Comprensión del trabajo de secretaría
Comprensión del trabajo de secretaría
En primer lugar, redactar materiales escritos es un trabajo mental duro.
Antes de redactar materiales, primero debe comprender las intenciones del líder, luego concebir, pensar detenidamente y leer una gran cantidad de materiales relevantes antes de escribir. Un material escrito a menudo requiere múltiples revisiones para completarse. Redactar materiales escritos es un trabajo mental duro y, a veces, los materiales se apresuran. Para apresurarme a escribir materiales, a menudo tengo que trabajar horas extras, jugar toda la noche y "dar la vuelta" es algo común. Cuando otros descansan o se quedan dormidos, suele ser el momento en que las secretarias escriben y trabajan duro en sus escritorios. Además, este tipo de trabajo sobrecargado supone una batalla constante contra el cansancio durante todo el año, independientemente de las "temporadas baja y alta". Por lo tanto, si no tienes espíritu de trabajo y de mucho trabajo, no podrás ser secretaria. Aunque el trabajo es agotador y duro, también hay dulzura en la amargura. Siempre que el líder afirma y elogia un documento, siempre que el líder adopta las ideas y opiniones de uno, es el momento más feliz y gratificante para el secretario. De hecho, mientras su trabajo esté organizado, dirigido y reconocido por sus colegas y sea beneficioso para el desarrollo de la empresa, todas las dificultades y fatigas serán insignificantes.
En segundo lugar, el buen servicio es un trabajo básico de las secretarias.
El trabajo de secretaria es un trabajo duro y glorioso. Es la responsabilidad ineludible de las secretarias corporativas servir a los líderes, las bases y los empleados. Ya sea redactando documentos, escribiendo discursos o realizando servicios administrativos, los resultados y beneficios no serán obvios. Por lo tanto, las secretarias deben mejorar su ámbito ideológico, establecer el espíritu de no buscar fama, no buscar ganancias, trabajar duro y dedicación desinteresada, y estar dispuestas a ser "héroes anónimos". Algunos camaradas dudan fácilmente del valor de su trabajo y piensan que el puesto de secretario es demasiado ordinario y ordinario, sin muchos logros. De hecho, el puesto de secretario es muy común, corriente y discreto, pero eso no significa que el trabajo del secretario no sea importante, sin mencionar que este secretario no puede hacer mucho. Como todos sabemos, para las empresas, desde la formulación de diversos principios y políticas hasta la organización e implementación de diversas tareas específicas, el trabajo escrito es inseparable. Los materiales escritos por el secretario primero deben reflejar plenamente la intención del líder. Esto está determinado por la naturaleza del departamento de la oficina, pero no excluye la creatividad personal del secretario. Sin desviarse de la intención del líder, el secretario puede integrar plenamente sus pensamientos y opiniones formados a través del estudio, el pensamiento y la investigación en los materiales y proporcionarlos como referencia para la toma de decisiones del líder. Por lo tanto, los camaradas que se dedican al trabajo secretarial deben tratar correctamente su trabajo, basarse en su propio trabajo y servir conscientemente a los líderes y otros departamentos funcionales.
En tercer lugar, guardar secretos es un requisito básico para las secretarias.
El personal de secretaría a menudo está expuesto a los secretos de sus unidades. Por lo tanto, las secretarias siempre deben tener la mente clara y hacer lo que no deben decir ni hacer. En el trabajo, también debemos evitar la fuga de equipos de oficina, como computadoras y máquinas de fax, y no debemos filtrar problemas no resueltos discutidos por los líderes, lo que hará que el trabajo de la unidad sea pasivo.
Por lo tanto, como puente entre líderes y empleados, líderes y departamentos, las palabras y hechos del secretario afectan directa o indirectamente la imagen de la unidad. La particularidad del trabajo secretarial requiere que cada secretaria estudie mucho y fortalezca conscientemente su construcción ideológica y de estilo.
Al mismo tiempo, también debes poseer las siguientes cualidades:
Primero, establecer firmemente la idea de lealtad. Ser leal y honesto con la empresa. La calidad moral del personal de secretaría está directamente relacionada con la situación laboral general y la imagen del líder entre los empleados. Por eso es especialmente importante tener un carácter leal. Los trabajadores secretariales deben ser sinceros, honestos, hacer cosas honestas y decir la verdad en todo momento.
