¿Informatización de la gestión de contratos de proyectos de construcción?
1 La necesidad de informatización de la gestión de contratos de proyectos de construcción
Debido a las características de los proyectos de construcción y los contratos de construcción, la gestión de contratos tiene las siguientes características:
( 1) Debido a que un proyecto de construcción es un proceso gradual, el proyecto dura mucho tiempo y los contratos de construcción relevantes, especialmente los contratos de ingeniería, tienen un ciclo de vida largo. Por lo tanto, la administración del contrato debe continuar de manera continua desde la recepción de las ofertas hasta que el contrato se anule al finalizar.
(2) Debido al gran valor del proyecto y al alto precio del contrato, la gestión del contrato tiene un gran impacto en los beneficios económicos del proyecto.
(3) Debido a los numerosos eventos de interferencia interna y externa durante el proceso del proyecto, los frecuentes cambios de contrato y los altos riesgos, la implementación del contrato debe ajustarse continuamente de acuerdo con las condiciones cambiantes, lo que requiere que la gestión del contrato sea dinámica. . El control de contratos y la gestión de cambios de contratos son extremadamente importantes durante la ejecución del contrato.
(4) La gestión de contratos es extremadamente compleja y engorrosa, y requiere un alto grado de exactitud, rigor y precisión. Durante el proceso de implementación del proyecto, los documentos relacionados con el contrato y diversos materiales de ingeniería son abrumadores. Estos documentos e información deben obtenerse, procesarse, utilizarse y conservarse en la gestión de contratos.
(5) Dado que el contrato contiene el objetivo general del proyecto, la gestión del contrato desempeña un papel integral de coordinación y control en el control del progreso, la gestión de la calidad y la gestión de costos del proyecto, y es el núcleo y el alma. de gestión de proyectos.
Debido a estas características de la gestión de contratos, depender únicamente de la gestión manual requiere mucho tiempo y trabajo, y la transmisión de información es lenta y consume mucho tiempo, especialmente para reclamaciones urgentes. No proporcionar la información requerida dentro de un período determinado invalidará el reclamo. Al mismo tiempo, los documentos del reclamo y sus materiales explicativos son voluminosos, su preparación y revisión requieren mucho tiempo y no pueden cumplir con los requisitos del contratista para competir en el concurso. mercado internacional. Hoy en día, con el rápido desarrollo de la tecnología de la información, para mejorar la eficiencia del trabajo del personal de gestión de contratos y adaptarse al modelo de gestión internacional, es necesario aplicar tecnología informática moderna y avanzada al trabajo diario de gestión de contratos, establecer un sistema conveniente y red práctica de gestión informática y mejora eficazmente el nivel de gestión del proyecto, liberando a los reclamantes y administradores de archivos de reclamaciones del pesado trabajo de redacción y presentación, mejorando en gran medida la eficiencia del trabajo de reclamaciones.
2 Sistema de información de gestión de contratos de proyectos de construcción
2.1 Objetivos del sistema
(1) Para varios tipos de contratos firmados para diversos proyectos de construcción (como el estudio del proyecto de construcción y contratos de diseño, contratos de construcción, contratos de supervisión, contratos de adquisición de materiales de construcción, etc.) para una gestión integral y científica. ), no solo puede procesar rápidamente varios tipos de información en los contratos, sino que también puede ingresar información sobre contratos recién firmados, modificar, destruir y consultar contratos ya firmados.
(2) En lugar de almacenar manualmente los términos y la información relevantes del contrato, los gerentes pueden liberarse del pesado acceso manual.
(3) Para satisfacer las necesidades de la gestión dinámica de los proyectos de construcción, los cambios reales se pueden reflejar en forma de contratos en cualquier momento, lo que facilita la resolución rápida de algunas disputas y reclamaciones durante el proceso de gestión del contrato. .
(4) Proporciona la función de buscar diversas condiciones contractuales (como las condiciones contractuales FIDIC) y leyes y regulaciones contractuales de uso común, así como plantillas de contrato de uso común configuradas para facilitar a los gerentes la redacción de contratos rápidamente.
