Cómo controlar a los proveedores
¿Cómo controlar al proveedor 1? Adquisiciones globales
Cuando el comprador recibe ofertas de muchos comerciantes, sin importar cuánto pueda suministrar realmente, el comprador debe asegurarse de encontrar el mejor proveedor. El abastecimiento global a menudo acaba con los monopolios de los proveedores.
2. Buscar otro proveedor
Existen dos situaciones de suministro exclusivo. Una es que hay más de un proveedor, pero sólo se compra una fuente. La otra es que no hay punto y coma en esta casa.
Por lo general, la primera situación es causada principalmente por el comprador, que reduce muchos proveedores solo al mejor. Esta última situación es causada por proveedores, como proveedores de productos exclusivos o agentes exclusivos.
En el primer caso, ¿simplemente dividirlo en partes? , convertirse en múltiples proveedores crea competencia entre los vendedores y, naturalmente, la otra parte no aumentará los precios a voluntad. Salvo que sea técnicamente imposible, cada producto será suministrado por dos o más proveedores para evitar riesgos de suministro y mantener una sana competencia entre proveedores. Sin embargo, en este último caso, la solución pasa por desarrollar nuevas fuentes, incluidos nuevos proveedores o sustitutos. Por supuesto, esto no puede suceder de la noche a la mañana y debe llevar tiempo. Debido a la falta de información del mercado, se debe mantener un perfil bajo en el corto plazo y no tomar la iniciativa de negociar precios con los proveedores para evitar que los proveedores aprovechen la oportunidad de aumentar los precios. El resultado de la negociación es que el comprador sigue sufriendo. Si puede establecer buenas relaciones interpersonales con los proveedores y firmar contratos a largo plazo, también puede evitar que los compradores tengan que pagar altos precios al contado cuando se agotan.
3. Preste atención al costo total de las operaciones comerciales.
El proveedor sabe que el comprador no tiene otras fuentes de bienes y puede insistir en un precio, pero el comprador puede persuadir al comprador. proveedor a hacerlo en otras condiciones no relacionadas con el precio. Hacer concesiones. Cada elemento del costo total puede generar ahorros para el comprador. Estas son algunas posibles oportunidades de ahorro de costos:
Entrega: negociar la cantidad y frecuencia de las entregas que funcionen para el comprador puede reducir los costos de almacenamiento y flete.
Periodo de garantía ampliada: El plazo de garantía no comienza a partir de la fecha de entrega, sino desde la primera utilización del producto. Los compradores siempre pueden opinar que, dado que el producto es de buena calidad, ¿por qué no calcular el período de garantía a partir del momento en que se utiliza realmente el producto?
Términos de pago: siempre que se relajen los términos de pago normales, se obtendrán ahorros. Ofrecer un descuento si el pago es inmediato también es una posibilidad.
4. Compra única
Esto es factible si el comprador prevé que el precio del producto que está comprando puede aumentar. Sopese los aumentos de precios futuros en función de los gastos relevantes y los costos de inventario, y trabaje en estrecha colaboración con el departamento de marketing para obtener cantidades de demanda precisas para compras únicas.
5. Aproveche la imagen de monopolio del proveedor
Algunos proveedores pueden sentirse incómodos con su condición de monopolio. Después de todo, todos los países principales son antimonopolio en un grado u otro. Un ejemplo destacado es Microsoft. Aunque ocupa un monopolio en el mundo, también le inquieta su posición. Por eso, cuando se acusa a esas empresas de explotar monopolios, incluso un atisbo de publicidad adversa puede hacerlas estremecerse.
6. Mejorar la interdependencia
Ofrecer a los proveedores más negocios, como dar prioridad a los proveedores originales cuando aumenta la demanda de materias primas, aumentando así la dependencia de los proveedores de los compradores. A medida que aumenta la interdependencia, disminuye la capacidad de control de la otra persona.
7. Mejor acceso a la información
Es necesario entender claramente el grado de dependencia de los proveedores respecto de los compradores. Los proveedores no pueden prescindir de los compradores, y los compradores pueden utilizar el mayor volumen de compras para exigir reducciones de precios. En este momento, los proveedores harán concesiones considerables.
8. Negociar contratos a largo plazo
Cuando un producto se necesita durante mucho tiempo, puedes considerar firmar un contrato a largo plazo. Se deben garantizar controles continuos de la oferta y los precios, y se deben tomar medidas para identificar de antemano la demanda de productos y el momento del aumento de la demanda.
