Necesidad urgente de documentos de control interno empresarial
La informatización contable es la abreviatura de tecnología electrónica moderna y tecnología de la información basada en la tecnología informática aplicada a la práctica contable. Este artículo expone la situación actual del control interno de los sistemas de información contable computarizados de las empresas y propone contramedidas para cambiar la situación actual y resolver los problemas.
Palabras clave Informatización contable, control interno, sistema de información contable
La informatización contable es la abreviatura de tecnología electrónica moderna y tecnología de la información basada en tecnología informática aplicada a la práctica contable. Según sus propias características, en comparación con la contabilidad manual, tiene las características de velocidad de cálculo rápida, gran capacidad de almacenamiento, alto disfrute de datos, velocidad rápida de recuperación y consulta, fácil producción de informes y análisis de datos precisos. Su uso puede ahorrarles a los contables mucha mano de obra, recursos materiales y tiempo.
Control y contabilidad son inseparables. El control es una función básica de la gestión empresarial moderna. Establecer un sistema de control interno relativamente completo es una parte importante de la gestión empresarial moderna. El control interno se refiere a una serie de organizaciones, procedimientos y medios con funciones de control, incluido el control interno de gestión y el control interno contable. Como forma especial de control contable interno, el control interno en el entorno del sistema de información contable computarizado se ha desarrollado aún más con el desarrollo y la aplicación de la tecnología de la información, especialmente la tecnología de red representada por Internet. Sin duda, estos cambios han traído enormes beneficios a las empresas, pero también han traído nuevos problemas y desafíos al control interno.
1 Estado del control interno del sistema de información computarizado contable empresarial
El establecimiento de un sistema de información contable computarizado tiene implicaciones importantes para la autorización e implementación empresarial, el seguimiento de auditorías, la seguridad de la información contable y el control interno. Los métodos, etc. tienen un gran impacto. En la actualidad, el estado actual del control interno de la informatización de la contabilidad corporativa se refleja principalmente en los siguientes aspectos.
1.1 El software financiero carece de compatibilidad, la cohesión interna del sistema es deficiente y el control interno es difícil.
En la actualidad, muchos software financieros en China han pasado la evaluación. Todas son plataformas operativas de desarrollo propio y software compatible, con diferentes estructuras de datos y diferentes estilos de programación. Debido a que las empresas de software financiero mantienen la confidencialidad de sus propias tecnologías, no hay comunicación ni intercambio entre sí, no existe un acuerdo industrial y no existe una interfaz de datos unificada entre diferentes marcas de software financiero, es difícil lograr el intercambio de datos en diferentes sistemas. . Cada software financiero tiene diferentes prácticas de control interno debido a los diferentes requisitos del entorno de software y hardware. Por ejemplo, algunos programas financieros requieren una copia de seguridad obligatoria antes del cierre de fin de año; algunos programas financieros tienen operaciones antiliquidación; algunos programas financieros no dejan rastros de comprobantes contables inválidos en la máquina. Estas diferencias funcionales conducen a la falta de control interno, lo que dificulta el control interno.
En la actualidad, el software contable y financiero ha madurado, pero el desarrollo del software de gestión y financiero es débil, tiene muchos problemas y tiene poca cohesión interna dentro del sistema. Los datos contables entre subsistemas no pueden realizar completamente la conversión automática de datos dentro del sistema, y una parte considerable todavía se basa en el uso directo de datos básicos. Aún no se ha establecido el modelo de sistema integrado de sistema de información contable computarizado. Esto no solo aumenta la carga de trabajo de la entrada de datos, sino que también aumenta la probabilidad de errores debido a factores humanos como la contabilidad manual y la entrada manual, lo que hace que el software de contabilidad no pueda ejercer plenamente su eficacia de gestión y sus funciones de previsión. Esto también dificulta los controles internos.