2.2 Funciones del sistema
Las funciones del sistema se muestran en la figura. Estas funciones están interconectadas e independientes, formando un todo orgánico.
(1) Módulo de gestión de archivos de contratos: recopile y organice información relevante formada en la gestión de contratos y otra información estrechamente relacionada con la gestión de contratos, realice búsquedas y consultas de archivos de contratos, ingrese y modifique datos de contratos, etc. La información involucrada incluye: los términos del contrato del proyecto de construcción, actas y acuerdos de negociación, cambios y aclaraciones de los derechos y obligaciones de ambas partes, avisos de adjudicación de ofertas, ofertas, documentos de licitación, lista de cantidades, estándares y especificaciones y otra información relevante. , y requisitos técnicos para el proyecto de licitación. El submódulo complementario de contratos se centra principalmente en los contratos.
Durante el proceso de implementación, los documentos del contrato originales no implican nuevos documentos del contrato debido a cambios de ingeniería u otras razones.
(3) Módulo de recuperación de términos del contrato: se pueden recuperar varios términos del contrato para supervisar el cumplimiento y la realización del contrato. La recuperación de los términos del contrato se puede dividir en recuperación incondicional y recuperación condicional. La recuperación incondicional se basa en el orden natural de los términos del contrato; la recuperación condicional se basa en la búsqueda y consulta según las condiciones seleccionadas por el usuario. Los criterios de selección se pueden dividir en: búsqueda de artículos, búsqueda de artículos y búsqueda de palabras clave.
(4) Módulo de gestión de contratos: los principales datos involucrados son la calidad, el costo, el progreso y otra información del proyecto. En construcción de proyecto. Se divide en submódulo de control de ejecución de contratos, submódulo de gestión de cambios de contratos y submódulo de gestión de reclamaciones.
Submódulo de control de ejecución de contratos: analiza e implementa principalmente la gestión dinámica de la calidad, el costo y la información de progreso del proyecto, compara los resultados de la ejecución del contrato con los objetivos del plan del contrato, descubre las diferencias entre los dos y Ajustar oportunamente el plan de ejecución del contrato. Submódulo de gestión de cambios de contrato: para cambios frecuentes de contrato durante el proceso de construcción del proyecto, puede generar automáticamente una lista de cambios, calcular el costo del cambio, generar una lista detallada de cambios, calcular el valor neto del cambio y compararlo con el contrato original. cambio, y reflejar oportunamente el cambio en la inversión total después del cambio. Submódulo de gestión de reclamaciones de contratos: incluye principalmente gestión de pruebas de reclamaciones, gestión de identificación de reclamaciones, gestión de cálculo de reclamaciones, gestión de documentos de reclamaciones y gestión de bases de datos relacionadas. , brindando al personal de administración servicios para recopilar, consultar, procesar y actualizar varios tipos de datos de ingeniería relacionados con reclamos, y proporcionar avisos de intención de reclamo, informes de reclamo, cálculos de reclamo, etc.
(5) Otros módulos del sistema: divididos en tres submódulos: submódulo de consulta de plantilla de contrato común, submódulo de recuperación de leyes y reglamentos contractuales y otros submódulos. La función principal del submódulo de consulta de plantilla de contrato común es buscar, consultar y llamar a varias plantillas de formato de contrato en cualquier momento, lo que puede hacer que la generación de contrato sea conveniente, precisa y rápida, la función principal del submódulo de recuperación de leyes y regulaciones del contrato; El módulo es verificar las leyes y regulaciones vigentes de mi país sobre gestión de contratos en cualquier momento. Diversas leyes y regulaciones contractuales relevantes para facilitar a los usuarios y aumentar sus propias funciones, se desarrollarán otros submódulos;
Referencia
Hu Cheng. Una enciclopedia práctica de gestión de contratos de proyectos de construcción. Prensa de la industria de la construcción de China, 1999.
[2] D.L. Mulvey "Tendencias en la entrega de proyectos: evaluación del contratista", Engineering Management Journal, 1998.
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