajes de texto, sino que también pueden transmitirse archivos generados por ordenador, incluidos archivos gráficos, fotografías de imágenes digitales escaneadas o capturadas con una cámara digital, dibujos electrónicos de diseño CAD, etc. enviarse a través de la red El acceso instantáneo, complementado con contacto telefónico interno y discusión, permite el trabajo colaborativo.

Otra ventaja del correo electrónico es la posibilidad de utilizar Internet global para enviar archivos, contactar clientes y promover negocios. Combinando el correo electrónico con los sitios web corporativos de Internet se pueden realizar actividades de comercio electrónico. Promocionar la empresa a través del sitio web corporativo y recopilar opiniones, sugerencias, información de cooperación e información de pedidos a través de correos electrónicos, lo que es aún más poderoso para el trabajo comercial de la empresa.

Un sistema de correo electrónico basado en una red de área local no sólo facilita la entrega de correos electrónicos dentro de la organización, sino que también facilita las conexiones con el exterior a través de Internet y otras redes de área amplia. Dichos sistemas generalmente proporcionan autenticación estricta y. Tener buena seguridad. Por tanto, es un sistema muy utilizado en sistemas ofimáticos nacionales y extranjeros. En la actualidad, en China, las aplicaciones de correo electrónico y construcción de automatización de oficinas se han desarrollado rápidamente. Más de la mitad de los ministerios y comisiones centrales han establecido redes de automatización de oficinas y adoptado sistemas de correo electrónico. Realizar entrega rápida de diversos documentos oficiales. Las organizaciones de nivel superior a menudo lo utilizan para enviar documentos oficiales, resúmenes informativos y avisos comerciales a sus subordinados, mientras que las organizaciones de nivel inferior lo utilizan a menudo para enviar informes estadísticos y solicitar informes a sus superiores. Esto también demuestra plenamente que el sistema de correo electrónico es suficientemente seguro y debería utilizarse ampliamente en las empresas.

5. Acceso remoto

El acceso remoto es una persona que sólo se conecta a la red interna de la empresa, no a través de las líneas de red de la oficina de la empresa, sino a través de líneas telefónicas y equipos necesarios ( Módem) Conéctate a tu intranet desde cualquier lugar.

El acceso remoto generalmente está configurado para viajeros de negocios y pequeñas oficinas en otros lugares. Aunque estas personas no se encuentran en la ubicación de la empresa, a través del acceso remoto aún pueden contactar a la empresa, acceder a los datos de la empresa, obtener los archivos de la empresa y recibir sus propios correos electrónicos, por lo que la conexión con la empresa aún existe. El acceso remoto permite al personal de la empresa sentir como si la empresa estuviera a su alrededor, sin importar dónde se encuentren, con una sola línea telefónica.

Cuando una persona está en viaje de negocios y encuentra un problema, puede conectarse a la red corporativa mediante acceso remoto y obtener la información corporativa más reciente. Incluso si encuentra problemas importantes durante el viaje de negocios, aún puede transmitir el problema y los parámetros y datos relevantes a la empresa a través del acceso remoto. Una vez que la empresa organiza el poder para resolver rápidamente el problema, los resultados se envían de vuelta al viajero de negocios. , para que el viajero de negocios no tenga que viajar nuevamente. No solo ahorra tiempo, sino que también elimina la fatiga y los gastos de viaje y mejora la eficiencia del trabajo.

Las oficinas pequeñas en otros lugares pueden recibir documentos, avisos y avisos a través de acceso remoto, y transmitir información comercial, situaciones de clientes e información de demanda a las empresas, de modo que las empresas puedan realizar negocios sin establecer instituciones más grandes. y proporcionar una gestión eficaz de las agencias de campo. Las agencias de campo también pueden trabajar en colaboración con el personal de la sede corporativa a través del acceso remoto, intercambiar la información necesaria y desarrollar conjuntamente nuevos productos y nuevos mercados.