1.2 La confidencialidad y la seguridad de los datos son deficientes y la manipulación ilegal es grave.
Bajo determinadas condiciones, los datos contables corporativos son absolutamente confidenciales. En cuanto al cifrado de software financiero, actualmente está dirigido principalmente a sistemas de software. Las empresas de software financiero solo consideran sus propios intereses económicos para prevenir la piratería y rara vez involucran la confidencialidad y seguridad de los datos contables de los usuarios. Los datos contables se almacenan básicamente en formatos abiertos de bases de datos relacionales (como FOXPRO, ACCES, etc.). ). Siempre que comprenda este tipo de operación de la base de datos, es muy conveniente ingresar al sistema de la base de datos de la cuenta y así manipularlo ilegalmente. De esta manera, al ingresar al sistema, se agregan métodos de detección como contraseñas de operación, monitoreo de voz, reconocimiento de huellas dactilares y configuraciones de permisos de operación, que realmente no pueden desempeñar un papel en la confidencialidad de los datos. La seguridad de los datos contables no es nada satisfactoria.
1.3 Las empresas tienen capacidades deficientes del sistema de mantenimiento diario y es necesario mejorar urgentemente el nivel de informatización del personal de contabilidad.
El mantenimiento de rutina del sistema (operación y mantenimiento del sistema) resuelve principalmente algunas fallas simples del software y hardware de la computadora en el funcionamiento diario. Aunque los fabricantes de software y hardware cuentan con buenos servicios postventa, algunas empresas, independientemente de su tamaño, tienen que reparar algunas fallas informáticas, lo que definitivamente aumentará los costos de gestión de la empresa. En nuestro país, los departamentos de contabilidad gubernamentales y las instituciones de educación social de todos los niveles han realizado una gran cantidad de capacitación computarizada para el personal contable, pero estos son conocimientos elementales y solo las técnicas de operación computarizada más comunes. El personal de contabilidad solo puede realizar operaciones computarizadas generales después de asumir sus puestos, y es difícil adaptarse al trabajo computarizado de alto nivel, como el mantenimiento diario, la gestión computarizada y la implementación de organizaciones computarizadas. Es necesario mejorar aún más el nivel de informatización del personal de contabilidad. . Es urgente cultivar talentos informáticos intermedios.
1.4 Separación e implementación de los sistemas informatizados de gestión
Para garantizar el funcionamiento normal del sistema informatizado y la seguridad, exactitud, legalidad y fiabilidad de la información contable, las empresas necesitan investigar y formular los correspondientes métodos y sistemas de gestión de la informatización contable. Para deshacerse de las cuentas, algunas empresas han formulado una gran cantidad de sistemas internos de gestión y control computarizados de acuerdo con los requisitos de las "Normas de trabajo de contabilidad computarizada" del Ministerio de Finanzas, y han logrado buenos resultados durante un tiempo.
Sin embargo, después de que se abandonó la cuenta, estos sistemas no se mejoraron más, pero se abandonaron. Esto se reflejó principalmente en procedimientos operativos confusos y responsabilidades poco claras al operar algunos contenidos no relacionados con la informatización en una computadora equipada con informatización, como el chat en línea. jugar juegos; permitir que algunas personas no relacionadas usen computadoras; los problemas anteriores deben resolverse, como el almacenamiento insuficiente de archivos de datos computarizados.
2 Medidas de control interno de los sistemas de información informatizados contables corporativos
Con los cambios en el trabajo contable corporativo, es necesario estudiar oportunamente nuevos métodos de control interno y establecer un conjunto de medidas adecuadas para Mecanismo informatizado de control interno contable. El estado de control interno antes mencionado se debe tanto a factores internos como a factores externos. Esto requiere fortalecer el control interno del sistema de información contable computarizado de la empresa tanto desde el punto de vista interno como externo.
2.1 Mejorar integralmente la calidad del personal contable
El sistema de control interno es diseñado e implementado por personas. Sin personal de alta calidad, la eficacia de cualquier medida del sistema de control se verá muy reducida o incluso ineficaz. Las empresas deben mejorar integralmente la calidad integral del personal contable, incluida la calidad política y la calidad empresarial, fortalecer especialmente el estudio de la tecnología informática para mejorar el nivel de operación de las computadoras y, al mismo tiempo, prestar atención al control suave del estilo de gestión de los gerentes y la cultura corporativa. conciencia y otros aspectos espirituales, con el fin de movilizar plenamente el entusiasmo de la gente.
