Cómo hacer un plan de gestión de comunicación del proyecto
¿Cómo hacer un plan de gestión de comunicación del proyecto 1 1? Modo de transmisión de información
Hay muchas formas de transmitir información. Las siguientes son formas comunes de transmitir información en proyectos.
(1) Reunión.
(2) Notificación por escrito, incluido el correo electrónico.
(3)Software especial de gestión de proyectos.
2. La estructura de recopilación y archivo de información
Con base en las necesidades de gestión de la empresa implementadora del proyecto y las características del ciclo del proyecto, define qué información se generará en el proyecto y de qué departamento proviene la información, en qué medio existe y con qué antigüedad se procesa la información. Además, las reglas de codificación del archivo también entran en esta categoría.
Las disposiciones pertinentes pueden formularse con referencia a las disposiciones sobre gestión de documentos y registros de calidad en IS09000.
(1) Describir el objeto, momento y método de transmisión de la información.
En función de las diferentes necesidades de las partes interesadas, se pueden desarrollar diferentes métodos de entrega, como por ejemplo:
(1) Documentos en papel.
②Documentos electrónicos.
③Carta comercial formal.
4 Fax.
⑤Comunicación de reuniones.
(2)Formato del informe de avance del proyecto.
En términos generales, se debe enviar un informe de progreso unificado a todos los miembros del equipo de bádminton de hierro y acero de Xiangtan para informarles el progreso del proyecto. Por tanto, es necesario que las empresas desarrollen una plantilla de documento unificada para este informe. El director del proyecto puede modificar la plantilla de acuerdo con la formulación unificada y enviar periódicamente informes de progreso del proyecto.
(3) Calendario de creación y obtención de información.
Junto con el plan del proyecto, especifique quién es responsable de crear, recopilar y distribuir información crítica del proyecto. Todas las partes interesadas del proyecto deben comprender el cronograma para recordarles que deben crear, aceptar o entregar la información del proyecto de manera oportuna de acuerdo con el cronograma. Se deben enfatizar los puntos de tiempo importantes en el cronograma, como los horarios de las reuniones del proyecto y las reuniones con los clientes.
3. Análisis de comunicación de las partes interesadas del proyecto
Después de comprender e investigar a las partes interesadas, podemos analizar y responder de acuerdo con las necesidades de las partes interesadas y formular un plan de comunicación para las partes interesadas. plan. Sus contenidos principales incluyen: qué información pueden ver los miembros del proyecto, qué información necesitan los gerentes de proyectos, qué información necesitan los altos directivos, qué información necesitan los clientes, etc. Permisos de acceso a archivos, rutas de acceso y formatos de recepción de archivos. De acuerdo con la estructura organizacional del equipo del proyecto, es necesario determinar los permisos de navegación de información del personal interno y también considerar las necesidades de comunicación de las partes interesadas clave, como clientes, líderes de clientes y subcontratistas. El proyecto también debe especificar algunas reglas de comunicación clave en la planificación inicial. Por ejemplo, quién publica qué, quién convoca reuniones, quién publica documentos oficiales, etc.
4. Métodos para actualizar el plan de gestión de la comunicación
Es posible que sea necesario actualizar el plan de gestión de la comunicación. A medida que el proyecto continúa desarrollándose, es posible que sea necesario ajustar la comunicación de acuerdo con las necesidades reales, como agregar partes interesadas, cambiar los documentos de comunicación, realizar reuniones ad hoc, etc.
¿Cómo implementar el plan de gestión de comunicación del proyecto 2? Proceso de gestión de la comunicación del proyecto
(1) Marco general de la comunicación del proyecto
La comunicación consiste en construir un puente entre el interior y el exterior del equipo del proyecto. La gestión de la comunicación se basa en la estructura de organización del proyecto. El marco general de comunicación del proyecto en realidad resuelve el problema de la conexión y la transferencia de información entre entidades en la estructura organizativa del proyecto. Project Manager Alliance
Tome un proyecto real como ejemplo. Durante el proceso de operación del proyecto, los proyectos generales requieren coordinación departamental, especialmente en empresas con una estructura organizacional matricial, un gerente de proyecto a menudo necesita enfrentarse a múltiples partes interesadas; Al mismo tiempo, el proyecto necesita utilizar los recursos de una empresa de terceros, por lo que también debe introducir un equipo de proyecto de terceros.