La desventaja del acceso remoto es que la velocidad de transmisión de datos no es alta, solo equivale al 3% de la velocidad de conexión de la intranet, por lo que no puede transmitir una gran cantidad de datos de imágenes gráficas como la intranet. Para las agencias extranjeras, si la escala alcanza un cierto nivel y la cantidad de transmisión de datos aumenta significativamente, deben considerar alquilar de forma remota líneas dedicadas para interconectarse con la red corporativa.

6. Utilización de Internet

Como mencionamos anteriormente, la conexión a Internet es muy importante para que una empresa pueda obtener información masiva, establecer publicidad online, comercio electrónico, etc. Internet ha ampliado enormemente nuestros canales de comunicación con el mundo exterior, permitiéndonos comprender el desarrollo de la tecnología mundial y los cambios del mercado, de modo que nuestra visión ya no está limitada. Internet también nos permite establecer asociaciones globales. En general, Internet es un nuevo medio que nos permite comunicarnos con el mundo.

Internet es un enorme océano de información. Puedes extraer la información que necesitas y también puedes incluir tu propia información. A través de varios sitios web de búsqueda de información, puede encontrar casi cualquier información que necesite. Además, estos sitios web que ofrecen consultas de información son gratuitos y no exigen que las empresas paguen ninguna otra tarifa que la de acceso a Internet. Por lo tanto, las empresas pueden consultar la información en Internet en el desarrollo de productos como referencia para una toma de decisiones eficaz.

Internet también es un gran medio de comunicación, con decenas de millones de personas activas en Internet todos los días. Si una empresa necesita publicar sus propios productos, puede colocar la información de su sitio web en sitios web de búsqueda de forma gratuita y también puede publicar sus propios anuncios en sitios web con un gran volumen de tráfico. Las empresas que son medios tradicionales también pueden abrir una nueva distribución. canal.

Internet es también un lugar de actividad empresarial debido a su gran número de visitas. Las empresas pueden realizar ventas directas de productos a través de Internet y también pueden ayudar en el mantenimiento posterior de los productos y mejorar la imagen corporativa a través de Internet. También pueden recopilar pedidos y realizar encuestas en línea para tener una comprensión más completa del mercado. Si una empresa publica información de productos en Internet, dado que la información del sitio web se puede actualizar muy rápidamente, puede publicar la información más reciente sobre los productos de la empresa en cualquier momento y recibir comentarios más rápido.

Internet proporciona una importante herramienta de comunicación: el correo electrónico. Sus características, como la rápida transmisión de información, se han explicado anteriormente y no se repetirán aquí. Pero sin el uso generalizado de Internet, el correo electrónico no podría desempeñar eficazmente su enorme papel.

Internet es una red pública enorme. Por lo tanto, el costo de conectarse a Internet se compara con el alquiler de una línea dedicada. En muchos casos, el costo de conectarse a Internet es relativamente bajo. Es el surgimiento del uso de Internet para construir sus propias empresas. Existen aplicaciones de redes de área amplia.

Generalmente, las empresas construyen sus propias redes de área amplia para interconectar sucursales u oficinas distribuidas en varios lugares. Generalmente necesitan alquilar líneas dedicadas digitales de telecomunicaciones. Debido a la naturaleza generalizada de las conexiones a Internet, ahora podemos utilizar Internet para este tipo de interconexión. Todas las sucursales u oficinas establecen conexiones a Internet y luego utilizan software y métodos de cifrado especiales para que, aunque la información interna de la empresa pase a través de la red pública de Internet, otras personas en Internet no puedan ver la información de la empresa, lo que convierte a Internet en una máquina virtual para La red privada es la tecnología VPN que se menciona a menudo hoy en día.

Otra función de Internet es la transmisión de voz, es decir, la telefonía por Internet (o telefonía IP). Aunque la situación actual de la red nacional no es ideal y el efecto de transmisión de la voz telefónica no es bueno, su costo extremadamente bajo (solo tarifa de Internet y tarifa de llamada local) hace que esta aplicación sea muy competitiva. En la actualidad, muchas empresas de comunicaciones nacionales que abren telefonía IP en realidad utilizan recursos de Internet. Por supuesto, debido a que estas empresas tienen grandes líneas de exportación de conexiones externas, la calidad de sus llamadas no es comparable a la de los usuarios comunes de acceso a Internet.

