Sistema de gestión de archivos empresariales de construcción
1. Sistema de archivo de documentos y expedientes
(1) Principios generales
El artículo 1 es fortalecer el trabajo de archivo de Los documentos de la empresa, especialmente formulados para este sistema.
Artículo 2: Los documentos y materiales archivados deberán archivarse una vez al año. Los diversos documentos y materiales con valor de preservación generados por las organizaciones internas de la unidad durante las actividades laborales deberán archivarse por separado de acuerdo con lo dispuesto en el presente. sistema.
Artículo 3 El departamento o unidad de manejo de documentos oficiales garantizará la integridad del sistema para el manejo de documentos oficiales (no se extraerán los archivos adjuntos de los documentos oficiales). Una vez cerrado el caso, se entregará al personal administrativo de tiempo completo (tiempo parcial) para su archivo. Cuando el empleado cambie de trabajo o se retire por cualquier motivo, los documentos e información manejados por la agencia de manejo deberán entregarse con claridad y no podrán ser sustraídos ni destruidos sin autorización.
(2) Recogida y gestión de documentos y materiales
Artículo 4: Adherirse al sistema departamental de recogida y gestión de documentos y materiales. Cada departamento debe designar personal administrativo de tiempo completo (tiempo parcial) para que sea responsable de la gestión de los documentos y la información en el departamento, y mantenerlos relativamente estables. Los cambios de personal deben notificarse a los archivos de manera oportuna.
Artículo 5 Todos los documentos oficiales emitidos por nuestra empresa (incluida la versión final y dos certificados impresos y anexos, requisitos de aprobación y documentos enviados, incluidos los originales enviados) serán recopilados y gestionados por la oficina.
Artículo 6 Si un trabajo es manejado por varios departamentos, los documentos y materiales generados durante las actividades laborales serán recopilados y archivados por el departamento patrocinador. Los documentos de la reunión son recopilados y archivados por el organizador de la reunión.
1. Cuando el personal de la empresa salga a estudiar, inspeccionar, investigar e investigar, o participar en actividades oficiales como reuniones celebradas por autoridades superiores, el personal correspondiente deberá archivar los principales documentos y materiales de la reunión en la sala de archivos y la oficina de archivos deberán firmarlos y aprobarlos, el departamento financiero sólo cubrirá los gastos de viaje.
2. Cuando la empresa celebra una reunión, el organizador de la reunión designará a una persona especial para que archive los materiales de la reunión y los archivos de audio y video juntos. El departamento financiero reembolsará los gastos de la reunión solo después de que se firmen los archivos. y aprobado.
Artículo 7: Responsabilidades de los empleados administrativos de tiempo completo (tiempo parcial) en cada departamento.
1. Comprender el trabajo y los negocios del departamento, dominar el alcance de archivo de los documentos y materiales del departamento, y recopilar y administrar los documentos y materiales del departamento.
2. Implementar concienzudamente el sistema de archivo habitual, recopilar y organizar oportunamente los documentos y materiales manejados por este departamento, archivar los documentos y materiales archivados antes de marzo de cada año y realizar los procedimientos de entrega y aceptación con el oficina de archivos.
3. Al tomar prestados documentos y materiales, el organizador debe proporcionarlos y utilizarlos activamente, brindar un buen servicio y manejar los procedimientos de registro de documentos y materiales prestados temporalmente.
(3) Alcance de la presentación
Artículo 8 Los materiales importantes de las reuniones incluyen avisos de reuniones, informes, resoluciones, resúmenes, discursos de liderazgo, discursos típicos, informes de reuniones, actas de reuniones, etc.
Artículo 9: Decisiones, resoluciones, instrucciones, órdenes, reglamentos, reglamentos, planes y demás documentos relacionados con la empresa emitidos por autoridades superiores.
Artículo 10 Documentos externos oficiales de la empresa y correspondencia con las unidades pertinentes.
Artículo 11 Solicitud de instrucciones y aprobación del departamento superior de la empresa.
Artículo 12: Informe y resumen de las principales actividades funcionales de la empresa.
Artículo 13: Los diversos planes de trabajo de la empresa, resúmenes, informes, solicitudes de instrucciones, aprobaciones, actas de reuniones, informes estadísticos y sesiones informativas.
Artículo 14. Materiales para el trabajo de petición.
Artículo 15 Contratos, convenios y demás documentos suscritos entre la empresa y las unidades correspondientes.
Artículo 16: Documentos de nombramiento y remoción de funcionarios de la empresa y documentos de premios y castigos de los empleados.
Artículo 17 Documentos e información sobre trabajo, salarios y beneficios de los empleados de la empresa.
Artículo 18 La historia de la empresa, acontecimientos importantes, recortes de periódicos, fotografías, grabaciones de audio y vídeo, etc. Reflejar las actividades importantes de la empresa.