Cada línea de conexión puede considerarse como un canal de comunicación bidireccional, lo que indica que el director del proyecto debe afrontar la comunicación desde cuatro direcciones.
Primero, comunicarse con las partes interesadas de la empresa. Cada parte interesada tiene una base de recursos diferente. Durante el proceso de implementación del proyecto, es posible que el director del proyecto necesite comunicarse con las partes interesadas en varios departamentos y coordinar los recursos relacionados, es decir, la gestión de las partes interesadas. En segundo lugar, el proyecto también puede introducir empresas de terceros, y la comunicación con empresas de terceros también es uno de los elementos clave para garantizar la implementación fluida del proyecto. En tercer lugar, es necesario comunicarse con la persona de interfaz con el cliente en cualquier momento durante el proceso del proyecto, es decir, exigir comunicación, para garantizar que los objetivos del proyecto no se desvíen de las necesidades del cliente. Cuarto, la comunicación dentro del equipo del proyecto también es importante. El director del proyecto debe transmitir información a los miembros del equipo del proyecto, y los miembros del equipo del proyecto deben aceptar la información y dar retroalimentación, reduciendo así los errores en todo el proceso de transmisión de información.
(2) Foro de gestión de proyectos en modo de comunicación
Según las diferentes funciones de la comunicación, los métodos de comunicación durante el proceso del proyecto se dividen en las siguientes tres categorías:
1. Comunicación única.
Informar al personal relevante sobre determinados asuntos mediante notificaciones sin feedback, al menos no del todo. Generalmente se utiliza para emitir avisos, requisitos, sistemas, pedidos, avisos, distribuir folletos, etc.
2. Comunicación bidireccional.
La comunicación consiste en la transferencia interactiva de información entre una parte y la otra, con acuerdo (o desacuerdo) sobre los resultados de la comunicación, pero al menos ambas partes tienen la oportunidad y el derecho de expresar sus opiniones y sugerencias. Por ejemplo: citas a ciegas, comunicación de evaluación del desempeño laboral, comunicación de planes, etc.
3. Comunicación en red.
Se trata de un modelo de comunicación multipartidista. Las partes participantes representan a diferentes partes interesadas, expresan plenamente sus opiniones sobre asuntos relevantes y alcanzan compromisos y consensos. Por ejemplo, durante la implementación del proyecto ERP, la Parte A, la Parte B y el supervisor discuten los criterios de aceptación para la implementación del proyecto.
En el proceso general del proyecto, la comunicación en este artículo se puede dividir aproximadamente en dos categorías según la frecuencia: comunicación rutinaria y comunicación no rutinaria. La comunicación de rutina generalmente se determina al comienzo del proyecto, como determinar el alcance del proyecto y desarrollar un plan del proyecto. Existen dos formas específicas de comunicación diaria:
(1) Comunicación documental.
Comunicarse con el equipo del proyecto de forma interna y externa principalmente a través de informes diarios, semanales y mensuales.
(2) Comunicación de la reunión.
El equipo de implementación del proyecto celebrará reuniones grupales periódicas para revisar la situación laboral actual y dar seguimiento a los objetivos laborales. O informar el progreso del proyecto a las partes interesadas durante la fase de producción de los resultados graduales del proyecto.
(3) Modelo de gestión de comunicaciones del proyecto
Un modelo completo de sistema de gestión de comunicaciones debe incluir al menos los siguientes cuatro aspectos: planificación de la gestión de comunicaciones, divulgación de información, informes de desempeño y gestión de las partes interesadas del proyecto. Estos cuatro procesos no sólo interactúan entre sí, sino también con procesos de otras áreas del conocimiento.
1. El plan de gestión de la comunicación tiene como objetivo determinar las necesidades de información y comunicación de las partes interesadas del proyecto, y planificar y gestionar el contenido, los métodos y los canales de comunicación de la información a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
El desarrollo de un plan de gestión de la comunicación es el primer proceso en la gestión de la comunicación del proyecto. Su núcleo es el análisis de las partes interesadas del proyecto, principalmente aclarando las cuestiones de las 3WH (quién, qué, cuándo, cómo), es decir, quién necesita. qué información, cuándo la necesitan y cómo entregarla.
