Proceso de préstamo de viaje
1. El prestatario debe presentar una solicitud de préstamo al departamento financiero o a la persona pertinente con antelación, detallando el motivo del préstamo, la hora y el lugar del viaje de negocios, los gastos estimados, etc.
2. Una vez recibida la solicitud, el departamento financiero o el responsable correspondiente la revisará y aprobará. Después de la aprobación, el prestatario debe proporcionar materiales de respaldo relevantes, como informes de solicitud de viajes de negocios, boletos de avión o de barco, etc.
3. El prestatario deberá completar los trámites del préstamo dentro del tiempo especificado. Por lo general, los prestatarios deben proporcionar documentos de préstamo, incluidas solicitudes de préstamo y materiales de respaldo, que serán revisados y aprobados por el departamento de finanzas o la persona responsable correspondiente.
4. El prestatario debe presentar el informe del viaje de negocios y las facturas pertinentes y otros materiales de respaldo al departamento financiero para el reembolso de los gastos dentro de un período de tiempo (generalmente de 7 a 14 días) después de que finalice el viaje de negocios.
5. El departamento financiero o la persona a cargo relevante debe revisar el préstamo y el reembolso, y archivar los materiales de respaldo relevantes. Después de la aprobación, el prestatario debe completar los procedimientos de pago dentro del tiempo especificado.
Notas sobre el reembolso de gastos de viaje:
1. Guarde todas las facturas y materiales de respaldo: todos los gastos relacionados con viajes de negocios, como transporte, alojamiento, comidas, etc., deben tener facturas formales y materiales de respaldo para evitar disputas posteriores.
2. Complete el formulario de reembolso: Al completar el formulario de reembolso, debe enumerar todos los gastos de viaje en detalle, incluida la fecha, la ubicación, el tipo de gasto, etc. y llenarlo con veracidad de acuerdo con las normas de la empresa. Al mismo tiempo, preste atención a si el formato del formulario de reembolso cumple con los requisitos de la empresa.
3. Cumplir con las regulaciones de la empresa: Diferentes compañías tienen diferentes regulaciones sobre el reembolso de gastos de viaje, y el reembolso debe manejarse de acuerdo con las regulaciones de la empresa. Por ejemplo, algunas empresas pueden exigir a los viajeros que proporcionen itinerarios de viaje detallados.
4. Reembolso oportuno: Una vez finalizado el viaje de negocios, los procedimientos de reembolso deben completarse lo antes posible para evitar que se elimine la situación de reembolso de gastos. Al mismo tiempo, preste atención al ciclo de reembolso. Generalmente, el ciclo de reembolso de la empresa es de 1 a 2 meses.
5. Preste atención a las normas de comportamiento personales: Durante el viaje de negocios, preste atención a las normas de comportamiento personales, respete las normas de la empresa y mantenga una buena ética e imagen profesional.