Internet es un enorme tesoro de recursos, no solo una biblioteca de información, sino también los recursos de transmisión antes mencionados. Internet se utiliza de muchas maneras, demasiadas para enumerarlas aquí, y están en constante evolución. Pero en la sociedad actual, si una empresa no se conecta a Internet y no aprovecha al máximo este enorme tesoro de recursos, es previsible que eventualmente será eliminada porque no ha alcanzado el desarrollo de la informatización. 7. Producción y transmisión de documentos oficiales

Cada empresa dispone de algunos documentos oficiales de determinadas especificaciones, como faxes, cartas oficiales, informes, avisos, memorandos, cotizaciones, contratos, planos, etc. Si el formato de estos documentos oficiales están unificados. Por un lado, reduce la intensidad del trabajo en la producción de documentos oficiales, por otro lado, mejora la imagen interna y externa de la empresa;

El uso de ordenadores ha hecho que sea muy sencillo y cómodo producir documentos oficiales en un formato fijo. Tomando como ejemplo el software de procesamiento de textos Word de Microsoft, podemos utilizar la función de plantilla (Plantilla) proporcionada por MS Word. Personalice textos formateados comúnmente utilizados en el trabajo diario de oficina, como faxes, cartas oficiales, informes, avisos, memorandos, cotizaciones, contratos, planes, etc., en plantillas de acuerdo con los requisitos del usuario, y distribúyalos a todas las computadoras de la oficina o colóquelos en servidores para compartir en red Al crear un nuevo documento oficial, solo necesita seleccionar la plantilla correspondiente al crear un nuevo documento en el menú de Word, y puede crear varios documentos oficiales en un formato unificado. Es muy sencillo de utilizar, pero es un medio extremadamente eficaz para mejorar la imagen corporativa y la eficiencia del trabajo.

Una vez completados los documentos oficiales importantes, si se guardan en el servidor de red, podemos utilizar herramientas de búsqueda de texto completo para buscarlos en el futuro. Este también es uno de los medios eficaces para mejorar. eficiencia de oficina de la empresa.

La forma más cómoda de transmitir electrónicamente documentos oficiales es utilizar el sistema de correo electrónico interno de la empresa. Como se mencionó anteriormente, una empresa, después de la informatización completa de la red, puede aprovechar las poderosas funciones de seguridad de los correos electrónicos internos y abandonar casi por completo la transmisión de documentos oficiales en soporte papel, lo cual es muy valioso para lograr una oficina sin papel en la empresa. Si aprovecha al máximo la función de envío de correos electrónicos en lotes, los usuarios pueden consultar objetivos seleccionados de acuerdo con ciertas condiciones desde la libreta de direcciones electrónica interna de la empresa o el sistema de gestión de unidades colaborativas y de clientes, y enviar correos electrónicos con el mismo contenido en lotes, lo que puede ahorre dinero en gastos de envío. Reduce los gastos de oficina requeridos y minimiza el tiempo de transferencia de archivos. Por supuesto, el envío de documentos y archivos oficiales por correo electrónico a unidades externas de la empresa requiere una conexión a Internet. 8. Elaboración y transmisión de informes

