Cómo ordenar la gestión de procesos empresariales
Mi amigo fundó una empresa de desarrollo de sitios web. Recientemente, consiguió un contrato importante y está buscando contratar a un nuevo miembro del equipo para que lo ayude a completar el proyecto. Pero antes de contratar, necesita determinar una cosa: ¿le beneficiaría agregar otro miembro al equipo? Anteriormente, dedicaba gran parte de su tiempo a comprobar dos veces el sistema de gestión de proyectos en busca de errores y detalles faltantes. Si asigna estas tareas a nuevos miembros del equipo, él y sus diseñadores podrán asumir contratos más importantes.
Al mismo tiempo, también busca herramientas adecuadas que le ayuden a resolver estos problemas de gestión.
Actualmente tiene en marcha varios proyectos de diseño de sitios web al mismo tiempo. Sin embargo, muchos proyectos suelen encontrar problemas debido a una mala gestión de los procesos. Y si existe una herramienta de gestión de procesos que le ayude a organizar los procesos de negocio para que todos los miembros del equipo tengan un conjunto de flujos de trabajo ejecutados correctamente, entonces podrá ahorrar tiempo e incluso dedicarlo a la formación precisa de los empleados. Permita que los miembros del equipo comiencen más rápido y luego ayúdelos a resolver más proyectos.
Entonces, en el proceso de gestión de procesos empresariales, además de comprar una herramienta de gestión de procesos, ¿existen otras soluciones comunes que puedan ayudar a TI a mejorar la gestión?
La respuesta es, por supuesto, sí. Es decir, aprender y organizar un conjunto completo de metodologías de gestión de procesos. Ayude a su empresa a optimizar al máximo sus procesos de gestión empresarial.
En base a esto, compartiré siete casos a continuación para ayudarte a abrir tu mente y ordenar correctamente la gestión de procesos de negocio.
¿Qué es la gestión de procesos de negocio? Un proceso de negocio es un conjunto de actividades y pasos estructurados relacionados realizados por individuos o equipos en una empresa para lograr los objetivos básicos de la organización, como la maximización de ganancias y la satisfacción del cliente.
Los procesos comerciales pueden repetirse en todos los niveles empresariales y ser visibles o invisibles para los clientes.
Algunos conceptos relacionados con la gestión de procesos de negocio (BPM), la optimización de procesos, el mapeo de procesos, la simulación de procesos y la automatización de procesos a menudo se ven como diagramas de flujo o flujos de trabajo de pasos lógicos.
Un proceso de negocio es similar a una carrera, cuyo objetivo es llegar desde un punto de partida (punto de partida) hasta un punto final. Dependiendo de lo que sea fundamental para el éxito de un negocio en particular, diferentes partes del proceso pueden requerir más atención que otras.
Tomemos el proceso de renuncia de un empleado como ejemplo para comprender mejor:
Solicitud de renuncia
Esfuerzos para retener (ocasionalmente)
Aprobación de renuncia
Transferencia de renuncia
Contabilidad de nómina
Salida
El proceso de separación de empleados generalmente involucra estos procesos. Las empresas se esfuerzan por retener a los empleados reconociéndolos y negociando con ellos. Una vez confirmada la renuncia, el empleado saliente y la empresa pasarán por los procesos de aprobación, traspaso, liquidación salarial y otros procesos. Además, RR.HH. puede entrevistar a los empleados que salen, lo que brinda a las empresas la oportunidad de mejorar las políticas y operaciones a través de comentarios detallados de los empleados que salen.
El funcionamiento de una empresa depende de los procesos de negocio, por lo que mejorar los procesos de negocio tiene una importancia estratégica importante.
Pasos básicos en la implementación de procesos de negocio
Establecimiento de objetivos: Determinar y explicar el propósito del proceso. Describa cómo se medirá el éxito. ¿Cómo beneficia este proceso a nuestros objetivos comerciales generales?
Mapeo de Procesos: Descripción general de un proceso. Los diagramas de flujo se pueden crear manualmente o mediante software. El plano describe cada tarea a lo largo del camino.