(4) Devolución de exámenes ordinarios
Artículo 19: Cada departamento debe establecer y mejorar el sistema de devolución de exámenes ordinarios. Los documentos y materiales que han sido procesados o aprobados deben ser conservados de manera centralizada y uniforme por personal administrativo de tiempo completo (tiempo parcial).
Artículo 20: Cada departamento preparará "categorías de archivos" de documentos y materiales utilizados en la vida diaria en función del alcance comercial del departamento y las tareas laborales anuales. La terminología de "categoría de expediente" debe ser concisa y precisa, y el número del término debe estar numerado.
Artículo 21 Los manejadores de documentos deben recopilar y organizar rápidamente los documentos y materiales procesados o aprobados por los líderes y enviarlos al personal administrativo de tiempo completo (tiempo parcial) del departamento para su archivo.
Artículo 22 El personal administrativo de tiempo completo (tiempo parcial) debe colocar oportunamente los documentos y la información archivados en las carpetas donde normalmente se guardan los documentos de acuerdo con las disposiciones del "Tipo de archivo" y registrarlos en el registro de envío y recepción de documentos indicado en.
(5) Archivo (requisitos de calidad de los documentos)
Artículo 23 Para unificar las especificaciones de archivo y garantizar la calidad de los archivos, el trabajo de archivo debe ser coordinado por archiveros a tiempo parcial de las autoridades pertinentes. departamentos. Los archiveros de la Oficina de Archivos son responsables del formato y catalogación de los artículos.
Artículo 24 Son requisitos generales para la calidad de los expedientes: seguir las reglas y características de formación de los documentos, mantener la conexión orgánica entre los documentos, distinguir los diferentes valores y facilitar su almacenamiento y uso.
Artículo 25 El tipo, número de ejemplares y el número de páginas de cada documento deberán estar completos.
Entre los documentos y materiales archivados del artículo 26, los originales y anexos de cada documento, las citas y borradores finales, las solicitudes y respuestas, los documentos remitidos y originales, y un mismo documento en múltiples idiomas, deberán ser Los mensajes y telegramas de alto secreto también se pueden archivar por separado si están estrechamente relacionados.
Artículo 27 Generalmente no se permite la presentación conjunta de documentos oficiales de diferentes años, pero las solicitudes y respuestas que abarcan varios años se presentan en el año de respuesta, si no hay respuesta, se presentan en el año de respuesta; año de solicitud; los planes que abarcan varios años se presentan en el primer año de presentación; los resúmenes de varios años deben presentarse en el último año; los documentos de reuniones de varios años deben presentarse en el año de apertura de la reunión; otros documentos deben archivarse de acuerdo con las regulaciones pertinentes.
Artículo 28 Los documentos y materiales del volumen deben ordenarse según diferentes situaciones. Los documentos y materiales indivisibles deben ordenarse juntos, es decir, la respuesta está al frente y la solicitud al final. ; el original está al frente y el adjunto al reverso; imprimir al frente y finalizar al reverso los demás documentos y materiales deben estar estrechamente vinculados y organizados sistemáticamente según sus reglas o características de formación;
Artículo 29 Los documentos y materiales del volumen deberán ordenarse y escribirse los números de páginas en consecuencia. Los documentos encuadernados deben tener texto en la esquina superior derecha del frente de cada página y números de página impresos en la esquina superior izquierda del reverso.
Artículo 30: Los expedientes permanentes, de larga duración y de corta duración deberán llenarse en el directorio de expedientes uno por uno según el formato prescrito. Rellénelo cuidadosamente. Los directorios dentro de un volumen se colocan al principio del volumen.
La descripción de los documentos y materiales del artículo 31 deberá cumplimentarse en el cuadro de referencia punto por punto. Si no hay descripción, también se deben completar los nombres y fechas del solicitante y del inspector para demostrar la responsabilidad. La tabla de referencia debe colocarse al final del artículo.
Artículo 32 La portada del expediente se escribirá punto por punto con pincel o bolígrafo según sea necesario, y se mantendrá ordenada y clara.
Artículo 33: Encuadernación de los expedientes y formato de disposición de las diversas partes del expediente:
Encuadernación de los expedientes. Antes de encuadernar, se deben retirar los objetos metálicos de los documentos del volumen y los documentos dañados se deben montar de acuerdo con los requisitos técnicos para el montaje. Si el escrito se ha extendido, debe copiarse y archivarse junto con el original, y el expediente debe encuadernarse con una contraportada de tres agujeros y una línea y con el método de nudo corredizo.
Artículo 34 El formato de disposición de cada parte del expediente: cubierta blanda de volumen (que incluye el contenido de los documentos del volumen), un documento y una contraportada (que incluye la lista de referencias), que se cargan en el volumen en el orden del número de expediente del caso, guardados en un archivador.
