Cómo gestionar bien los cargos
La gestión de cargos de las empresas de administración de propiedades (en adelante, gestión de cargos) es una parte importante de la gestión financiera, el principal canal de entrada de efectivo corporativo, una condición importante para el funcionamiento continuo de la empresa y un importante fuente de ganancias corporativas. Es un medio importante para proteger los derechos e intereses de la mayoría de los propietarios y un símbolo importante de los resultados operativos corporativos. Hasta cierto punto, refleja el reconocimiento y la satisfacción de la empresa administradora de propiedades por parte de los propietarios (usuarios de la propiedad, lo mismo a continuación). En las condiciones de la economía de mercado socialista, para que las empresas sigan siendo invencibles en la feroz competencia del mercado, las empresas de administración de propiedades deben aprovechar el eslabón central de la gestión de cargos. Hablemos sobre cómo planificar y diseñar el sistema de gestión de tarifas para estandarizar, institucionalizar y programar el trabajo de gestión de tarifas y sentar las bases para el funcionamiento estandarizado de las empresas de gestión de propiedades.
1. Comprender las políticas y regulaciones y aclarar los elementos de cobro.
Los elementos de cobro de las empresas de administración de propiedades deben cumplir estrictamente con la Comisión Nacional de Desarrollo y Reforma y el Ministerio de Construcción del 13 de noviembre de 2003. Las "Medidas para la administración de los cargos por servicios inmobiliarios" promulgadas conjuntamente (Ji Fa Gai Zi [2003] No. 1864) y las "Medidas de gestión de la decoración interior residencial" promulgadas por el Ministerio de Construcción el 5 de marzo de 2002 (Jianzi [2002] No. 110) y las leyes y reglamentos locales sobre agua, electricidad, gas (lo mismo a continuación para aire acondicionado y calefacción) y otros reglamentos relacionados, así como el contrato de servicios inmobiliarios firmado por la empresa administradora de la propiedad y el comité de propietarios, especifican claramente los elementos de cobro y los cargos de las empresas de administración de propiedades en general. Los elementos incluyen:
(1) Tarifas de administración de propiedades, tarifas de estacionamiento, tarifas de alquiler, tarifas de uso de refrigeración y calefacción, servicios especiales y otros montos permitidos recaudados de acuerdo con las regulaciones;
(2) Tarifas de agua, tarifas de alcantarillado, tarifas de electricidad, etc. recaudadas en nombre de los departamentos de agua y electricidad;
(3) Ingeniería civil, honorarios de mantenimiento de agua y electricidad, y honorarios de mantenimiento de ascensores (ingresos por servicios profesionales)
(4) Depósito de construcción, honorarios de gestión de construcción y depósito de alquiler de la casa;
(5) Pagos por diversos proyectos realizados por partes externas;
(6) Fondos de mantenimiento;
(7) Recargos por pagos atrasados.
Los estándares de cobro para los artículos anteriores deben estar estrictamente de acuerdo con las regulaciones y contratos, y no deben exceder el alcance o estándar, y mucho menos cobrar de menos u omitir el cargo.
2. Establecer un centro de facturación y controlar el cobro de tarifas.
Los ingresos de las empresas de administración de propiedades son diferentes a los de las empresas en general. Los propietarios son los objetos de cobro, los artículos de cobro y el cobro. Los sujetos de las empresas de administración de propiedades (se refiere a varias áreas de administración) son numerosos y dispersos. Si no existe supervisión y control, inevitablemente causará pérdidas de capital a la empresa y grandes pérdidas para los beneficios económicos de la empresa. Hay que entender con firmeza la facturación y el control, que es el factor fundamental que incide en la cuestión de los beneficios empresariales. Establecer un centro de facturación. El centro de facturación depende directamente del gerente general o está encomendado al departamento financiero para su gestión. Se debe prestar atención a los siguientes aspectos en términos de facturación y control:
(1) El financiero. departamento de la empresa de administración de propiedades Junto con el departamento de administración de la empresa (u otros departamentos) y cada área de administración (también llamada oficina de administración, lo mismo a continuación) y departamentos profesionales, realice una limpieza de los elementos de cargos fijos dentro de su jurisdicción. El contenido de limpieza incluye área de cargo de administración de propiedad, precio unitario de cargo, operaciones de arrendamiento. Varios elementos de facturación, como área, precio unitario, mantenimiento, etc., se tabulan y registran después de ser revisados y verificados por los departamentos pertinentes y firmados por la persona en. a cargo de la unidad, son reportados al centro de facturación y almacenados en la computadora como base de facturación en cada área de gestión y cobro bancario encomendado.
