Cómo promover la construcción de la informatización de los archivos

Los archivos son registros históricos de textos, gráficos y otras formas y soportes con valor de preservación que son formados directamente por agencias, organizaciones e individuos en actividades sociales. Es un recurso de información y una unidad de información y portador. Sin embargo, existe el problema de una gran cantidad de archivos almacenados, malas condiciones de almacenamiento, baja tasa de utilización de búsqueda y conocimiento limitado de los administradores. La mejor manera de resolver estos problemas es realizar la informatización de la gestión de archivos. ¿Cómo podemos realizar la informatización de la gestión de archivos? El autor cree que debemos partir de tres aspectos: equipar equipos de gestión unificados, crear mecanismos de gestión estandarizados y construir un equipo de gestión compuesto. 1. Dotar de equipos de gestión unificada para conseguir una cobertura informática total en el departamento de archivos. Para proporcionar información de archivo rápida, precisa y completa para el desarrollo de archivos de agencias, las computadoras nos han proporcionado una herramienta poderosa. El sistema de gestión de archivos informáticos se puede utilizar para realizar: catalogación y recuperación automática de archivos, almacenamiento y recuperación automáticos de texto completo de archivos, gestión del trabajo empresarial de archivos, archivo asistido por computadora, indexación automática de archivos y gestión integrada de documentos. Por lo tanto, sólo logrando una cobertura integral de computadoras con modelos y especificaciones unificadas podremos brindar soporte de hardware para la informatización de la gestión de archivos de las agencias. Utilice medios de almacenamiento de alta capacidad. Con el aumento en el número de archivos de agencias, los departamentos de archivos se enfrentan a una fuerte presión de almacenamiento, así como a los problemas del envejecimiento natural y el daño humano a los archivos, lo que requiere el uso de soportes de almacenamiento de archivos de gran capacidad. El problema de la dificultad en el almacenamiento de información de archivo se puede resolver utilizando sistemas de almacenamiento en disco de computadora y sistemas de almacenamiento en disco óptico, especialmente sistemas de almacenamiento en disco óptico. El uso de medios de almacenamiento de alta capacidad no sólo puede reducir la carga de trabajo de los administradores, sino también mejorar la eficiencia del trabajo de archivo. 2. Establecer un mecanismo de gestión estandarizado En el proceso de construcción de la informatización de archivos, para aclarar las responsabilidades relevantes y garantizar el funcionamiento seguro de la red y los datos, también es necesario establecer un mecanismo de gestión estandarizado basado en la realidad. Innovar el sistema de gestión de archivos. Los departamentos de gestión de archivos pertinentes deben formular un sistema de gestión de archivos que se adapte a la construcción de informatización de acuerdo con los requisitos de las "Medidas de gestión de archivos electrónicos y archivo de documentos electrónicos". El primero es mejorar y mejorar los procesos comerciales y las especificaciones técnicas de gestión de archivos, y perfeccionar los vínculos y pasos de trabajo de los archivos electrónicos, el segundo es formular las medidas de seguridad necesarias, especialmente para los documentos y archivos electrónicos, para garantizar la seguridad y la integridad; de archivos electrónicos. Unifique los estándares de gestión de archivos. La estandarización es uno de los fundamentos importantes de la construcción de información en archivos. La estandarización de la gestión de archivos incluye: estándares de organización de archivos, estándares estadísticos, estándares de servicio, diversos estándares técnicos, etc. Es una medida de la eficiencia del trabajo. Sin estos estándares, no se pueden establecer los recursos de información en la base de datos de los archivos; si los departamentos de archivos pertinentes no siguen estándares unificados y cada uno tiene su propio sistema, entonces la red de información de los archivos no será fluida y los recursos no se compartirán por completo. Es difícil de lograr. 3. Crear un equipo de gestión compuesto para mejorar el conocimiento de la información del personal de gestión de archivos. En la era de la información, el registro automático, el archivo auxiliar, el archivo, la descripción, la recuperación, la transmisión de información por redes y la utilización segura de documentos se implementan en las computadoras. Esto requiere que los administradores de archivos no sólo estén familiarizados con las características de los archivos electrónicos y la gestión estándar completa de los archivos electrónicos, sino también que dominen el conocimiento de la protección de seguridad de redes y sistemas informáticos para garantizar la integridad de la información de los archivos y la seguridad de la información. El personal de gestión de archivos también debe basarse en su propio trabajo, fortalecer su conciencia de autoaprendizaje, participar activamente en la educación y formación en información, actualizar constantemente los conocimientos profesionales y mejorar su calidad profesional y su nivel de trabajo. Mejorar las habilidades de trabajo informativo del personal de gestión de archivos. Para realizar la transformación del modelo de gestión de archivos tradicional al modelo de gestión moderno lo antes posible, los departamentos gubernamentales deben llevar a cabo una capacitación planificada en habilidades de información para el personal de gestión de archivos del sistema. El contenido de la capacitación cubre informática, redes, ingeniería de la información y. otros aspectos del conocimiento. Los departamentos de gestión de archivos pertinentes también deberían crear las condiciones necesarias que permitan a los administradores de archivos mantenerse al tanto de las tendencias de desarrollo de los archivos y la aplicación de la tecnología moderna en el trabajo de los archivos, y mejorar continuamente sus habilidades laborales.