2. Distribución de información significa proporcionar la información adecuada a las personas adecuadas, de la manera adecuada y en el momento adecuado.
Se puede decir que enviar información a las personas que la necesitan de manera oportuna y efectiva es la clave para una comunicación exitosa del proyecto. Las habilidades de comunicación, los sistemas de divulgación de información, los sistemas de recuperación de información y los registros de proyectos son las cuatro herramientas y métodos comúnmente utilizados en la divulgación de información. Antes de la divulgación de la información, también es necesario determinar la persona responsable de la divulgación (difusión), el momento, el método, el canal, los derechos de acceso, los medios técnicos y el método de retroalimentación.
3.Los informes de desempeño son un proceso dinámico de recopilación y difusión de información sobre el desempeño del proyecto. El resultado de los informes de desempeño incluye principalmente informes de estado, informes de progreso, pronósticos de proyectos y solicitudes de cambio.
El informe de estado utiliza datos cuantitativos para explicar el estado del proyecto desde tres aspectos: alcance, tiempo y costo; el informe de progreso es un informe sobre la finalización del trabajo dentro de un período de tiempo específico; el pronóstico del proyecto se refiere al proyecto en función del estado actual y el historial del proyecto, una estimación de la condición futura del proyecto es una respuesta a las necesidades o circunstancias cambiantes.
4. La gestión de las partes interesadas del proyecto tiene como objetivo satisfacer las necesidades de información de las diferentes partes interesadas y resolver problemas entre las partes interesadas.
La gestión de las partes interesadas del proyecto suele ser responsabilidad del director del proyecto. Las partes interesadas más típicas e importantes del proyecto son los clientes, que pueden gestionarse mediante el sistema de gestión de relaciones con los clientes del proyecto. Los miembros del equipo del proyecto y los propietarios de empresas también son partes interesadas importantes del proyecto, y la comunicación cara a cara debe ser su método principal.
2. Implementar la gestión de comunicación del proyecto
La comunicación con los clientes durante el proyecto es generalmente una comunicación formal rutinaria. Según el proceso de desarrollo de software basado en la experiencia del usuario, para diseñar mejor productos basados en la experiencia del usuario, se requieren dos iteraciones antes de desarrollar el producto comercial final. El primero es diseñar un modelo de baja fidelidad, permitir que los usuarios resuman las sugerencias de mejora después de probarlo y diseñar el modelo comercial final de alta fidelidad.
Esta etapa es antes de que se determine el plan y el alcance del proyecto, por lo que durante el proceso de comunicación se debe prestar atención a guiar a los clientes y tratar de atraerlos hacia necesidades similares a la plataforma o la arquitectura técnica general de la empresa. de lo contrario, es probable que aumente la dificultad y el riesgo del proyecto, retrasando así todo el proyecto o cambiando los requisitos, desperdiciando carga de trabajo y recursos. Al igual que el proceso tradicional de desarrollo de software, las necesidades del cliente deben aclararse al comienzo del proyecto, lo que implica comunicarse con las necesidades del cliente. A menudo, en este momento, las necesidades de los clientes son sólo un concepto y no están muy claras. A través de la comunicación repetida entre los miembros del equipo del proyecto (generalmente SE es el representante del desarrollo del proyecto) y los clientes, los clientes pueden eventualmente saber en qué modelo se convertirán sus conceptos propuestos. Al mismo tiempo, los miembros del equipo del proyecto también pueden comprender completamente las necesidades del cliente para garantizar los objetivos. de todo el proyecto y el alcance no se desvía de las expectativas del cliente.
Cómo hacer un buen trabajo en el plan de gestión de comunicación del proyecto 3 1. Situación del proyecto
Nombre del proyecto: Plan de inscripción de la Oficina de Admisiones de la Escuela Secundaria Huang Jianxin
Partes interesadas del proyecto : Organizador escolar y responsables de proyectos.