El segundo es establecer firmemente la idea de profesionalismo. Ama tu trabajo y sé fiel a él. El trabajo de secretaria es muy importante y conlleva grandes responsabilidades. Siempre y cuando cada secretaria establezca una visión correcta de la vida, los valores y el empleo, mejore continuamente el sentido de responsabilidad y honor por hacer un buen trabajo como secretaria, considere hacer bien su trabajo como un deber elevado y se dedique a su trabajo, seguramente podrá tener éxito en su puesto ordinario y lograr logros.
El tercero es establecer firmemente la idea de dedicación. No se preocupe por las pérdidas y ganancias personales y tenga un espíritu trabajador. El trabajo de una secretaria es complicado y duro, y uno debe estar dispuesto a soportar las dificultades, la dedicación y el trabajo duro, e insistir en anteponer la carrera y el trabajo.
El cuarto es desarrollar un estilo con los pies en la tierra. Debemos adherirnos a una actitud de trabajo pragmática.
No importa cómo escriba, cómo haga negocios, cómo realice investigaciones de información o cómo realice supervisión e inspección, debe partir de la realidad objetiva y las cuestiones que refleje deben ser verdaderas y confiables, y no debe confiar en rumores. y juicio subjetivo.
El quinto es desarrollar un estilo eficiente. Deberíamos esforzarnos por hacer más con menos. El importante estatus y papel del trabajo de secretaría requiere que las secretarias sean eficientes, establezcan un concepto de eficiencia, tengan un estilo vigoroso y resuelto y habilidades de organización científicas para garantizar la realización sin problemas de las tareas laborales.
El posicionamiento del trabajo de secretaría
Las secretarias son asistentes integrales de los líderes, responsables de comunicar información, ayudar en la toma de decisiones, coordinación integral, reuniones, redacción de documentos, gestión del tiempo y otras funciones importantes. . La secretaria es a la vez un gerente y una persona de negocios. El objetivo principal del trabajo de secretaría es proporcionar a los líderes información oportuna, verdadera y precisa, de modo que los líderes puedan crear una base más suficiente y científica para la toma de decisiones y promover la implementación efectiva de las decisiones. El trabajo secretarial es una serie de trabajos auxiliares y de servicio que realizan las secretarias en el proceso de liderazgo y gestión.
Requisitos para las secretarias
Las secretarias deben tener un excelente conocimiento cultural y una alta capacidad de trabajo.
En primer lugar, como secretaria de liderazgo, debe ser firme y capaz y adherirse a la dirección política correcta. El secretario debe tener una mentalidad política clara. No debe confundirse ante cuestiones importantes sobre el bien y el mal, ni debe seguir la tendencia, y mucho menos actuar según el viento, balancearse a izquierda y derecha y expresar opiniones a voluntad.
El libro "Secretario del Comité Provincial del Partido" nos muestra a un joven secretario, Guo Liming, cuya carrera fue arruinada por un error en un pensamiento. Debido a que Song Haifeng, subsecretario del Comité Provincial del Partido, ayudó a sus padres a encontrar una casa, él y Song Haifeng se acercaron más. Más tarde, estuvo implicado en un accidente que involucró a Song Haifeng. Al principio, la secretaria también era muy seria y responsable. Lleva un grueso diario de trabajo en el que registra todas las actividades del secretario Gong. Pero precisamente porque no pudo controlarse y dio instrucciones en nombre de Gong, violó la disciplina organizacional y fue castigado.
En segundo lugar, como secretario del líder, debes pensar en cosas en las que el líder no piensa, pensar siempre en el líder y mantener la cabeza despejada.
También hay un excelente secretario entre los secretarios del comité provincial del partido: Ning Jiao. No solo es maduro y estable, sino que también recuerda claramente todo lo relacionado con el palacio. Por ejemplo, una vez Gong se olvidó de la reunión familiar "11 & middot 14", pero Jiao Niannian la recordó e hizo los preparativos para ella. En otra ocasión, Gong estaba pensando en algo en la oficina, esperando ansiosamente el próximo año, porque entendía los pensamientos de Gong y esperaba que Gong le pidiera ayuda.
