¡Existe una necesidad urgente de casos sobre problemas de comunicación en la gestión de proyectos! !
Lao Zhang es el director de proyectos de una empresa de integración de sistemas. Los empleados que lo rodean siempre se han quejado del mal ambiente laboral y la falta de comunicación en la empresa. Lao Zhang tiene muchas esperanzas de mejorar esta situación a través de sus propios esfuerzos, por lo que exige que los miembros del equipo del proyecto asistan a las reuniones periódicas a tiempo y hablen a tiempo cada semana. Sin embargo, Lao Zhang no sabe cómo estipular cómo deben ser las reuniones periódicas. realizado. Pronto los miembros del equipo del proyecto comenzaron a quejarse de que el propósito de las reuniones regulares no estaba claro, eran demasiado largos, demasiado ineficientes, falta de efectividad, etc. Además, debido a un desacuerdo en las reuniones regulares, muchos miembros del equipo comenzaron a pelear con entre sí, lo que incluso afectó las armoniosas relaciones interpersonales. Por esta razón, Lao Zhang estaba muy angustiado.
1) En base a la situación anterior, analice las posibles causas del problema.
(1) Falta de análisis de las necesidades de comunicación y estilos de comunicación de los miembros del equipo del proyecto;
(2) Falta de procedimientos completos de reunión, propósito, agenda y responsabilidades poco claras; p> >
(3) La reunión careció de control, lo que resultó en baja eficiencia y falta de eficacia
(4) La reunión no produjo registros
(5) La reunión no produjo acciones correspondientes ;
(6) Método de comunicación único
(7) No hay gestión de conflictos
2) En vista de lo anterior; Situación, ¿cómo cree que deberían mejorarse las reuniones periódicas del proyecto? Eficiencia
(1) Disposición general: Desarrollar un sistema de reuniones periódicas con antelación. En el plan de comunicación del proyecto, determinar el tiempo de las reuniones periódicas, el alcance de los participantes y la agenda general;
(2) Saber rendirse: renunciar a reuniones que pueden o no celebrarse.
(3) Aclarar el propósito y las expectativas: Aclarar el propósito y resultados esperados de la reunión. Deje en claro que el propósito de la reunión es discutir colectivamente algunas ideas, intercambiar información o resolver un problema. Sea claro sobre las expectativas de la reunión, ya sea lograr la sincronización de la información o generar una solución clara.
(4) Publicar aviso: publicar un aviso de reunión antes de la reunión. El aviso establece claramente el propósito, la hora, el lugar, los participantes, la agenda de la reunión y los temas de la reunión. Un método ampliamente adoptado es: solicitar opiniones ampliamente, discutir con algunas personas y tomar decisiones con el personal central. No todas las reuniones del proyecto requieren la participación de todos los participantes. El alcance de los participantes se determina en función de los temas de la reunión. Obtener los temas y la agenda con anticipación permite a los participantes prepararse con anticipación
(5) Enviar materiales con anticipación: envíe los materiales de la reunión a los participantes antes de la reunión. Para reuniones que requieren soporte de información general, envíe la información a los participantes con anticipación para que puedan leerla con anticipación y discutirla directamente en la reunión, ahorrando tiempo de la reunión;
(6) Con la ayuda del equipo : algunos requieren que miembros de otros lugares participen o en demostraciones. En algunos casos, puede utilizar equipos externos, como equipos de video, para lograr mejores resultados;
(7) Establecer el anfitrión: aclarar las reglas de la reunión, designar el Anfitrión, aclarar las responsabilidades del anfitrión y aclarar las responsabilidades del anfitrión. Controlar eficazmente las reuniones y crear un buen ambiente de reunión.
? Aclarar las reglas de la reunión por adelantado
? Controlar el ritmo de la reunión
? Resumir y perfeccionar las conclusiones después de la reunión
? Preparar actas de reuniones
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? Proporcionar apoyo logístico para reuniones
3) En respuesta a la situación anterior, además de las reuniones periódicas del proyecto, ¿qué otras medidas cree? ¿Qué puede tomar Lao Zhang para promover una comunicación efectiva?
(1) Primero, se deben analizar las necesidades de comunicación y los estilos de comunicación de los miembros del equipo del proyecto.
(2) Utilizar diferentes métodos de comunicación; Varía de persona a persona y de vez en cuando, y el método de comunicación más apropiado y eficaz se utiliza para diferentes personas y diferentes cosas;
(3) Utilice una variedad de formas de comunicarse. Además de las reuniones periódicas del proyecto, también se pueden utilizar varios métodos de comunicación, como llamadas telefónicas, correos electrónicos y software de gestión de proyectos;
(4) Los resultados de la comunicación formal deben registrarse e implementarse;
(5) Se pueden introducir algunas plantillas de comunicación estándar, como estatutos del proyecto, informes de desempeño e informes de estado orales;
(6) Cultivar una atmósfera de unidad dentro del equipo del proyecto y prestar atención a gestión de conflictos.