Miembros del proyecto: Equipo de la Oficina de Admisiones
2 Plan de Comunicación
(1). Objetivos de gestión de comunicación del proyecto
Establecer un sistema de comunicación integral y eficaz, comunicarse con los líderes escolares y maestros e iniciar el trabajo de inscripción a través de publicidad vigorosa, anuncios de información en los medios, etc. Garantizar la recopilación y transmisión razonable de la información de los proyectos de inscripción, organizar, dirigir y controlar científicamente el proceso de implementación de los proyectos de inscripción y obtener fuentes suficientes de estudiantes.
(2). Tareas de gestión de comunicación del proyecto
1. Establecer la divulgación de información de registro
Proporcionar la información de inscripción requerida a la oficina de admisiones del proyecto de manera oportuna para garantizar que se cumpla con la información necesaria para la implementación de la comunicación. Se cumplen los planes de gestión en el plan de inscripción y se realiza un buen trabajo de procesamiento de comentarios y divulgación de información.
2. Informe de desempeño de inscripción
La recopilación y publicación de información sobre el desempeño de inscripción proporciona al departamento de organización del proyecto información sobre cómo utilizar los recursos para lograr los objetivos del proyecto de inscripción y proporciona el alcance de la inscripción. progreso, costos de inscripción y otra información.
3. Fin de la gestión de resultados del registro
La formación de documentos de resultados del proyecto de inscripción incluye la recopilación de registros del proyecto de inscripción, el análisis del éxito del proyecto, los efectos y las lecciones aprendidas, y el archivo de estos. información para referencia futura.
(3). Método de comunicación
Comunicación cara a cara, comunicación en reuniones: líderes escolares
Tiempo: una vez a la semana
Responsable de comunicación del proyecto: Responsable de Oficina de Admisiones A.
Comunicación presencial y contacto telefónico: profesor del colegio
Tiempo: todos los días
Responsable de comunicación del proyecto: Responsable de Oficina de Admisiones b .
Realizar entrevistas con los estudiantes, comunicaciones telefónicas y en línea: Tiempo con los padres: dos veces por semana.
Responsable de comunicación del proyecto: Responsable de Oficina de Admisiones c.
Yo.
Responsabilidades específicas de la gestión de comunicación del proyecto
Principales responsabilidades del organizador de admisiones:
Recopilar información: producir materiales promocionales, utilizar redes de televisión multimedia para planificar políticas de admisión escolares procesar información: imprimir y distribuir; Carta de admisiones escolares, preparar folletos de admisión, determinar las necesidades de comunicación, proporcionar un determinado servicio de consulta de admisiones, determinar los métodos de comunicación y los métodos en los puntos de admisión: comunicación de reuniones, comunicación cara a cara, resumen del plan de comunicación telefónica y de red: analizar y resumir el experiencia de hacer un buen trabajo en el trabajo de admisiones.
㈤. Una breve discusión sobre la gestión de comunicación de proyectos
1. Requisitos de formato para la recopilación y el archivo de información;
2. Formato de divulgación de información y requisitos de permisos;
3. registro Descripción de la información;
4. Métodos de actualización y revisión del plan de gestión de comunicación del proyecto.
Cómo hacer un buen trabajo en la cuarta parte del plan de gestión de comunicación del proyecto
Este plan se utiliza para guiar la planificación y organización del trabajo de comunicación, métodos de comunicación, canales de comunicación, etc. durante todo el proceso del proyecto. Describir la planificación y disposición de los métodos de comunicación y los canales de comunicación que deben utilizarse durante todo el proyecto, y ayudar a las personas involucradas en el proyecto a comprender las necesidades de comunicación, como quién quiere qué información, cuándo la necesita; y como conseguirlo.
Información confidencial y sensible
Durante la implementación de este proyecto, la información técnica relevante con la que los miembros del equipo del proyecto entran en contacto es confidencial corporativa y no se permite su divulgación al exterior. mundo sin la autorización del director del proyecto. La información comercial relevante con la que entraron en contacto es información gubernamental confidencial y no puede divulgarse al mundo exterior sin la autorización del director del proyecto. De forma predeterminada, se espera que los miembros del equipo del proyecto mantengan la confidencialidad de la información relacionada con el proyecto.