9. Únase a otros usuarios
La adquisición conjunta con otras empresas con las mismas necesidades de productos, con una parte comprando en nombre de todos los usuarios, beneficiará a todas las partes. Hay muchos ejemplos de compradores y vendedores que monopolizan la oferta. Sólo aquellos proveedores exclusivos con baja producción y baja eficiencia son los objetivos que los compradores deberían eliminar.
10. Involucrar al cliente final
Si el comprador puede cooperar con el usuario final y brindarle información, entonces también tendrá la oportunidad de deshacerse del proveedor monopolista. . Por ejemplo, los ingenieros a menudo solo buscan una marca porque no entienden las otras opciones, y al explicarles las dificultades de tener una sola fuente, a menudo pueden lograr que los compradores compren componentes completamente diferentes.
11. Tomar medidas preventivas para resolver los controles.
Si el proveedor disfruta de un monopolio en el mercado y oprime a otros, y el comprador no tiene medios eficaces para negociar con él, el resultado final será que el comprador quedará indefenso. Desde aceptar las duras condiciones de precios y créditos de la otra parte hasta limitar las propias estrategias competitivas y perder oportunidades comerciales.
Estrategia de compra de realidad virtual: puede enviar información a proveedores monopolistas para hacerles darse cuenta de que los compradores parecen poder obtener bienes a través de otros canales. Por tanto, hay escrúpulos a la hora de ejercer el poder de monopolio. La intensidad de estas medidas se puede improvisar.
Múltiples niveles de contacto, ¿cultura? ¿Portavoz? Es necesario fortalecer las conexiones con todos los niveles de la cadena de toma de decisiones del proveedor, incluidos sus ejecutivos y departamentos funcionales como producción, gestión de calidad y finanzas, para tener información más completa sobre los proveedores y permitir a los compradores negociar y acelerar los productos fácilmente. . Además, ¿se puede fomentar en el proveedor un profundo afecto por el comprador? ¿Portavoz? , lo que permite a los compradores aumentar su margen de avance y retroceso.
Construir un equipo de adquisiciones profesional de primera clase: para no verse perjudicado por el poder monopolístico de los proveedores, se deben nombrar profesionales talentosos para asumir la responsabilidad de las adquisiciones. Lo más importante es permitir que los proveedores lo hagan. Lograr los objetivos de valor a largo plazo de los compradores.
¿Cómo controlar a los proveedores? Métodos de investigación
(1) Realizar un simposio. La celebración de un simposio es una forma eficaz de comprender la eficacia de las adquisiciones corporativas y el desempeño de los proveedores. El equipo de investigación convocó un simposio con personal relevante de la oficina, la Oficina de Infraestructura del Tabaco, el Departamento de Tabaco, el Departamento de Auditoría Financiera y el Departamento de Inspección y Supervisión Disciplinaria. En el simposio, cada departamento presentó los métodos, principios y procedimientos para la selección y gestión de proveedores en la adquisición diaria de materiales, la construcción de proyectos y las licitaciones.
(2) Investigación de campo. El equipo de investigación envió a una persona dedicada a seguir al departamento de adquisiciones de materiales para realizar una investigación in situ para comprender el proceso de selección de proveedores y participó en dos actividades de adquisiciones (una el 27 de mayo y otra el 15 de junio para la adquisición de materiales de construcción).
(3) Distribuir cuestionarios. Al enviar cuestionarios a varios departamentos gubernamentales, podemos comprender su satisfacción con el desempeño de los proveedores. * * * Se distribuyeron 20 cuestionarios y se recuperaron 20 cuestionarios, con una tasa efectiva del 100% (incluida una tasa de satisfacción del 75%, una tasa de satisfacción básica del 15% y una tasa de insatisfacción del 10%).
2. Conclusiones de la Investigación
(1) La selección de proveedores es muy cautelosa. Antes de comprar materiales a granel, el Departamento de Demanda de Adquisiciones, el Departamento de Auditoría Financiera y el Departamento de Supervisión e Inspección Disciplinaria celebrarán una reunión para estudiar la necesidad, viabilidad, alcance controlable y proceso de implementación específico de los costos. Los proveedores se determinan básicamente mediante compras comparativas de precios, y se utilizan los mejores, y se intenta evitar una sola fuente o una sola marca. Entonces el proveedor es confiable.
(B) Falta de supervisión efectiva de los proveedores que se utilizan permanentemente (se puede cambiar el uso a selección). La inercia supervisora causada por la confianza hace que los bienes o servicios proporcionados por los proveedores a veces sean buenos y otras veces malos.
