Cómo definir archivos ISO externos

Consulte la siguiente información para definir los documentos externos ISO: Los documentos externos se refieren a dibujos, materiales, libros, periódicos, documentos, etc. de clientes u otras fuentes.

6.9 Gestión de documentos externos:

6.9.1 Recepción: Cuando cada departamento recibe documentos externos, debe revisar y confirmar el contenido de los documentos externos y someterlos al control documental. centro para archivado o copia de seguridad.

6.9.2 Marcado: El centro de control documental deberá estampar el “sello de documento extranjero” en la portada del documento externo.

6.9.3 Gestión: El centro de control documental debe establecer una lista de documentos según categorías de documentos, y actualizarla y archivar oportunamente.

6.9.4 Préstamo: El departamento de préstamo completa el "Formulario de Solicitud de Préstamo de Documentos y Materiales" y, después de la aprobación por parte del jefe del departamento, lo toma prestado del Centro de Control de Documentos.

Primero, verifique si el sistema del programa de gestión de documentos de la empresa está completo y luego verifique si cada departamento opera de acuerdo con los procedimientos. Por ejemplo, todo el trabajo se lleva a cabo de acuerdo con los procedimientos y cada departamento clasificará su propia información y la enviará al control de documentos para su archivo. El control de documentos solo se conservará y no controlará demasiadas cosas.