¡Los subordinados siempre no logran organizar bien el trabajo! Método de interrogatorio de cinco pasos para mejorar instantáneamente las capacidades de ejecución de los subordinados.
Cuando asignó tareas, sus subordinados dijeron que presentarían los resultados del trabajo a tiempo y en alta calidad y cantidad. Sin embargo, durante este proceso, no los ignoró y simplemente siguió impulsando el progreso. Pero cuando llega el momento, las cosas presentadas por los subordinados son contrarias a los requisitos o están lejos de los estándares en su mente. Parece que no hay otra manera que enojarse y rehacerlo.
? Para mantener el rendimiento del departamento, finalmente tuvo que hacerlo todo de nuevo, a menudo trabajando toda la noche, lo que lo agotaba. A menudo siente que su trabajo no es tan fácil y controlable como lo era cuando era empleado. Al mismo tiempo, lo que lo preocupó aún más fue que después de varias rondas de experiencias de cooperación desagradables con sus subordinados, sus subordinados también se sintieron agraviados. Sintieron que estaban siendo criticados a pesar de que trabajaron duro y seriamente, y estaban trabajando con emociones. . Sus relaciones con los empleados y la confianza del equipo también se volvieron rojas.
? En el caso anterior, el gerente estaba muy enojado y el subordinado se sintió agraviado. Entonces, si el trabajo es un desastre, ¿hay algún problema con la capacidad de ejecución de los subordinados o hay un problema con los métodos de gestión del gerente? De hecho, la capacidad de ejecución no es la capacidad de los empleados. En la gestión occidental, la capacidad de ejecución de los empleados está estrechamente relacionada con la capacidad de gestión del jefe. Unas sólidas capacidades de gestión conducen a una ejecución firme. Si la capacidad de ejecución de los empleados no es sólida, significa que la capacidad de gestión del propietario de la empresa es insuficiente.
Debido a que los gerentes y ejecutivos son dos individuos independientes, les resulta difícil tener la misma forma de pensar, rasgos de personalidad, nivel cognitivo y dominio de la información. Cuando se enfrenta a una tarea, la configuración de la tarea del gerente y el efecto del ejecutor a menudo son diferentes, por lo que las desviaciones en la ejecución son comunes y rehacer es inevitable. En este momento, muchos gerentes se quejarán de que sus subordinados tienen capacidades de ejecución insuficientes. De hecho, si la ejecución es decidida, además de la voluntad de los subordinados de ejecutar, también está directamente relacionada con el grado en que el ejecutor acepta las instrucciones. Esto es inseparable de si el gerente se comunica claramente con el ejecutor y verifica su entendimiento.
? Un gerente excelente o un gerente que se esfuerza por mejorar la capacidad de ejecución de sus subordinados debe primero darse cuenta de que la capacidad de ejecución de sus subordinados está sesgada, lo cual tiene mucho que ver con su propio estilo de gestión, y luego reflexionar sobre cómo garantizar que el La otra parte puede recibir todas las instrucciones asignadas por él.
En una conferencia, el profesor Bao Zheng, quien redactó la Ley Básica de Huawei, nos describió vívidamente cómo las empresas japonesas asignan tareas a sus subordinados. La parte más interesante es: "Las grandes empresas japonesas estipulan que los gerentes deben decir al menos cinco veces al asignar tareas a los empleados". Los detalles son los siguientes:
? La primera vez, el gerente dijo: "Watanabe, por favor ayúdame a hacer algo xx". El Sr. Watanabe: "¡Sí!", se dio la vuelta y se fue.
La segunda vez, el gerente dijo: "No te preocupes, vuelve. Por favor repite" Watanabe-kun: "Quieres que haga xx, ¿verdad? ¿Puedo ir esta vez?"
La tercera vez, gerente: "¿Cuál crees que es el propósito de pedirte que hagas esto?" Watanabe-kun: "El propósito de pedirme que haga esto es probablemente para que podamos tener un entrenamiento fluido". esta vez. ¿Puedo ir esta vez?" ”
La cuarta vez, el gerente: “No te preocupes, ¿qué accidentes crees que encontrarás si haces esto? conmigo sin importar qué, y tú puedes tomar tus propias decisiones sin importar qué? Watanabe-kun: "Probablemente hay varias situaciones en este asunto... Te informaré sobre la situación A, y tomaré mi propia decisión sobre la situación B... ¿Estás bien?"