2.2 Estandarizar los procesos de negocio y controlar estrictamente la calidad contable.
El control contable es una parte importante del control interno del sistema informático. Los resultados contables son la base para las predicciones, la toma de decisiones y el análisis contables. Debe garantizarse la corrección, estandarización y autenticidad de los tratamientos contables. Los comprobantes originales han sido revisados, y todas las transacciones económicas deben ser aprobadas por las autoridades correspondientes antes de que puedan ser ingresadas, debiendo ser llenadas e ingresadas de manera concisa, precisa y completa. Las correcciones y eliminaciones comerciales incorrectas y el manejo de facturas pendientes deben implementarse estrictamente de acuerdo con las regulaciones, y el sistema de revisión debe implementarse estrictamente para garantizar completamente que la contabilidad informática se maneje bien y sin problemas. Ya sea una auditoría estática o una auditoría dinámica, debemos verificar cuidadosamente si los documentos contables resultantes son consistentes con el negocio económico real. La salida de datos contables debe someterse a una estricta revisión y firma. Se deben realizar cuidadosamente copias de seguridad diarias y mensuales de los datos contables y se debe respetar un sistema de doble copia de seguridad. Verifique desde el enlace contable para garantizar el funcionamiento normal de todo el sistema, garantizar que los datos sean auténticos, completos y seguros, y que el procesamiento comercial sea legal y efectivo. El control contable es un eslabón importante en la prevención y resolución de riesgos contables y debe tomarse en serio.
2.3 Fortalecer la conciencia de la autoridad operativa, perfeccionar las responsabilidades laborales e implementar el control del nivel de autoridad.
Las empresas deben partir de las características del trabajo contable, llevar a cabo razonablemente la división y coordinación del trabajo, aclarar las responsabilidades laborales, formular procesos de trabajo científicos y estandarizados, establecer procesos de trabajo razonables y eficientes y maximizar la eficiencia del trabajo contable. Prevenir y resolver riesgos contables. Es necesario aprovechar al máximo la función de control del programa del propio software financiero, implementar gestión de autoridad, supervisión mutua y restricción mutua e implementar un mecanismo de control interno que combine la supervisión centralizada posterior al evento con el monitoreo en tiempo real; El control de permisos de operación se refiere a la división del negocio en función de diferentes permisos de administración y operación preestablecidos durante el proceso de desarrollo del sistema de software para proteger los datos contables del uso indebido o la destrucción. Los permisos de operación adoptan el método de confirmación de calificación y se otorgan diferentes permisos a administradores y usuarios en diferentes niveles. El supervisor informático tiene la máxima autoridad de gestión del sistema informático y es responsable de formular sistemas de gestión relevantes, adoptar las especificaciones correspondientes, otorgar permisos y rastrear y gestionar de forma segura la información operativa. La autoridad mantenedora del sistema informático es responsable del mantenimiento del sistema y; equipo; la autoridad a nivel de operador es responsable de la entrada y revisión de credenciales, responsable de la revisión y entrada de comprobantes para garantizar la autenticidad y legalidad del procesamiento contable. En la gestión a nivel de autoridad, las contraseñas deben cambiarse de vez en cuando. En particular, los supervisores informáticos deben tener un fuerte sentido de confidencialidad y asumir una responsabilidad ineludible por la seguridad de todo el sistema informático. Sólo así podremos desempeñar mejor el papel de moderación mutua, prevenir la intrusión ilegal y encarnar plenamente el principio de moderación mutua.