En tercer lugar, como secretaria, debes saber qué decir y qué no decir, y respetar estrictamente el principio de confidencialidad.
Dado que las secretarias suelen estar estrechamente relacionadas con los líderes, no sólo están directamente involucradas en la toma de decisiones del líder en muchos aspectos, sino que también guardan algunos secretos poco conocidos, incluida la privacidad personal del líder. Por lo tanto, las secretarias deben prestar atención a la diferencia entre actividades internas y externas al realizar actividades públicas, captar el equilibrio adecuado, saber qué decir y qué no decir, y no pueden hablar abiertamente por sensacionalismo o caprichos repentinos. De lo contrario, no sólo se revelarán algunos secretos laborales, sino que también se dañará la imagen del líder, lo que no es bueno ni para el trabajo ni para uno mismo.
Guo Liming fue despedido de su puesto de secretario porque no se adhirió a sus principios. Debido a un poco de buena intención y una postura débil, no pudo convertirse en secretario. Por lo tanto, como secretario, debes superar la prueba, purificar tu alma y corregir tu visión de la vida y tus valores.
En cuarto lugar, como secretaria debes tener buenas relaciones interpersonales y capacidad de coordinación. Las secretarias tienen que contactar y tratar con jefes, compañeros, invitados y departamentos todos los días, por lo que deben ser agradables y respetuosas, y crear buenas relaciones interpersonales con modales elegantes y un cultivo de alta calidad.
En este sentido, el secretario debe ser una excelente persona de relaciones públicas. Especialmente cuando se trata de líderes, se debe manejar bien la relación entre usted y el líder. Enderezar la relación con el líder, respetar más que adulación, tomar la iniciativa sin extralimitarse ni descarrilarse, obedecer sin obediencia ciega.
Finalmente, como secretaria, debes tener algo de sabiduría, ser proactiva, considerada y poder hacer sugerencias a los líderes. El próximo año, el Sr. Jiao podrá darle a Gong algunos buenos consejos. Sabía exactamente cuándo hablar y cuándo no hablar. Ayudó mucho a Gong en el tema "Dashanzi". Por lo tanto, Jiao Zainian debe ser considerado un secretario bueno y competente.
Tareas del trabajo de secretariado
Las tareas del trabajo de secretariado se dividen principalmente en tres categorías:
La primera categoría es el trabajo rutinario.
Responder llamadas telefónicas, proporcionar información a consultas telefónicas, registrar información y transferir llamadas; enviar, recibir y responder correos electrónicos diarios; redactar avisos de reuniones, actas de reuniones, correspondencia diaria e informes de trabajo; organizar reuniones y reservas; cartas y otros registros; copias de seguridad de cartas y otros documentos; recibir visitantes, comprar, distribuir y controlar material de oficina, etc.
La segunda categoría es el trabajo temporal asignado por los líderes. En el trabajo diario, a veces, cuando se enfrentan a acontecimientos importantes, los líderes tienen que tomar decisiones después de una cuidadosa consideración, y dichas decisiones suelen ser temporales. En este momento, el secretario debe responder activamente al líder e implementar la toma de decisiones del líder.
La tercera categoría es el trabajo auxiliar de los think tanks. Como secretaria, debes ser asistente del líder. Los secretarios deben tener la conciencia para ayudar en la toma de decisiones, mejorar su capacidad para ayudar en la toma de decisiones y servir como asesores y asistentes de los líderes. Cuando el líder encuentra un problema, el secretario debe enfrentar la dificultad y resolver el problema para el líder de manera oportuna.
En general, ser secretaria es un trabajo muy desafiante y ser una secretaria calificada requiere mucho esfuerzo. Por lo tanto, nuestros futuros secretarios deben enfrentar los desafíos con valentía, estudiar mucho y sentar una base sólida para el trabajo futuro. En la era actual de rápido desarrollo, si quieres afianzarte en la sociedad, debes tener habilidades suficientes. Las oportunidades siempre se darán sólo a aquellos que estén preparados. Si quieres adaptarte al desarrollo de la sociedad, debes seguir aprendiendo y mejorando tus habilidades.