(3) Falta de conciencia de respetar los intereses de los proveedores. Debido a que los intereses del proveedor no están protegidos, el proveedor incumple el contrato y no puede cumplirlo a tiempo.
(4) Las medidas de garantía de cumplimiento en el contrato no están lo suficientemente detalladas. Las medidas de castigo por incumplimiento de contrato por parte de los proveedores o por cumplimiento incondicional del contrato son la última línea de defensa para recuperar las pérdidas económicas de la empresa, el último remedio para las consecuencias adversas causadas por una gestión y supervisión inadecuadas de los proveedores y una limitación eficaz para promover la Por lo tanto, es muy importante el cumplimiento activo y honesto del contrato por parte de los proveedores.
Tres. Medidas pertinentes
Los departamentos de gestión de adquisiciones de las empresas deben seguir estrictamente los requisitos de las "Medidas de gestión de adquisiciones del sistema de la Oficina (Empresa) del Monopolio del Tabaco de Shandong" y las "Medidas de implementación de licitaciones y adquisiciones (de prueba) de la Oficina (Empresa) del Monopolio del Tabaco de Linyi )", prestar mucha atención a la implementación de responsabilidades, estandarizar los procedimientos operativos e implementar una gestión y supervisión integral de los proveedores. En cuanto a cómo gestionar y supervisar a los proveedores de manera más efectiva, me gustaría hacer las siguientes cinco sugerencias:
(1) Combinar la declaración y la solicitud de proveedores e introducir activamente un mecanismo de competencia.
Sólo con la participación de suficientes proveedores calificados y un mecanismo de competencia abierto, justo y ordenado podrá el mercado de adquisiciones corporativas estar lleno de vitalidad. Como departamentos de supervisión y gestión de adquisiciones corporativas, los departamentos de auditoría financiera, inspección disciplinaria y supervisión y reglamentación deben llevar a cabo una gestión y supervisión integral de los proveedores de acuerdo con las leyes y reglamentos. Especialmente para proveedores locales. A través de la investigación se puede ver que si una empresa elige un determinado proveedor durante mucho tiempo, fácilmente producirá inercia supervisora. Debido a la falta de supervisión, es fácil que los proveedores incurran en un comportamiento deshonesto al hacer pasar productos inferiores y aumentar sus cotizaciones. Por lo tanto, la persona a cargo de adquisiciones debe evitar elegir un solo proveedor durante mucho tiempo, evitar una sola fuente y una sola marca en la adquisición tanto como sea posible y aprovechar al máximo los periódicos, Internet y otros medios para publicar información sobre la demanda corporativa. . Esto facilitará que más proveedores soliciten participar. Al mismo tiempo, las empresas exigentes también pueden adoptar la forma de licitación abierta, lo que les permite obtener más información sobre los proveedores, esforzarse por reclutar proveedores potenciales excelentes y permitir que participen más proveedores. Mediante la combinación de la declaración de proveedores y la solicitud empresarial, se puede mejorar la competencia entre proveedores y las empresas compradoras pueden disfrutar de precios más preferenciales al disfrutar de productos y servicios de alta calidad.
Al mismo tiempo, las condiciones básicas para identificar proveedores potenciales deben ser: una persona jurídica, otra organización o una persona física que asuma de forma independiente la responsabilidad civil; una buena reputación empresarial y un sólido sistema de contabilidad financiera; capacidad para ejecutar el contrato y capacidades profesionales y técnicas, y un buen historial de pago de impuestos y fondos de seguridad social de conformidad con la ley, sin antecedentes ilegales importantes en actividades comerciales dentro de los tres años anteriores a participar en las actividades de adquisición.
Cuando los potenciales proveedores soliciten calificaciones de proveedores, deberán presentar un formulario de solicitud de calificación, un certificado de pago de impuestos que deberá conservarse durante tres años de conformidad con la ley después de ser revisado por el departamento de impuestos donde se encuentra el proveedor; un certificado de crédito emitido por; el banco del proveedor; y un balance emitido por un organismo intermediario social después de una inspección anual y una declaración de pérdidas y ganancias que acredite que el representante legal y el responsable financiero del proveedor no tienen antecedentes de delitos económicos en los cinco años anteriores a la solicitud; calificación, auditada por la agencia de seguridad pública a nivel de condado o superior; prueba de buen historial de pago de fondos de seguridad social emitida por el departamento de seguridad social donde se encuentra el proveedor; la licencia de producción y el certificado de los productos proporcionados por el proveedor; el aviso de adjudicación de la oferta de la unidad de construcción, el contrato de adquisición, el certificado escrito, etc. Proyectos de adquisiciones del mismo tipo en los últimos tres años.