Métodos de comunicación
Se utilizarán procedimientos formales para facilitar la comunicación durante el proyecto. Los métodos de comunicación incluyen (pero no se limitan a)
1. Informe: se refiere principalmente al informe semanal del proyecto. El director de proyectos de Microsoft trabajará con el director de proyectos del cliente para preparar informes de estado y distribuirlos a los clientes y al personal de gestión de proyectos de Microsoft.
2. Reuniones temporales o conversaciones directas: organice reuniones para la comunicación según sea necesario, o discuta directamente con el personal relevante (no limitado a los miembros del equipo del proyecto) y preste atención a registrar los resultados de la comunicación y las discusiones.
3. Conferencia telefónica o telefónica: La conferencia telefónica o telefónica es la principal forma de comunicarse con personas que se encuentran en otros lugares o que involucran a personas distintas al sitio de implementación del proyecto. Estas llamadas telefónicas o conferencias telefónicas se tratan de la misma manera que las reuniones cara a cara y se debe tener cuidado de registrar la comunicación y los resultados de la reunión.
4. Fax: Para asuntos importantes, puede notificar a los clientes o a Microsoft por fax.
5. Correo electrónico: El correo electrónico puede mejorar eficazmente la eficiencia de la comunicación y reducir los costos del proyecto. Este proyecto trata los registros de correspondencia por correo electrónico como si tuvieran la misma funcionalidad que los registros en papel.
6. Reuniones: Las reuniones del proyecto deben realizarse a tiempo de acuerdo con la frecuencia y el tiempo especificados. La reunión debe prepararse con anticipación y se debe coordinar el anfitrión y el registrador. Las reuniones involucradas en este proyecto incluyen principalmente (pero no se limitan a):
a) Reunión diaria de producción, resumir las actividades de construcción y producción del día, resolver los problemas encontrados durante el proceso de producción y proponer problemas que deben resolverse para permitir a los participantes del proyecto aclarar los objetivos y el alcance del trabajo; del próximo proyecto, métodos de implementación y roles y responsabilidades respectivos.
b) Las reuniones periódicas de supervisión del proyecto compararán el estado de finalización real con el plan semanal, resumirán las actividades de construcción y producción de la semana pasada, identificarán los factores que afectan el cronograma y el progreso de la construcción y producción, y resolverán los problemas encontrados durante el proceso de producción, plantear problemas que deben resolverse c) Reuniones internas del departamento de proyectos, concertar horarios de reuniones, reuniones presenciales o conferencias telefónicas cada mes o según la situación, analizar el estado del proyecto y realizar un seguimiento del mismo; problemas, riesgos y dependencias. Realizar sugerencias o soluciones para las actividades productivas del proyecto.
Reglas de comunicación
1. Informes internos
El mecanismo de informes internos del proyecto se puede dividir en informes escritos e informes orales. Los informes escritos pueden tomar la forma de plantillas de informes temáticos o comentarios y correos electrónicos del sistema. Las plantillas de informes especiales son hojas de contactos laborales en formato unificado, etc.
El correo electrónico es un método de comunicación universal. La mayoría de los asuntos dentro del proyecto se pueden comunicar, intercambiar e informar a través del correo electrónico.
Los miembros del equipo del proyecto deben informar la finalización de las tareas asignadas de acuerdo con la situación real. Los informes de las tareas deben entregarse a la persona a cargo correspondiente de manera oportuna mediante informes escritos y formularios orales. Los objetos del informe se organizan de abajo hacia arriba según la estructura organizativa del proyecto.
2. Notificaciones e informes del proyecto
Algunos informes relacionados con el proyecto se pueden entregar a todos los miembros del proyecto de dos maneras. Las noticias relacionadas con proyectos importantes se pueden publicar a través de notificaciones o sesiones informativas. Para algunas noticias sin importancia, el responsable correspondiente puede informar verbalmente a todos los miembros del proyecto.
En tercer lugar, la comunicación externa
Toda comunicación externa es responsabilidad del director del proyecto. A menos que lo autorice y asigne el director del proyecto, a otros miembros del proyecto no se les permite tener ninguna comunicación directa (excepto para encuestas de demanda) ni compromisos con personal externo (incluidos los clientes).