Asignar tareas de proceso: ¿Hay alguien involucrado en esta tarea? El trabajo manual se puede minimizar asignando sistemas basados en las capacidades de los miembros del equipo y/o diseñando sistemas de manera automatizada.
Prueba: antes de implementarlo en toda la empresa o departamento, prueba el proceso para asegurarte de obtener los resultados que deseas.
Implementación del proceso: después de probar el proceso, si está satisfecho con los resultados, es hora de ejecutarlo en toda la empresa.
Es necesario hablar con todas las personas que puedan realizar esta tarea correctamente y capacitarlos para que puedan lograr mejores resultados.
Analizar resultados: Considere formas de reducir el riesgo revisando el proceso y buscando posibles amenazas futuras.
Repetir: una vez que el proceso alcance sus objetivos, replicar el proceso y realizar un seguimiento de su eficacia.
Siete ejemplos de procesos de negocio (business Process Sorting) en los que las empresas implementan diferentes procesos según tipo, industria, ubicación, etc. , pero algunos procesos también se aplican a todas las unidades de negocio. El siguiente ejemplo nos facilitará la comprensión.
1. Proceso de atención al cliente
A la hora de incorporar nuevos clientes, la profesionalidad, la cortesía y la experiencia son muy importantes. Cuando consigues un gran cliente, lo último que quieres es que tu equipo esté sentado pensando: "Está bien, ¿qué sigue?".
Si tienes un proceso claro y bien definido, ese tipo de situación será cosa del pasado, tomemos como ejemplo una agencia de marketing:
Establecer una reunión inicial (familiarizada con el negocio del cliente, industria, competencia, etc.)
Evalúa los objetivos y activos de la empresa (asegúrate de saber qué quieren tus clientes de ti y cómo puedes aprovechar sus fortalezas para lograr esos objetivos).
Establece KPI (para garantizar los resultados que entregas, qué harán los clientes en función de los KPI para medir su progreso)
Desarrollar un plan de acción (plan semanal, plan mensual, plan anual, etc. para el equipo).
Evaluar si. pueden aceptar la estrategia. Si es necesario, puede comenzar de nuevo.
2. Proceso de ventas
El proceso de ventas es para todas las industrias, productos y segmentos. para la mayoría de las empresas, siga estos pasos:
Oferta* *Disfrute
Envío de cotizaciones
Proceso de negociación
Solicitud de productos/servicios
Mantener registros de ventas
Entrega de productos o servicios
Proceso de facturación
Proceso de pago
p>En este proceso, hay pasos repetidos y el flujo de trabajo y la estructura se pueden modificar para satisfacer las necesidades comerciales.
3. Proceso de adquisición
Para comprar los materiales que la empresa necesita, siga los pasos a continuación. :
Determinar los requisitos del producto
Comuníquese con el Departamento de Compras para obtener una solicitud de compra.
La solicitud de compra será revisada por el Departamento de Compras.
Enviar una solicitud de aprobación del presupuesto al Departamento de Finanzas con todos los detalles financieros.
Una vez aprobada la solicitud de cotización, el Departamento de Adquisiciones la envía al proveedor, quien luego presenta la oferta. y firmar el contrato.
Después de recibir la mercancía, el comprador comprueba la calidad de la entrega.
El pedido y la factura deben coincidir antes de que se pueda aprobar el pago. 4. Proporcionar servicio al cliente
El servicio al cliente también es un proceso importante en las operaciones comerciales de una empresa. Este método incluye los siguientes pasos:
Utilizar un sistema de gestión de clientes CRM para recibir quejas de los clientes y. preguntas
Reconocer inquietudes de los clientes
Registrar información sobre problemas de gestión de relaciones con los clientes
Resolver problemas
Notificar a los clientes sobre el estado
Proceso de reclutamiento
Proceso de facturación
Procesamiento de pedidos
Proceso de incorporación de nuevos clientes
Seguimiento de su cuenta
p>
El proceso de realización de una investigación de mercado
Desarrollo de productos
5. Proceso de marketing de contenidos
El marketing de contenidos a veces puede ser simple y a veces puede resultar complejo. Si no organiza su marketing de contenidos en un proceso comercial claro, esta simple cosa puede volverse muy confusa. Esta situación confusa puede deberse a que todavía se está trabajando en muchos artículos (sin terminar) durante la ejecución.