Artículo 35 Este sistema se implementará a partir de la fecha de su promulgación.
Medidas de Gestión de Archivos Audiovisuales Municipales
(1) Principios Generales
Artículo 1: Con el fin de fortalecer la labor de archivos audiovisuales de la empresa, se formulan especialmente estas medidas.
Artículo 2 Los archivos de audio y video de la empresa se refieren a registros históricos como grabaciones de audio, videos, fotografías y películas que están formados directamente por varios departamentos o individuos de la empresa en actividades de práctica social y tienen valor de preservación para el país, sociedad y empresa. Complementado con descripción textual.
Artículo 3 Los archivos audiovisuales son parte integrante del archivo de la empresa y deben ser gestionados centralmente por el archivo.
(B) Recogida de datos de archivos de audio y vídeo
Artículo 4 Ámbito de recogida.
1. Materiales audiovisuales que reflejen los logros y problemáticas existentes de las principales actividades funcionales de la empresa.
2. Materiales de audio y video de los principales eventos relacionados con la empresa a los que asistieron líderes de todos los niveles y celebridades.
3. Materiales de audio y video de reuniones importantes, entrevistas y actividades de asuntos exteriores organizadas o en las que participó personal relevante de la empresa.
4. Materiales audiovisuales que afecten a los derechos e intereses de la empresa y del sistema postal y de telecomunicaciones.
5. Materiales audiovisuales importantes relacionados con la empresa producidos por otras unidades.
6. Otros materiales audiovisuales con valor de conservación.
Artículo 5 Plazo de recogida.
1. Los materiales de archivo audiovisual deben archivarse junto con otros documentos de soporte en el departamento de archivo dentro de 1 mes después de su formación; si existen circunstancias especiales, el tiempo de archivo puede ampliarse adecuadamente.
2. El departamento de archivos debe recopilar materiales de audio y vídeo dispersos que sean valiosos para su preservación en cualquier momento.
Artículo 6 Requisitos de cobro.
1. Las cintas de audio, las cintas de vídeo, las películas, las fotografías (incluidos los negativos) y las descripciones escritas deben recopilarse en su totalidad, archivarse a tiempo y establecerse medidas de control de archivo. Si la inscripción no se presenta conforme a la reglamentación, no se reembolsarán los demás gastos de establecimiento para evitar pérdidas.
2. Se aceptan originales y originales, y se aceptan copias en circunstancias especiales.
3. El contenido de los materiales audiovisuales debe ser auténtico, y los negativos, originales, imágenes y copias deben ser consistentes.
Artículo 7 Recopilación de información de archivos de audio y vídeo.
El Departamento de Archivos es responsable de recopilar materiales audiovisuales importantes en todo momento.
Artículo 8 Reembolso de gastos de archivos de audio y vídeo.
Todos los departamentos o personas de la empresa que hayan incurrido en gastos de archivo audiovisual de conformidad con el artículo 4 de estas Medidas deberán presentarlos ante la oficina de archivos de acuerdo con la reglamentación, y la oficina de archivos deberá firmar y aprobar. ellos, y el departamento financiero cancelará los gastos.
(3) Disposición de archivos de audio y vídeo
Artículo 9 La disposición de archivos de audio y vídeo incluye clasificación, combinación, disposición y catalogación para hacerlos sistemáticos y fáciles de conservar y utilizar. .
Artículo 10 El camarógrafo es responsable de la ordenación de los archivos de audio y vídeo, con la asistencia del departamento de archivos.
Artículo 11 Clasificación y Numeración.
1. Los archivos de fotos se clasifican por edad y tema. Las fotografías pertenecientes a una misma categoría se numeran cronológicamente y también se rellenan sus números negativos. Los negativos de toda la familia están contados. Formato: Colección completa-Número de serie.
2. Las cintas de audio, las cintas de vídeo y las cintas de vídeo se clasifican según cuestiones de edad y se numeran según el contenido. Varios grupos de entradas con el mismo contenido deben considerarse como un expediente, se les debe asignar un número de expediente y luego cada grupo se numera en secuencia.
3. Tenga en cuenta los números de referencia asociados con los archivos de otros operadores. El formato es (formato de archivo) número de archivo/(formato de archivo) número de archivo.
Artículo 12 Plazo de Conservación: El plazo de conservación se determina en función de la importancia, tiempo, denominación, confiabilidad y vigencia del contenido.
Elaboración del texto descriptivo del artículo 13.
1. El contenido básico de la descripción del texto incluye el motivo, hora, lugar, personajes, antecedentes, autor (fotógrafo), etc.
2. Requisitos para la redacción de descripciones:
(1) Organizar con precisión el contenido de los materiales de archivo, resumir toda la información reflejada y etiquetar los elementos de forma correcta y completa.