Cuarto, publicidad
Cualquier actividad de divulgación de información relacionada con el proyecto debe ser iniciada y responsable por el director del proyecto; otros miembros del proyecto no están permitidos, a menos que estén autorizados y designados por el director del proyecto. .
No debes realizar ninguna actividad pública sin autorización.
Verbo (abreviatura de verbo) investigación externa
Cualquier actividad de investigación externa relacionada con el proyecto debe ser iniciada y responsable por el director del proyecto. A otros miembros del proyecto no se les permite realizar ninguna actividad de investigación externa sin autorización, incluida cualquier investigación escrita e investigación oral (excepto la investigación por demanda).
Zhong Jian Xinjiang Construction Group First Construction Engineering Co., Ltd.
Departamento de Proyectos del Nuevo Mundo de Locomotive Dehui
Cómo hacer un buen trabajo en la gestión de comunicación de proyectos plan 51. Información básica del proyecto
Nombre del proyecto: Oficina de admisiones de Jiujiang College Admisiones a la escuela secundaria Taihe
Gerente del proyecto: Peng Xiaoyan
Miembros del proyecto: Partido A , Partido B,
Productor: Peng Xiaoyan
Auditor: Huang Chaoyang.
2. Plan de comunicación
(1) Objetivos de comunicación
Comunicarse con los líderes escolares y los maestros para permitir que la Oficina de Admisiones de Jiujiang College realice el reclutamiento de Jiujiang College en Taihe. Escuela secundaria Proporcionar publicidad relevante y ayudar a Jiujiang College en su trabajo de reclutamiento en Taihe Middle School, maximizar la influencia de Jiujiang College entre estudiantes y maestros y esforzarse por conseguir más estudiantes para Jiujiang College.
(2) Tareas de comunicación
1. Comunicarse con los líderes escolares, permitir y ayudar a la Oficina de Admisiones de Jiujiang College a realizar trabajos relevantes de publicidad e inscripción en la escuela secundaria Taihe.
2. Comunicarse con los profesores y comunicarse con los estudiantes a través de los profesores. O para mejorar el efecto publicitario, se puede coordinar con el profesor el uso de breves descansos para realizar publicidad y fortalecer el efecto publicitario.
3. Comunicarse con los estudiantes para permitirles comprender Jiujiang College y fortalecer su disposición a postularse.
(3) Método de comunicación, requisitos de tiempo/ciclo y responsable específico.
1. Formular un plan de trabajo anual de publicidad de inscripción, producir materiales publicitarios de inscripción y ser responsable de publicitar los planes de inscripción escolar y las políticas de inscripción en periódicos, televisión, radio, Internet y otros medios;
2. Responsable de distribuir folletos de admisión escolar y ayudar al departamento de empleo a producir varios folletos de admisión de capacitación a corto plazo;
3. Responsable de la planificación de anuncios de inscripción y brindar servicios de consultoría de admisión a candidatos y padres en varias formas efectivas;
4. Establecer un punto de inscripción en la escuela y llevar a cabo orientación sobre la inscripción;
5. Esforzarse por establecer una red de inscripción completa y hacer un buen trabajo en la consulta de inscripción. ;
6. Resumir y analizar cuidadosamente la experiencia de la escuela cada año en el reclutamiento de estudiantes;
7. Completar otras tareas asignadas por superiores y líderes.
(4) Presupuesto y garantía de recursos
(1) Presupuesto
Persona única: Precio entrada: 56 56=112.
Gastos de manutención y alojamiento: 25 yuanes por un día y 175 yuanes por siete días.
El alojamiento (tres personas) cuesta 50 yuanes y los siete días 350 yuanes. Otros gastos: incluida la invitación a cenar a los líderes y la entrega de obsequios, 1.000 yuanes. Total: 112 * 7175 * 7350 = 2359 yuanes.
(2) Garantía de recursos
La escuela proporciona la información de inscripción correspondiente.
La escuela hace un buen trabajo reclutando estudiantes de dentro y fuera de la ciudad a través de la televisión, Internet y periódicos, y ofrece las tarifas correspondientes.