? La última vez, el gerente: "Si te dejo hacerlo tú mismo, ¿tienes alguna idea o sugerencia mejor?" Watanabe: "Si puedo hacerlo yo mismo, también puedo hacerlo en un enlace determinado..."< /p >
Después de cinco veces, los empleados ahora tienen planes para diversas emergencias y escenarios y luego los ejecutan. En este caso, ¿es mejor que el efecto que el jefe solo dijo una vez? ¿Está cerca del efecto que el jefe decidió originalmente?
Cuando los gerentes envían trabajo a los altos ejecutivos, el proceso de preguntas de cinco pasos propuesto por las empresas japonesas es guiar a los altos ejecutivos a pensar en "por qué hacerlo, cómo hacerlo, emergencias, innovación" y comprobar con los gerentes Estas tareas dividen el proceso en elementos.
? Este método es similar al proceso de enseñanza de un maestro. El profesor enseña a los estudiantes tres formas de aprender un punto de conocimiento para que lo recuerden. El primer método consiste en decirles directamente a los estudiantes cuál es la fórmula y recordarla. El segundo método es explicar a los estudiantes el proceso de derivación y el alcance de aplicación de la fórmula; el tercer método es guiar a los estudiantes a derivar nuevas fórmulas y su alcance de aplicación paso a paso basándose en fórmulas aprendidas previamente. El tercer método debe ser el mejor, porque lo que piensan y producen es lo más memorable.
Además, el planteamiento de preguntas del método de preguntas de cinco pasos también está estrechamente relacionado. La primera y segunda pregunta le permiten al ejecutor saber cuál es la tarea; la tercera pregunta es permitir que el ejecutor se haga cargo de la tarea y averigüe por qué según el escenario de trabajo y los antecedentes de la tarea. Con objetivos claros, la planificación de "cómo hacerlo" puede ser más específica. En cuarto lugar, en el proceso de planificación de "cómo hacer", habrá algunas situaciones o partes inesperadas que requerirán la toma de decisiones; Aclarar de antemano el alcance de la toma de decisiones con los gerentes no solo facilita que los gerentes controlen el proceso en puntos clave, sino que también evita que los gerentes requieran ciertos detalles de implementación para interferir con las acciones de los ejecutores debido a sus propias preferencias o preocupaciones; plan ha sido completado. Finalmente, la quinta pregunta es guiar a la persona sujeta a ejecución para que hable sobre "sus mejores sugerencias", que no solo pueden alentar a la persona sujeta a ejecución a hacer aspectos destacados e innovaciones, sino también movilizar la conciencia de participación y subjetiva de la persona sujeta a ejecución. iniciativa.
Después de escuchar mi explicación del método de preguntas de cinco pasos, Xiaoguan no podía esperar para usarlo. A finales de abril, el centro de marketing de la empresa regional notificó al director general de la empresa regional que presentara el plan de marketing de mayo una semana después. Como líder del proyecto, Xiaoguan es el reportero y redactar informes es trabajo del gerente de planificación. Esta vez, no asignó directamente el trabajo al gerente de planificación Xiao Xu, sino que utilizó el método de preguntas de cinco pasos para comunicar la tarea.
Primero, piensa por ti mismo. En términos de cronograma, el plan de marketing para mayo se presentará el 6 de mayo y el primer borrador se requerirá el 4 de mayo. El objetivo de este plan es permitir que los líderes de las empresas regionales comprendan el desempeño de ventas alcanzado en la etapa inicial del proyecto, así como las metas, dificultades y caminos recorridos en mayo. Además, el informe debe tranquilizar a los líderes del equipo del proyecto y hacerles sentir que la dirección del proyecto puede controlar completamente el proyecto, reflexionar sobre el pasado, tener soluciones a las dificultades, tener la confianza y los métodos para lograr los objetivos y, al mismo tiempo, presionar a los líderes para que brinden más apoyo al proyecto. Para este fin, el plan debe incluir un resumen de trabajo en abril y un plan de trabajo en mayo. El resumen de abril debe incluir el estado de finalización, los aspectos más destacados del trabajo, las deficiencias, las condiciones del mercado y la situación de los clientes. El plan de mayo debe incluir metas, dificultades, soluciones, apoyo necesario, etc.