El método de elaboración y ejecución de informes es básicamente el mismo que el del sistema documental oficial, con la diferencia de que el objeto de procesamiento es un formulario personalizado. Varias herramientas de hojas de cálculo actualmente en el mercado, como Microsoft Excel, etc., tienen potentes funciones de cálculo. Cuando preparamos una hoja de cálculo personalizada, escribimos fórmulas de cálculo en las posiciones correspondientes que deben calcularse cuando el original Completa los datos. En la posición reservada del informe electrónico, se puede calcular automáticamente un informe electrónico preciso y hermoso, lo que no solo reduce la intensidad del trabajo del personal (presionar la calculadora no es una tarea fácil), sino que también reduce la posibilidad de errores, y más Lo importante es mejorar la eficiencia en el trabajo. Muchos programas de hojas de cálculo también tienen capacidades gráficas, como gráficos de líneas simples, histogramas y gráficos circulares. Una vez que se ingresan los datos, se pueden obtener resultados ideales en tablas y gráficos. Las plantillas de tablas personalizadas pueden ser utilizadas repetidamente por varias personas. Se pueden generar formularios de tablas con diferentes contenidos de acuerdo con diferentes requisitos a partir de un dato original y se pueden cambiar automáticamente de acuerdo con los cambios en los datos originales, lo cual es beneficioso. a la oficina La aplicación es muy atractiva.

La transmisión de informes se basa básicamente en correos electrónicos internos y externos, lo cual resulta cómodo, eficaz y fácil de utilizar. 9. Búsqueda de texto completo de documentos

Muchos trabajadores de oficina tienen esta experiencia al escribir un determinado documento oficial, si pueden encontrarlo como referencia, definitivamente recordarán que han escrito documentos oficiales similares en el pasado. Puede completar rápidamente los documentos que tiene a mano, pero hay muchos tipos de documentos en el archivador, aunque están clasificados, pero todavía es difícil encontrarlos. Cuando hay poco tiempo, hay que reescribirlos.

La búsqueda de texto completo puede resolver completamente este tipo de problema. La llamada búsqueda de texto completo significa que todos los archivos electrónicos almacenados no se buscan por el nombre del archivo, sino enteramente por el contenido del archivo. El software de computadora puede crear una biblioteca de índices basada en el contenido de un archivo. Cuando necesita buscar un archivo, solo necesita recordar una determinada palabra clave en el archivo para encontrarlo rápida y fácilmente. Si se han creado palabras clave o resúmenes para el archivo, la búsqueda será más rápida.

En el trabajo diario, después de completar un archivo electrónico, solo necesitamos almacenar el archivo en un servidor que admita la función de búsqueda de texto completo, para que podamos realizar una búsqueda de texto completo efectiva en el futuro.

La búsqueda de texto completo no sólo se utiliza para documentos de Office, sino también para otro tipo de documentos, como documentos de diseño, descripciones de productos, etc. Un determinado cliente necesita una solución. La empresa ha tenido soluciones para clientes similares en el pasado. Se puede encontrar mediante una búsqueda de texto completo, después de realizar ciertas modificaciones según la situación del nuevo cliente, se puede enviar perfectamente al nuevo usuario. La búsqueda de texto completo también puede facilitar la implementación de procesos de desarrollo como el trabajo de desarrollo colaborativo, la mejora e innovación de productos y las actualizaciones. La recuperación de texto completo y la reutilización de archivos archivados también son de gran utilidad para capacitar a nuevos empleados y comenzar lo antes posible.

La recuperación de texto completo es una herramienta con un valor de uso importante, ya que la recuperación de texto completo permite reutilizar eficazmente los documentos y registros históricos, mejora la eficiencia del trabajo, reduce los documentos de oficina y provoca la duplicación del trabajo de desarrollo. El desperdicio es muy efectivo. 10. Gestión de clientes o unidades colaborativas externas

La gestión de clientes o unidades colaborativas externas (denominada gestión de clientes) es una de las tareas indispensables para toda empresa e institución. De hecho, la gestión de clientes consiste en incorporar los recursos de clientes existentes de la empresa en la base de datos y registrarlos como base para los objetivos de ventas o los servicios posventa.

Cualquier empresa debe mantener una cierta cantidad de recursos de los clientes. Es inconveniente encontrar y utilizar registros en papel. Si el gerente necesita información sobre un determinado tipo de cliente, el personal correspondiente deberá dedicar una cierta cantidad de tiempo a clasificarla y luego enviársela al gerente. De manera similar, si otro personal necesita conocer la situación de los clientes de la empresa, el enfoque general es imprimir todos los recursos del cliente en un libro para que los usuarios los revisen ellos mismos.