2.4 Fortalecer la gestión del software y hardware informático y prestar atención al control técnico.
Como empresa de software financiero, en el desarrollo de software, es necesario introducir un mecanismo de auditoría de seguridad, registrar registros de operaciones importantes y establecer los permisos necesarios para identificar a los usuarios y solicitar varios permisos de forma remota. Para lograr un monitoreo de seguridad en tiempo real, es necesario establecer una barrera de seguridad entre las redes, es decir, un "cortafuegos" para la seguridad de la red. El acceso a la base de datos del conjunto de libros contables está controlado por reglas predefinidas basadas en los permisos del administrador del sistema. Al reorganizar los datos y cifrar la base de datos del conjunto de contabilidad, los datos comerciales solo se pueden utilizar cuando están descifrados. Al mismo tiempo, se debe llevar a cabo la autenticación de identidad necesaria y la inspección de contenido, y se debe controlar la instalación de algún software, especialmente el software del sistema de base de datos, para evitar el uso ilegal del sistema de base de datos para abrir la base de datos SOB. Establecer un entorno operativo completo y un sistema de software es un medio necesario para implementar el monitoreo interno de los sistemas computarizados de información contable. Sólo de esta manera los contadores podrán ejercer sus poderes de manera relativamente independiente y completa, lograr el propósito del control contable interno y brindar el apoyo técnico y los preparativos necesarios para un mejor control contable.
2.5 Organizar todo el capítulo e implementar el control del sistema en un entorno informatizado.
Ante el sistema informatizado, las empresas deben organizar las normas y regulaciones en la información contable manual para satisfacer plenamente sus necesidades. Todo el sistema organizativo incluye principalmente un sistema de gestión informática y un sistema de gestión contable, incluido un sistema de gestión de responsabilidad laboral, un sistema de gestión de operaciones diarias, un sistema de gestión de mantenimiento, un sistema de gestión de sala de ordenadores y un sistema de archivos.
Como contenido central del control interno de los sistemas computarizados, se deben hacer esfuerzos para mejorar el entorno de control interno, formular sistemas de control estrictos y garantizar su plena implementación, establecer buenas actividades de control y mejorar continuamente la eficiencia y los beneficios económicos del trabajo contable.
Los métodos científicos de gestión y control deben establecer un conjunto de responsabilidades de control interno con iguales derechos y responsabilidades e implementar un sistema salarial de beneficios al tiempo que fortalecen las responsabilidades laborales del personal contable para movilizar el entusiasmo de la mayoría del personal contable. implementar la separación de derechos y responsabilidades del sistema de publicación de supervisores contables. Según los requisitos del sistema de control de gestión, el salario del personal contable debe coincidir con los beneficios de producción para alentarlos a desempeñar mejor sus funciones. El sistema de envío de supervisores contables garantizará que los supervisores contables puedan ejercer de forma independiente los derechos de gestión, y la separación de sus intereses y poderes garantizará su supervisión efectiva sin interferencia del responsable de la unidad, de modo que las órdenes y prohibiciones puedan implementarse verdaderamente. , lo que constituye una garantía efectiva para la implementación del control institucional.
2.6 Desarrollar protocolos de la industria del software financiero
Un protocolo es un conjunto de reglas que se pueden dividir en categorías de bajo y alto nivel. Especifica cómo interactúan las diferentes partes del software financiero, garantizando así que diferentes marcas de software financiero puedan lograr la transmisión o el intercambio de datos. Como departamento a cargo de la macrogestión informática contable, debe elaborar regulaciones unificadas sobre la plataforma de datos, la estructura de los datos, los módulos funcionales, los métodos de transmisión de datos, la seguridad de los datos y la confidencialidad del software financiero desde una perspectiva técnica. De esta manera, diferentes marcas de software financiero pueden compartir datos, proporcionando un buen entorno externo para mejorar aún más la seguridad de los datos internos en la informatización de la contabilidad corporativa.
El control interno del sistema informático de información contable es el control hombre-máquina, en el que el control del personal es la base y foco del seguimiento contable; el control técnico es el medio y el soporte necesario para un control integral. El control de personal es inseparable de los medios técnicos necesarios, y el control técnico proporciona el apoyo técnico necesario para el control de personal. El control contable debe llevar a cabo un control integral de la información. El control de la información no puede separarse de los controles clave. También se deben controlar las autoridades importantes y los enlaces clave. Sin embargo, el control clave debe llevarse a cabo sobre la base de un control integral, es decir, el control contable integral controla toda la información en gestión, tecnología, operación, contabilidad, resumen, pronóstico y otros aspectos del trabajo contable. Suerte en el trabajo, cualquier pequeño error puede provocar una grave distorsión de la información contable corporativa. La adopción de las medidas anteriores sin duda jugará un gran papel para solucionar las deficiencias en el control interno del sistema informatizado de información contable de la empresa y mejorar el nivel de control interno.