(2) La combinación del registro de proveedores y la revisión anual proporciona una base confiable para que las empresas seleccionen proveedores.
La medida más eficaz para la gestión científica de proveedores es el registro y evaluación anual de los proveedores. La empresa archiva y registra a los potenciales proveedores que han sido declarados o solicitados, es decir, establece ficheros de los proveedores que ingresarán al mercado de adquisiciones corporativas, realiza una gestión clasificada y conforma un conjunto de bases de datos de proveedores estrictamente revisadas y completamente clasificadas. Sólo haciendo un buen trabajo en la presentación y registro de proveedores podremos garantizar que los proveedores con buena reputación y sólidas capacidades de desempeño puedan participar en la competencia y garantizar la calidad de las adquisiciones corporativas.
El archivo científico de los proveedores potenciales informados y recopilados es muy importante para que las empresas seleccionen proveedores en el futuro. Los departamentos de auditoría financiera y adquisiciones deben controlar estrictamente el proceso de presentación, establecer formularios científicamente, organizar a los proveedores para que completen cuidadosamente los artículos, archivarlos y establecer archivos de proveedores completos y estandarizados. Al mismo tiempo, organizar a los líderes de departamentos y al personal técnico pertinentes para establecer un equipo de revisión de calificaciones de proveedores para realizar revisiones de calificaciones de los proveedores declarados y solicitados. En el proceso de revisión, primero lea los materiales escritos y analícelos elemento por elemento. El segundo es organizar personal para realizar inspecciones in situ de proveedores, realizar estudios de mercado y obtener información de primera mano. Para los ficheros de proveedores cualificados se adopta la misma clasificación, es decir, los proveedores cuyos proyectos pertenecen a la misma naturaleza se dividen en niveles superior, medio e inferior según la situación básica de los proveedores y se archivan. El expediente del proveedor debe incluir el siguiente contenido: formulario de declaración del proveedor de adquisiciones empresariales, copia de la licencia de actividad industrial y comercial (original), copia del certificado de registro fiscal (original), copia del certificado del código de persona jurídica de la institución pública (original), producción, espacio comercial u oficina Prueba de propiedad (original), producción o alcance comercial y catálogo de los principales productos y materias primas, materiales de certificación que cumplen con las normas nacionales de protección ambiental y de seguridad, registros de participación en actividades de adquisiciones corporativas y materiales de certificación crediticia. Los proveedores que participan en ventas monopólicas y ventas por agencia cuentan con autorización escrita, poder o documentos de certificación proporcionados por el fabricante o el agente de ventas general, y licencias industriales especiales que deben poseerse para productos con estándares nacionales especiales para su producción y operación. Después del registro, los proveedores registrados pueden priorizarse según las necesidades de adquisición.
(3) Combinar la gestión diaria y la evaluación dinámica de proveedores para obligar a los proveedores a ejecutar sus contratos de manera eficiente.
Para fortalecer la gestión diaria de los proveedores, primero debemos fortalecer el contacto y entender las condiciones operativas de los proveedores. El equipo de supervisión debe visitar periódicamente las instalaciones comerciales del proveedor para investigar, comprender, supervisar e inspeccionar los bienes o servicios proporcionados por el proveedor para ver si los bienes o servicios proporcionados son de alta calidad y bajo precio. El equipo de supervisión debe proporcionar comentarios oportunos sobre la situación, escuchar los comentarios de todas las partes sobre el proveedor, abordar los problemas descubiertos de manera oportuna y registrar la situación como una base importante para renovar el contrato con el proveedor el próximo año. . Para los proveedores que proporcionen materiales de licitación, contratos o subcontratos falsos sin el consentimiento de la empresa después de ganar la licitación, o proveedores que no informen verazmente la situación o incumplan unilateralmente el contrato, la agencia corporativa de gestión de adquisiciones debe reducir el nivel de clasificación o incluirlos en el lista negra de archivos.
Implementar un enfoque de evaluación dinámica para proveedores exitosos. Los departamentos de demanda de adquisiciones empresariales y los departamentos de supervisión deben designar personal dedicado para recopilar la actitud de servicio, las capacidades técnicas, la calidad del producto y otra información sobre los proveedores de las unidades de compra, implementar una gestión de evaluación dinámica e informar verazmente los resultados de la evaluación a los proveedores. Debemos alentar a los proveedores a continuar promoviendo su buen trabajo, recordarles que mejoren su mal trabajo y centrarse en los problemas que surgen durante el proceso de inspección supervisora en la próxima inspección.