Según las estrategias de las empresas de marketing tradicionales, podemos establecer flujos de trabajo de marketing de contenidos de varias formas.
Tomemos un proceso básico de publicación de artículos diarios como ejemplo para aclarar la explicación.
El redactor comienza a redactar la estructura del artículo y completa la redacción del artículo. (También prepare una copia fotográfica para el diseñador)
Tan pronto como se escriba el artículo, los especialistas en marketing recopilarán la información de contacto de los clientes objetivo para publicidad y marketing.
Corregir errores de gramática, estilo, ortografía y diseño de imágenes antes de publicar.
El diseñador hace un dibujo y lo envía al redactor.
Corregir errores y añadir imágenes.
El optimizador de motores de búsqueda revisa el artículo para asegurarse de que cumple con la optimización de motores de búsqueda (si no hay problemas, se puede publicar).
Para garantizar una mayor exposición del artículo, los especialistas en marketing combinan la publicidad con la promoción en nuevos medios.
6. Proceso de gestión empresarial
Las decisiones empresariales se toman mediante procesos de gestión. Esto incluye establecer objetivos, elaborar presupuestos y pronosticar ventas futuras.
El siguiente es un ejemplo de un proceso empresarial de gestión:
Planifique su estrategia
Asigne recursos
Actividades de marketing
7. Gestión del proceso de entrega
Para poder entregar los productos a tiempo, las empresas necesitan establecer un proceso de negocio al respecto. El proceso tiene como objetivo garantizar la entrega oportuna de los productos y simplificar el proceso de gestión de entrega tanto como sea posible. La optimización de rutas, el envío automático de pedidos, el seguimiento de vehículos, los vales de entrega y la entrega segura de productos forman parte del proceso de gestión de entregas. A través de la gestión del proceso de entrega, las empresas pueden obtener análisis comerciales en profundidad, mejorar la comunicación con el cliente y aumentar la satisfacción del cliente.
Tipos de procesos de negocio del sistema
Los procesos de negocio vienen en diferentes tamaños y formas dependiendo de su uso previsto. Al trabajar, diseñar y optimizar procesos, puede resultar útil considerar los procesos dentro de sus categorías.
Procesos de Negocio
Los procesos operativos (procesos de negocio centrales) proporcionan valor directo a los clientes y empleados de una empresa. Estos procesos generan ingresos directamente. Esto incluye la fabricación de productos, el flujo de pedidos a caja y la entrega de productos a los clientes.
Soporte de procesos
Los procesos de una empresa generan dinero y son fundamentales para la entrega del producto final. Estos procesos incluyen producción, marketing y ventas.
El departamento de recursos humanos no afecta directamente a los clientes de la empresa, pero sin ellos la empresa no puede formar un equipo de éxito. Sin un equipo altamente capacitado es imposible lograr buenos resultados en producción, marketing y ventas.
Procesos principales
Estos son los procesos que generan dinero para su negocio y entregan el producto final a sus clientes. La producción, el marketing y las ventas son ejemplos de este proceso.
Resumen:
Mejorar la eficiencia y la productividad en el trabajo es una de las principales ventajas de la automatización de procesos empresariales. Además, promueven una atención al cliente ordenada y rápida a todos los niveles. Cada empresa tiene sus propios procesos de negocio. El valor se entrega a los clientes y los ingresos se generan mediante procesos de negocio.
El uso de herramientas de gestión de procesos de negocio de manera razonable y efectiva no solo puede hacer que nuestro trabajo se ejecute de manera eficiente, sino también garantizar la realización de los objetivos del equipo en la mayor medida posible. Cuando se trata de gestión de procesos de negocio, he utilizado muchas herramientas populares en el mercado, pero la mayoría de los productos no tienen las funciones que quiero y también hay muchas funciones no deseadas. La intención original era mejorar la eficiencia de la gestión de procesos de negocio, pero el resultado fue un aumento de los costes de gestión. Por lo tanto, al elegir herramientas, debe investigar y comprender más para elegir la herramienta adecuada. Las herramientas inadecuadas son contraproducentes.