(2) Si hay una nueva mudanza o el propietario cambia, debe ir al área de administración para abrir una cuenta y confiar a un banco el cobro del pago. El área de administración debe establecer un hogar de inmediato. tarjeta para su gestión y reportarla al centro de facturación para su facturación de manera oportuna.
(3) Para reducir el área de cobro, reducir el precio unitario y reducir o eximir tarifas, el propietario debe presentar una solicitud por escrito (o presentarla por parte del área de gestión), explicar la situación y estar firmada. por el asistente de asuntos y el responsable del área de gestión. El centro de facturación puede cambiar los datos de facturación informática sólo después de que el vicepresidente encargado los haya revisado y presentado al gerente general para su aprobación.
(4) Para el suministro de agua, electricidad y gas, el departamento de gestión profesional leerá puntualmente los contadores cada mes y realizará estadísticas de mantenimiento y otros gastos (el área de gestión se encarga de recogerla) y luego enviarla. envíelo al centro de facturación para su facturación después de firmar.
(5) Normas sobre ingreso y emisión de órdenes de facturación
1. Antes de finalizar cada mes, cada área gerencial y departamento profesional deberá reportar toda la información de cobro al centro de facturación en conforme a la normativa.
2. El centro de facturación utilizará la computadora para enviar las hojas de revisión de agua, electricidad y gas al personal designado de cada unidad para su revisión antes del día N de cada mes, y devolverlas al centro de facturación antes del día N de cada mes.
3. El centro de facturación deberá finalizar los trabajos de modificación antes del día N de cada mes. El día N, los datos de carga verificados se transmitirán al área de administración. El área de administración emitirá un aviso de pago según la situación del propietario (según las necesidades del propietario de la zona industrial y del propietario del área residencial) y del propietario. firmará el recibo para confirmar el recibo. La fecha de la nota de pago se utiliza para determinar el límite de tiempo de pago y el número de días de pago vencido durante el cobro o pago.
4. Después de emitir el formulario de pago, si se descubre que hay lecturas de medidor incorrectas, pedidos incorrectos, etc., y es necesario revertir, cambiar o corregir el pedido, la persona responsable debe escribir. Anotar la situación e informarla al líder de la unidad y al subdirector. La orden sólo se puede cambiar después de la firma general.
5. Después de encomendar al banco la deducción del dinero el día N de cada mes, el centro de facturación imprime la lista de cobros y envía la información del cobro al área de gestión y departamentos profesionales a través del ordenador.
6. Después de que el cobrador de peaje en el área de administración recibe el pago disperso del propietario, primero va a la sala de facturación para ingresar los artículos cobrados en la computadora antes de procesar la cuenta con el Departamento de Finanzas.
3. Cumplir con la normativa tributaria y fortalecer la gestión de facturas
En materia de gestión tributaria en cada área de gestión, se recomienda que la empresa realice de manera uniforme las declaraciones de impuestos, el cobro de facturas y el pago de impuestos. , de modo que esto pueda evitar que todas las unidades subordinadas tengan cualquier contacto con los impuestos. Al cobrar diversos ingresos y depósitos, el cobrador de peaje debe cumplimentar de forma veraz y correcta la factura sellada con el sello de factura especial del departamento financiero de la empresa o el recibo con el sello financiero especial recibido del departamento de finanzas de la empresa (según la situación específica). Se debe establecer un libro de referencia para los depósitos recaudados y reembolsados, clasificados y registrados, y los detalles de la recaudación y devolución de diversos tipos de depósitos deben reflejarse de manera oportuna. Está estrictamente prohibido que cada unidad compre recibos en blanco y cobre cualquier pago con el sello de cada unidad.