Luego, Xiaoguan utilizó el método de preguntas de cinco pasos para comunicarse con Xu, el gerente de planificación:
El primer paso es explicar claramente cuál es el trabajo. Xiaoguan dijo: "Xiao Xu, escribe un plan de marketing en junio y publícalo el 31 de mayo". Xiao Xu dijo: "¡Está bien!" y se volvió para irse; El segundo paso es pedir a los subordinados que repitan. Describe lo que quieres hacer. Xiaoguan: "No te preocupes, vuelve primero". Repita "Xu": "Quieres que escriba el plan de marketing para junio. El primer borrador se publicará el 31 de mayo y el informe se publicará el 3 de junio". , ¿bien?" "
? El tercer paso es pedirles a tus subordinados que describan "por qué". Xiaoguan: "Sí, ¿cuál crees que es el propósito de que te pida que hagas esto? "Xiao Xu:" El propósito de este informe es probablemente permitir que los líderes regionales comprendan el desempeño de las ventas completado en la etapa inicial del proyecto, así como los objetivos, dificultades y caminos logrados en junio, ¿verdad? ”
El cuarto paso es pedir a los subordinados que describan qué emergencias encontrarán, el alcance de su toma de decisiones y cómo informar a Xiaoguan: “No te preocupes, qué sorpresas tienes. ¿Crees que te encontrarás si haces esto? ¿Tienes que informarme sin importar qué y tomar tus propias decisiones sin importar qué? "Xiao Xu:" Probablemente haya varias situaciones en este asunto. Con respecto al desglose de los objetivos y las acciones de implementación para cada equipo en junio, primero describiré el esquema y se lo informaré para que tome la decisión final. En cuanto al resumen del trabajo de mayo, tomo mis propias decisiones porque son todos datos y eventos que han sucedido. ¿Estás bien? ”
El quinto paso requiere que los subordinados piensen y hablen sobre sus mejores prácticas o medidas innovadoras (cómo).
Xiaoguan: "Si le piden que haga un informe usted mismo, informe en nombre del proyecto, ¿tiene alguna idea o sugerencia mejor?" Xiao Xu: "Si lo hago yo mismo, puedo comparar los datos del teléfono en mayo y abril". para ver las tendencias cambiantes";
Finalmente, Xiaoguan también resumió y aclaró las desviaciones en la comprensión. Xiaoguan: "Sí, su sugerencia es muy buena. También ha pensado claramente sobre el propósito y las ideas de este informe. Me gustaría agregar dos puntos".
Primero, necesitamos el apoyo de la empresa. , porque este informe El informe, en un nivel más profundo, no solo hace que los líderes sientan que la gestión del proyecto puede controlar completamente el proyecto, sino que también refleja el pasado, tiene soluciones a las dificultades y tiene confianza y métodos para lograr las metas, y también impulsa a los líderes a brindar más apoyo al proyecto.
En segundo lugar, el resumen de mayo debería tener una importancia orientativa para la ejecución del marketing en junio. Por ejemplo, el análisis de clientes debe resumir el mapa de clientes y el análisis de mercado debe investigar las acciones esperadas de los productos de la competencia en junio. "Xu asintió con frecuencia y resumió la situación de Xiao Guan a sus superiores.
? Después de esta comunicación, los resultados fueron inesperadamente buenos. El informe de marketing de Xiao Xu en junio hizo que Xiao Guan se concentrara en lo que pensaba que era el gerente de ejecución y planificación. Xiao Xu, quienes tenían poca comprensión. El primer borrador del informe escrito por Xiao Xu aprobó el borrador, excepto por algunos pequeños detalles, cumplió completamente con los estándares de Xiao Guan.
Tomando como ejemplo el lugar de trabajo de Xiaoguan, el método de preguntas de cinco pasos es muy eficaz. No solo es adecuado para el despliegue de tareas uno a uno por parte de gerentes y subordinados, sino también para la comunicación entre padres e hijos, lo que a menudo ocurre. trae resultados inesperados.
En la vida diaria, los padres a menudo cometen errores iniciales al comunicarse con sus hijos. Cuando los niños se esfuerzan por completar las tareas asignadas por sus padres, los padres se enojan mucho y, a menudo, se enojan cuando se obtienen los resultados. Las tareas no son satisfactorias. Inmediatamente comience a criticar y culpar al niño. El niño también se sentirá agraviado y decepcionado. Si este método se utiliza en la comunicación diaria con el niño, no solo puede guiarlo a completar mejor las tareas asignadas. padres, sino que también guía al niño a pensar de forma independiente y mejorar la resolución. Se puede decir que la capacidad de hacer preguntas y ayudar a los niños a comprender las intenciones originales de sus padres tiene múltiples propósitos.