Cómo gestionar documentos
Los archivos de la empresa se gestionan en dos niveles. El archivero del Departamento de Dirección General es responsable de la recopilación y gestión unificada de todos los archivos de la empresa. El personal de gestión de archivos debe implementar estrictamente las normas de gestión de archivos de la empresa. La gestión de archivos secundarios se inspecciona y acepta una vez al año. En segundo lugar, el sistema de archivo.
Todos los documentos e información que reflejan el desarrollo estratégico de la empresa, las operaciones productivas, la gestión corporativa y la ingeniería constructiva, etc. , tiene valor de referencia y pertenece al alcance del archivo. Todos los documentos y materiales incluidos en el archivo son gestionados de forma centralizada y uniforme por la empresa. En principio, los documentos archivados deben ser originales. Todos los documentos y correspondencia recibidos en el curso de las actividades comerciales de la empresa deben archivarse inmediatamente después de su aceptación. Presentar un expediente de asuntos exteriores ante la Dirección General. Deberán conservarse tres ejemplares originales de los contratos económicos suscritos por la empresa. En tercer lugar, el sistema de almacenamiento de archivos.
Almacenado en un lugar ignífugo, a prueba de humedad y a prueba de insectos. Los materiales archivados deben registrarse y compilarse un catálogo de archivos. Hacer un buen trabajo en clasificación y confidencialidad. Cuarto, el sistema de préstamo de archivos.
No puedes prestarlo sin permiso. Si desea pedir prestado, regístrese completamente.
En quinto lugar, los ficheros secundarios deberán transferirse cada tres años según la naturaleza de los datos y las necesidades departamentales. Se conservarán en la medida de lo posible copias de los que deban conservarse, manteniéndose los datos restantes. por la Dirección General.