IV. Diseñar procedimientos de cobro y estandarizar el comportamiento de cobro.
(1) Los cobradores de peajes deben tomar decisiones con base en la computadora o el formulario de facturación del centro de facturación, y los departamentos profesionales deben tomar decisiones con base en ellos. en contratos de proyectos, reparaciones y mantenimiento, el monto aprobado en el contrato se cobrará de acuerdo con los hechos, el depósito de construcción se cobrará de acuerdo con las regulaciones pertinentes del departamento gubernamental competente, el depósito de arrendamiento se cobrará de acuerdo con lo prescrito; las normas de estacionamiento se cobrarán de conformidad con las normas de gestión del estacionamiento. Los gastos de agua, luz, gas, administración de fincas y demás del mes anterior se cobrarán a partir del día N de cada mes. Los propietarios que hayan manejado cargos de encomienda bancaria deben depositar el pago en su totalidad y de manera oportuna en el banco designado después de recibir el comprobante de pago el día N de cada mes, y confiar al banco la deducción del pago el día N de cada mes. . A los propietarios que estén atrasados durante cinco días hábiles después de final de mes y no paguen las tarifas se les cobrarán cargos por atraso diarios en función del número de días de atraso. Los estándares actuales son: 1‰ para electricidad y 0,5% para agua; ‰ para la gestión. Al final de cada mes, haremos estadísticas sobre las unidades en mora y notificaremos al asistente administrativo para que haga recordatorios de las unidades en mora (a menos que se acuerde lo contrario el método de pago). Quienes soliciten la exención o reducción de los cargos por mora deberán seguir estrictamente el reglamento de aprobación de la empresa. El dinero cobrado por el cobrador de peaje debe depositarse en el banco el mismo día y debe registrarse en el libro de cuentas y presentarse al cajero para su firma. El libro de cuentas no debe modificarse. Si se corrige algún error, el de la empresa. El cajero debe firmar o sellar el error. Implementar estrictamente las dos líneas de ingresos y gastos, no se permite efectivo y está estrictamente prohibido el "pequeño tesoro" privado.
(2) El último día hábil de cada mes, el cobrador de peaje realizará estadísticas clasificadas de las cuentas en mora, las reportará al responsable del área de gestión y al departamento financiero de la empresa, y liquidar cuentas con el departamento de finanzas.
(3) Al cobrar, el cobrador de peaje debe firmar la hoja de cargos y emitir facturas y recibos especiales a los usuarios. Las facturas se emiten de acuerdo con las siguientes categorías:
1. Varios tipos Después de que el propietario paga los fondos de depósito y mantenimiento, el cobrador de peaje debe emitir un recibo sellado con el sello financiero especial de la empresa (dependiendo de las circunstancias en las que la sucursal se administra en el área de gestión y tiene grabado el sello financiero de la sucursal).
2. Las facturas de agua y electricidad deben emitirse de acuerdo con la naturaleza del pago de impuestos del pagador:
(1) Las unidades que son contribuyentes generales emitirán facturas de empresa selladas después de pagar el agua. y facturas de luz con IVA y precinto especial de factura.
(2) Las unidades (personas físicas) que no sean contribuyentes generales deberán emitir facturas especiales por las ventas de agua y electricidad estampadas con el sello de factura especial de la empresa después de pagar las facturas de agua y electricidad.
3. Después de que el usuario paga la tarifa de administración de la propiedad, la tarifa de mantenimiento del ascensor, la tarifa por uso de refrigeración y calefacción y la tarifa por pago atrasado, el cobrador de peaje debe emitir una factura especial por impuestos locales y otros ingresos por servicios sellada con el sello de factura especial de la empresa.
4. Para cobrar el alquiler, el cobrador de peaje debe emitir una factura de arrendamiento fiscal local estampada con el sello de factura especial de la empresa.
5. Una vez cobrados los derechos de mantenimiento de agua y electricidad, se deberá emitir una factura de tramitación de impuestos nacionales, reparación y reparación sellada con el sello de factura especial de la empresa.