A través de inspecciones periódicas y controles puntuales de los proveedores, instamos a los proveedores a reforzar su compromiso con el cumplimiento eficiente del contrato y, al mismo tiempo, evitar de manera efectiva que los proveedores hagan pasar productos de calidad inferior y hagan cotizaciones falsas.
(4) Manejar cuidadosamente las preguntas y quejas de los proveedores, prestar atención a los intereses de los proveedores y lograr beneficios mutuos y resultados beneficiosos para ambos compradores.
Prestar atención a los intereses de los proveedores también es una señal de responsabilidad corporativa. Si sólo nos centramos en maximizar los intereses corporativos e ignoramos los intereses de los proveedores, será contraproducente. En caso de falta de rentabilidad, los proveedores reducirán la calidad del proyecto, retrasarán los períodos de construcción y no podrán brindar servicios de calidad, lo que en última instancia afectará la producción y las operaciones normales de las empresas compradoras. Las empresas compradoras deben respetar y salvaguardar los intereses legítimos de los proveedores, y ambas partes deben cooperar sobre la base del beneficio mutuo. Los proveedores potenciales son competidores por los contratos de adquisición, y los proveedores que obtienen órdenes de compra empresariales son los portadores de los riesgos y ganancias de las transacciones. Que el contrato de adquisición sea justo y que las condiciones del contrato sean justas está directamente relacionado con los intereses vitales del proveedor. Por lo tanto, debemos implementar una protección efectiva para los proveedores y establecer medidas científicas de cuestionamiento y queja de los proveedores.
Se refleja principalmente en: en primer lugar, las condiciones para que el comprador cambie o rescinda unilateralmente el contrato deben restringirse estrictamente; en segundo lugar, se deben realizar los procedimientos legales, que es la medida más eficaz para evitar que el comprador; abusar de sus derechos; en tercer lugar, la compra Cualquier pérdida causada a los proveedores por cambios unilaterales o rescisiones de contratos de adquisiciones gubernamentales será compensada según sea necesario cuarto, los mecanismos de ayuda científica protegen los derechos e intereses legítimos de los proveedores;
Los hechos han demostrado que sólo respetando los intereses de los proveedores y cumpliendo estrictamente los contratos podemos proteger eficazmente los intereses de ambas partes del contrato, mejorar la credibilidad social y garantizar el entusiasmo de los proveedores cuando la empresa compradora vuelva a convocar a licitar.
(5) Aclarar las sanciones a los proveedores ilegales y construir la última línea de defensa para recuperar las pérdidas económicas de la empresa.
El principio de buena fe es un principio que deben respetar tanto los proveedores como los proveedores. Para estandarizar la gestión de proveedores, las sanciones a los proveedores que no cumplan deben estar claramente establecidas en el contrato. Por un lado, en el anuncio de licitación queda claro que los proveedores deben cumplir con las normas y códigos de conducta requeridos por las adquisiciones corporativas, de modo que los proveedores puedan participar en las actividades de adquisiciones corporativas de acuerdo con los requisitos de la empresa compradora. Por otro lado, en las actividades de contratación, ya sea mediante licitación o mediante consulta, es necesario firmar un contrato o acuerdo de suministro, estipular por escrito los derechos y obligaciones de ambas partes, aclarar la responsabilidad por incumplimiento del contrato y las normas de sanciones. , y especificar de antemano Una explicación clara al proveedor no solo puede instarlo a aclarar sus intereses y cumplir estrictamente el contrato, sino también proporcionar evidencia para exigir una compensación cuando el proveedor incumple el contrato.
Si un proveedor incurre en alguna de las siguientes conductas será incluido en el expediente de proveedor y su credibilidad se verá mermada. Si las circunstancias son graves, sus calificaciones serán descalificadas:
(1) Proporcionar materiales falsos para obtener la calificación para ganar la licitación;
(2) Usar medios injustos para difamar o excluir a otros proveedores;
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(3) Colusión maliciosa con compradores, otros proveedores o agencias de adquisiciones;
(4) Soborno u otros beneficios indebidos a compradores o agencias de adquisiciones ;
(5) Negociar con el comprador durante el proceso de licitación y adquisición;
(6) No firmar el contrato a tiempo o no ejecutarlo a tiempo sin razones justificables después de ganar la oferta;
(7) Negarse a la supervisión e inspección de la parte de la demanda o proporcionar información falsa. En las circunstancias anteriores, si el departamento de gestión de adquisiciones de la empresa exige que el proveedor haga correcciones pero se niega a hacerlo, el proveedor quedará descalificado para participar en la adquisición.