(2) Se deben escribir fotografías naturales (o varias fotografías con contenido similar). Las cintas de audio, las cintas de vídeo y las cintas de vídeo se escriben sobre la base de los expedientes del caso. Si un grupo de materiales audiovisuales está estrechamente relacionado, se deberá añadir una descripción escrita.
(3) Sea conciso y directo, y hable con fluidez.
(4) El tiempo se expresa en números arábigos.
Artículo 14 Formato de elaboración.
1. La recopilación de fotografías adopta un formato de escritura horizontal. El formato es foto/número negativo - descripción del texto - número de referencia - tiempo de disparo - fotógrafo.
2. El formato de las cintas de audio, cintas de vídeo y cintas de vídeo: pegue una etiqueta en la tapa de la caja. Complete los elementos elemento por elemento según sea necesario.
Artículo 15 Requisitos del expediente.
1. Combina varios materiales audiovisuales con la misma temática en archivos y organízalos y reprodúcelos juntos.
2. Catálogo en el volumen:
Las fotografías y negativos deberán cumplimentarse en el catálogo en número natural;
Los productos de audio, cintas de vídeo y cintas de vídeo; debe completarse en el directorio dentro del cuadro.
3. La tabla de referencia del volumen se utiliza para explicar la disposición y los cambios de los materiales audiovisuales del volumen.
Artículo 16 Catalogación.
La grabación de archivos de audio y vídeo se realizará de acuerdo con GB3792.5-85 "Reglas de descripción y archivos".
(4) Almacenamiento de archivos de audio y vídeo
Artículo 17 Los archivos de audio y vídeo serán inspeccionados antes de su conservación y se realizará el tratamiento técnico necesario a aquellos que hayan sido desfigurados. .
Artículo 18 Condiciones de Almacenamiento.
La temperatura de la película negativa y de la filmoteca debe mantenerse entre 13 y 15 °C, y la humedad relativa debe mantenerse entre 35 y 45 °C.
La temperatura de la galería de fotos debe mantenerse entre 14 y 24 °C y la humedad relativa entre 40 y 60 °C.
Artículo 19 Los libros de películas, grabaciones de sonido, cintas de vídeo y cintas de vídeo deben colocarse verticalmente. La biblioteca de cintas debe evitar campos magnéticos superiores a 30 Oersted. La distancia entre las cajas de campos magnéticos no debe ser inferior a 3 mm; Es mejor no utilizar armarios de hierro para guardar cintas.
Artículo 20: Los archivos de fotografías existentes deberán ser inspeccionados cada dos años.
Artículo 21: Nadie podrá retirar, prestar, limpiar, desmagnetizar o alterar archivos de audio y video sin autorización; la destrucción de archivos de audio y video debe ser autenticada, aprobada por la unidad de archivo y reportada a la supervisor para su aprobación y registro.
Artículo 22: Establecer y mejorar el sistema de estadísticas de archivos audiovisuales, y realizar una buena labor estadística como la de ingreso, reubicación, inventario, almacenamiento, utilización y efectos de los archivos audiovisuales.
Desarrollo y utilización de archivos de audio y vídeo.
Artículo 23 El directorio, las tarjetas y demás herramientas de recuperación de archivos de audio y vídeo deberán proporcionar condiciones convenientes para los usuarios.
Artículo 24: Establecer un sistema de préstamo y utilización de archivos de audio y video, revisar y aprobar estrictamente los procedimientos y determinar el alcance de uso con base en el nivel de confidencialidad de los archivos de audio y video.
Artículo 25: Las unidades que utilicen archivos de audio y vídeo extranjeros deben cumplir con las disposiciones pertinentes de la Ley de Patentes de la República Popular China. Si la patente ha sido transferida a los archivos, en principio, los ingresos de la patente deben asignarse a la unidad de transferencia original y los archivos cobrarán tarifas de almacenamiento.
Artículo 26 Por lo general, no se permite el préstamo de archivos de audio y vídeo originales a archivos. Si hay necesidades especiales, los préstamos se pueden solicitar por un tiempo limitado sólo con la aprobación del supervisor. Los archivos audiovisuales con un alto índice de utilización se pueden tomar prestados y copiar; los archivos audiovisuales prestados o copiados por otras unidades serán manejados por la oficina de archivos, se cobrarán tarifas de acuerdo con las regulaciones pertinentes y se proporcionarán servicios pagos. Si se produce algún daño durante el período de préstamo, la unidad prestataria será responsable de la compensación.
Artículo 27 Bajo la premisa de no afectar la confidencialidad, cada unidad podrá utilizar archivos de audio y video para realizar conferencias, exposiciones, editar álbumes completos o especiales, películas informativas, etc. , desarrollar y utilizar activamente archivos audiovisuales existentes.