6. Una vez cobrado el estacionamiento, se emitirá al usuario una factura especial de monto fijo estampada con un sello especial de factura de estacionamiento.
7. Una vez cobrada la tarifa de alcantarillado, se emitirá al usuario un recibo especial por la tarifa de alcantarillado con un sello financiero especial.
(4) Si hay cobros repetidos después del cobro, la unidad de pago o unidad responsable hará constar la situación, y el cobrador de peaje del área de gestión verificará la firma del responsable. el área de gestión será verificada por el Departamento de Finanzas Retornable.
5. Fortalecer la vinculación remota e implementar un seguimiento efectivo
(1) Persona jurídica simulada que contabiliza áreas de gestión subordinadas (sucursales que se han registrado para la industria y el comercio y los impuestos) lejos de la sede de la empresa La unidad de gestión de tarifas debe consultar las regulaciones anteriores, centrarse en el control y la supervisión, formular regulaciones de gestión de tarifas basadas en su propia situación real y enviarlas al departamento de finanzas de la empresa para su archivo.
(2) La gestión de cargos de las sucursales en el extranjero debe hacer pleno uso de la tecnología de red moderna y adoptar los métodos de monitoreo necesarios.
(3) El centro de facturación de la empresa debe monitorear la gestión de cargos de los subordinados y sucursales en el extranjero de manera oportuna, y las inspecciones financieras también deben incluirlo como un alcance de inspección clave.
6. Establecer un mecanismo de supervisión e implementar sanciones por violaciones.
No importa cuán bueno sea el sistema sin inspección e implementación, se convertirá en un pedazo de papel. Por lo tanto, nosotros también debemos hacerlo. considerar las sanciones por violaciones para hacer efectivas sus disposiciones, en la práctica se pueden considerar los siguientes aspectos.
(1) Si la letra no se utiliza de acuerdo con las disposiciones anteriores, la persona responsable será sancionada con una multa de XX yuanes cada vez que cause pérdidas a la empresa, deberá soportar una multa; multa del XX% del monto de la pérdida.
(2) El dinero cobrado por el cobrador de peaje no se deposita en el banco a tiempo y la gestión de dos líneas de ingresos y gastos no se implementa estrictamente si el pago se realiza en efectivo y no. Si se causa una pérdida a la empresa, se impondrá una multa de XX yuanes cada vez, y la responsabilidad será compartida entre el responsable y el líder de la unidad.
(3) Cualquiera que compre billetes en blanco sin autorización, coloque el sello de cada unidad para cobrar tarifas y establezca una "pequeña tesorería" privada será sancionado como corrupción previa verificación, y el responsable de la unidad será degradado y el responsable directo será amonestado, degradado, etc., y los que constituyan delito serán trasladados a órganos judiciales para su procesamiento.
(4) Si los cargos por pagos atrasados no se cobran de acuerdo con la normativa, el responsable será sancionado por pagar los cargos por pagos atrasados.
(5) Debido a la falta de seriedad en el trabajo y un débil sentido de responsabilidad, la persona responsable será castigada con una multa de XX yuanes cada vez por error de cálculo, cobro incorrecto, pedido incorrecto, etc.
(6) En consecuencia, establecer un libro de registro de retiros de depósitos y no crear un registro clasificado, o si el registro está incompleto, se impondrá una multa de XX-XXX yuanes a la persona responsable.
Las opiniones anteriores tienen como objetivo estandarizar el comportamiento de cobro de las empresas de administración de propiedades, sin embargo, debido a las diferencias en los tipos de propiedad, el alcance del negocio, la escala del negocio, los métodos comerciales, las condiciones básicas de gestión financiera y los sistemas de gestión administrados por. Las empresas administradoras de propiedades son todas iguales, por lo que el personal financiero de las empresas administradoras de propiedades debe estudiar detenidamente las disposiciones de las "Medidas de gestión de cargos por servicios inmobiliarios" emitidas por la Comisión Nacional de Desarrollo y Reforma y el Ministerio de la Construcción el 13 de noviembre de 2003. y diseñar en base a sus propias condiciones reales. Desarrollar un sistema de gestión de tarifas práctico y viable que se adapte a sus propias características.